Vous voulez réduire les coûts, augmenter la productivité, automatiser les processus et remonter le moral de l'équipe ? Il s'avère que de nombreuses entreprises recherchaient cette solution licorne, et nombre d'entre elles l'ont trouvée en adoptant la gestion des effectifs (WFM). La gestion de la main-d'œuvre fait référence à un ensemble d'approches permettant d'allouer des ressources, d'améliorer l'efficacité, de prévoir les charges de travail et de gérer les horaires. Voici tout ce que vous devez savoir sur les processus d'un système de gestion des effectifs.
Qu'est-ce que la gestion des effectifs ?
La gestion de la main-d'œuvre (WFM) est un système qui aide les entreprises à rationaliser et à automatiser les processus qui gèrent le temps, organisent une main-d'œuvre efficace, protègent la sécurité des employés et constituent une main-d'œuvre productive et rentable.
Comment fonctionne la gestion des effectifs
Le meilleur système WFM atteint le meilleur équilibre entre la quantité de travail nécessaire et le nombre de personnes nécessaires pour gérer ce travail. La création d'un système efficace prend du temps, alors ne vous attendez pas à une gratification instantanée. Lors de l'établissement d'un plan WFM, la plupart des entreprises doivent suivre les étapes suivantes :
- Direction stratégique: Le leadership établit des objectifs à court et à long terme, puis détermine comment la main-d'œuvre doit être alignée pour atteindre ces objectifs.
- Une analyse: Les organisations peuvent identifier les chevauchements et les lacunes dans les processus en collectant des données et en évaluant leur effectif actuel.
- Identifiez les solutions : Il existe de nombreux outils et logiciels qui peuvent être utilisés pour mettre en œuvre les principes WFM, et les meilleurs dépendront en fin de compte à la fois de la main-d'œuvre actuelle et des objectifs futurs.
- Standardiser les procédures : Après avoir mis en œuvre les solutions WFM appropriées, développez des procédures standardisées pour l'ensemble de la main-d'œuvre.
- Utiliser l'automatisation : L'intégration de l'automatisation dans la mesure du possible se traduit par un processus WFM plus simplifié qui maximise la production tout en réduisant les dépenses au fil du temps.
- Surveiller les progrès : Lorsque les objectifs changent, les systèmes WFM changent également, alors soyez prêt à suivre les progrès, à évaluer les performances et à faire les ajustements nécessaires.
Qui profite le plus de la gestion des effectifs ?
La plupart des entreprises peuvent tirer profit des solutions de gestion des effectifs, cependant, au sein d'une entreprise, les services des ressources humaines qui gèrent également la paie, les cadres intermédiaires qui s'occupent des tâches opérationnelles et les cadres supérieurs qui nécessitent une surveillance en temps réel peuvent en bénéficier le plus.
Composants de la solution de gestion des effectifs
Une solution WFM typique contiendra des outils pour suivre le temps et la main-d'œuvre, planifier les employés et gérer les absences. Les systèmes de gestion de la main-d'œuvre peuvent être étendus pour intégrer la santé et la sécurité de la main-d'œuvre en plus de ces processus essentiels.
#1. Du temps et des efforts
Un système de gestion du temps vous donne une visibilité et un contrôle sur votre ressource la plus chère et la plus précieuse : vos employés. Il veille également au respect de la réglementation du travail et des conventions collectives.
#2. Gestion des absences
Une application pour gérer les absences des employés et respecter les exigences globales en matière de congés. Un programme de gestion des absences vous permet de limiter les effets de l'absentéisme, tels que l'augmentation des coûts et des risques, ainsi que la baisse de la production.
#3. Santé et sécurité du personnel
Ce programme permet aux entreprises de gérer les problèmes de santé et de sécurité environnementales de manière simple et efficace. Il augmente la sécurité globale de votre entreprise en simplifiant et en automatisant l'ensemble du processus, y compris les rapports, l'enregistrement des informations cruciales et la détermination des causes profondes des événements.
Quels sont les défis des solutions de gestion de la main-d'œuvre ?
