Ne soyez pas trop confiant que la performance d'un employé ne sera pas en deçà des attentes, même si une organisation sélectionne des travailleurs compétents qui peuvent accomplir leurs tâches sans l'interférence des gestionnaires. D'où la nécessité d'une gestion active par exception. Lorsque les managers contrôlent les zones problématiques, la gestion par exception est généralement la plus efficace. Cet article vous aidera à en savoir plus sur la gestion active et passive des exceptions.
Qu'est-ce que la gestion par exception ?
La gestion par exception est le système de détection et de signalement d'une situation à la direction uniquement lorsqu'un membre du personnel de niveau supérieur est réellement dans le besoin.
Les gestionnaires utilisent le concept de gestion par exception pour se concentrer sur les domaines cruciaux de la performance de l'entreprise plutôt que sur l'ensemble de l'entreprise. Les managers n'ont d'intérêt que dans les domaines où il existe des écarts significatifs par rapport aux prévisions standard ou budgétées. C'est aussi une technique de travail courante dans les secteurs financier et commercial. Sur certaines questions, cette technique n'inclut que les managers des salariés.
Un employé qui supervise le budget de l'entreprise, par exemple, peut n'avoir besoin d'alerter son responsable que si le compte passe en dessous d'un seuil spécifié. Cette technique permet aux experts de travailler de manière autonome, ce qui donne à la direction plus de temps pour se concentrer sur des questions plus urgentes que les opérations quotidiennes. Cela garantit également que les professionnels de la gestion consacrent la majorité de leur temps et de leurs efforts à élaborer de nouvelles règles et à faire des choix d'entreprise plutôt qu'à participer aux opérations quotidiennes.
De plus, l'objectif principal est d'optimiser l'utilisation du temps de gestion en ne les incorporant que lorsqu'il y a un écart significatif par rapport aux performances commerciales régulières ou normales.
Ainsi, ils auront plus de temps pour se pencher sur une question très importante où il y a de grandes différences. Mais pour pouvoir accorder toute leur attention au problème et le résoudre. D'un autre côté, les employés de niveau inférieur peuvent traiter directement d'autres problèmes plus petits. Cette méthode donne à la direction un rapport court et détaillé qui ne change pas grand-chose et couvre toutes les parties importantes du problème. Il aide la direction à trouver et à éliminer les obstacles qui nécessitent des décisions et les bonnes actions à prendre.
Comment fonctionne la gestion par exception ?
La gestion par exception fonctionne de la manière suivante :
#1. Établir une base de référence pour les opérations régulières
L'organisation doit établir une norme pour les opérations quotidiennes afin de sélectionner les problèmes que les employés doivent signaler aux superviseurs. Chaque employé connaît les événements normaux de la journée de travail et les normes de l'industrie sur des questions spécifiques.
#2. Création d'une structure hiérarchique
Lorsqu'elles utilisent la « gestion par exception », certaines entreprises organisent leur direction de manière à ce que les gestionnaires de niveau inférieur s'occupent des petits problèmes et que les gestionnaires de niveau supérieur s'occupent des gros problèmes. Même si toutes les entreprises n'utilisent pas cette façon de hiérarchiser la gestion par exception, celles qui le font savent à qui les employés doivent signaler certains problèmes.
#3. Évaluations du rendement des employés
Lorsque les responsables évaluent les performances des employés, ils peuvent voir comment la productivité de leurs employés se compare à la norme commerciale souhaitée. La surveillance de l'activité de l'entreprise est une étape cruciale dans le contrôle de mon exception, car elle permet aux responsables et aux autres employés de savoir quand ils ont besoin de l'aide du responsable.
#4. Examiner et résoudre les problèmes
Une fois que les professionnels trouvent des situations ou des données qui sortent de l'ordinaire pour l'entreprise, ils en informent le bon responsable. Le gestionnaire s'occupe alors du problème seul ou en groupe. Par exemple, si un responsable constate qu'un département n'atteint pas ses objectifs de production, il l'examinera. Alors, ils trouvent un moyen de résoudre le problème et de ramener l'entreprise à son ancienne gloire.
Gestion passive et active par exception
La gestion active par exception signifie que le gestionnaire est proactif dans la gestion des situations, l'assistance aux problèmes, la participation à toutes les activités en temps réel et la surveillance de ce que font ses employés pour éviter les erreurs. La gestion passive, par exception, est celle où la direction n'intervient que lorsque les objectifs prévus ne sont pas atteints. Des changements de planification sont nécessaires et des corrections sont nécessaires. Cette stratégie de gestion passive par exception n'est normalement utilisée qu'en cas d'événement rare. La gestion passive ou active par exception est indispensable, et vous pouvez utiliser l'une ou l'autre selon les besoins de votre entreprise.
