Savoir comment effectuer une analyse coûts-avantages avant d’investir du temps et des ressources organisationnelles dans un nouveau projet ou une nouvelle idée commerciale peut faire la différence entre le succès et l’échec. Une analyse coûts-avantages (ACB) détermine quels projets ou investissements sont les plus viables, réalisables et utiles pour une entreprise à un moment donné. Nous verrons ici ce qu'est une analyse coûts-avantages et pourquoi elle est importante.
Qu’est-ce que l’analyse coûts-avantages ?
Une analyse coûts-avantages est un processus méthodique que les entreprises utilisent pour décider quelles décisions prendre et lesquelles éviter. L'analyste coûts-avantages additionne les récompenses potentielles d'un scénario ou d'une action, puis soustrait les dépenses globales impliquées dans la poursuite de cette action. Certains consultants ou analystes créent également des modèles pour attribuer une valeur monétaire à des éléments intangibles, tels que les avantages et les dépenses de la vie dans une zone spécifique.
Analyse coûts-avantages en gestion de projet
Une analyse coûts-avantages en gestion de projet est une méthode permettant de peser les coûts et les avantages d’un projet majeur ou d’une proposition commerciale. Il s'agit d'une méthode réaliste et basée sur des données pour guider les organisations et les gestionnaires dans la prise de décisions d'investissement judicieuses. Il aide à déterminer si un projet ou un investissement est financièrement réalisable et utile à l'entreprise.
Une ACB formelle analyse et quantifie toutes les dépenses et tous les avantages du projet avant de calculer le retour sur investissement (ROI) prévu, le taux de rendement interne (TRI), la valeur actuelle nette (VAN) et la période de récupération. La différence entre les coûts et les avantages de la réalisation du projet est ensuite calculée.
Les coûts suivants peuvent être inclus dans une ABC :
- Dépenses directes : celles qui sont directement liées au projet ou à l'investissement prévu, telles que les matériaux, la main-d'œuvre et l'équipement.
- Coûts indirects : il s'agit de dépenses fixes associées qui contribuent à donner vie au projet ou à l'investissement, telles que les frais généraux, administratifs ou de formation.
- Coûts d'opportunité : récompenses ou opportunités perdues lorsqu'une entreprise choisit une initiative ou une opportunité plutôt qu'une autre. Pour évaluer les coûts d’opportunité, vous devez peser les avantages potentiels des options disponibles.
- Coûts futurs : ce sont des coûts qui peuvent survenir plus tard dans le projet. Ces coûts dépendent de la survenance de certains événements, tels que les coûts liés à l'atténuation des dangers potentiels.
L'analyse coûts-avantages permet une approche structurée de gestion des coûts, aidant les chefs de projet et les dirigeants d'entreprise à prioriser les projets et à allouer efficacement les ressources pour atteindre les principaux objectifs de l'organisation.
Les avantages peuvent inclure :
- Avantages tangibles : il s'agit d'effets quantitatifs qui peuvent être facilement quantifiés en termes monétaires, comme une augmentation des revenus ou une réduction des coûts.
- Avantages intangibles : Ces avantages sont difficiles à quantifier en termes monétaires. Il s’agit de résultats indirects ou qualitatifs, comme une plus grande satisfaction des clients ou un meilleur moral des employés.
Quantifier les avantages immatériels
Les avantages intangibles peuvent être évalués à l’aide de mesures qualitatives dans une ACB. Par exemple, une enquête ou un groupe de discussion peut être utilisé pour recueillir des informations sur la satisfaction des clients ou le moral des employés. Les résultats sont ensuite utilisés pour fournir des estimations de la valeur de ces avantages intangibles.
Dans certaines circonstances, la valeur d'un avantage incorporel peut être estimée en fonction de son impact sur d'autres avantages tangibles, tels qu'une productivité plus élevée ou une réduction des dépenses. Même si les avantages intangibles sont plus subjectifs et moins précis que les avantages tangibles, les omettre dans votre analyse coûts-avantages peut entraîner une vision inadéquate de l’impact total d’un projet proposé.
