Les investissements dans les ressources sont parmi les plus coûteux qu'une entreprise puisse faire. La volatilité du marché peut entraîner des pénuries de ressources, ce qui rend nécessaire de s'engager dans la planification des ressources et de tirer le meilleur parti du capital humain disponible. Une planification intelligente des ressources, une planification appropriée et la garantie de niveaux d'engagement et de satisfaction du personnel font partie d'une gestion efficace des ressources. Cependant, la productivité, les performances et la rentabilité d'un projet peuvent toutes bénéficier de gestionnaires de ressources utilisant des méthodes solides de gestion et de planification des ressources. Raccourcir ce processus et ne pas faire un choix opportun, cependant, aura un impact négatif sur l'objectif commercial de l'organisation. Dans cet article, nous expliquons les types de planification des ressources, des exemples et ce qu'est un système de planification des ressources d'entreprise.
Qu'est-ce que la planification des ressources ?
Le terme « planification des ressources » fait référence au processus d'affectation des ressources de l'équipe, ou des personnes, aux tâches. Il garantit la réalisation du projet sans anicroche ni mésentente et avec tous les résultats souhaités. Il n'y a pas de bien ou de mal absolu en matière de planification des ressources. Ce qui convient à un groupe peut ne pas être optimal pour un autre.
Bien que cela puisse sembler simple à première vue, la planification des ressources est en réalité assez difficile. Une préparation minutieuse est nécessaire pour s'assurer que les tâches sont attribuées aux personnes appropriées sans perturber l'avancement du projet. C'est dans ce contexte que des logiciels comme eResource Scheduler, qui aide à la planification des ressources, deviennent indispensables.
Débarrassez-vous des conjectures lors de l'allocation des ressources et voyez à quel point votre équipe devient plus productive.
Si vous gérez des projets dans une agence, un cabinet de conseil ou une entreprise informatique, vous savez à quel point la planification des ressources est importante. Cependant, à l'instar de son frère populaire, la planification des capacités, la planification des ressources est souvent mal comprise, sous-estimée et sous-utilisée.
Une bonne planification des ressources améliore la productivité, réduit les coûts et réduit les goulots d'étranglement coûteux pour les entreprises de services professionnels.
Pourquoi la planification des ressources est-elle importante ?
Il est impossible d'exagérer la valeur d'une planification soigneuse des ressources. Les gestionnaires de projets doivent savoir déplacer les ressources là où elles auront le plus d'impact. Et cela n'est pas possible sans des méthodes appropriées de planification des ressources. Sinon, vous volez à l'aveuglette, sans savoir comment ni quand réorganiser les ressources pour un effet maximal.
L'étude de McKinsey, « Comment l'allocation agile des ressources peut doubler la valeur de votre entreprise », analyse les résultats du déplacement des actifs financiers, humains et de gestion. Il a révélé que 83 % des PDG et des cadres supérieurs ont cité la réaffectation des ressources comme le facteur le plus important pour stimuler l'expansion de l'entreprise.
L'élément « talent » de l'équation est l'un des nombreux facteurs qui contribuent à l'expansion d'une entreprise. Votre entreprise peut bénéficier de la planification des ressources en procédant comme suit :
- Renforcer la communication avec les clients et autres contacts importants
- Prédire le succès futur du projet en connaissant vos ressources disponibles
- Augmenter la productivité et réduire les actifs « inactifs » ou improductifs
- Tirer le meilleur parti de ce dont vous disposez pour atteindre vos objectifs s'appelle l'optimisation des ressources.
- Améliorer le moral au travail et fidéliser les employés
- Aborder les tâches de manière délibérée et réfléchie (plutôt qu'au hasard).
De plus, une procédure efficace de planification des ressources peut déterminer la combinaison optimale des ressources nécessaires pour terminer un projet à la lumière de ses demandes, qui sont affectées par trois éléments : les exigences du projet, ses restrictions et ses opportunités.
Une bonne planification des ressources révèle également des zones potentielles d'incompatibilité. Gardez à l'esprit que cela s'ajoute au fait de vous aider à accomplir la tâche dans les délais et dans les limites du budget.
Types de planification des ressources
Voici les 2 principaux types de planification des ressources.
#1. Planification multidimensionnelle des ressources
L'utilisation de la planification multidimensionnelle permet à plusieurs groupes de ressources de coexister au sein d'un même plan de ressources. Il permet des allocations de ressources plus granulaires pour les applications, ce qui entraîne à son tour une augmentation de l'utilisation des ressources. En outre, il est capable d'accepter des allocations de ressources multidimensionnelles, où chaque allocation peut demander des quantités variées de différents types de ressources physiques, y compris, mais sans s'y limiter, les cœurs de processeur, la RAM et le nombre de disques. Au sein du même cluster, vous pouvez appliquer une planification des ressources multidimensionnelle en conjonction avec une planification basée sur les créneaux.