Chaque entreprise est distincte et fait face à son propre ensemble d'obstacles. Votre solution de gestion des effectifs devrait résoudre ces problèmes. Voici quelques-uns des défis les plus courants en matière de gestion des effectifs (WFM) :
#1. Suivi du temps
Presque tous les employés d'une organisation sont concernés par la surveillance du temps. Le retard, ou le manque d'intégrité, des données provenant de leur système principal de RH est l'un des problèmes les plus importants que les consommateurs rencontrent avec leurs systèmes actuels de gestion du temps et de la main-d'œuvre. Traditionnellement, le suivi du temps était difficile, lent et sujet aux erreurs, ce qui entraînait des coûts salariaux supplémentaires et des contraintes administratives. Pire encore, des chèques de paie erronés ont un impact négatif sur le moral des employés. Aucune entreprise ne veut se retrouver devant les tribunaux ou dans les médias parce qu'elle a mal payé ses employés ou qu'elle n'a pas respecté la loi.
#2. Les travailleurs représentés
En général, les travailleurs représentés gagnent beaucoup plus et ont des avantages sociaux plus importants que les travailleurs non représentés. En raison de la complexité des exigences en matière d'ancienneté, d'ancienneté, d'admissibilité, d'avantages, d'absence et de rémunération, certaines entreprises peuvent avoir du mal à se conformer à ces réglementations. Sans une solution complète de gestion des effectifs, la gestion des règles contractuelles peut devenir difficile.
#3. Système de gestion des absences
L'absence d'un système fiable de gestion des absences peut entraîner des coûts, des risques et une production plus faibles. Les entreprises doivent gérer les exigences différentes et complexes qui découlent de la gestion des politiques d'absence dans le monde entier. Les diverses lois et interfaces utilisateur nécessaires pour différents pays et régions présentent souvent des défis pour les systèmes de gestion des absences.
De nombreuses entreprises trouvent difficile d'obtenir un avis en temps opportun sur les incidents de santé et de sécurité. Les employés ne savent pas s'ils doivent signaler les accidents évités de justesse ou les conditions à risque à leur employeur. De nombreuses entreprises manquent d'outils simples et conviviaux qui encouragent le signalement et suppriment les obstacles empêchant les employés de signaler des événements antérieurs ou prévisibles. Les organisations sont en fin de compte tenues responsables des règles de santé et de sécurité. Par conséquent, la mise en œuvre de processus de gestion de la santé et de la sécurité modernes et efficaces est dans leur meilleur intérêt.
Les dix principaux avantages de la gestion des effectifs
#1. Suivi automatisé des présences
Le suivi des présences est automatisé par un logiciel de gestion des effectifs, ce qui améliore la précision des données et réduit les erreurs de paie. Grâce à une solution complète de gestion de la main-d'œuvre, les entreprises peuvent fournir à divers types de travailleurs un moyen simple et intuitif de déclarer avec précision les heures travaillées et les absences en temps réel.
#2. Augmentation de la productivité de la main-d'œuvre
Un système de gestion des effectifs minimise les processus manuels et vous permet de mieux gérer un large éventail de normes de temps et de présence. La productivité globale de la main-d'œuvre s'améliore grâce à une visibilité accrue sur les heures travaillées, la disponibilité des travailleurs et les événements de sécurité, et les responsables peuvent garantir que les besoins en personnel sont satisfaits et réagir rapidement si les choses changent.
#3. Un lieu de travail plus sûr
Un système de gestion de la main-d'œuvre peut vous aider à promouvoir une culture de sécurité et de conformité de la main-d'œuvre tout en vous aidant à gérer plus efficacement les événements liés à la santé et à la sécurité environnementales. Les organisations peuvent garantir l'exactitude des informations et encourager les employés à signaler les problèmes de santé et de sécurité en rationalisant et en automatisant les protocoles de santé et de sécurité, du signalement des événements à la collecte d'informations essentielles.
#4. Économies de coûts
À mesure que l'efficacité de votre main-d'œuvre augmente, les dépenses de gestion de la main-d'œuvre peuvent diminuer grâce à des processus plus efficaces, ce qui signifie moins de temps consacré aux tâches administratives. Une visibilité accrue sur la disponibilité des employés et les heures budgétées améliore la précision et l'authenticité du temps travaillé et des absences prises, réduisant ainsi les coûts de personnel en raison d'éléments tels que les heures supplémentaires supplémentaires ou les dépassements de main-d'œuvre.
#5. Contrat d'employé
Les outils de gestion de la main-d'œuvre peuvent favoriser l'engagement des employés en aidant les individus à se sentir plus productifs au travail et à atteindre un meilleur équilibre travail-vie personnelle grâce à une plus grande flexibilité des horaires. Les organisations peuvent également donner une voix à leurs employés et promouvoir l'autonomisation des employés en recueillant le sentiment des employés sur le moment et en tirant parti des commentaires et des préférences des employés pour influer sur les activités de gestion des effectifs telles que la planification.