Une approche passive convient aux entreprises à l'atmosphère décontractée et aux employés conscients de leurs tâches et obligations. Il peut être bénéfique de stimuler le moral et l'indépendance des employés. Alors qu'une approche plus active utilise des employés moins attentifs avec moins de personnel, les organisations plus strictes ont besoin de conseils étape par étape pour mener à bien leur travail.
Par ailleurs, la gestion par exception englobe à la fois la gestion « active » et la gestion « passive ». Comme on pourrait le penser, la gestion active par exception consiste à aider les individus à résoudre des défis et à s'efforcer de prévenir les problèmes. En revanche, l'approche passive de la gestion par exception implique que nous n'intervenons qu'en cas de problème. Gérer par exception n'implique pas nécessairement qu'un leader est totalement inaccessible et inaccessible. Un leader peut toujours participer à des pratiques de gestion plus actives pour encourager les membres de son équipe en cours de route.
Les Principes de Management par Exception
Ce sont les principes que les professionnels utilisent pour décrire la gestion
#1. Délégation
L'affectation de tâches moins prioritaires est le fonctionnement de la gestion par exception. Les employés effectuent des activités plus basiques et aident à gérer la production. Cependant, cette technique commerciale n'exige pas que les gestionnaires soient actifs dans toutes les parties des opérations quotidiennes d'une entreprise. Les managers sont chargés d'activités plus importantes, telles que la prise de décisions financières à l'échelle de l'entreprise et l'application des normes sur le lieu de travail.
# 2. Organisation
Les professionnels utilisent leurs compétences organisationnelles pour garder un œil sur les différences par rapport aux normes de l'entreprise. C'est nécessaire pour que la gestion par exception fonctionne bien dans une entreprise. Les experts examinent ensuite comment sont les dirigeants de leur entreprise afin de déterminer à qui parler de la différence.
#3. Perfectionnement professionnel.
La gestion active par exception aide les professionnels à se développer en établissant une norme de productivité pour une entreprise. De plus, les professionnels doivent pouvoir gérer les petits problèmes sans être surveillés. Les employés qui ne respectent pas les productivité standard peuvent être en mesure de comprendre et de planifier comment améliorer leur performance au travail en utilisant la norme.
#4. Productivité
Le but de la gestion des pratiques de productivité par exception est de promouvoir un milieu de travail actif et efficace. La gestion par exception aide les entreprises à y parvenir en veillant à ce que les professionnels de haut niveau se concentrent sur le développement de l'entreprise tandis que d'autres professionnels aident à atteindre les objectifs opérationnels quotidiens.
#5. Objectifs communs
Les entreprises fixent des objectifs d'entreprise lorsqu'elles conviennent d'un niveau de normes de production sur le lieu de travail. Les employés de l'entreprise travaillent ensuite à l'atteinte de ces objectifs en adhérant aux normes de l'entreprise.
#6. Analyse
Les gestionnaires et le personnel surveillent les opérations de l'entreprise en utilisant des idées et des compétences analytiques. Cela permet aux professionnels de maintenir les normes de l'entreprise et de détecter tout problème potentiel. Les gestionnaires utilisent également l'analyse pour trouver des réponses à ces questions.
Les avantages du management par exception
Cette approche peut être utilisée à diverses fins. Ils sont les suivants :
- Cela réduit le nombre de résultats financiers et opérationnels que la direction doit examiner, ce qui permet de mieux utiliser son temps.
- Le management par exception permet aux managers de piloter efficacement leurs entreprises en déléguant le travail. Les gestionnaires se concentrent sur la réalisation de la vision de l'entreprise, tandis que d'autres employés s'occupent des tâches quotidiennes qui permettent à l'entreprise de fonctionner. Cela permet à tous les employés de rester productifs tout en se spécialisant dans des tâches spécifiques.
- Les managers peuvent établir des priorités claires en définissant un référentiel de productivité pour l'entreprise.
- Les employés peuvent être plus disposés à assumer plus de responsabilités au travail s'ils ont la possibilité de travailler seuls de temps à autre.
- Les professionnels qui pratiquent la gestion par exception réagissent immédiatement à chaque situation qui se présente. Cela peut aider les entreprises à résoudre les problèmes en temps opportun.
- Il favorise également communication efficace, permettant aux managers de découvrir des solutions rapides aux problèmes.
- Une option de rapport peu invasive consiste à configurer le rédacteur de rapport lié au système de comptabilité pour imprimer automatiquement des rapports à certains intervalles qui contiennent les niveaux d'exception prédéterminés.