#2. Planification des ressources basée sur les créneaux
La planification basée sur les créneaux vous permet de travailler avec un groupe de ressources par plan de ressources, de définir vos propres créneaux pour chaque consommateur jusqu'à ce que le solde de chaque branche de consommateur dans chaque période soit adapté à vos besoins, et de spécifier le ratio de partage qui s'applique à travers consommateurs opérant au même niveau dans une même agence.
Pour interagir avec la planification des ressources basée sur les créneaux, accédez à l'option de menu Resources > Resource Planning (Slot) sur la console de gestion du cluster. À partir de l'interface graphique d'administration du cluster, vous pouvez également basculer votre plan de base de créneaux actuel vers un plan multidimensionnel.
Quelles sont les cinq étapes de la planification des ressources ?
Pour maximiser la production, les entreprises comptant plus de 50 contributeurs ont besoin d'un logiciel puissant, mais simple, pour gérer ces actifs. Votre entreprise cherche-t-elle à trouver des moyens pratiques d'améliorer sa gestion des ressources ? Les cinq étapes de la planification des ressources et quelques réflexions sur la façon de les intégrer dans votre flux de travail actuel sont décrites ci-dessous.
#1. Élaboration de stratégies
Vous devez prendre le temps d'examiner le portefeuille de projets avant même de commencer à réfléchir à vos ressources disponibles ou à l'endroit où chacune peut apporter le plus de valeur. A quoi ressemble le travail ? Quels projets ont la plus haute importance aux yeux des dirigeants ?
De plus, vous devez vous assurer que vous créez des relations avec l'équipe qui gère votre portefeuille si vous voulez être au courant du travail imminent qui vous sera confié en tant que gestionnaire de ressources. Ces connexions vous seront bénéfiques tout au long du processus de planification des ressources.
#2. Planification
Une fois le portefeuille saisi, les exigences pour les différentes ressources peuvent être déterminées. Travaillez avec l'équipe de projet du portefeuille pour déterminer qui sera impliqué et de quelles compétences ils auront besoin pour réussir dans leurs fonctions, quelle que soit la date de début prévue du projet.
Pour motiver l'équipe à accorder une attention particulière à ses propres besoins, une planification précoce est essentielle. Identifiez les fonctions et expertises pertinentes, puis optimisez les forces de vos ressources pour le projet.
D'un autre côté, s'il s'agit d'une stratégie de dernière minute, vous voudrez vous mettre au travail le plus tôt possible pour déterminer avec précision et en profondeur les rôles requis afin de pouvoir analyser de manière réaliste la disponibilité de ces postes et faire les ajustements nécessaires. . Si vous avez plus de temps, vous pouvez explorer plus de possibilités.
#3. Se préparer à une exécution
Lorsque le portfolio est terminé, le vrai plaisir peut commencer ! Il est temps de répartir la charge de travail entre les membres de l'équipe et d'allouer les ressources disponibles. C'est là que vos compétences en tant que gestionnaire de ressources peuvent vraiment se manifester. La gestion des ressources implique d'équilibrer les ressources disponibles avec les besoins urgents, puis d'utiliser au maximum les compétences des personnes.
#4. Mettre en œuvre une stratégie de portefeuille
Le passage de la planification hypothétique à la gestion des réels se produit lorsque les ressources ont été allouées au mieux de ses capacités et que le portefeuille de projets a commencé. Le temps passé sur un projet augmente-t-il ? Est-il nécessaire de réaffecter des ressources parce que de nouveaux projets plus prioritaires sont apparus à la dernière minute ?
Le changement est quelque chose dont nous savons qu'il arrive, mais il est difficile de s'y préparer tant qu'il ne se produit pas vraiment. Garder un œil sur les performances du portefeuille nécessite d'ajuster constamment votre allocation de ressources et de tester des situations hypothétiques.
#5. Évaluer
Considérez votre base de données comme un trésor. Une fois le travail terminé, comparer les prévisions aux chiffres réels est une étape cruciale pour se préparer à la suite. Tenez compte de la précision des prévisions, déterminez ce qui était hors de votre contrôle et utilisez ces connaissances pour améliorer les stratégies futures.
