Lorsque vous gérez plusieurs initiatives et que vous ne disposez pas d'un mécanisme pour suivre les dépenses et les ressources, l'échec du projet devient inévitable. Le suivi de projet, en revanche, est utile dans cette situation. Fondamentalement, les équipes de toutes tailles peuvent bénéficier du suivi de projet en gérant mieux leurs ressources et en produisant des résultats qui soutiennent l'expansion de leur entreprise. Ainsi, dans cet article, nous expliquerons pourquoi il est important de mettre en place un système de suivi des projets dans votre entreprise et tout ce que vous devez savoir.
Qu'est-ce que le suivi de projet
Une technique de gestion de projet appelée suivi de projet est utilisée pour surveiller l'état du travail à l'intérieur d'un projet. En gardant une trace de votre projet, vous pouvez évaluer les progrès réels par rapport à ce qui était prévu et repérer tout problème qui pourrait rendre plus difficile la réalisation du projet dans les délais et le budget.
Les méthodes de gestion de projet et l'utilisation d'outils de suivi de projet sont essentielles au suivi de projet. Un aperçu des activités, de la charge de travail et des jalons à n'importe quelle étape du cycle de vie du projet est fourni par un diagramme de Gantt, par exemple, permettant aux responsables de suivre l'avancement du projet. Les rapports d'état et autres rapports de projet peuvent collecter des informations supplémentaires qui éclairent davantage les livrables, les risques et les performances. L'équipe du projet et les parties prenantes peuvent ensuite recevoir ces informations pour rester informés.
Pourquoi le suivi de projet est-il important
Un suivi de projet est un outil que les responsables peuvent utiliser pour surveiller les performances de leur équipe et l'allocation des ressources. C'est un outil crucial pour maintenir les budgets et les échéanciers des projets.
Les modèles de suivi de projet peuvent être utilisés comme source unique d'informations pour le développement du projet. L'équipe de projet peut remplir le modèle avec des informations concernant le développement du projet, qui peuvent ensuite être partagées avec le chef de projet et d'autres parties prenantes pour leur montrer où en est le projet en ce moment.
Cependant, l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet pour suivre les projets est le choix le plus fiable. Des mises à jour en temps réel sont apportées aux outils en ligne et le logiciel partage ces informations. Après cela, il peut produire des rapports comprenant des faits actuels pour vous aider dans votre prise de décision.
Comment suivre le développement du projet
Bien que suivre l'évolution de votre projet puisse sembler une entreprise difficile, vous pouvez vous préparer au succès en décrivant la procédure et en planifiant à l'avance. Vous pouvez prendre immédiatement les mesures suivantes pour vous remettre sur la bonne voie :
- Créer des jalons et des livrables
- Fixez-vous des objectifs atteignables, mesurables et réalistes.
- Utilisez un outil de gestion de projet pour surveiller le temps, les dépenses et les tâches.
- Réunions régulières de l'équipe et des parties prenantes
- Fixez des délais précis
- Encourager la transparence
Ces recommandations sont structurelles et doivent être mises en œuvre pour chaque projet. Pour fournir aux chefs de projet les spécificités dont ils ont besoin pour que leurs équipes respectent le calendrier et le budget prévus, ils peuvent travailler avec un logiciel de suivi de projet ou un modèle de suivi de projet.
Quelle méthode de suivi de projet fonctionne le mieux
De nombreuses techniques de suivi de projet existent, des diagrammes de Gantt à la rédaction de plans de projet, comme nous l'avons décrit précédemment. Les chefs de projet et les membres de l'équipe peuvent voir l'état d'un projet et les relations entre ses tâches grâce aux diagrammes de Gantt. Vous pouvez créer un diagramme de Gantt dans Excel, mais une plateforme avec des capacités de suivi de projet vous donnera une version plus robuste qui montre les changements et les mises à jour en temps réel. Nous en reparlerons dans la section suivante. En attendant, voici quelques conseils pour vous aider à vous y retrouver dans la gestion de projet.
#1. Avant de commencer, élaborez un plan
L'une des principales raisons pour lesquelles le suivi de projet devient difficile est la propension à se lancer dans le projet sans entreprendre la préparation nécessaire. Avoir des plans et des objectifs vous permet de suivre l'évolution du projet.
