La principale responsabilité d'un chef de projet est de superviser toutes les étapes des projets d'une entreprise et d'assurer leur conclusion efficace. Ils créent de la documentation pour informer les parties prenantes, diriger les membres de l'équipe et établir la durée d'un projet. Ils peuvent également élaborer des plans de gestion du changement pour s'adapter aux changements dans les opérations et les calendriers du projet.
Cet article définit le processus de contrôle des changements, examine pourquoi il est important dans la gestion de projet, explique comment le mettre en œuvre et fournit des conseils de gestion.
Qu'est-ce que le contrôle des changements dans la gestion de projet ?
Le contrôle des modifications est un processus qui détecte, enregistre et approuve toutes les modifications essentielles qui se produisent dans un projet afin d'éviter toute interruption inutile.
Les efforts de changement à grande échelle, tels que la transformation numérique, nécessitent la coopération totale de plusieurs organisations et équipes, ce qui pose des obstacles supplémentaires pour les chefs de projet. Ces types d'efforts nécessitent des méthodes de contrôle strictes et systématiques.
L'une des fonctions clés de la gestion des modifications est de minimiser les modifications non approuvées, ce qui contribue à réduire les erreurs. De plus, les chefs de projet peuvent mieux utiliser les ressources disponibles en adoptant un processus de contrôle des changements planifié et intégré.
Les avantages du processus de contrôle des modifications
Un processus efficace de contrôle des changements dans la gestion de projet peut être très précieux pour votre entreprise. Les entreprises peuvent augmenter la productivité du personnel en utilisant un processus de gestion du changement de pointe et en promouvant le travail d'équipe collaboratif et la communication du changement. Voici une liste des avantages du processus de gestion du changement.
- Les chefs de projet apprendront le besoin de changement pendant la phase de planification du changement et auront le temps d'envisager le meilleur plan d'action.
- Réduire le risque associé à chaque modification ;
- Capacités supérieures de réduction des coûts et d'atténuation des risques ;
- Faire des ajustements prend moins de temps;
- Les modifications peuvent être apportées avec moins d'influence sur le calendrier du projet car les demandes seront prises en compte et gérées conformément au calendrier du projet.
Quels sont les différents types de contrôle des modifications ?
La gestion du changement est divisée en deux catégories :
- Changements inattendus
- Changements de travail
Des changements inattendus nécessitent une action rapide. Par exemple, un changement imprévu se produit lorsqu'un produit est retiré du marché en raison d'une difficulté inévitable.
Les modifications planifiées, en revanche, sont réalisées avec une préparation minutieuse, une analyse des risques et le respect d'un calendrier strict. Un changement planifié a pour objectif spécifique de préparer l'organisation ou une équipe spécifique au sein de l'organisation à de nouveaux buts ou objectifs. Les changements dans la culture d'entreprise, la structure interne, les processus ou toute autre caractéristique en sont des exemples.
Principaux éléments du processus de contrôle des modifications
#1. Demandes de changement
Si vous souhaitez mettre à jour quelque chose concernant votre projet, vous devez soumettre une demande de modification. Ce document résume les modifications proposées ainsi que leur justification principale. Les demandes de modification peuvent être soumises par toute personne impliquée dans un projet, que ce soit en interne ou en externe.
#2. Conseil de contrôle des modifications
L'objectif d'un comité de contrôle des modifications est d'examiner et de décider des modifications proposées à un projet à intervalles réguliers. Si la demande de changement est autorisée, un ordre de changement peut être généré.
#3. Changement de commande
Si le comité de contrôle des modifications approuve la modification demandée, le comité et les clients ou parties prenantes concernés doivent signer un ordre de modification. Les termes initialement mentionnés dans le contrat seront modifiés et les deux parties consentent à ces révisions.
#4. Modification du journal
Un journal des modifications est un outil utilisé dans la gestion des modifications pour suivre toutes les modifications apportées au plan ou à l'accord d'un projet. Un journal des modifications bien défini doit être accessible à tous les chefs de projet.
