Les organisations veulent que leurs projets réussissent et répondent à la fois aux attentes des clients et aux objectifs internes. Mais quelle est la situation réelle ? Selon une analyse PMI, 14 % des projets informatiques examinés ont été évalués comme un échec. Seuls 57 % des projets ont été réalisés dans les limites de leurs budgets initiaux, le reste dépassant l'objectif qu'ils s'étaient fixé.
C'est sans aucun doute une mauvaise nouvelle pour les entreprises, car les dépassements de coûts réduisent non seulement leurs marges, mais limitent également leur capacité à exécuter de futurs projets. Comprendre la gestion des coûts d'un projet et savoir comment y parvenir efficacement peut aider les entreprises à rester sur la bonne voie.
Dans cet article, nous définirons la gestion des coûts d'un projet, discuterons de ses mérites et passerons en revue les étapes nécessaires à la création d'un plan de gestion des coûts. De plus, nous verrons également un exemple de gestion des coûts de projet et passerons en revue le besoin de logiciels dans la gestion.
Gestion des coûts du projet
La pratique consistant à estimer, planifier et contrôler les coûts tout au long du cycle de vie du projet dans le but de maintenir les dépenses dans le budget convenu est connue sous le nom de gestion des coûts du projet.
Pour qu'un projet soit considéré comme réussi, il faut que :
- Il répond aux exigences et à la portée.
- Sa qualité d'exécution est excellente.
- Il a été achevé à temps et
- Il a été construit dans les délais et dans les limites du budget.
Par conséquent, la gestion des coûts de projet est l'un des piliers les plus importants de la gestion de projet et s'applique quel que soit le domaine, comme la fabrication, la vente au détail, la technologie ou la construction. Il aide à l'élaboration d'une base financière par rapport à laquelle les chefs de projet peuvent évaluer l'état actuel des coûts de leur projet et, si nécessaire, réaligner l'orientation.
Quelle est l'importance de la gestion des coûts de projet ?
L'importance de la gestion des coûts est évidente. Pour donner un exemple de gestion des coûts de projet dans la vraie vie, si vous décidez de construire une maison, la première étape consiste à déterminer votre budget. Lorsque vous savez combien vous voulez dépenser pour le projet, l'étape suivante consiste à décomposer le budget global en dépenses pour les sous-tâches et les éléments de ligne plus petits.
Le budget déterminera les points de décision critiques tels que : quel concepteur embaucher ; un concepteur haut de gamme qui construira et livrera le projet du début à la fin, ou quelqu'un qui peut aider avec quelques éléments et travailler avec un budget plus petit ? Combien d'étages la maison doit-elle avoir ? Quelle qualité de matériau faut-il utiliser ?
Sans budget, non seulement il est difficile de répondre à ces inquiétudes, mais il est également impossible de déterminer si vous êtes sur la bonne voie une fois le projet démarré. L'étendue de ce problème est amplifiée dans les grandes organisations en raison du fonctionnement simultané de plusieurs projets, des changements dans les hypothèses initiales et de l'ajout de dépenses imprévues. C'est là que la gestion des coûts peut s'avérer utile.
- Les chefs de projet peuvent économiser la gestion en utilisant des mesures efficaces de réduction des coûts.
- Établir des attentes claires avec les parties prenantes.
- La portée du contrôle s'agrandit en raison de la transparence envers les clients.
- Suivez les progrès et prenez des mesures correctives dès que possible.
- Maintenez les marges prévues, augmentez le retour sur investissement et évitez les pertes de projets.
- Créez des données à utiliser comme norme pour les projets futurs et pour suivre les tendances des coûts à long terme.
Quel est le coût d'un projet ?
Le montant total d'argent nécessaire pour exécuter un projet ou un travail est appelé le Cout du projet, qui comprend à la fois les coûts directs et indirects.
Plan de gestion des coûts du projet
Un plan de gestion des coûts de projet est une stratégie de planification et d'exécution du budget d'un projet. Bien sûr, cela est fait pour s'assurer que votre projet est terminé dans les délais et dans les limites du budget. Cependant, si vous ne disposez pas d'un plan complet de gestion des coûts du projet, ces deux éléments échoueront, ce qui vous coûtera beaucoup d'argent, à vous et à votre organisation.
Comment faire un plan de gestion des coûts de projet ?