#2. Rechercher les drapeaux rouges et résoudre les problèmes
Les éléments qui pourraient faire ou défaire un projet sont des indicateurs d'alerte. Votre projet échouera si vous ne remarquez aucun drapeau rouge. Des applications de gestion de projet qui peuvent aider à afficher des messages d'avertissement existent. En attendant, il peut être judicieux de demander de l'aide s'il reste de nombreuses tâches inachevées.
#3. Respectez le calendrier des travaux
Une fois le projet planifié, les travaux peuvent être exécutés. Les livrables de haut niveau peuvent être divisés en tâches plus petites pour fournir aux gens une meilleure compréhension de ce que l'on attend d'eux. Cela les aidera à prendre conscience de ce qu'est un bon travail avant même de commencer à travailler. La progression du projet peut être déterminée en examinant les tâches et le plan. Être proactif avec le travail des projets garantit que rien ne puisse passer à travers les lacunes et empêcher le projet d'être terminé.
#4. Marquer les tâches comme terminées uniquement lorsqu'elles le sont
Lorsque les choses avancent lentement, il peut sembler judicieux de commencer à marquer les travaux comme terminés même s'ils ne sont que partiellement terminés. Les véritables progrès du projet deviennent plus difficiles à suivre à la suite de ces faux rapports.
Que devez-vous rechercher dans un outil de gestion de projet
Chaque outil de gestion de projet a une fonctionnalité spéciale à offrir. Cependant, en ce qui concerne les fonctionnalités essentielles, les intégrations logicielles, les applications mobiles et l'automatisation des flux de travail prennent la tête.
#1. Automatisation du flux de travail
L'un des principaux facteurs d'efficacité du projet est l'automatisation du flux de travail, qui évite à votre équipe de projet d'avoir à effectuer des opérations chronophages et répétitives comme le déplacement de tâches dans le pipeline du projet ou la notification des membres de l'équipe dès qu'une tâche est terminée.
L'automatisation vous permet de concevoir vos propres flux de travail, et sur certains programmes (comme Monday.com), vous pouvez commencer par sélectionner des modèles prêts à l'emploi ou personnaliser totalement le vôtre pour répondre aux exigences de l'équipe.
Par exemple, vous pouvez programmer un automate pour alerter le chef d'équipe lorsqu'un contrat passe à signé. Dans ce cas, le chef d'équipe n'a pas à passer du temps à chercher des mises à jour de statut ; au lieu de cela, ils sont simplement avertis lorsque quelqu'un signe le contrat.
#2. Applications mobiles
Une plate-forme qui ne prend pas en charge l'accès mobile est l'antithèse de la productivité, qui est la raison d'être d'un logiciel de gestion de projet. Votre équipe peut toujours accéder aux tâches et communiquer en contexte lors de ses déplacements, quel que soit l'appareil de son choix, même si Monday.com est plus qu'un simple outil de gestion de projet.
La capacité de suivre l'avancement du projet et d'assigner des tâches sur place est cruciale pour les chefs de projet qui dirigent des équipes distantes. Les équipes peuvent surveiller les dates d'échéance et gérer les projets de A à Z sur Monday.com Work OS, qui vous permet également d'adapter n'importe quel flux de travail pour optimiser n'importe quel flux de travail, projet ou tâche.
#3. Fusion de logiciels
Vous ne devriez pas (ou ne pouvez pas) abandonner vos outils préférés actuels simplement parce que vous recherchez un outil de suivi de projet consolidé. Naturellement, vous souhaiterez que le logiciel de gestion de projet que vous sélectionnez fonctionne bien avec le reste de votre pile informatique. Vous pouvez réellement avoir tout le travail de votre équipe en un seul endroit grâce à l'intégration transparente de Monday.com avec tous vos outils préférés.
Logiciel de suivi de projets
Le moyen le plus simple de suivre les projets consiste à utiliser un logiciel de suivi de projet, qui garde une trace de tout le travail impliqué et vous aide à rester à l'heure. La plupart des logiciels de suivi de projet peuvent également être utilisés pour suivre votre budget et l'allocation des ressources en plus des activités.
