Une organisation managériale matricielle permet aux salariés de reporter à plusieurs managers. Certaines entreprises utilisent la gestion matricielle pour rationaliser leurs opérations. Bien que ce type d'organisation ne convienne pas à tout le monde, il est essentiel de saisir ses avantages et son application afin d'évaluer s'il vous convient le mieux, à vous et à l'entreprise pour laquelle vous travaillez. Dans cet article, nous explorerons la structure de gestion matricielle, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que la meilleure façon de la mettre en œuvre sur votre lieu de travail.
Qu'est-ce que la gestion matricielle ?
La gestion matricielle est la structure organisationnelle utilisée par les entreprises pour répartir les tâches des employés et les faire rendre compte à de nombreux superviseurs. Le chef de projet et le responsable fonctionnel sont les deux chaînes de commandement de base dans le management matriciel.
En raison des nombreux styles de gestion matricielle, il est crucial de saisir ce qu'ils essaient d'accomplir afin d'évaluer si ce type de gestion vous convient, à vous et à votre entreprise.
Types de gestion matricielle
Les styles de gestion matricielle peuvent être divisés en trois catégories :
#1. Matrice faible
Le chef de projet a peu d'autorité dans ces systèmes matriciels. Cela pourrait signifier qu'ils ne sont pas signalés. Le pouvoir passe au responsable fonctionnel dans une matrice faible, tandis que les chefs de projet assument davantage un rôle de coordinateur de projet.
#2. Matrice équilibrée
Les chefs de projet et les responsables fonctionnels ont une autorité et un pouvoir égaux dans une matrice équilibrée. Les chefs de projet identifient les capacités requises pour un projet et les responsables fonctionnels allouent du personnel pour répondre à ces besoins. Les membres de l'équipe tiennent les deux gestionnaires au courant de leurs progrès et de leurs priorités.
#3. Matrice forte
Les chefs de projet ont le plus d'autorité dans une matrice solide, et les membres de l'équipe relèvent d'eux. Cela implique que les chefs de projet doivent également répartir les ressources et attribuer des responsabilités à chaque membre de l'équipe. Une matrice puissante a souvent un professionnel ayant le plus d'influence sur un projet, permettant aux membres de l'équipe de diriger leur communication vers cette direction unique.
Responsabilités et rôles dans une structure de gestion matricielle
Bien qu'une structure de gestion matricielle ait diverses fonctions, les suivantes sont les plus importantes.
#1. Employés de la matrice
Les contributeurs individuels d'une organisation matricielle sont appelés employés matriciels. Comme indiqué précédemment, les employés de la matrice et leurs compétences sont utilisés par plusieurs départements pour mener à bien divers projets. De ce fait, ils doivent rendre compte à leur responsable fonctionnel ainsi qu'à leurs supérieurs hiérarchiques. Il est également nécessaire qu'ils améliorent régulièrement leurs compétences et restent pertinents pour leur fonction actuelle afin d'être facilement déployés dans d'autres initiatives.
#2. Responsables fonctionnels
Les responsables fonctionnels (un autre mot pour les chefs de projet) sont en charge d'une certaine fonction ou d'un projet. Ils auront besoin de divers types de ressources pour s'acquitter de leurs obligations de livraison tout au long du cycle de vie du projet. En conséquence, ils contactent périodiquement les gestionnaires de ressources correspondants pour embarquer ou licencier les praticiens. Une fois que les ressources sont affectées à une unité fonctionnelle, c'est le rôle du gestionnaire fonctionnel de superviser leurs opérations quotidiennes. Lorsqu'elles sont déployées dans ce projet, les ressources ont une ligne de rapport en pointillé avec le responsable fonctionnel.
#3. Gestionnaires de ligne
Au sein de l'organisation matricielle, chaque ressource relève directement d'un supérieur hiérarchique ou d'un responsable de service. Ces managers sont en charge de tâches telles que les revues de performance, les ajustements de rémunération, les plans de formation et de développement, etc. Ils ne sont pas responsables des actions quotidiennes de leurs subalternes directs (DR), mais ils utilisent les commentaires sur les performances des responsables fonctionnels concernés pour prendre des décisions clés. Ils sont également connus sous le nom de gestionnaires du personnel, et la ligne hiérarchique entre un gestionnaire et un DR n'est pas fréquemment modifiée. Dans une organisation matricielle, un employé peut également servir à la fois de responsable fonctionnel et de responsable hiérarchique.
