Une forte orientation professionnelle aide les employés à se familiariser avec une entreprise. Cela peut conduire à une meilleure productivité, à des membres d'équipe plus collaboratifs et à des taux de rétention plus élevés. En tant que gestionnaire, vous devez établir une procédure d'orientation professionnelle claire à suivre par les nouvelles recrues afin qu'elles se sentent à l'aise, confiantes et prêtes à faire un travail utile. Dans cet article, nous discuterons de ce qu'est une orientation professionnelle, des avantages d'en avoir une, de ce qu'il faut y inclure et de la façon de s'y préparer.
Qu'est-ce qu'une orientation métier ?
Une orientation professionnelle a lieu au cours des premiers jours d'embauche d'un nouvel employé. Cela implique de les présenter à leur équipe, de démontrer leur espace de travail et de remplir la documentation des nouveaux employés. Les employés passeront généralement une partie de leur orientation professionnelle à examiner les informations d'intégration telles que le code vestimentaire, les avantages et le salaire.
Un nouvel employé passera également sa procédure d'orientation professionnelle dans le département dans lequel il travaillera. Vous pouvez profiter de ce temps pour leur expliquer leurs tâches quotidiennes, les familiariser avec les logiciels ou l'équipement qu'ils utiliseront et les présenter aux membres de l'équipe avec lesquels ils travailleront. Le processus d'orientation professionnelle doit être accueillant et confortable pour les nouveaux employés, les faisant se sentir les bienvenus et enthousiastes à l'idée de commencer leurs tâches.
Avantages d'un processus d'orientation professionnelle
Permettre aux travailleurs de se familiariser avec leur rôle et l'organisation par le biais du processus d'orientation professionnelle peut augmenter leur niveau de confort et les encourager à fournir un travail de qualité. Voici quelques-uns des avantages les plus courants de la conduite d'un processus d'orientation professionnelle :
#1. Fournit une compréhension claire des normes de l'entreprise et des obligations professionnelles :
Les employés qui obtiennent des informations spécifiques sur les politiques, les normes et les responsabilités au cours du processus d'orientation sont plus susceptibles d'obéir aux règles de l'organisation ou d'accomplir leurs tâches plus clairement.
#2. Augmente la productivité et l'efficacité :
Donner aux employés un processus d'orientation professionnelle clair et complet peut renforcer leur confiance en leurs capacités à fournir un travail de qualité qui correspond aux objectifs de l'organisation. Cela permet également aux individus de se sentir plus à l'aise et confiants, ce qui réduit le nombre d'erreurs au travail et augmente les niveaux de production.
#3. Encourage un environnement plus collaboratif :
Lorsque vous établissez un processus d'orientation qui invite et accueille les nouveaux employés dans leurs équipes, ils se sentent plus connectés à leurs collègues et sont plus inspirés à s'engager avec les membres de l'équipe et les superviseurs.
Que devrait inclure une orientation professionnelle ?
Lorsque les employés commencent leur nouveau travail, vous devez vous assurer que leur orientation couvre tout ce qu'ils doivent savoir. La liste ci-dessous vous permettra de ne négliger aucun fait important lorsque vous créerez l'orientation professionnelle la plus réussie possible.
#1. Aperçu de l'organisation
Même si votre processus d'entretien est approfondi, les travailleurs potentiels auront des questions sur l'entreprise, ses principes et sa culture. Si vous partagez ces informations à l'avance, vous serez en mesure d'anticiper certaines des demandes les plus courantes des nouveaux employés.
#2. Procédures et politiques
Cet aspect du processus d'orientation professionnelle n'est peut-être pas agréable, mais il est nécessaire. Les politiques et procédures de l'entreprise (P&P) décrivent toutes les règles et réglementations que les employés doivent suivre au travail. Celui-ci contient des règles de sécurité, des directives sur le code vestimentaire, des politiques d'équité et des informations sur la manière dont les violations P&P sont traitées.
#3. Avantages et informations de paiement
Les employés doivent recevoir toutes les informations dont ils ont besoin concernant les avantages et les paiements dès le départ. C'est l'un des aspects les plus déroutants du démarrage d'un nouvel emploi. Les employés peuvent être distraits pendant des jours si les questions sur les prestations de bien-être, la couverture d'assurance et la paie ne sont pas traitées efficacement.