Avant même qu'un projet ne commence sa phase d'exécution, un suivi de projet est utile. Il peut vous aider à gérer les ressources dont vous aurez besoin pour effectuer les tâches lors de la planification du projet. Le programme entre réellement en jeu une fois que vous êtes dans la phase de suivi et de contrôle de votre projet, vous permettant de vérifier si votre avancement réel correspond à ce que vous aviez prévu d'en être à ce moment-là.
Tout projet doit être géré à l'aide d'un tableau de bord de gestion de projet. Il vous fournit un mécanisme pour gérer les triples contraintes de temps, d'argent et de portée. Les responsables savent quand les activités sont terminées et qu'elles ne consomment pas plus de ressources et de coûts que ce qui leur est alloué.
Outils de suivi de projet
Les plates-formes logicielles Web ou cloud connues sous le nom d'outils de suivi de projet permettent aux équipes et aux individus de planifier des projets, de suivre leur progression et de favoriser un meilleur travail d'équipe. Voici quelques programmes qui peuvent vous aider à suivre vos initiatives :
- Monday.com est un système d'exploitation de travail (Work OS) qui aide les équipes de toutes tailles dans l'organisation et la gestion de toute forme de travail.
- Microsoft Project : MS Project est conçu pour les grands projets complexes en cascade ; cependant, les méthodologies agiles pourraient ne pas être aussi bien adaptées à cela.
- Trello : les outils de tableau et de création de listes de Trello, qui se concentrent sur les tableaux Kanban, aident les équipes à organiser des projets.
- Evernote est un outil de prise de notes bien connu qui permet aux utilisateurs d'enregistrer et d'organiser des notes Web et d'autres contenus.
- Jira : De nombreux développeurs préfèrent Jira comme logiciel préféré. Le programme est particulièrement connu pour organiser le développement de code et la surveillance des problèmes.
Quels avantages offrent les outils de suivi de projet
En utilisant l'outil approprié, les chefs de projet peuvent s'assurer que le flux de travail de leurs équipes est amélioré tout en respectant les délais et le budget des projets.
Que font-ils d'autre ?
- Faciliter la planification du projet. Les plateformes les plus complètes proposent le partage de documents sur la plateforme, des diagrammes de Gantt, des vues Kanban et d'autres procédures agiles.
- Pour planifier efficacement des projets, vous aurez besoin d'un outil qui vous permet de répartir les tâches entre les membres de l'équipe et de les marquer sur la plateforme afin que chacun sache ce qui doit être fait.
- Suivi du temps : un outil de gestion de projet vous permettra également de suivre le temps passé sur chaque tâche et les progrès réalisés.
- Vérifiez l'état des tâches du projet - Les statuts sont une méthode simple et rapide pour voir où en est l'équipe. quelques-uns des logiciels les plus accessibles utilisent des étiquettes accrocheuses et modifiables afin que tout le monde puisse voir rapidement la progression du projet, de la tâche et de la sous-tâche.
- La définition des calendriers de projet est essentielle pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, que vous souhaitiez une représentation visuelle des échéanciers de tous vos projets ou que vous ayez besoin de savoir combien de temps vous et votre équipe avez pour terminer une tâche ou un projet.
Suivi de projet gratuit
Chacun gère les tâches à sa manière. Certaines personnes préfèrent gérer leurs responsabilités en utilisant leur boîte de réception. Certaines personnes aiment même la technique obsolète du stylo et du papier tandis que d'autres préfèrent voir leur travail sur un tableau Kanban ou dans une vue de calendrier.
Les 8 meilleurs outils gratuits pour la gestion de projet
- Trello pour la gestion de projet avec visuels
- Asanas pour les équipes
- Pour des vues de tâches personnalisées, utilisez ClickUp
- Pour des fonctionnalités ressemblant à des feuilles de calcul, utilisez Wrike
- Jira pour les développeurs ;
- CollabActive pour les entrepreneurs indépendants et les petites équipes d'agences ;
- Airtable pour créer un outil de gestion de projet sur mesure ;
- Bonne journée pour diverses techniques de gestion de projet.
Application de suivi de projet
Vous trouverez ci-dessous quelques listes d'applications de suivi de projet utiles à votre entreprise :
#dix. Trello
Les petites entreprises qui souhaitent aller au-delà de la feuille de calcul typique devraient envisager Trello. En raison de la richesse des fonctionnalités disponibles dans son forfait gratuit, c'est également un excellent choix pour un usage personnel. Trello ne vous laissera pas tomber si vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet plug-and-play avec une excellente sécurité et une application mobile.