La gestion des coûts est parfois connue sous des noms de sous-tâches plus précis tels que la gestion des dépenses, la transparence des coûts et la comptabilité analytique. Il se compose généralement de quatre processus : planification des ressources, estimation des coûts, budgétisation et contrôle des coûts.
#1. Planification des ressources du projet
Le processus d'identification des ressources nécessaires à l'exécution et à la réalisation d'un projet est appelé planification des ressources. Les personnes (comme les employés et les sous-traitants) et les équipements sont des exemples de ressources (comme les infrastructures, les gros véhicules de construction et d'autres équipements spécialisés en quantité limitée).
Avant le début de tout travail réel, la planification des ressources est terminée au début d'un projet.
Pour commencer, les chefs de projet doivent d'abord préparer la structure de répartition du travail (WBS). Ils doivent examiner chaque sous-tâche de la WBS et demander combien de personnes, quel type de capacités et quel type d'équipement ou de matériel sont nécessaires pour accomplir cette tâche.
Voici quelques conseils à garder à l'esprit tout au long du processus :
- Avant de déterminer les sous-tâches et les ressources associées, tenez compte des données historiques, c'est-à-dire des délais et des efforts passés.
- Tenez compte des commentaires des PME et des membres de l'équipe - une approche collaborative fonctionne efficacement, en particulier dans les projets qui manquent de données historiques.
- Examiner l'effet du temps sur les besoins en ressources. Par exemple, une ressource peut ne pas être disponible pendant plusieurs mois, ce qui entraîne un décalage du calendrier du projet. Cela peut avoir un effet sur les estimations de coûts.
Bien que cette étape se produise lors de la phase de planification, les chefs de projet doivent tenir compte des réalités du terrain. Par exemple, vous pouvez découvrir un besoin pour une ressource ayant une expertise spécifique ; mais, si une telle ressource n'est pas accessible au sein de l'organisation, vous devez envisager d'embaucher un entrepreneur ou de former votre personnel pour le mettre à niveau. Tous ces éléments du monde réel ont un impact sur la gestion des coûts.
#2. Estimation du coût
Le processus de calcul des dépenses associées à toutes les ressources nécessaires à la réalisation du projet est appelé estimation des coûts. Nous avons besoin des informations suivantes pour effectuer des calculs de coûts :
- Ressources requises (sortie de l'étape précédente)
- Le coût de chaque ressource (par exemple, le coût du personnel par heure, les coûts d'embauche des fournisseurs, les coûts d'approvisionnement des serveurs, les taux de matériel par unité, etc.)
- La période pour laquelle chaque ressource est requise
- Liste des hypothèses
- Risques pouvant exister
- Dépenses du projet précédent et, le cas échéant, références de l'industrie
- Aperçu de la santé financière et des structures de reporting de l'entreprise
L'estimation est probablement l'étape la plus difficile de la gestion des coûts, car la précision est essentielle. Les chefs de projet doivent également tenir compte des dépenses fixes et variables, des frais généraux, de l'inflation et de la valeur temporelle de l'argent.
Plus la différence entre les dépenses estimées et réelles est grande, moins un projet a de chances de réussir. Il existe cependant de nombreux modèles d'estimation parmi lesquels choisir. Si vous disposez de nombreuses données sur les coûts antérieurs de projets similaires, une estimation analogue est une option utile. Certaines entreprises préfèrent les méthodologies mathématiques telles que modélisation paramétrique ou la technique d'évaluation et de revue de programme (PERT).
Ensuite, il y a la question de savoir s'il faut aller du haut vers le bas ou du bas vers le haut. Lorsque des données sur les coûts antérieurs sont disponibles, la tarification descendante fonctionne bien. Dans ce cas, les chefs de projet ont généralement une expérience préalable avec des projets similaires et peuvent ainsi prendre une décision éclairée. La méthode ascendante fonctionne bien pour les projets dans lesquels les organisations manquent d'expérience, et il est logique de calculer une estimation des coûts au niveau de la tâche, puis de la remonter jusqu'au sommet.
L'estimation des coûts comme outil d'aide à la décision
Dans de nombreux cas, les équipes de gestion de projet développent plusieurs solutions pour un projet, et l'estimation des coûts les aide à décider de la voie à suivre. Il existe de nombreuses méthodologies d'établissement des coûts disponibles pour vous aider dans cette analyse comparative, y compris le calcul des coûts par activité, le coût des travaux et le coût du cycle de vie.