Les étapes du processus de contrôle des modifications
Un flux de processus de gestion du changement typique se compose de cinq étapes. Découvrez les phases du processus de gestion du changement ci-dessous pour élaborer et mettre en œuvre efficacement le plan d'action approprié.
Étape #1 : Identifier le besoin de changement
Toute partie prenante peut apporter un changement en identifiant la nécessité du changement et en l'expliquant sur un formulaire de demande de changement de projet. Un formulaire de demande de modification initié par un membre de l'équipe doit inclure les informations suivantes :
- Le titre du projet
- Date
- Description de la demande
- Demandé par
- Changer le propriétaire
- Les effets du changement
- Délai
- Priorité
- Commentaires
Étape 2. Évaluer la demande de changement
En tant que chef de projet, vous devez refuser ou annuler toute demande de modification qui n'est pas légitime.
Ensuite, vous devez déterminer quelles ressources seront nécessaires pour effectuer l'analyse de la demande de modification.
Ensuite, évaluez immédiatement les résultats probables et modifiez le formulaire de demande si nécessaire.
Les demandes de révision rejetées doivent être mises en attente pour le moment.
Étape 3. Analyser la demande de changement
Attribuez la demande de modification à un membre du personnel qualifié pour évaluation.
Cette analyse doit être répétée en tenant compte du changement différé.
Étape 4. Réaliser la demande de modification
- Déterminez le risque et la complexité du changement avant de l'approuver.
- Avant l'approbation finale, évaluez l'impact du changement.
- Analysez les impacts du changement et soumettez une demande de révision aux autorités compétentes.
Étape 5 : Fermez la demande de modification
- Les pratiques et les procédures de gestion de projet devraient être revues.
- Il est essentiel de tenir tout le monde au courant des développements.
- Vérifiez régulièrement l'état de la demande de modification.
- Gardez une trace du résultat de la demande de changement.
- Arrêtez la demande de modification.
Différents facteurs de processus de contrôle des changements
Les différents aspects d'un processus de contrôle des modifications de projet comportent six parties principales. L'alignement du leadership, la communication, l'engagement des parties prenantes, l'impact du changement, la préparation, la formation et la conception organisationnelle en sont des exemples.
#1. Coordination de la direction
L'alignement du leadership ne devrait pas être difficile. Le sponsor du projet fournit généralement le brief original et discute des avantages, il devrait donc déjà être à bord. Garder les employés enthousiastes et à bord du projet, cependant, peut être difficile s'ils subissent beaucoup de pression et que leurs priorités changent constamment.
Les chefs de projet supposent souvent que d'autres cadres supérieurs impliqués dans le projet ont les mêmes points de vue que le parrain du projet ou sont d'accord avec les objectifs du projet. S'ils ne le sont pas, il est essentiel de solliciter leur aide, car les membres de votre équipe senior auront un impact sur les autres parties prenantes.
#2. Analyse des parties prenantes
Il est essentiel de faire une analyse des parties prenantes au début d'un projet. Il vous permet de localiser et d'en savoir plus sur les parties prenantes du projet, de les regrouper et de créer des plans d'engagement pour chaque groupe.
L'engagement des parties prenantes est un élément essentiel du changement, et il doit être maintenu tout au long d'un projet et même après pour que le changement soit durable. Les groupes de parties prenantes et les plans pour les impliquer doivent être révisés et mis à jour à différentes étapes du projet.
#3. la communication
L'aspect le plus critique est la communication. Un chef de projet doit déterminer quels canaux de communication sont accessibles, puis prendre les mesures nécessaires pour les utiliser. Vous voulez piquer l'intérêt des gens pour votre projet. Les gens inventeront leurs propres vérités s'ils ne peuvent pas communiquer entre eux. Donc, si vous voulez dire quelque chose, dites-le. Déclarez si vous avez ou non de nouvelles connaissances.
#4. Impact du changement et état de préparation
L'impact du changement et la préparation sont un aspect essentiel du processus de gestion du changement. Il est déterminé par la mesure dans laquelle le changement affecte les parties prenantes et dans quelle mesure elles semblent prêtes à procéder à l'ajustement. Les activités de préparation, telles qu'une liste de contrôle de préparation et un système de suivi de l'état de préparation, fournissent des informations sur la capacité du groupe à mettre en œuvre le changement et réduisent les risques de livraison.