#dix. Asana
C'est une bonne option si vous aimez Trello (dont nous discutons ci-dessous) mais avez besoin de fonctionnalités plus riches en fonctionnalités. Asana est un outil de gestion de projet complet qui vous permet de suivre chaque membre de l'équipe et les tâches sur lesquelles ils travaillent. Vous pouvez rester au courant des tâches, des notes, des espaces de travail et des balises du pipeline de projet grâce aux mises à jour en temps réel de la plateforme.
Vous pouvez définir des autorisations pour chaque membre de l'équipe sur Asana, et les membres de l'équipe peuvent y partager des documents de projet au lieu d'envoyer plusieurs e-mails.
#3. lundi.com
Plus de 200 modèles visuels sont disponibles sur Monday.com pour vous aider à démarrer. Pour concevoir un flux de travail unique, vous pouvez faire glisser et déposer plus de 30 types de colonnes différents. Et aussi, pour minimiser le travail chargé et augmenter l'efficacité, vous pouvez automatiser les processus de routine.
Pour simplifier les opérations compliquées, vous pouvez lier des tableaux, ajouter des fichiers à des projets et communiquer avec les membres de l'équipe. La vue de la charge de travail permet aux managers de voir sur quoi travaille chaque membre de l'équipe sans tenir de réunions inutiles.
#4. Camp de base
La meilleure plate-forme pour la collaboration d'équipe, la gestion de projet et le partage de fichiers est Basecamp. La plate-forme a de fortes intégrations, ce qui pourrait vous aider à utiliser moins de logiciels pour gérer votre organisation. L'adoption par Basecamp d'une tarification forfaitaire (plutôt que de la facturation par utilisateur) le distingue de ses concurrents.
#dix. Feuille intelligente
Des outils de collaboration Web sont disponibles auprès de Smartsheet pour vous aider à rationaliser vos initiatives. Comparé à son rival Wrike, il permet une intégration plus rapide. Les outils de gestion et d'automatisation des ressources aident à équilibrer les allocations et à éviter les goulots d'étranglement.
Qu'est-ce que le suivi et le suivi de projet ?
Le suivi du projet commence dès le début de la planification et se poursuit jusqu'à ce que le projet soit terminé. Après le développement du projet, repérez les problèmes potentiels tôt et corrigez-les.
Pourquoi le suivi de projet est-il important ?
Vous pouvez rationaliser les opérations avec le suivi de projet en gardant une trace des tâches qui viennent en premier. vous aider à choisir l'un plutôt que l'autre. De plus, cela vous permet de respecter les délais, d'identifier les obstacles et de les supprimer, et de minimiser les risques. Faire avancer l'équipe et le projet avec succès dans l'ensemble.
Qu'est-ce que vous utilisez pour suivre les projets ?
L'une des méthodes les plus courantes pour suivre le développement de votre projet est le diagramme de Gantt. Il fournit aux membres de l'équipe une image visuelle en temps réel de l'avancement de la gestion de projet. De plus, les diagrammes de Gantt facilitent l'identification de la relation entre les tâches.
Qui est responsable du suivi de projet ?
La planification de projet jette les bases d'un suivi efficace de la gestion de projet et de rapports d'état. Le chef de projet et les cadres établissent des livrables et des points de contrôle précis pour évaluer les progrès à ce moment-là. Les chefs d'équipe doivent superviser le suivi du projet pour le bien de l'ensemble du groupe.
Que fait le logiciel de suivi de projet ?
Un suivi de projet est un outil que les responsables peuvent utiliser pour surveiller les performances de leur équipe et l'allocation des ressources. C'est un outil crucial pour maintenir les budgets et les échéanciers des projets. Les modèles de suivi de projet peuvent être utilisés comme source unique d'informations pour le développement du projet.
Conclusion
Le suivi du projet commence dès le début de la planification et se poursuit jusqu'à ce que le projet soit terminé. Le suivi régulier des performances du projet pour repérer les écarts par rapport au plan de gestion de projet peut vous aider à vous assurer que vos projets sont dans les délais.
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Bibliographie