Comment mettre en œuvre la structure de gestion matricielle
Considérez les étapes suivantes pour déployer correctement une structure de gestion matricielle sur votre lieu de travail :
#1. Déterminez à qui les employés feront rapport.
La constitution d'une liste de l'ensemble du personnel et des projets en cours est la première étape de la mise en place d'un système de management matriciel dans l'entreprise. Une fois que vous avez déterminé quels talents sont requis pour un certain projet, affectez des employés ou des équipes à ces projets et identifiez à qui ils rendent compte.
Cela peut aider les employés à identifier leurs supérieurs et favoriser une communication plus efficace. Cela vous permet également, à vous et à votre personnel, d'être organisés et d'assurer le bon déroulement des opérations.
#2. Maintenir une communication claire
Il est essentiel que les gestionnaires vérifient auprès de leur personnel. Voyez s'il y a quelque chose que vous pouvez faire pour eux ou des questions auxquelles vous pouvez répondre.
Maintenir une bonne communication et être à l'écoute montrera à votre personnel que vous vous souciez d'eux et que vous êtes fiable. Contactez-les fréquemment, en particulier lorsque des problèmes surviennent.
Maintenez une ligne de contact ouverte avec vos différents managers si vous êtes un employé. Il est essentiel de les tenir informés de tout problème ainsi que de l'état d'avancement de votre projet. Il est également essentiel d'apprécier les pensées des membres de votre équipe.
Même si vous n'êtes pas d'accord avec eux, soyez un auditeur attentif et réceptif à ce qu'ils ont à dire. De bonnes relations avec votre direction, ainsi qu'avec les membres de votre équipe, peuvent aider le projet à progresser plus rapidement.
#3. Notez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Portez une attention particulière au succès et aux problèmes de chaque projet. Cela peut inclure si tout le monde communique avec succès, si les membres de l'équipe peuvent utiliser une certaine capacité d'une nouvelle manière ou si le projet bénéficierait d'une gestion moindre.
Prenez note de ce qui ne fonctionne pas afin d'éviter que des situations similaires ne se reproduisent à l'avenir. De même, rappelez-vous ce qui fait le succès de l'équipe et appliquez cette information au prochain projet.
Avantages d'une structure de gestion matricielle
Bien que la structure de gestion matricielle soit plus complexe que la structure hiérarchique, elle présente de nombreux avantages. La conception matricielle présente plusieurs avantages, notamment des objectifs de projet clairs, une utilisation efficace des ressources, une circulation fluide des informations et une formation pour les chefs de projet.
#1. Spécifier les objectifs du projet
La conception organisationnelle matricielle peut aider à clarifier les objectifs du projet. Lorsque votre équipe rend compte de ses progrès à la fois au chef de projet et au chef de service, il est essentiel d'établir les objectifs du projet. L'organisation du projet devient une priorité lorsque le chef de projet se sent soutenu par les autres membres de la haute direction.
Supposons que votre équipe travaille sur un projet de développement d'application. Parce que vous avez une structure matricielle, les développeurs informatiques vous rapportent en tant que chef de projet et directeur du service informatique. L'objectif du projet est de développer un logiciel mobile de recherche de mots clés pour les spécialistes du marketing. L'application est produite plus rapidement lorsque le chef du service informatique et le chef de projet communiquent un objectif de projet clair aux développeurs informatiques.
#2. Utilisation efficace des ressources
Parce que les équipes contiennent des professionnels de nombreux départements, la structure matricielle permet l'utilisation la plus efficace des ressources. Cela diminue les frais généraux ainsi que le temps nécessaire pour accomplir un travail. Il y a moins de managers par équipe dans une structure hiérarchique où chaque équipe rapporte à un seul manager. Parce qu'elles manquent de personnel avec des spécialités diverses, ces équipes peuvent prendre plus de temps pour terminer un seul livrable de projet.
Scénario: L'équipe qui développe l'application de recherche de mots clés peut inclure des spécialistes des services informatiques, financiers et marketing. Lorsque ces membres de l'équipe rendent compte avec succès à leurs chefs de service et chefs de projet, ils augmentent la productivité de l'équipe, gagnent du temps et terminent le projet plus rapidement.
L'équipe matricielle permet d'économiser de l'argent puisque les entreprises devraient réorganiser les équipes et peut-être embaucher de nouveaux membres chaque fois qu'un nouveau produit ou service est développé sans un groupe combiné de spécialistes.