En tant que chef de projet, vous devez garantir que les organisations chargées de mettre en œuvre les modifications peuvent répondre avec précision à vos questions de préparation. S'ils disent qu'ils sont prêts mais ne le sont pas, vous aurez des problèmes avec la livraison plus tard. Lorsque les niveaux de préparation prévus ne sont pas atteints, des plans de changement doivent être utilisés pour limiter les dommages au projet.
#5. Formation et adhésion à la structure organisationnelle
Une formation est nécessaire pour aider à l'adoption et à l'intégration lorsque des lacunes dans les connaissances ont été identifiées. Cela peut être à la fois technologique et comportemental. La façon idéale de former sera individuelle, en groupe, par le biais de programmes de « formation des formateurs », de guides de formation, ou dans un cadre à distance ou contrôlé, selon le type de changement et le nombre de personnes impliquées.
Les entreprises ou les équipes affectées par le changement peuvent avoir besoin de construire de nouvelles structures organisationnelles ou d'apporter des modifications à celles existantes afin de s'adapter à la transition. Les analyses « tel quel » et « à être » doivent être complétées, ainsi que les procédures et les descriptions de poste associées.
La conception organisationnelle ne fait peut-être pas partie du projet, mais elle est nécessaire à son fonctionnement. Cela signifie que le travail de conception doit avoir lieu en même temps que l'activité principale du projet et que tout ajustement doit être effectué avant, voire pendant, la date de livraison du projet.
Comment mettre en œuvre un contrôle intégré des changements dans la gestion de projet
#1. Créer un système de gestion du changement :
Définir ce qui constitue et ne constitue pas une demande de changement. Par exemple, ajouter une étape supplémentaire à une phase de projet qui ne prendra pas trop de temps et n'interférera pas avec votre planning ne nécessitera pas de demande de modification, mais ajouter une étape supplémentaire qui interférera avec le délai le fera. Déterminez le processus de soumission, d'approbation et de mise à jour des demandes.
#2. Créer des procédures de gestion du changement :
Affectez un responsable à ce processus qui communiquera avec les parties prenantes, supervisera les progrès et tiendra tout le monde informé. Ils répondront également aux demandes de modification avec des réponses prédéfinies pour maintenir le processus en marche. Incluez une ventilation de la manière dont le changement proposé influencerait le budget, le calendrier, les risques, les parties prenantes, les consommateurs et les membres de l'équipe.
#3. Notez l'impact des changements potentiels :
Utilisez un graphique pour cartographier la zone affectée par la demande de modification. Y compris l'argent, le calendrier, les ressources et la qualité. Ensuite, définissez la modification ainsi que toute question préliminaire que vous ou les membres de l'équipe pourriez avoir à ce sujet. Après cela, calculez l'impact à l'aide des KPI pour chaque région. Par exemple, si le budget est affecté, calculez la conséquence probable en utilisant l'argent qui serait perdu ou gagné si le changement était accepté.
Si vous ne l'avez pas encore fait, faites une liste de toutes les tâches liées au projet. Vérifiez la demande de modification par rapport à la liste des tâches pour voir s'il y a des conflits. Vous pouvez même découvrir un chevauchement important, ce qui vous permettrait de combiner ou peut-être d'éliminer certains de vos fardeaux actuels si le changement est mis en œuvre.
#4. Brouillons de modèles :
En automatisant votre processus de conduite du changement, vous gagnerez du temps en communiquant chaque nouvelle phase. Si plus d'une personne supervise le processus, cela aidera également les autres membres de l'équipe à suivre un protocole cohérent. Créez un modèle d'admission, de traitement, d'approbation et d'actions suivantes.
Outils pour le processus de contrôle des modifications
Les chefs de projet doivent avoir accès à des outils de contrôle des changements afin d'établir un plan efficace de gestion des changements. Vous devez rechercher les outils suivants dans votre logiciel de contrôle des modifications en fonction de la nature du flux de travail de votre projet.
