La gouvernance est l'un des sujets les plus secs de la gestion de projet, mais c'est aussi l'un des plus critiques. C'est ainsi que la haute direction sait que ses équipes font du bon travail et cela les rassure que le projet progresse comme prévu. Il fournit également les freins et contrepoids nécessaires à la direction pour s'assurer que l'argent est dépensé de manière appropriée et conformément à l'analyse de rentabilisation. Enfin, il appartient au porteur de projet de garantir une gouvernance suffisante, mais la maîtrise d'ouvrage peut également y contribuer. Quelle que soit votre fonction, comprendre la gouvernance de projet et comment elle aide les équipes à atteindre leurs objectifs est bénéfique. Cet article expliquera comment gérer la structure, le modèle et le cadre de gouvernance du projet.
Qu'est-ce que la gouvernance de projet ?
La gouvernance de projet garantit que les projets se déroulent sans heurts et dans les délais, avec la satisfaction du client. Pour y parvenir de manière cohérente, un cadre de gouvernance global qui supervise le projet est nécessaire. C'est la gestion de projet. Mais qu'est-ce que cela implique exactement ?
Que comprend la gouvernance de projet ?
Le mot « gouvernance de projet » fait référence à l'ensemble d'actions et de principes qui établissent comment gérer, planifier et exécuter un projet. Vous pourriez considérer la gouvernance de projet comme un cadre pour vous aider à orienter le projet dans la bonne direction. En utilisant la gouvernance de projet comme cadre, vous créez de la cohérence, ce qui ajoute à la stabilité du projet.
Cependant, la gouvernance s'étend au-delà de la prise de décision d'un projet particulier. Il précise les activités d'une organisation et qui est responsable de quoi. C'est une part importante du gâteau, et cela comprend des politiques, des règlements, des fonctions, des processus, des procédures et des devoirs.
Il est évident que la gouvernance de projet est une tâche importante qui nécessite un logiciel de gestion de projet pour gérer l'ensemble de ses obligations. Project Manager est un logiciel de gestion de travail et de projet avec des feuilles de route pour vous aider à suivre un portefeuille de projets. Le stockage illimité, la collaboration et le partage de fichiers sont également inclus. Lorsque vous surveillez les horaires, les finances et les ressources en temps réel, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées. Commencez gratuitement dès maintenant.
Piliers de la gouvernance de projet
La gouvernance de projet englobe trois concepts :
#1. La structure
La structure et l'environnement de l'organisation doivent soutenir le projet. Cela signifie que la haute direction est prête à consacrer du temps et des efforts pour développer une vision à suivre pour les chefs de projet. La partie « structure » de la gouvernance fait référence à l'ensemble de l'organisation, et pas seulement à l'équipe actuelle.
#2. Personnes
Investir dans des chefs de projet efficaces est essentiel au succès de tout projet. Cependant, la haute direction doit d'abord comprendre leurs actions existantes. La gouvernance peut alors définir les objectifs que chaque GP doit viser. Ces objectifs doivent être spécifiques, réalisables et à long terme.
#3. Informations
Bien qu'il soit essentiel de comprendre les gens, le processus est beaucoup plus critique. Indépendamment du nombre d'objectifs énoncés ou de la vision, sans partage d'informations clair et cohérent, tout projet en souffrira.
Rôles dans la gouvernance de projet
Les fonctions actives au sein de la structure de gouvernance sont déterminées par l'approche de gestion de projet utilisée. En règle générale, vous rencontrerez tous ou plusieurs des rôles suivants :
#1. Propriétaire du projet
Cette personne est à l'honneur parce qu'elle représente l'entreprise. En conséquence, ils ne sont généralement pas le chef de projet car ils tiennent le chef de projet responsable.
#2. Principaux intervenants
Un comité de projet est composé des parties prenantes essentielles. Ils sont soit les bailleurs de fonds du projet, soit les clients du produit final, soit les fournisseurs. Pour rendre le processus efficace, maintenez le nombre d'intervenants essentiels à un maximum de six.
#3. Comité consultatif
Lorsqu'il y a plusieurs intervenants, le fait d'avoir un comité consultatif plus large les maintient impliqués dans le projet sans rendre la prise de décision difficile ou inefficace. Il s'agit plus d'un forum de discussion que d'un comité de projet.