Pourquoi une analyse coûts-avantages est-elle importante ?
Voici pourquoi une analyse coûts-avantages est importante :
#1. Déterminer les dépenses et les avantages du projet
Une analyse coûts-avantages d’un projet garantit que tous les coûts et avantages liés à un projet sont identifiés et mesurés. Cela réduit la probabilité de coûts cachés et d'obstacles ou de pertes futurs, qui ne peuvent devenir apparents qu'après un examen approfondi du projet.
#2. Fournir un cadre d’analyse
Une ACB fournit un cadre formel pour examiner les coûts et les avantages d’un projet potentiel. Cela garantit que toutes les considérations sont évaluées et que la meilleure décision commerciale est prise.
#3. Prendre des décisions plus éclairées
Une analyse coûts-avantages aide les décideurs à déterminer si un projet ou un investissement proposé est bénéfique. Les décideurs prennent des décisions plus éclairées et déploient les ressources organisationnelles plus efficacement lorsqu'ils comparent les coûts et les avantages du projet.
#4. Augmenter la transparence
Une ACB encourage la transparence en rendant visibles et quantifiés les coûts et les avantages de chaque nouveau projet. Cela peut contribuer à garantir que la prise de décision est objective et que toutes les parties prenantes comprennent parfaitement les implications potentielles du projet.
#5. Faciliter la communication
Une analyse coûts-avantages dans la gestion de projet favorise la confiance et jette les bases de la communication entre plusieurs parties prenantes en offrant un langage et une structure communs pour examiner un projet possible. Cela garantit que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde et que les décisions sont prises collectivement et conformément aux buts et objectifs de l’entreprise.
Comment effectuer une analyse coûts-avantages pour un projet
Une analyse coûts-avantages d’un projet est une technique simple. Pour commencer, suivez les quatre étapes de l’analyse coûts-avantages indiquées ci-dessous.
#1. Établir les buts et les objectifs du projet
La première étape d’une analyse coûts-avantages consiste à établir la portée et les objectifs du projet. Cela inclut l’identification des éléments suivants :
- Le problème que l’initiative cherche à résoudre
- Les objectifs du projet
- Les résultats attendus
La définition des buts et des objectifs du projet fournit une base solide pour que l'ACB soit aussi précise que possible. Les objectifs établissent une structure et des paramètres auxquels le projet doit suivre pour réussir.
Une fois que vous avez déterminé, notez les objectifs de votre projet dans une analyse de rentabilisation ou une proposition de projet. Cela vous sera utile pour sélectionner les mesures que vous utiliserez pour analyser et comparer les coûts et les avantages, ainsi que pour interpréter les résultats de l'ACA.
#2. Déterminez les dépenses et les avantages.
L'étape suivante consiste à identifier et lister tous les coûts et bénéfices attendus associés au projet proposé.
Faites deux listes : une pour toutes les dépenses prévues et une autre pour les avantages attendus. Incluez les coûts directs, indirects, d’opportunité et futurs. Après avoir déterminé les coûts individuels, évaluez les avantages possibles du projet. Incluez tous les avantages concrets et intangibles, même ceux les plus difficiles à définir.
#3. Compilez tous les coûts et avantages potentiels.
Une fois que vous avez dressé votre liste de dépenses et d'avantages, ajoutez des chiffres monétaires actuels et réalistes à chacun et totalisez les deux côtés. Utilisez des sources de données fiables. Par exemple, vous pouvez acquérir des informations à partir de rapports financiers, d’études de marché et de commentaires d’experts.
Effectuez également une analyse des coûts du projet et estimez le calendrier des dépenses et des avantages. Certaines peuvent apparaître rapidement, tandis que d’autres peuvent apparaître plus tard. En prévoyant avec précision le moment des dépenses et des bénéfices du projet, vous pouvez établir leur valeur actuelle et évaluer la faisabilité financière du projet.
#4. Évaluer les résultats projetés
Après avoir résumé les deux aspects de votre étude, vous pouvez calculer l’ensemble des coûts et des avantages du projet proposé. Si les avantages dépassent les dépenses, le projet peut valoir la peine d'être poursuivi. Si les dépenses dépassent les avantages, il est préférable de reconsidérer son investissement.