#4. Responsabilités et rôles
Les gestionnaires seront confus si les tâches et les responsabilités ne sont pas clairement définies avant le début d'une nouvelle recrue. L'orientation des employés devrait définir ce qui est et n'est pas dans leur description de poste. Cela aidera les nouveaux membres de l'équipe à rester concentrés sur le travail important.
#5. Visite des installations
Il s'agit d'un élément essentiel de l'orientation professionnelle si vos nouveaux employés sont sur place ou participent à un travail hybride. Plus important encore, une visite des installations indique au nouvel employé où se trouve son bureau ou où il peut travailler. Sur le plan pratique, la visite devrait impliquer non seulement de leur montrer où se trouvent la salle de repos et les toilettes du bureau, mais également où ils peuvent obtenir du café, des collations et des fournitures de bureau.
#6. Présentation de la nouvelle équipe
Enfin, les présentations d'équipe devraient être incluses dans l'orientation professionnelle. Cela inclut les personnes avec qui vos nouvelles recrues travailleront au quotidien. Vous souhaiterez peut-être également faciliter les présentations à des collaborateurs potentiels. Par exemple, un nouveau responsable marketing souhaitera peut-être demander conseil à un responsable des ventes pour une campagne.
C'est aussi une bonne idée d'inviter les membres de l'équipe existante à rencontrer les nouvelles recrues pour les saluer et leur expliquer comment ils vont (ou pourraient travailler ensemble à l'avenir).
#7. Considérations sur l'orientation professionnelle à distance
De nombreux employés organisent désormais des orientations professionnelles virtuellement. Malgré les limites, ce type d'orientation peut être tout aussi intéressant et significatif qu'en personne. Voici quelques conseils pour rendre les équipes virtuelles aussi précieuses que les employés sur site :
- Au lieu d'une visite des installations, présentez à ces employés des applications telles que Slack et Zoom, ainsi que des connexions à des ressources de formation à distance.
- Assurez-vous que les embauches virtuelles sont au courant de tous les avantages applicables (par exemple, une allocation pour acheter des fournitures de bureau à domicile) et réfléchissez à la manière de procéder à l'intégration virtuelle.
- Aidez les nouveaux employés à s'intégrer en diffusant des informations sur les réunions sociales virtuelles, les réunions à l'échelle de l'entreprise, etc.
- Organisez une rencontre virtuelle « faites connaissance » pour offrir à la nouvelle équipe de l'employé l'occasion de dire bonjour.
- Avec un e-mail festif, accueillez les nouveaux employés dans l'entreprise ou le service.
- Aidez la nouvelle recrue à planifier des rendez-vous de café virtuels avec les principales parties prenantes.
Orientation des nouveaux employés : comment se préparer
Toute excellente orientation professionnelle commence avant même que la nouvelle recrue ne franchisse la porte. Les employés se sentiront accueillis, à l'aise et en confiance dès le départ si vous vous préparez à l'avance.
Voici quelques conseils pour aider les RH, les opérations humaines et les managers à se préparer à l'orientation.
#1. Partagez le plan à l'avance.
Partagez les plans d'orientation avec le nouveau personnel à l'avance - au moins une semaine si possible - pour assurer une transition en douceur. Cela peut être aussi simple qu'un e-mail décrivant l'horaire de leur premier jour. Si vous vous sentez aventureux, vous pouvez développer un dossier de bienvenue numérique complet avec une FAQ. Les employés apprécieront, peu importe comment vous le faites, si vous leur donnez une indication de ce à quoi s'attendre.
#2. Préparez vos ressources et votre équipement.
Ne négligez pas cette étape vitale en essuyant leur nouveau bureau ou en leur envoyant un ordinateur portable. Assurez-vous que tout est prêt pour que les employés passent une première semaine de travail réussie, d'une souris d'ordinateur supplémentaire au manuel de l'employé.
#3. Assurez-vous que votre équipe est prête à vous souhaiter la bienvenue.
Avant le premier jour de la nouvelle embauche, communiquez avec le personnel actuel. Cela facilitera la transition s'ils acceptent d'aider à l'accueil d'un nouveau membre de l'équipe. Les horaires peuvent également être coordonnés pour s'assurer que tout le monde est accessible pour un déjeuner de bienvenue ou une pause-café.
5 conseils pour une orientation professionnelle fluide des nouveaux employés
Ces 5 conseils vous aideront à créer la meilleure expérience d'orientation des employés possible maintenant que vous savez ce qu'il faut inclure et comment vous y préparer.
#1. Concentrez-vous sur les exigences de la nouvelle recrue.