#3. Libre circulation des informations
Travailler dans une structure matricielle permet aux informations de circuler librement entre les équipes, car chaque équipe rend compte à de nombreux responsables. Dans une structure hiérarchique, les membres de l'équipe doivent se rappeler de relayer les informations, mais la matrice nécessite un flux d'informations. La communication d'informations à plusieurs responsables peut sembler chronophage, mais avec le bon système de gestion de projet en place, les membres de l'équipe doivent effectuer peu ou pas de travail supplémentaire.
Scénario: Si l'équipe de développement de l'application de recherche de mots clés faisait simplement rapport au chef de projet, les informations sur un correctif de bogue pourraient être perdues. Cependant, lorsque cela fait partie du processus matriciel, la transmission d'informations au responsable du service informatique est simple.
#4. Formation à la gestion de projet
La structure distincte de l'organisation matricielle confère aux chefs de projet une grande autorité. Les chefs de projet sont chargés de guider leurs équipes tout au long du cycle de vie du projet. Cette structure teste les chefs de projet et les prépare à devenir des managers transverses dans d'autres domaines.
Scénario: Votre équipe rencontre plusieurs corrections de bogues et un retard dans le calendrier du projet tout en travaillant sur ce projet. En tant que chef de projet, il est de votre devoir de collaborer avec le chef du service informatique pour résoudre avec succès tous les problèmes. En conséquence, vous vous découvrez une passion personnelle pour l'informatique, ainsi qu'une future opportunité professionnelle potentielle.
#5. Rétention d'équipe
Parce que les spécialistes sont positionnés ensemble, l'équipe produit reste forte dans l'organisation matricielle. Ces membres de l'équipe sont affectés à des chefs de projet après avoir travaillé sous des chefs de département fonctionnels. Travailler avec des spécialistes est généralement agréable et peut améliorer les performances du projet.
Scénario: Au cours du projet d'application de recherche de mots clés, l'équipe du projet est composée de nombreux spécialistes de l'informatique, du marketing et des finances qui comprennent les subtilités du développement d'une application pour les utilisateurs de téléphones. Ce groupe de spécialistes continuera très probablement à collaborer sur de nombreux projets à l'avenir.
Inconvénients de la structure organisationnelle matricielle
L'organisation matricielle, comme la structure de rapport hiérarchique, présente des inconvénients. La majorité des inconvénients proviennent de la complexité de cette structure. Bien que des conceptions complexes puissent être bénéfiques lorsqu'elles fonctionnent, elles peuvent également provoquer des désaccords et rendre les choses plus compliquées.
#1. Style de rapport complexe
La complexité de l'organisation matricielle peut être négative car les équipes peuvent avoir des difficultés à déterminer à qui rendre compte et quand. Bien que l'objectif de la matrice soit d'aider les équipes, elle a le potentiel de compliquer les projets et de confondre l'ensemble du processus.
Solution: La meilleure méthode pour éviter un échec de rapport est de s'assurer que chaque membre de la matrice comprend à qui et comment faire rapport. La structure matricielle peut être simplifiée en utilisant un logiciel de gestion de projet intuitif qui prend en charge la collaboration entre équipes.
#2. Temps de réponse lent
La complexité de la matrice peut retarder les temps de réponse, ce qui peut retarder le projet. La nécessité de remonter l'information à plusieurs personnes entraîne des temps de réaction lents. Avoir plus d'individus qui participent est une chose positive, mais il faut du temps pour communiquer des informations à d'autres personnes.
Solution: L'utilisation d'un système de gestion de projet résoudra le problème des faibles temps de réponse de la structure matricielle. En tant que source unique de vérité, Asana peut réduire la duplication des efforts et accroître la visibilité parmi les équipes et les dirigeants.
#3. Idées contradictoires
Lorsque le chef de projet et le chef de service ne sont pas sur la même longueur d'onde, des conseils contradictoires se produisent. Si la structure matricielle vise à favoriser le travail d'équipe, selon les personnalités impliquées, elle peut avoir l'effet inverse.
Pour éviter des directives contradictoires, mettez en place un mécanisme qui permet aux gestionnaires de se connecter directement les uns aux autres. Les responsables qui sont alignés sur les objectifs du projet et qui restent sur la même longueur d'onde peuvent empêcher les membres de l'équipe de se sentir pris au milieu.