Par exemple, le coût du cycle de vie prend en compte l'ensemble du cycle de vie de bout en bout d'un projet. Les coûts de maintenance, par exemple, sont souvent négligés dans les projets informatiques, mais le coût du cycle de vie prend en compte le long terme et tient compte de utilisation des ressources jusqu'à la fin du cycle. De même, l'objectif des projets de fabrication est de réduire les coûts d'entretien et de remplacement futurs.
Le processus d'estimation peut parfois être utilisé par les équipes pour évaluer et réduire les coûts. L'ingénierie de la valeur dans la gestion de projet, par exemple, aide à tirer le meilleur parti d'un projet tout en réduisant les coûts.
#3. Budgétisation des coûts
La budgétisation des coûts peut être considérée comme une extension de l'estimation ou comme un processus distinct à part entière. La budgétisation est le processus d'allocation des coûts à une partie spécifique d'un projet, comme des tâches individuelles ou des modules, sur une période de temps définie. Les budgets comprennent des réserves pour éventualités qui sont constituées pour faire face à des dépenses imprévues.
Supposons que le coût total d'un projet de trois ans est de 2 millions de dollars. Cependant, comme l'allocation budgétaire est basée sur le temps, le chef de projet décide de se concentrer sur les deux premiers trimestres pour le moment. Ils identifient les éléments de travail qui doivent être complétés et budgétisent, disons, 35,000 XNUMX $ pour cette période et ces éléments de travail. Pour arriver à ce chiffre, le chef de projet utilise la structure de répartition du travail (WBS) et certaines des méthodes d'estimation discutées dans la section précédente.
La budgétisation établit une base de référence des coûts par rapport à laquelle la performance des coûts du projet peut être mesurée et évaluée à l'avenir. Sans le budget, le coût total estimé serait un chiffre amorphe qu'il serait difficile de quantifier à mi-chemin. L'évaluation des performances du projet vous permet de déterminer le budget nécessaire pour les phases futures du projet.
Une autre raison de resserrer les budgets est que les organisations comptent souvent sur les flux de trésorerie futurs prévus pour se financer. Le chef de projet dispose d'un pool financier limité pendant les phases initiales et doit fixer des objectifs en conséquence. C'est comme commencer par la fondation et un étage d'une maison, puis terminer le reste du projet en économisant plus d'argent.
#4. Contrôle des coûts
Le contrôle des coûts est le processus consistant à mesurer les écarts de coûts par rapport à la ligne de base et à prendre les mesures appropriées pour combler cet écart, comme l'augmentation du budget alloué ou la réduction de la portée des travaux. Il s'agit d'un processus continu qui se déroule tout au long du cycle de vie d'un projet. L'accent est mis ici à la fois sur la mesure et sur l'établissement de rapports clairs et en temps opportun.
Le plan de gestion des coûts, ainsi que la base de référence des coûts, sont des éléments essentiels pour le contrôle des coûts. Ce plan comprend des détails tels que la manière dont les performances du projet seront mesurées, le seuil d'écart, les mesures qui seront prises si le seuil est dépassé et une liste des personnes et des rôles ayant le pouvoir décisionnel exécutif.
La gestion de la valeur acquise (EVM) est une méthode populaire de mesure de la performance des coûts. À titre d'exemple de gestion des coûts de projet, considérez ce qui suit :
Exemple
Vous mesurez l'avancement de la tâche X à la fin de la semaine et découvrez qu'elle est achevée à 25 %. Comment savoir si vous êtes sur la bonne voie pour terminer la tâche dans les limites du budget ?
Tout d'abord, un chef de projet détermine la valeur estimée de la tâche (au stade de la planification). Supposons que la tâche X dispose d'un budget de 4000 XNUMX USD et qu'elle devrait être à moitié terminée d'ici la fin de la semaine.
Valeur planifiée (PV) de la tâche X par semaine = 4000 5 $ * 2000 = XNUMX XNUMX $
Valeur acquise (EV) de la tâche X divisée par le nombre de semaines = 4000 25 $ * 1000 = XNUMX XNUMX $
Vous devez maintenant calculer le coût réel (CA) des travaux, qui comprend des variables supplémentaires telles que les coûts d'équipement et de matériel (par exemple, 800 $).