#1. Cartes de processus / organigrammes
Les organigrammes et les cartes de processus sont d'excellents outils pour la cartographie de la gestion du changement. Il permet à toutes les parties prenantes, internes ou externes au projet, d'avoir une compréhension globale du processus.
Un organigramme est simple à construire et à maintenir. Un organigramme permet aux chefs de projet de cartographier l'état actuel du processus organisationnel, de mettre à jour le cycle de gestion des modifications et d'ajouter ou de supprimer des demandes de modification en fonction de l'approbation du comité de contrôle des modifications.
#2. L'évaluation ADKAR
L'acronyme ADAKAR signifie Conscience, Désir, Connaissance, Capacité et Renforcement. Dans la conduite du changement, l'analyse ADKAR est utilisée comme technique de formation pour garantir que tous les participants au projet croient et soutiennent le changement. Il désigne un ensemble d'objectifs pour les chefs d'équipe. Les plans visent à réaliser les améliorations préalablement convenues. Les chefs de produit peuvent atteindre ces objectifs en
- Renforcer la sensibilisation,
- Relancer la volonté de participation des salariés,
- Apporter les connaissances nécessaires,
- Augmentation de la capacité,
- Faire coller les ajustements.
#3. Analyse des champs de force
En tant que chef de projet, l'utilisation d'une analyse des obstacles et des aides ou une analyse des champs de force peut vous aider à prendre de meilleures décisions. C'est une technique précieuse pour comprendre pourquoi les parties prenantes soutiennent ou s'opposent à une idée de changement.
#4. Carte culturelle
Un outil de carte culturelle est souvent utilisé pour décrire comment les règles, les valeurs et le comportement des employés de l'entreprise influencent la culture de l'entreprise. Il permet aux chefs de produit de localiser les informations essentielles aux initiatives de changement. Une carte culturelle peut vous aider en tant que chef de projet à identifier les catalyseurs positifs de votre équipe. En conséquence, il est plus facile d'attribuer la responsabilité à la personne appropriée, garantissant que le projet court le moins de risques.
En dehors de ceux-ci, les chefs de projet peuvent utiliser une variété d'autres outils pour améliorer la gestion du changement.
Modèles de processus de contrôle des modifications 2023
Lorsqu'il s'agit d'exécuter correctement les modifications, les modèles de processus de contrôle des modifications sont très importants. Selon la nature des modifications, les équipes de gestion de projet peuvent utiliser une variété de modèles de contrôle des modifications. Jetons un coup d'œil à certains modèles de contrôle des modifications populaires.
#1. Modifier le modèle de proposition
Même si le changement a déjà été accepté, un modèle de proposition de changement vous aidera à déterminer le « pourquoi » derrière le changement. Une fois que vous aurez rempli ce modèle, vous serez en mesure d'expliquer pourquoi le changement est important et d'aider les autres à faire de même.
Composants importants :
- Les changements qui ont été proposés
- La raison du changement
- Des résultats à attendre
- Estimation du temps
- Estimations de coût
- Toute autre considération
#2. Modifier le modèle de plan de communication
Une stratégie de communication est un élément essentiel de tout plan. Les personnes affectées par un changement sont ultimement responsables de son succès, il est donc essentiel d'élaborer un plan pour communiquer le changement. Un modèle de plan de communication du changement facilitera l'exécution de la stratégie.
Éléments à considérer :
- Modèle de gestion du changement
- Changer de chef
- Événements liés à la communication
- Date de communication
- Audience
- Méthode de communication
#3. Formulaire d'analyse des modifications
Chaque phase du processus de gestion du changement comprend plusieurs étapes plus petites. Les chefs de projet doivent examiner minutieusement chacun de ces processus. Un modèle d'analyse des modifications facilite le suivi et la mise en œuvre efficaces des modifications.
Éléments à considérer :
- Modèle de gestion du changement
- Date d'analyse
- Les problèmes rencontrés
- Les réussites
- Étapes requises
Meilleures pratiques pour le processus de contrôle des modifications
#1. Utiliser un logiciel de gestion de projet.