Cependant, comparer les deux totaux n’est pas la fin. À ce niveau, l'évaluation des buts et objectifs du projet décrits dans la première étape de l'ACA est utile pour déterminer si l'analyse indique que vous pouvez atteindre les objectifs énoncés. Posez des questions comme,
- « Votre organisation peut-elle mettre en commun les fonds nécessaires pour couvrir tous les coûts ?
- Les bénéfices arriveront-ils à temps pour assurer le bon fonctionnement des opérations de l’entreprise ?
Ensuite, pour vérifier la robustesse des résultats de l’ACA, effectuez une analyse de sensibilité. Cela peut nécessiter de modifier les hypothèses sur les coûts, les avantages et les taux d'actualisation pour évaluer dans quelle mesure les conclusions de l'analyse réagissent aux changements.
Enfin, évaluez les résultats de l’ACB et communiquez-les aux parties prenantes afin qu’elles puissent prendre des décisions éclairées concernant le projet. Lors de l'évaluation de l'analyse coûts-avantages d'un projet, gardez à l'esprit que les dépenses doivent être inférieures à 50 % des avantages et que la période de récupération ne doit pas dépasser un an.
Exemple d’analyse coûts-avantages
Voici un exemple d'analyse coûts-avantages réalisée par un éditeur de logiciels souhaitant mettre à niveau son système actuel de gestion de la relation client (CRM). Les deux alternatives explorées sont :
Option A : Mettez à niveau vers un système CRM plus puissant avec des fonctionnalités et des capacités étendues et une courbe d'apprentissage fluide.
Option B : Maintenir le système CRM actuel et investir dans la formation continue des employés pour maximiser son utilisation.
Voici une analyse coûts-avantages simplifiée pour chaque option :
Option A : mise à niveau vers un système CRM plus complexe.
Avantages :
- Amélioration des capacités de service client et de gestion des relations : 150,000 XNUMX $ par an
- Efficacité et productivité accrues : 100,000 XNUMX $ par an
- Capacité à analyser les données des clients et à générer des informations : 75,000 XNUMX $ par an
- Bénéfice annuel total estimé : 325,000 XNUMX $
Coûts:
- Un nouveau système coûte 150,000 XNUMX $ au début.
- 50,000 XNUMX $ pour la mise en œuvre et la formation
- Coûts annuels de maintenance et de support 75,000 XNUMX $
- Coût annuel total : 275,000 XNUMX $
- 50,000 XNUMX $ de bénéfice annuel net
Option B : Investissez dans davantage de formation sur le système CRM.
Avantages :
- Compétence et productivité accrues des employés : 50,000 XNUMX $ par année
- Amélioration des capacités de service client et de gestion des relations : 75,000 XNUMX $ par an
- Le bénéfice annuel total devrait être de 125,000 XNUMX $.
Coûts:
- 25,000 XNUMX $ pour la formation continue des employés
- Temps et ressources de formation : 10,000 XNUMX $
- Perte de productivité potentielle tout au long de la période de formation : 15,000 XNUMX $
- Coût annuel total : 50,000 XNUMX $
- Prestation annuelle : 75,000 XNUMX $
Sur la base de cette analyse coûts-avantages, il peut sembler que l’option B est préférable à court terme puisqu’elle offre un avantage annuel net plus élevé de 75,000 50,000 $ par rapport à l’option A, qui n’offre qu’un avantage annuel net de XNUMX XNUMX $. Cela coûte également moins cher.
Cependant, dans une perspective à long terme, l’option A est préférable, malgré un gain annuel net initial plus faible et des coûts plus élevés. Les avantages cumulatifs à long terme de l'option A sont nettement supérieurs à ceux de l'option B et se traduiront par un retour sur investissement accru au fil du temps.
Avantages et inconvénients de l'analyse coûts-avantages
Il existe de nombreux avantages à utiliser l’analyse coûts-avantages dans le cadre du processus décisionnel d’une entreprise ou d’une organisation. Avant de se fier uniquement à une analyse coûts-avantages, il convient d’examiner divers inconvénients et limites potentiels.