- Ce concept permet aux employés d'adopter leurs propres approches pour obtenir les résultats budgétés de l'entreprise. La direction n'interviendra qu'en cas de circonstances exceptionnelles.
- Les commissaires aux comptes de la société s'enquièrent des écarts majeurs dans le cadre de leurs opérations d'audit annuelles. Par conséquent, la direction doit analyser ces questions avant l'audit.
Inconvénients d'une gestion exceptionnelle.
Le paradigme de la gestion par exception présente divers défauts, qui sont les suivants :
Si le budget était mal construit, il pourrait y avoir un grand nombre de variations, dont beaucoup sont inutiles et feraient perdre du temps à quiconque les rechercherait.
- Il est nécessaire que les analystes financiers fassent des résumés des écarts et les envoient à la direction. Pour cette raison, l'idée a besoin d'une couche supplémentaire de frais généraux d'entreprise pour fonctionner correctement. Un mauvais analyste peut également passer à côté d'un problème qui pourrait être très important et ne pas le porter à l'attention de la direction.
- Cette notion repose sur une structure de commandement et de contrôle, dans laquelle les situations sont surveillées et les décisions sont prises par un groupe centralisé de cadres supérieurs. Au lieu de cela, vous pouvez avoir une structure organisationnelle décentralisée dans laquelle les responsables locaux peuvent vérifier les conditions quotidiennement et ainsi éviter l'exigence d'un système de rapport d'exception.
- L'idée est que seuls les managers peuvent remédier aux écarts. Il n'y aurait pas besoin de gestion par exception si une entreprise était conçue de manière à ce que le personnel de première ligne puisse faire face à la plupart des variations dès qu'elles surviennent.
- Il est possible qu'il ne parvienne pas à prendre des mesures prophylactiques. Cela signifie qu'une entreprise pourrait être mieux à même de traiter un problème que de l'empêcher de se produire.
- Cela nécessite une surveillance constante. Étant donné que ces cadres ne sont pas impliqués dans les opérations quotidiennes, ils comptent sur d'autres spécialistes pour les tenir au courant de tout problème qui survient.
Qu'est-ce que la gestion par style de leadership d'exception ?
Lorsque quelque chose ne va pas dans le processus de production, le gestionnaire qui pratique la gestion active par exception corrige immédiatement la situation. Dans la gestion passive par exception, le leader n'intervient que lorsque les objectifs ne sont pas atteints ou lorsque les problèmes deviennent incontrôlables.
Quels sont les deux types de gestion par exception ?
L'une est la gestion active par exception, à laquelle le leader participe activement et supervise ses subordonnés pour se prémunir contre les erreurs. Deuxièmement, la gestion passive basée sur les exceptions.
Quel est l'inconvénient du MBE ?
Le plus gros inconvénient du MBE est que seuls les managers ont le pouvoir de faire des choix vraiment cruciaux, ce qui peut être décourageant pour les travailleurs des niveaux inférieurs. 1. Le plus grand inconvénient du MBE est que seuls les managers ont le pouvoir de faire des choix vraiment cruciaux, ce qui peut être démoralisant pour les travailleurs des niveaux inférieurs.
Quel est le processus de MBE?
Les quatre étapes de la gestion par exception sont les suivantes : établir les objectifs et définir la norme acceptable. évaluer la performance pour déterminer si elle est sur la bonne voie. examiner le produit du travail ou les données pour repérer les écarts de performance par rapport aux objectifs examiner et résoudre les écarts par rapport à la norme.
Les gens normaux peuvent-ils obtenir un MBE ?
Tant qu'ils correspondent aux normes requises pour l'honneur de la reine, n'importe qui peut être nominé pour un MBE. Un prix MBE peut être décerné pour diverses réalisations, mais il est souvent décerné en l'honneur de réalisations locales ou pour un service communautaire « pratique » qui a inspiré les autres.
FAQ sur la gestion par exception
Qu'est-ce que la gestion par leadership d'exception ?
Lorsqu'un dirigeant gère par exception, il ne souhaite que les événements inhabituels signalés. Si tout va bien, ils ne sont pas nécessaires. Ils ne seront contactés qu'en cas d'événement exceptionnel.
Quels sont les risques d'une gestion par exception ?
- Il a besoin d'un solide système d'enregistrement et d'évaluation.
- Cela rajoute à la paperasse.
- Jusqu'à ce que la situation devienne critique, le système reste silencieux.
- Certains aspects critiques, comme le comportement individuel, sont difficiles à quantifier.
La gestion par exception est-elle bonne ?
Oui, car c'est un excellent moyen de gérer n'importe quel type d'entreprise. Les managers l'utilisent pour garder leur attention sur la performance de l'entreprise plutôt que sur l'ensemble de l'unité commerciale.
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