C'est pourquoi il est crucial d'avoir un système de gestion des ressources capable de générer des statistiques complètes. Les décisions doivent être guidées par l'analyse des faits historiques. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités d'analyse prédictive de Tempus Insight+, par exemple, pour vous assurer de ne jamais négliger les informations pertinentes qui se cachent dans vos données. Avec plus de 100 contrôles pour visualiser les données, vous pouvez être sûr qu'il raconte le bon récit.
Peu importe où elle en est au départ, toute entreprise peut faire de grands progrès vers la maturité de la gestion des ressources en suivant ces cinq étapes. La capacité d'un gestionnaire de ressources à faire correspondre les ressources aux projets pour une productivité optimale et les meilleurs résultats dépend de la profondeur de la compréhension de ce gestionnaire du pool de ressources disponibles.
Exemple de planification des ressources
Il est difficile de gagner en objectivité lorsque vous êtes intégré dans les détails d'un scénario. Alors, mettez de côté les ressources humaines pour un moment et pensez aux tracteurs.
Disons que vous avez un travail qui vous oblige à louer un tracteur. Le jour où vous voulez commencer à l'utiliser devrait être le jour où vous prenez livraison. Et il est important que vous nous le renvoyiez le plus rapidement possible. Si vous ne le faites pas, vous finirez par dépenser de l'argent même si vous ne l'utilisez pas.
Plutôt que de laisser le tracteur inactif pendant que vous attendez la prochaine tâche critique pour le tracteur, vous reprogrammerez probablement ces tâches lorsque le tracteur sera disponible.
Il en va de même pour les ressources humaines de votre organisation.
Si vous faites un bon travail d'allocation des ressources, vous pouvez vous assurer que les employés travaillent sur les bonnes choses. La productivité et la rentabilité s'en trouvent ainsi améliorées. Mais si vous faites une erreur, vous pourriez vous attendre à dépenser plus que prévu. Aussi, lisez ALLOCATION DES RESSOURCES DANS LA GESTION DE PROJET : tout ce que vous devez savoir.
Comment fonctionne la planification des ressources ?
Un plan de gestion des ressources, ou RMP, est un document ou un instrument qui décrit comment une organisation prévoit d'allouer ses ressources disponibles à mesure que le projet avance.
Pour mener à bien le projet, le plan peut détailler l'approvisionnement et l'allocation de ressources telles que la main-d'œuvre, les outils et l'immobilier. Les éléments qui peuvent relever de cette rubrique comprennent les processus de planification et de suivi des ressources, les personnes clés en charge des ressources du projet et un inventaire complet de toutes les ressources connues pour être nécessaires pour réussir à terminer le projet.
De plus, l'approche de l'équipe pour gérer ses ressources doit être partagée ouvertement et souvent mise à jour au fur et à mesure que le projet se développe. Ce document devrait agir en tant qu'autorité finale sur les ressources qui ont été utilisées jusqu'à présent dans le calendrier du projet et sur les ressources qui seront nécessaires pour la durée du projet, permettant aux chefs de projet de prendre des décisions éclairées.
Les spécificités de la stratégie de gestion des ressources d'un projet détermineront sa profondeur et son ampleur. Cependant, les éléments suivants apparaissent généralement dans un plan de gestion des ressources :
- Ressources : L'épine dorsale de toute bonne stratégie est un inventaire détaillé de tous les outils et matériaux à votre disposition. En raison du partage fréquent des ressources entre les projets, cette liste peut être générée au niveau du portefeuille ou de l'entreprise. La disponibilité et l'utilisation des ressources peuvent être mieux appréhendées à l'aide de tableaux de bord.
- Coût : le taux payé au client peut être suivi par les chefs de projet, en plus du coût direct des ressources pour l'entreprise. Les gestionnaires de projets peuvent suivre les salaires horaires des employés afin de calculer les coûts salariaux.
- Disponibilité : pour éviter les revers et les conflits de ressources, il est crucial de savoir quelles ressources sont disponibles. Pour les actifs corporels, tenez compte des délais de commande et des autres limitations de ressources.
Planification des ressources d'entreprise
À mesure que les entreprises se développent, elles atteignent un point de basculement où les feuilles de calcul ne peuvent plus suivre la charge de travail. Des logiciels tels que la planification des ressources d'entreprise (ERP) peuvent aider les entreprises à rester légères et efficaces tout au long de leur croissance en collectant et en organisant des données cruciales. Même si la plupart des hommes d'affaires connaissent le mot «ERP», ils ne comprennent peut-être pas tout le potentiel de la planification des ressources d'entreprise pour leur entreprise.