Séparez le comité de projet du « business as usual ». Cela permet au projet de rester réactif, lui permettant de se poursuivre sans nécessiter l'approbation d'un niveau supérieur pour chaque décision de projet. Le maître d'ouvrage peut prendre des décisions au jour le jour sans l'autorisation de quiconque.
Lire aussi: Planification de projet : un guide des techniques de planification de projet
Structure de gouvernance du projet
Nous pourrions même prétendre qu'avoir une structure de gouvernance est important pour le succès d'un projet car elle fournit des règles claires sur la façon de se comporter dans différentes situations et supprime beaucoup de chaos de l'équation.
Quels facteurs influencent la structure de gouvernance du projet ?
La structure de gouvernance de tout projet doit être construite sur quelques concepts clés qui sont entièrement applicables tout au long du processus, indépendamment de la phase du projet :
- Logique – le cadre défini doit être raisonnable et compréhensible pour toutes les parties concernées.
- Adéquation – il n'existe pas de structure de gouvernance unique pour tous ; cela doit toujours être adapté à l'entreprise ou au projet en cours.
- Transparence—toutes les informations sur la structure de gouvernance doivent être communiquées ouvertement, intelligibles et accessibles à tous les membres de l'équipe.
- Réplicabilité – les techniques et procédures utilisées doivent être suffisamment complètes pour être réutilisées dans une situation donnée.
- Efficacité – la structure de gouvernance doit permettre à tout projet de se dérouler de manière aussi fluide et productive que possible.
Si un projet n'a pas de structure de gouvernance, il est simple de se retrouver piégé et de perdre de vue ses objectifs.
Modèle de gouvernance de projet
Le modèle de gouvernance du projet doit fonctionner en tandem avec l'organisation. Un modèle de gouvernance de projet est le résultat de l'interaction coordonnée de trois composantes :
#1. Structures de prise de décision
Les organisations utilisent souvent des graphiques pour définir les structures de prise de décision. Le flux hiérarchique de contrôle est clairement visible dans de nombreux cadres de gouvernance à trois niveaux. Les rôles prédéfinis et les matrices de responsabilité aident les organigrammes de gouvernance en fournissant plus de clarté et en permettant des décisions précises sur qui peut prendre quelles décisions dans l'organisation.
#2. Procédures opérationnelles
Des procédures définissent les attentes d'un projet afin d'atteindre des résultats collectifs. Bien que les processus doivent être adaptés à chaque projet, plusieurs sont importants pour la réussite du projet.
#3. Facilitateurs de collaboration
Le catalyseur de collaboration permet aux parties prenantes du projet de communiquer leurs points de vue et leurs informations. Les organisations peuvent bénéficier d'une solution qui permet aux membres de l'équipe d'enregistrer les données de décision au fur et à mesure de l'avancement du projet, plutôt que de s'appuyer sur la mémoire collective.
Comment mettre en œuvre un modèle de gouvernance de projet
Pour construire et utiliser le modèle de gouvernance de projet, procédez comme suit :
#1. Déterminer les parties prenantes
Les cadres supérieurs, le personnel et les tiers impliqués dans le projet peuvent tous être considérés comme des parties prenantes. Une fois que vous les avez identifiés, mettez l'accent sur l'importance de la gouvernance pour faciliter la transition.
#2. Déterminez l'importance des objectifs de votre entreprise.
Le comité de pilotage hiérarchise les objectifs d'affaires et les initiatives. Les membres du comité pourraient créer des objectifs dans des domaines où ils ont une expertise. Ils travaillent ensuite ensemble pour déterminer ceux à prioriser.
#3. Établir les bonnes procédures
Créez des protocoles pour rationaliser la communication et déterminer comment obtenir l'approbation. Créez des normes et des standards qui permettent à toutes les parties de collaborer vers un objectif commun.
#4. Nommer les membres du comité
Sélectionnez le personnel de plusieurs divisions et attribuez-leur un rôle spécifique pour exécuter le projet. Vous pouvez former votre comité en sélectionnant des personnes qui ont démontré leur capacité à fournir, réviser et réglementer l'orientation stratégique d'un projet ainsi qu'à fournir des conseils stratégiques aux parties prenantes et à l'équipe du projet. Ces membres feront des recommandations sur les projets et discuteront des techniques générales de planification et de mise en œuvre des projets. Les membres du comité de pilotage sont souvent des cadres supérieurs et projet de haut niveau représentants des clients.