Certains séminaires d'orientation professionnelle passent beaucoup trop de temps à discuter de l'organisation. Cependant, des études suggèrent que mettre l'accent sur l'identité d'un nouvel employé est beaucoup plus efficace en termes de rétention des employés.
Au lieu d'apprendre aux nouveaux employés à être adaptés à la culture, essayez de créer des opportunités pour qu'ils soient un « ajout de culture ». Engagez des conversations sur le but et les valeurs personnelles pendant l'orientation professionnelle. Renseignez-vous sur la façon dont les nouveaux employés ont l'intention de contribuer. Plutôt que de projeter des exigences comportementales, ces discussions peuvent aider à créer un sentiment d'appartenance.
#2. Faites-leur sentir les bienvenus tout de suite.
Le premier jour, les nouveaux employés risquent de se sentir dépassés. De petits gestes pour aider les gens à se sentir à l'aise feraient beaucoup de chemin. Vous pouvez, par exemple, laisser un t-shirt de marque sur leur bureau ou les accueillir avec du café fraîchement moulu et des pâtisseries pour le petit-déjeuner. C'est la pensée qui compte dans cette circonstance.
#3. Faites un horaire.
Vous pouvez gagner du temps en concevant un calendrier d'orientation professionnelle. Vous anticiperez et éviterez de nombreuses questions si vous en discutez avec toutes les personnes concernées. Cela vous permettra de concentrer vos efforts sur ce qui est important : aider le nouvel employé à effectuer une transition en douceur.
#4. Utilisez une liste de contrôle d'orientation informatisée.
Une liste de contrôle numérique pour les nouveaux employés, comme un emploi du temps, garantira que tout le monde (et tout) est sur la même longueur d'onde. Il peut être créé avec une solution d'engagement des employés telle qu'Asana ou avec une feuille de calcul de base. Dans tous les cas, la liste de contrôle vous aidera à suivre l'évolution du nouvel employé et à le garder organisé.
#5. Faites des exercices de team building.
Le team-building a peut-être une mauvaise réputation, mais ça marche. C'est un outil puissant pour construire une collaboration future et éviter la maladresse qui accompagne tant de présentations lors de l'orientation. C'est l'un des meilleurs moyens d'intégrer un nouvel employé, qu'il s'agisse d'une activité de consolidation d'équipe virtuelle ou d'un exercice de définition d'objectifs d'équipe.
#6. Demander des commentaires
Enfin, les orientations professionnelles les plus efficaces évoluent dans le temps. Profitez de cette occasion pour découvrir ce que les nouveaux employés pensent du programme. Vous pouvez utiliser un sondage par e-mail ou demander des commentaires informels après avoir été au travail pendant quelques semaines. L'élément le plus crucial de la réception d'un feedback est de le mettre en action.
À quoi s'attendre en tant qu'employé lors d'une orientation professionnelle
Attendez-vous à rencontrer beaucoup de gens et à absorber beaucoup d'informations si vous assistez à une nouvelle orientation professionnelle.
#1. Operations commerciales.
Votre employeur vous informera très probablement sur les processus quotidiens, tels que le pointage des entrées et des sorties, où ranger vos biens et quoi porter, ainsi que vous expliquera vos responsabilités et vos tâches et vous présentera les personnes que vous serez travailler avec. Vous serez également informé de vos revenus, de vos avantages sociaux et de vos heures de travail.
#2. Séances d'orientation individuelles versus séances d'orientation de groupe.
Vous pouvez faire partie d'une orientation de groupe ou vous pouvez être seul, selon la taille de l'organisation et le nombre de nouveaux travailleurs. L'orientation peut être formelle, avec des sessions programmées sur un ou plusieurs jours, ou elle peut être plus décontractée, sans ordre du jour fixe.
#3. Questions et réponses.
Comme on vous présente tant de nouvelles informations, vous aurez sans aucun doute de nombreuses questions. Bien qu'il soit crucial d'être un auditeur engagé, n'hésitez pas à soulever des problèmes ou des préoccupations, mais faites-le d'une manière prévenante qui ne perturbe pas l'ensemble du processus d'orientation.
#4. Orientation à distance.
Si vous travaillez à distance ou selon un horaire mixte, votre orientation pourrait avoir lieu en ligne. On vous montrera comment vous connecter et accéder aux informations dont vous aurez besoin pour vous familiariser avec votre nouveau travail.