#6. Horaires flexibles
De nombreuses entreprises ont du mal à gérer la planification du personnel, en alignant spécifiquement les talents de la main-d'œuvre sur les demandes de l'entreprise afin d'améliorer la productivité et de minimiser les dépenses. Les solutions de gestion de la main-d'œuvre comprennent des outils qui permettent aux gestionnaires d'établir des horaires qui alignent leur main-d'œuvre sur la demande anticipée (prévue), tout en permettant aux employés de gérer leurs calendriers à l'aide d'outils en libre-service.
# 7. Sécurité
Certaines solutions de gestion de la main-d'œuvre utilisent des équipements de collecte de données biométriques (par exemple, des lecteurs d'empreintes digitales) pour pointer les employés à l'entrée et à la sortie, ce qui permet de minimiser les « coups de poing entre amis », la pratique d'une personne pointant pour une autre. De plus, l'accès basé sur la localisation à une horloge Web permet de garantir que les employés ne pointent qu'à partir de l'endroit où ils doivent travailler. Les systèmes sécurisés de gestion des effectifs disposent également d'un apprentissage automatique intégré, qui vérifie les activités suspectes et les anomalies dans les données de gestion des effectifs, aidant ainsi à prévenir les erreurs ou les transactions de paie frauduleuses.
#8. Perspectives d'affaires
Les entreprises peuvent prendre de meilleures décisions commerciales à l'avenir lorsque les données organisationnelles et départementales sont centralisées dans un seul système de gestion des effectifs. Les organisations peuvent évaluer les performances globales de l'entreprise avec des informations en temps réel grâce aux outils de gestion des effectifs.
#9. Accès depuis n'importe où
Les solutions de gestion de la main-d'œuvre permettent aux entreprises de rencontrer les employés là où ils se trouvent afin d'augmenter la productivité. L'accès à tout moment permet aux employés de pointer leurs arrivées et leurs départs, de changer de quart de travail, de demander des congés et d'accéder rapidement et sans effort à des informations telles que des fiches de paie et des W2 à partir de leurs appareils mobiles.
#dix. Moins d'erreurs
Grâce à des capacités automatisées de gestion du temps et des présences, les systèmes de gestion de la main-d'œuvre réduisent les erreurs humaines. L'automatisation garantit l'exactitude en supprimant les erreurs de saisie de données causées par les outils de rapport de temps en libre-service. Un système intelligent, par exemple, peut écouter les modifications rétroactives susceptibles d'affecter la façon dont le temps d'un employé aurait dû être calculé, puis recalculer automatiquement le temps d'un employé et transmettre les corrections à la paie via l'automatisation robotique des processus. Les notifications de conformité intelligentes peuvent également aider à garantir que le temps d'un employé est documenté de manière appropriée et qu'il respecte ses plans de travail.
Quelles sont les fonctions d'une solution de gestion des effectifs ?
#1. Amélioration de la productivité de la main-d'œuvre
Un système de gestion des effectifs minimise les processus manuels et vous permet de mieux gérer un large éventail de normes de temps et de présence. La productivité globale de la main-d'œuvre s'améliore grâce à une visibilité accrue sur les heures travaillées, la disponibilité des travailleurs et les événements de sécurité, et les responsables peuvent garantir que les besoins en personnel sont satisfaits et réagir rapidement si les choses changent.
#2. Minimiser les coûts et les risques.
À mesure que l'efficacité de votre main-d'œuvre augmente, les coûts de gestion des RH commencent à baisser grâce à des processus plus efficaces, ce qui signifie moins de temps consacré aux activités administratives. Une plus grande transparence de la disponibilité des employés et des heures allouées améliore l'exactitude et l'authenticité du temps passé et des absences prises, réduisant ainsi les coûts de personnel.
#3. Garantir des données précises et opportunes.
Vous pouvez fournir un moyen simple et intuitif à toutes sortes de travailleurs de déclarer avec précision les heures travaillées et les absences grâce à une solution complète de gestion des effectifs. Une gamme complète d'outils de gestion du temps vous permet d'automatiser les validations et d'informer les employés des problèmes de conformité.
#4. Faites de votre lieu de travail un lieu de travail plus sûr.