L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet et de contrôle des modifications pour garantir le bon déroulement de vos procédures de contrôle des modifications est une excellente méthode pour garantir le bon fonctionnement de vos processus de contrôle des modifications.
Les logiciels créés expressément pour la gestion de projet peuvent offrir plusieurs avantages, tels qu'une meilleure communication, une planification à temps et une meilleure utilisation des ressources disponibles. Grâce à l'utilisation d'outils logiciels collaboratifs, les membres de l'équipe peuvent mieux saisir leurs rôles et les objectifs généraux de l'équipe. Voici quelques exemples de logiciels qui facilitent le travail collaboratif :
- Trello
- Projet Microsoft
- Freedcamp
- Ruche
- Asanas
#2. Reconnaître les dangers potentiels
Le risque de gestion de projet peut être défini comme tout ce qui pourrait empêcher le projet d'atteindre ses objectifs. Les chefs de projet examinent régulièrement les risques éventuels du projet au cours du processus de gestion du changement. Ce n'est qu'alors qu'ils seront en mesure de développer des stratégies efficaces de gestion du changement qui auront le moins d'impact négatif sur l'entreprise.
L'identification, l'évaluation et l'atténuation des risques sont des éléments essentiels d'une gestion efficace du changement. La création d'un système efficace de gestion du changement permet aux entreprises d'anticiper et de surmonter facilement les éventuels obstacles.
#3. Élaborez un plan de contrôle des modifications.
Lors de l'ajout de modifications à un projet, un plan de contrôle des modifications bien pensé peut augmenter le rendement tout en réduisant le temps perdu. Cela est dû au fait qu'une approche de gestion saine peut aider un chef de projet à anticiper les problèmes, à créer des alternatives et à se préparer à toute éventualité. Avec ces plans, la mise en place d'un grand changement dans une organisation peut aider à réduire les coûts et à planifier tout en n'assurant aucune influence négative sur d'autres éléments opérationnels.
#4. Utilisez un formulaire de demande de modification ainsi qu'un journal des modifications.
Un formulaire de demande standardisé simplifie le processus de suivi, d'analyse et de mise en œuvre des demandes de modification. En fournissant aux membres de l'équipe un cadre cohérent à suivre lors d'une demande de modification, les modèles de contrôle des modifications peuvent garantir un processus de contrôle des modifications efficace. Il aide également les chefs de projet à suivre les demandes de changement et les modifications précédentes.
Quelle est la distinction entre la gestion du changement et le contrôle du changement ?
Après une transition organisationnelle, la conduite du changement est un processus d'analyse, d'ajustement et d'adaptation aux nouvelles normes. Le contrôle des modifications, quant à lui, est un sous-ensemble de la gestion des modifications qui recherche, analyse, gère et génère une feuille de route ou un plan de mise en œuvre des modifications.
Comment gérez-vous la gestion du changement dans un projet ?
Pour gérer efficacement le contrôle des modifications dans un projet, les chefs de projet peuvent utiliser un modèle de contrôle des modifications et garder un œil attentif sur le journal des modifications.
Quels sont les trois objectifs principaux de la gestion du changement ?
Un processus de gestion du changement a trois objectifs principaux :
- Analyser le processus et mettre en œuvre des mesures correctives et préventives pour éviter la répétition des problèmes dans un projet.
- S'assurer que toutes les demandes de changement sont conformes au plan de gestion de projet.
- Traiter les demandes de changement conformément aux directives fournies par les autorités autorisées.
Comment un document de contrôle des modifications doit-il être rédigé ?
Les chefs de projet doivent rédiger un document de processus de contrôle des changements efficace.
- Expliquez pourquoi l'ajustement a été effectué.
- Créer une équipe de conduite du changement en identifiant les différentes parties prenantes. Clarifier les avantages spécifiques de la modification.
- Fixer des objectifs définis pour l'équipe de gestion de projet à atteindre afin de mener à bien le projet.
Conclusion
La gestion du changement améliore le travail d'équipe, augmente la productivité des employés et permet aux équipes de relever les défis beaucoup plus rapidement. En lisant le texte, vous acquerrez des connaissances importantes sur de nombreux aspects du processus de gestion du changement.
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Bibliographie