#5. Communiquer efficacement
Former tous les participants au projet sur les comités et les processus du projet. Offrir une formation aux membres du projet démontre que la direction s'investit dans le projet et contribue à l'engagement de tous les membres du personnel.
Qu'est-ce que la gouvernance de projet dans la gestion de projet
En gestion, la gouvernance de projet est l'architecture qui traite de la responsabilité et de l'obligation de rendre compte qui entoure votre projet. Il sert de cadre pour faire des choix liés au projet. Gouvernance en gestion de projet SUR mesure apporte une solution à la question : à qui vais-je rendre compte ? Et qui est tenu de me faire rapport? Il fournit une structure pour la gestion de projet. Le parrain, qui fait le lien entre le conseil d'administration, le chef de projet et les parties prenantes, joue un rôle important dans la gouvernance du projet.
Cadre de gouvernance du projet
Il n'y a pas de structure de gouvernance unique que toutes les entreprises peuvent utiliser. Il existe cependant des éléments importants d'une excellente gouvernance que toutes les entreprises devraient prendre en compte lors de l'élaboration de leur cadre de gouvernance.
Éléments d'un cadre de gouvernance de projet
Qu'est-ce qu'une bonne gouvernance ? Existe-t-il des indicateurs évidents indiquant les caractéristiques d'un cadre de gouvernance de projet ?
Jetez un coup d'œil, et vous pourrez peut-être identifier certains actes et caractéristiques qui indiquent la bonne gouvernance d'un projet.
- Un cycle de vie de gestion de projet solide est présent dans tout projet qui met l'accent sur une excellente gouvernance. Il prend en compte tous les critères d'approbation explicitement établis.
- Les points discutent de la viabilité ou non du projet. Quoi qu'il en soit, une décision sur la poursuite du projet est prise à ce stade.
Qu'implique la gouvernance de projet et pourquoi est-elle cruciale ?
En fournissant des canaux d'escalade efficaces pour les préoccupations et les demandes de modification et en définissant les limites d'autorité déléguées, la gouvernance équipe le personnel du projet pour qu'il puisse s'acquitter de ses tâches. Les devoirs et responsabilités de l'équipe et des autres parties prenantes doivent également être clairement définis afin de pratiquer une bonne gouvernance.
Qu'est-ce qu'une structure de gouvernance de projet ?
La structure de gouvernance est le cadre de la gestion de projet, notamment en termes de règles, de pratiques, de rôles et de répartition des responsabilités tout au long du processus décisionnel. Il maintient le projet sous contrôle, lui permettant de se dérouler parfaitement et dans les délais.
Qui est en charge de la gouvernance du projet ?
Le porteur de projet joue un rôle crucial dans la gouvernance du projet. Le conseil d'administration, le chef de projet et les parties prenantes du projet sont les trois principaux points de responsabilité du parrain du projet.
Conclusion
Tous ces aspects de la gestion de projet doivent être compris dès le départ. Ne vous concentrez pas uniquement sur les définitions. Si vous voulez en tirer le meilleur parti, regardez au-delà. Lorsque vous en faites une habitude, la plus grande image devient plus visible. Ce qui se passe finalement, c'est que vous prenez des décisions plus éclairées tout en minimisant les erreurs.
FAQ sur la gouvernance de projet
Qu'est-ce qu'un exemple de gouvernance de projet ?
Mise en situation :
Parce qu'il ou elle développe la stratégie globale et le plan de match, l'entraîneur-chef sert de chef de projet. Le directeur général de l'équipe est un chef de projet, quelqu'un qui fait preuve d'un grand leadership, de capacités de prise de décision et de communication pour assurer le bon déroulement du projet.
Comment développez-vous la gouvernance de projet ?
Commencez par établir les fondamentaux :
- Faites une liste des « rôles et devoirs ».
- Assurez-vous que vous avez un parrain de projet.
- Créez un comité de projet ou un groupe de pilotage et planifiez des réunions régulières au cours desquelles vous rédigerez et partagerez des procès-verbaux.
- Créer une procédure de gestion des risques.
- Créer une procédure de gestion du changement.
Quelle est la différence entre la gestion de projet et la gouvernance de projet ?
Alors que la gouvernance implique la supervision d'un projet dans son ensemble tout au long du cycle de vie du projet, la gestion implique la gestion quotidienne des composants spécifiques d'un projet. Une approche collaborative de la gouvernance et de la gestion de projet est essentielle à la réussite du projet.
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