Avantages
#1. Une approche basée sur les données
Une analyse coûts-avantages permet à un individu ou à une organisation d'examiner un choix ou un projet proposé sans parti pris. En tant que tel, il fournit un examen impartial et fondé sur des preuves de vos options, ce qui peut aider votre entreprise à devenir plus logique et axée sur les données.
#2. Facilite les décisions
Les choix commerciaux sont souvent de nature complexe. L’analyse coûts-avantages contribue à simplifier ce dilemme en réduisant la décision aux coûts par rapport aux avantages.
L'analyse coûts-avantages vous oblige à expliquer tous les coûts et avantages imaginables associés à un projet, ce qui peut révéler des aspects moins évidents tels que les dépenses indirectes ou intangibles.
Inconvénients
#1. Il est difficile de prédire toutes les variables.
Même si l’analyse coûts-avantages peut vous aider à décrire les coûts et les avantages prévus d’un choix commercial, il est difficile de prévoir tous les éléments susceptibles d’influencer le résultat. Les changements dans la demande du marché, les coûts des matériaux et le climat des affaires mondial sont tous imprévisibles, surtout à long terme.
#2. Des données incorrectes peuvent fausser les résultats.
Si vous vous appuyez sur des données incomplètes ou erronées pour compléter votre analyse coûts-avantages, les résultats en seront le reflet.
#3. Mieux adapté aux projets de courte et moyenne durée
Pour les projets ou les choix commerciaux comportant des délais plus longs, l’analyse coûts-avantages présente un risque plus élevé de rater la cible pour diverses raisons. D’une part, faire des prévisions précises devient de plus en plus difficile à mesure que l’on avance dans le futur. Les projections à long terme peuvent également ne pas tenir compte d’éléments tels que l’inflation, ce qui réduit la précision globale de la recherche.
#4. Supprime l'élément humain
Même si la plupart des entreprises sont motivées par le désir de réaliser des bénéfices, il existe d’autres raisons, non monétaires, pour lesquelles une organisation peut décider de poursuivre un projet ou de prendre une décision. Dans ces situations, concilier les considérations morales ou « humaines » avec l’argumentation commerciale peut s’avérer difficile.
Quelles sont les 5 étapes de l’analyse coûts-avantages ?
La méthode de base de l'analyse coûts-avantages consiste à établir le plan d'analyse, à déterminer vos dépenses, à déterminer vos avantages, à analyser à la fois les coûts et les avantages et à tirer une conclusion finale. Ces étapes peuvent différer d’une méthode à l’autre.
Quels sont les deux types d’analyse coûts-avantages ?
Les deux méthodes les plus fréquentes pour effectuer une analyse coûts-avantages sont la valeur actuelle nette et le rapport avantages-coûts. Le modèle NPV sélectionne le projet avec la VAN la plus élevée. Le modèle du rapport avantages-coûts sélectionne le projet présentant le rapport avantages-coûts le plus élevé.
Quels sont les deux principaux types de coûts ?
Il existe deux types de coûts : fixes et variables. Les coûts fixes et variables ont des effets différents sur l'entreprise, mais les deux sont nécessaires à la rentabilité.
Quel est un exemple de bénéfice en termes de coûts ?
Une simple analyse coûts-avantages amènerait un investisseur à décider s’il souhaite acheter des biens immobiliers ou des actions. Chacun a ses propres forces et inconvénients, et il faudrait analyser leur environnement unique pour déterminer lequel présente le meilleur rapport coût-bénéfice (c'est-à-dire les avantages par dollar).
En conclusion,
Certaines situations difficiles nécessitent une étude plus approfondie, et une entreprise peut recourir à une analyse coûts-avantages lorsqu'il n'est pas clair si elle doit ou non poursuivre un projet. Une analyse coûts-avantages peut aider une entreprise à simplifier son processus décisionnel en évaluant les dépenses et en identifiant ce qui serait bénéfique.
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Bibliographie