EV – VP = 1000 2000 $ – 1000 XNUMX $ = - XNUMX XNUMX $.
EV – AC = 1000 800 $ – 200 $ = écart de coût de XNUMX $
L'écart de planification négatif indique que la tâche est en retard sur le calendrier, mais l'écart de coût positif indique qu'elle est en cours d'exécution en deçà du budget.
Lorsqu'ils traitent des centaines de tâches dans de grands projets, le contrôle des coûts peut fournir la transparence dont les décideurs ont besoin pour réagir rapidement à la situation.
Logiciel de gestion des coûts de projet
La gestion des coûts, comme d'autres aspects de la gestion de projet, devient compliquée lorsque de nombreuses variables sont en jeu. La procédure elle-même est complexe, nécessitant une attention méticuleuse aux détails ainsi qu'une approche stricte. Ce processus peut être grandement facilité par l'utilisation d'un logiciel de gestion des coûts de projet.
Jetons un coup d'œil à certains des avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des coûts de projet :
- L'automatisation de l'analyse quantitative chronophage lors de l'estimation et de la mesure aide à réduire l'erreur humaine.
- L'intégration des données dans la planification, l'estimation, la budgétisation et le contrôle permet une surveillance continue et des réponses rapides et proactives plutôt que des interventions ponctuelles.
- La prise de décision est facilitée par un logiciel de gestion des coûts de projet, qui utilise des prévisions de scénarios et des analyses de simulation pour évaluer des solutions alternatives.
- Les tableaux de bord et autres interfaces utilisateur riches fournissent des rapports simples et directs.
- Un logiciel de gestion des coûts de projet réduit la complexité de la gestion multidevise dans les projets répartis sur plusieurs sites géographiques.
- De nombreuses solutions d'établissement des coûts de projets prennent en charge les intégrations tierces, ce qui permet de collecter et d'analyser des données.
- Avec la disponibilité des données de performance de plusieurs projets, l'analyse comparative et la normalisation sont réalisables.
Maîtrise des coûts et performance des grands projets
Selon le rapport PMI Pulse of the Profession 2018, 41 % des répondants ont déclaré que leurs projets étaient complexes. Il n'est donc pas surprenant que 40 % des répondants au sondage classent "l'investissement dans la technologie pour mieux permettre la réussite du projet" comme leur priorité absolue.
La gestion des coûts est inextricablement liée à la capacité d'une organisation à mener à bien ses projets actuels et futurs. Investir dans un logiciel de gestion des coûts fiable peut générer des économies importantes. Une bonne solution de gestion des coûts ne la traitera pas comme une fonction distincte, mais l'exploitera comme un élément essentiel de la performance du projet et du portefeuille, et corrélera les données entre les projets.
Quels sont les avantages de la gestion des coûts dans un projet ?
Les avantages commerciaux d'une gestion efficace des coûts ne doivent pas être négligés par les chefs de projet. Certains de ces avantages sont les suivants;
#1. Il favorise les projets futurs
La gestion des coûts du projet aide à préparer les budgets futurs en maximisant le rapport de la ressource précédente pour renforcer la précision.
#2. Aide à éviter les risques
Il comprend généralement une allocation de risque pour garantir que le succès du projet ne soit pas compromis par des coûts imprévus.
#3. Se prémunir contre les dépassements de coûts
Il permet aux chefs de projet de répartir les coûts ce qui limite les dépassements. En affectant les coûts au projet, les responsables peuvent éviter les dépenses excessives à long terme.
Quelles sont les inclusions communes dans le plan de gestion des coûts ?
Un plan de gestion des coûts est un document qui décrit les critères et les tâches à accomplir dans le cadre de la gestion de projet. Un plan de gestion des coûts comprend à la fois des estimations des coûts des intrants, le montant d'argent qui sera dépensé, des projections de coûts de sortie ou le montant d'argent reçu.
Quelle est la première étape de la gestion des coûts de projet ?
La première phase de la gestion des coûts consiste à définir les ressources nécessaires pour mener à bien toutes les tâches du projet.
Quels sont les quatre types de coût ?
Les quatre principaux types de coûts sont :
- direct et gratuit
- Indirect
- Coût fixe et variable.
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