Un système de gestion de la main-d'œuvre peut vous aider à promouvoir une culture de sécurité et de conformité de la main-d'œuvre tout en vous aidant à gérer plus efficacement les événements liés à la santé et à la sécurité environnementales. En rationalisant et en automatisant l'ensemble du processus, du signalement des accidents à l'enregistrement des informations essentielles, l'entreprise garantit que les informations sont correctes et motive les employés à signaler les problèmes de santé et de sécurité.
La meilleure solution de gestion de la main-d'œuvre : éléments à prendre en compte
Les organisations doivent être en mesure de mettre en œuvre les meilleures pratiques suivantes pour réussir l'adoption de solutions de gestion des effectifs :
#1. Simplifiez les choses pour les employés.
Offrez la saisie et la gestion du temps en libre-service sur tous les appareils des employés. Minimisez les erreurs et libérez le personnel des RH en permettant aux employés de soumettre leurs propres données de temps et de présence à l'aide de cartes de pointage ou d'autres processus utilisateur en libre-service. Les employés peuvent enregistrer rapidement et facilement le temps qu'ils ont travaillé avec une saisie de temps simple et adaptée aux mobiles ou un assistant numérique pour la saisie du temps et des absences.
Une solide solution de gestion des congés vous donne un contrôle total sur les règles et procédures qui régissent les absences dans votre entreprise. Créez rapidement des plans d'absence en configurant les conditions de période, l'éligibilité, l'accumulation, les définitions de droits et les exigences de paiement. Configurez les validations d'absence, les règles de report, les activités administratives et les apparences d'affichage pour définir les types d'absence.
#2. Simplifiez les choses pour les managers et le personnel RH.
Des solutions modernes et flexibles de gestion du temps, de la main-d'œuvre et des absences peuvent être conçues pour répondre aux demandes de l'entreprise et de la main-d'œuvre, permettant aux responsables de réduire l'impact des absences imprévues et de gérer le temps par exceptions. Les alertes de conformité empêchent les problèmes potentiels de se produire. Pour une notification plus rapide, vous pouvez les envoyer sous forme de messages texte. Les responsables peuvent créer des cartes de pointage pour chaque travailleur à l'aide d'un moteur de règles flexible et de modèles sans consulter le service informatique.
#3. Simplifiez la connexion des données des employés de l'entreprise.
Bien qu'un système de temps et de main-d'œuvre présente de nombreux avantages en soi, les avantages montent en flèche lorsqu'il est connecté à la planification, à la paie, au grand livre général, à la gestion de projet et aux systèmes RH de base. De plus, les entreprises qui intègrent le temps et les présences à la paie constatent une réduction des erreurs de traitement de la paie ainsi qu'une réduction des erreurs de suivi du temps. Offrez une forte connectivité avec les systèmes de gestion de la paie et du temps.
Une solide solution de gestion des congés fait le pont entre les changements dans les calculs des congés et des salaires en s'appuyant sur les données de la paie, du temps et de la main-d'œuvre et des systèmes HCM de base. Les travailleurs peuvent planifier leurs absences en libre-service ou directement à partir de leurs feuilles de temps. L'effet final est le même dans les deux cas : un aperçu complet de la gestion du temps et des congés.
À quoi ressemblera l'avenir de la gestion des effectifs ?
L'évolution des marchés, un environnement réglementaire plus strict et une main-d'œuvre plus diversifiée et répartie ont rendu la gestion de la main-d'œuvre plus complexe et plus importante. Sans systèmes intégrés de gestion de la main-d'œuvre, les résultats des entreprises souffriraient car ils n'auront pas accès aux informations stratégiques nécessaires pour déterminer où le changement est nécessaire et faire correspondre les efforts des RH aux objectifs de l'entreprise.
La gestion efficace de la main-d'œuvre comprend la gestion du temps et de la main-d'œuvre, la gestion des absences et la gestion de la santé et de la sécurité, qui sont toutes entièrement connectées à la paie et à d'autres processus RH clés et aux données financières pour offrir précision, simplicité et aperçu d'une tâche autrefois difficile. Le résultat est une main-d'œuvre engagée, productive et connectée désireuse de contribuer au succès de l'organisation.
Conclusion
Le WFM est essentiel car il aide à développer un cadre pour une planification, des prévisions et une budgétisation réussies afin que les entreprises puissent mener à bien leurs opérations. Les organisations peuvent planifier et atteindre des objectifs stratégiques tout en améliorant leur efficacité en utilisant l'automatisation et d'autres outils. Trouver et mettre en œuvre le meilleur système WFM pour votre secteur se traduira par une main-d'œuvre heureuse, réactive et performante à son apogée.
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Bibliographie