Cependant, les systèmes modernes de planification des ressources d'entreprise (ERP) sont loin d'être simplistes et n'ont que peu de similitudes avec leurs prédécesseurs des décennies passées. L'automatisation intelligente, l'efficacité améliorée et les informations en temps réel sont désormais disponibles dans toute l'entreprise grâce à sa livraison basée sur le cloud et à l'utilisation de technologies de pointe telles que l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique. Les logiciels modernes de planification des ressources d'entreprise (ERP) dans le cloud offrent aux entreprises la coopération, l'agilité et la rapidité dont elles ont besoin pour réussir en reliant les opérations internes aux partenaires commerciaux et aux réseaux du monde entier.
Qu'est-ce que la planification des ressources d'entreprise ?
L'ERP, ou planification des ressources d'entreprise, est une application qui automatise les activités de l'entreprise et donne des informations et des contrôles internes en s'appuyant sur une base de données centralisée qui regroupe les entrées de la comptabilité, de la fabrication, de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, des ventes, du marketing et des ressources humaines (RH).
Chaque entreprise doit effectuer des tâches impliquant un large éventail de personnes et de rôles. Cependant, cela devient difficile lorsque les données nécessaires pour effectuer des opérations et prendre des décisions importantes sont dispersées dans des bases de données cloisonnées. Les employés ont du mal à localiser et, dans certains cas, à ne pas avoir accès aux données dont ils ont besoin, qu'elles soient stockées dans des logiciels de gestion d'entreprise de base ou des tableurs. Pour le suivi des coûts, par exemple, les services de comptabilité et de FP&A peuvent conserver des feuilles de calcul séparées avec des données contradictoires.
Il devient de plus en plus difficile de garder tout le monde sur la même longueur d'onde à mesure qu'une entreprise se développe et que la productivité et la collaboration souffrent de l'utilisation de plusieurs sources de données incompatibles. Puisqu'il n'existe pas de référentiel unique pour toutes les données critiques de l'entreprise, les employés perdent souvent du temps à rechercher des documents et peuvent même effectuer deux fois les mêmes tâches. Pour cette raison, il est plus difficile de comprendre la nature interconnectée des divers facteurs qui influencent votre entreprise.
Ce problème est résolu par un système de planification des ressources d'entreprise (ERP), qui stocke les données en un seul endroit pour un accès facile entre les départements. En plus de résoudre les problèmes causés par les données provenant de plusieurs sources, cela permet à l'utilisateur d'effectuer des analyses de simulation, d'identifier les opportunités d'amélioration des processus et de réaliser des gains d'efficacité significatifs. Étant donné que moins de temps est consacré à la découverte des données, les coûts sont réduits et la productivité est augmentée.
Pourquoi l'ERP est-il important pour les entreprises ?
Les entreprises soucieuses d'une gestion efficace des ressources doivent désormais disposer de systèmes de planification des ressources d'entreprise. Ils peuvent aider la haute direction à réaffecter les ressources ou à développer des opérations fondamentales plus efficaces et plus rentables.
Lorsqu'il s'agit de faire des plans et de se coordonner avec d'autres, un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) est également utile. Les travailleurs peuvent consulter des informations granulaires sur ce que les clients ont commandé et ce qui est en stock, ainsi que les bons de commande des fournisseurs et les projections de la demande future. Ils peuvent apporter des modifications pour éviter les problèmes si nécessaire. Un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) stimule le travail d'équipe et la communication puisque les employés peuvent consulter les progrès des autres divisions à titre de référence.
En plus d'être un référentiel central d'informations, un système de planification des ressources d'entreprise offre une multitude de rapports et d'analyses perspicaces. La capacité de l'ERP à transformer les données brutes en tableaux et graphiques visuellement attrayants qui mettent en évidence les modèles et facilitent la modélisation des résultats potentiels est très appréciée par la haute direction.
Comment fonctionne un système ERP ?
Pour fonctionner, les systèmes de planification des ressources d'entreprise adhèrent à une structure de données stricte et standardisée. Lorsque des données sont saisies dans une division, elles sont immédiatement accessibles aux autres personnes autorisées de l'entreprise. Ce format standardisé est utile pour garder tout le monde sur la même longueur d'onde. Prenons le cas d'un distributeur alimentaire régional avec plusieurs succursales qui partagent fréquemment des ressources, telles que des stocks et des employés. Les données sur la qualité, les ventes et le personnel sont toutes suivies de manière logique dans le système de planification des ressources de l'entreprise.