Comment se préparer en tant qu'employé à une nouvelle orientation professionnelle
Bien que vous ne devriez pas trop vous soucier d'une nouvelle orientation professionnelle - après tout, votre employeur sait très bien que c'est votre premier jour -, vous pouvez faire certaines choses pour que le processus se déroule le mieux possible.
Voici quelques conseils pour vous diriger vers une nouvelle orientation professionnelle :
#1. Confirmation par téléphone ou email
Cela ne fait pas de mal d'appeler ou d'envoyer un courriel à votre employeur quelques jours avant l'orientation pour voir s'il y a quelque chose de spécifique que vous devez apporter ou quelque chose que vous devez savoir à l'avance. Certaines entreprises, par exemple, vous suggèrent de lire le manuel de l'employé avant votre orientation - et si vous recevez des documents à l'avance, assurez-vous de les prendre avec soin. Il n'y aura pas de surprises le jour de l'orientation de cette façon.
#2. Comment s'habiller
Ayez l'air professionnel et soigné, et habillez-vous avec le même niveau de formalité que lors de votre entretien, sauf indication contraire. Portez des chaussures confortables si vous prévoyez d'être debout toute la journée.
#3. Arrivez plus tôt
N'oubliez pas de prévoir du temps pour trouver la place, le stationnement et l'enregistrement avec votre superviseur. Si l'orientation est en ligne, assurez-vous que votre technologie est opérationnelle à l'avance et connectez-vous quelques minutes plus tôt. La dernière chose que vous voulez faire est d'arriver en retard le premier jour !
#4. Apportez un cahier et un stylo avec vous.
Il est impossible que vous vous souveniez de tout ce que vous avez appris le premier jour, et bien que vous n'ayez peut-être pas la possibilité de prendre des notes, il est utile d'avoir les outils à portée de main au cas où vous auriez besoin de vous souvenir de quelque chose d'important. Au lieu d'interrompre au milieu du processus, il peut être avantageux de noter les questions à poser vers la fin de l'orientation.
#5. Gardez vos informations personnelles à portée de main.
Il vous sera peut-être demandé de remplir un formulaire fiscal W4, auquel cas vous aurez besoin de votre numéro de sécurité sociale ainsi que de vos informations fiscales pertinentes. Si vous ne connaissez pas ces informations par cœur, apportez-en une copie avec vous. Apportez vos informations bancaires (numéros de compte bancaire et d'acheminement) avec vous afin de pouvoir configurer le dépôt direct de votre chèque de paie si vous le souhaitez.
#6. Veuillez apporter une collation.
Il se peut que vous ayez une longue journée devant vous et rien ne garantit que vous recevrez de la nourriture et de l'eau. Apportez quelque chose à manger et une boisson pour rester hydraté afin d'éviter de vous sentir fatigué à midi. De cette façon, vous échapperez à la mauvaise humeur qui accompagne de longues périodes de faim, et vous vous orienterez rapidement et serez prêt pour votre premier jour de travail !
Combien de temps dure une orientation professionnelle ?
Une orientation professionnelle normale peut durer de quelques heures à toute une semaine de travail. Cela dépend généralement de la complexité du rôle et de l'organisation. Encore une fois, l'orientation professionnelle ne doit pas être confondue avec l'intégration, qui est généralement une procédure longue.
Est-il courant pour les entreprises de rémunérer les employés pour l'orientation professionnelle des nouveaux employés ?
L'orientation a généralement lieu pendant les heures normales de bureau et la présence est requise. Les employeurs doivent indemniser les employés pour le temps qu'ils consacrent à l'orientation pour ces raisons. De plus, de nombreux nouveaux employés ne réussiront que s'ils reçoivent une orientation appropriée. La loi n'impose pas de rémunération pour les événements d'orientation volontaires et non obligatoires.
Qu'est-ce que l'orientation pré-emploi ?
L'orientation préalable à l'emploi a lieu avant qu'un candidat ne soit officiellement embauché. Le candidat peut avoir reçu une offre d'emploi, mais celle-ci dépend de sa participation à une série de cours d'orientation et de la réussite de divers examens.
Réflexions finales
Une orientation professionnelle organisée donne à vos nouveaux travailleurs un excellent départ dans votre entreprise. Négliger cette étape peut entraîner un roulement précoce du personnel, que vous souhaitez éviter.
Dans cet esprit, il est essentiel de mettre en place dès le départ une orientation professionnelle bien conçue pour aider vos employés à améliorer leur productivité, leurs performances et leur engagement envers votre entreprise.
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Bibliographie