#4. Conflit potentiel
La principale distinction entre une structure matricielle et une structure hiérarchique est que les membres de l'équipe dans une structure matricielle relèvent de deux responsables. Cela complique l'organisation matricielle et impose de plus grandes responsabilités aux membres de l'équipe. Avoir deux managers peut fournir plus de commentaires et d'assistance aux membres de l'équipe, mais cela peut également provoquer des conflits.
Solution: Il est essentiel que le chef de service et le chef de projet communiquent afin d'éviter les conflits potentiels. Lorsqu'il y a un conflit entre managers, il ne devrait pas être de la responsabilité de l'équipe de choisir entre eux. Les gestionnaires peuvent éviter les conflits en établissant des objectifs de projet clairs dès le départ et en travaillant ensemble pour générer un résultat réussi, que ce soit en personne ou via des plateformes virtuelles.
#5. Gestion des priorités
Si les superviseurs ne collaborent pas, il peut être difficile pour les membres de l'équipe de jongler avec les priorités dans une structure matricielle. Si le chef de service estime que ses tâches sont les plus importantes et que le chef de projet est d'accord, l'équipe peut avoir du mal à décider quel conseil du responsable prioriser.
Lorsque les membres de l'équipe ont de la difficulté à prioriser les tâches en raison d'une mauvaise communication entre les superviseurs, il appartient aux gestionnaires de discuter des tâches de l'équipe et de choisir ce qui doit être fait en premier. La plupart des défis qui peuvent survenir en raison de la structure matricielle peuvent être résolus avec une bonne participation de l'équipe, une communication et une clarté.
Compétences requises pour devenir un MatrixLeader efficace
Un chef de projet ou un responsable hiérarchique guide l'équipe vers le succès. De ce fait, ils doivent développer des soft skills pour assurer le bon fonctionnement de l'équipe.
Voici quelques-uns des plus remarquables :
#1. Règlement des différends
Lorsque des membres du personnel de différents services collaborent sur un projet, ils apportent plusieurs points de vue à la table, ce qui entraîne souvent des désaccords et des divergences. Pour résoudre ces différences et maintenir l'harmonie de l'équipe, chaque manager doit acquérir des compétences pratiques en résolution de conflits.
#2. Communication et coopération
Un chef de projet ou un responsable fonctionnel est chargé de communiquer les rôles et les tâches à tous les membres de l'équipe tout en maintenant la transparence. En conséquence, ils doivent avoir de fortes capacités de communication. De plus, une structure matricielle nécessite l'échange transparent de connaissances, de fichiers, etc. entre les départements, faisant de la collaboration un ensemble de compétences essentielles pour les managers.
#3. Capacités analytiques qui ont été affinées
Un chef de projet et un gestionnaire de ressources dans une organisation matricielle peuvent rencontrer diverses difficultés qui peuvent avoir un impact sur un projet. La répartition inégale de la charge de travail, le désengagement, la baisse de productivité, les pertes facturables, les dépassements de calendrier/budget, etc. en font partie. Les gestionnaires doivent améliorer leurs compétences analytiques afin de porter des jugements éclairés, de construire le projet et le plan de ressources les mieux adaptés et de faire face à ces problèmes.
#4. Statut influent
Une bonne capacité de persuasion est nécessaire pour mettre tout le monde sur la même longueur d'onde, voir la situation dans son ensemble et inciter tout le monde à tendre vers un objectif commun.
Pour inciter les autres à emboîter le pas, un gestionnaire efficace doit donner l'exemple et faire preuve d'une bonne éthique.
#5. Compétence en résolution de problèmes
Un état d'esprit de résolution de problèmes est essentiel pour rester au fait des défis et les résoudre plus rapidement et efficacement. En conséquence, chaque responsable fonctionnel et hiérarchique doit avoir un état d'esprit positif ainsi qu'une stratégie de résolution de problèmes.
Conclusion
Une organisation matricielle est un modèle d'organisation hiérarchique qui s'est avéré efficace en termes de productivité et d'organisation au travail. Cependant, organiser l'organisation par projet n'est pas le secret du succès. La stratégie de gestion correspondante est tout aussi significative. Pour récolter les véritables avantages de ces types de structures organisationnelles à long terme, il est essentiel de garantir que les managers comprennent comment communiquer, gérer leurs émotions et prendre des décisions futures dans le meilleur intérêt de l'entreprise. La gestion de projet agile, ainsi que d'autres initiatives telles que la gestion de la diversité et l'innovation frugale, sont donc fortement conseillées.
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Bibliographie