Ensuite, les informations en temps réel sont intégrées dans les flux de travail et les procédures de l'entreprise. Les opérations peuvent garantir que les niveaux de personnel correspondent aux modèles de trafic, et la direction peut voir si un emplacement est considérablement plus efficace pour éviter la détérioration qu'un site frère situé à quelques villes et tenter de comprendre pourquoi. La finance peut aider les PDG à décider s'ils doivent combiner en comparant les ventes aux loyers.
Lorsqu'une entreprise dispose de modules pour chaque fonction commerciale majeure et garantit une saisie rapide et correcte des données, c'est à ce moment-là que les systèmes ERP brillent vraiment. Et plus il y a de personnes qui peuvent bénéficier de ces informations, mieux c'est.
Un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) peut généralement être intégré aux différents systèmes d'entreprise d'une entreprise pour permettre le transfert transparent des données. De plus, ces informations en temps réel peuvent ensuite être appliquées à n'importe quel processus ou flux de travail dans l'instance ERP.
Principaux avantages de l'ERP
Les différents avantages d'un système de planification des ressources d'entreprise réussi dépendent des spécificités de la mise en œuvre du système. Par exemple, l'ERP sur site présente certains avantages que l'ERP cloud n'a pas. Cependant, il existe six avantages significatifs partagés par tous les systèmes ERP de pointe aujourd'hui :
- Moins risqué : augmentez la transparence et la gestion de l'entreprise, respectez tous les critères réglementaires et protégez-vous contre toute menace.
- Augmente la productivité : les informations sur les clients, les fournisseurs et les partenaires sont accessibles rapidement et facilement grâce aux systèmes ERP. En conséquence, nous avons des clients plus satisfaits et des travailleurs plus satisfaits, ainsi que des temps de réponse plus rapides et des niveaux de précision plus élevés. De plus, à mesure qu'une entreprise devient plus efficace, bon nombre des coûts associés à l'exploitation de cette entreprise diminuent.
- Améliore le travail d'équipe : les départements ont une plus grande capacité à travailler ensemble et à partager des informations ; une main-d'œuvre coopérative peut stimuler la productivité et le moral en aidant les travailleurs à comprendre leur rôle dans la réalisation des objectifs de l'entreprise. De plus, le temps auparavant consacré aux tâches manuelles routinières est libéré afin que les travailleurs puissent se concentrer sur des projets plus importants.
- Gains de flexibilité : Des opérations efficaces et un accès rapide aux données pertinentes vous permettent de saisir les opportunités au fur et à mesure qu'elles se présentent.
- Pour une informatique simplifiée : vous pouvez rationaliser l'informatique et simplifier la vie de chacun en passant à des applications ERP qui fonctionnent ensemble et partagent une seule base de données.
- Renforce le reporting : une meilleure visualisation des données en temps réel à partir d'un référentiel central peut être utile pour certaines entreprises. Les entreprises peuvent mieux planifier, budgétiser et prévoir leurs opérations, ainsi que mettre à jour les parties intéressées telles que les actionnaires, lorsque leurs rapports sont précis et complets.
Quels sont les éléments clés de la planification des ressources ?
La planification de la capacité, la prévision de la demande et la responsabilité sont les trois éléments sur lesquels repose une stratégie de planification des ressources. Les responsables de projets doivent être conscients à la fois de la capacité de production de l'entreprise et de la demande des clients.
Conclusion
En conclusion, la planification des ressources est utilisée dans la gestion de projet pour affecter et garder un œil sur les ressources disponibles. Lorsque les entreprises ont une stratégie de gestion de leurs ressources, elles sont mieux à même de réagir et de se remettre des revers. Le Digital Project Manager est une lecture incontournable pour quiconque souhaite en savoir plus sur les tenants et les aboutissants de la gestion de projet.
FAQ sur la planification des ressources
Quels sont les avantages de la planification des ressources ?
- Réduit les dépenses
- Aide à fournir un service supérieur aux clients
- Gain de temps
- Améliore l'allocation efficace des ressources
Qu'est-ce qu'un outil de planification des ressources ?
La planification des ressources est un type d'outil utilisé dans la gestion de projet qui aide à organiser et à allouer les ressources disponibles. De plus, vous pouvez voir quelle ressource travaille sur quel projet à quel moment et pendant combien de temps.
Articles similaires
- Planification de projet : un guide des techniques de planification de projet
- Tout ce que vous devez savoir sur un partenaire commercial
- Gestion des ressources humaines : définition et guide pour les petites entreprises
- Gestion des ressources : définition, importance et planification
- OFFBOARDING : Tout ce que vous devez savoir.
Référence
