Pour être productif au travail, vous devez utiliser des moyens efficaces pour terminer vos tâches. Selon le nombre de personnes ou de services qui utilisent cette procédure dans le cadre de leur flux de travail, un processus inefficace peut avoir un impact sur l'ensemble de l'organisation. Connaître les signes de processus inefficaces peut vous aider à les repérer sur votre lieu de travail et à les remplacer par de meilleures façons de faire les choses. Cet article explique les effets des processus inefficaces, puis partage comment les identifier au travail et propose des suggestions pour les améliorer
Comment identifier les processus inefficaces au travail
Les entreprises, les employés et les clients peuvent tous être touchés de différentes manières par des opérations qui ne fonctionnent pas aussi bien qu'elles le pourraient. La production finira par ralentir, ce qui pourrait diminuer le moral, les revenus et la satisfaction des clients. Lorsque vos processus de travail ne fonctionnent pas bien, vous avez également moins de chance de développer de nouvelles idées et de progresser dans votre domaine. Les inefficacités doivent être corrigées dès que possible si vous voulez tirer le meilleur parti de votre travail et avoir le plus de plaisir à le faire.
12 façons d'identifier les processus inefficaces au travail
Voici quelques façons d'identifier les processus inefficaces au travail, ainsi que des recommandations sur la façon de les gérer :
#1. Des malentendus répétés
Lorsque des malentendus vous affligent quotidiennement, vous et votre équipe, il peut y avoir un problème plus grave avec les systèmes et les procédures de l'entreprise. Même si les individus doivent assumer la responsabilité de leur communication interpersonnelle, il peut être difficile de se connecter efficacement avec des collègues et des clients s'ils s'appuient sur des méthodes désuètes ou de mauvaises pratiques de communication. Les gens communiquent souvent mal parce qu'ils manquent des messages, y répondent en retard ou comprennent mal ce que les autres disent.
Solution
La modernisation des technologies de communication de votre organisation est un moyen de résoudre ces problèmes. Configurez un programme de messagerie dans votre bureau afin que tout le monde puisse se parler immédiatement et organiser ses messages par équipes, services et canaux.
#2. Avoir du mal à trouver des informations
Une mauvaise gestion de l'information est un signe répandu d'entreprises ayant des procédures inefficaces. La gestion de l'information, la documentation et la distribution des données sont cruciales pour l'efficacité des entreprises modernes. Les projets peuvent être retardés lorsque les personnes ont des problèmes pour localiser les informations sur l'entreprise, ce qui leur est nécessaire pour mener à bien leurs tâches.
Solution
Vous pouvez lutter contre les informations non disponibles en créant une seule base de données partagée toujours disponible. L'efficacité totale des processus métier peut être considérablement améliorée en mettant en place un service informatique pour gérer les données ou en transférant simplement tous les enregistrements de l'équipe vers un seul emplacement.
#3. Technologie obsolète
L'utilisation de matériel et de logiciels obsolètes peut également rendre les processus inefficaces. Bien qu'ils ne soient pas tous obsolètes, il est important d'examiner les nouveaux développements du marché et les normes de l'industrie pour les problèmes d'équipement utilisés. Cela est particulièrement vrai si vous avez des systèmes obsolètes qui rendent difficile la collaboration avec des entreprises qui utilisent des logiciels contemporains ou qui mettent à jour votre équipement.
Solution
Pour vous assurer d'avoir accès aux dernières technologies, recherchez régulièrement les versions mises à jour des logiciels et des pilotes. De plus, il est essentiel d'examiner toute nouvelle percée sur le marché et les normes de l'industrie pour l'équipement à utiliser.
#4. Beaucoup de chiffres d'affaires
Des taux élevés de rotation du personnel peuvent résulter d'inefficacités généralisées sur le lieu de travail. Au lieu de créer de nouveaux processus et de mettre en œuvre le changement eux-mêmes, les employés qui voient qu'une entreprise a des règles et des procédures inefficaces peuvent décider de démissionner et de chercher un autre emploi. Les employés de longue date pourraient éventuellement être agacés par les inefficacités, et les nouvelles recrues pourraient immédiatement remarquer un lieu de travail inefficace.
Solution
Communiquez avec les employés sur les améliorations qu'ils souhaitent voir pour résoudre le roulement excessif causé par des procédures inefficaces. Demandez aux nouveaux employés quelles procédures dans leur poste sont différentes de celles des employeurs précédents et discutez de l'automatisation et de la technologie qu'ils souhaitent utiliser pour faciliter leur travail.
#5. Longues procédures d'embauche
Il est également plus difficile de recruter et de persuader des employés de se joindre à votre équipe si vos processus sont inefficaces. Cela peut être un signe que l'entreprise a des procédures obsolètes et inefficaces qui découragent les employés potentiels de rejoindre l'équipe si plusieurs candidats terminent le processus d'entretien mais déclinent leurs offres d'emploi.
Solution
Demandez-vous pourquoi les gens pourraient ne pas trouver le travail attrayant lorsque vous avez une longue procédure d'embauche pour chaque poste, car ils rejettent continuellement le rôle. Pensez aux divers éléments de flux de travail du lieu qui dissuadent les candidats et envisagez d'automatiser ces éléments pour rendre le poste moins intimidant.
#6. Beaucoup de temps sur des tâches fastidieuses
Même si la direction n'accepte pas officiellement cette méthode comme la norme, les employés essaient souvent de trouver un moyen plus simple de faire les choses lorsqu'un processus ne fonctionne pas bien.ace, et il pourrait y avoir un moyen plus efficace d'effectuer ces mêmes tâches .
Solution
Demandez aux membres de votre équipe s'ils ont des suggestions pour faire leur travail plus efficacement s'ils passent une partie importante de leur journée à effectuer des tâches monotones et répétitives. Leur demander directement est une technique fantastique pour gérer ce problème spécifique, car ils ont probablement des idées pour rationaliser leur routine et gagner du temps.
#7. Mauvaise pratique standardisée
Même si la direction n'accepte pas formellement cette approche comme une norme ferme, les employés s'efforcent souvent de trouver une option plus simple lorsqu'un lieu de travail a un processus inefficace. En conséquence, il peut y avoir une augmentation du manque d'uniformité de l'entreprise. Alors que certaines personnes peuvent adhérer à des normes officielles inefficaces, d'autres peuvent utiliser des tactiques personnelles.
Solution
Augmentez l'engagement de la direction et assurez-vous que tout le monde utilise les mêmes procédures s'il y a un manque d'uniformité et un mélange de diverses méthodes utilisées sur le lieu de travail. Vous pouvez utiliser les données pour apporter systématiquement des modifications et des améliorations une fois que vous avez compris les résultats d'une méthodologie.
#8. Augmentation des dépenses d'exploitation
Le processus de fabrication d'une entreprise est probablement moins efficace si ses coûts d'exploitation augmentent brusquement par rapport à ses ventes. Cela peut résulter du fait que les processus de production ne sont pas en mesure d'informer vos employés des changements que vous avez apportés et qui ont affecté leur travail, en tenant compte d'éléments tels qu'une faible motivation ou des projets plus difficiles - endiguer l'inefficacité.
Vous pouvez utiliser l'analyse financière pour en savoir plus sur la source précise des coûts d'exploitation lorsqu'ils indiquent des inefficacités dans une entreprise. Pour déterminer où vous dépensez plus d'argent, comparez les coûts actuels dans chaque domaine de votre entreprise aux dépenses des périodes précédentes. Ensuite, proposez des mesures de réduction des coûts qui s'inscrivent dans le budget de ce département.
#9. Ignorer les dates d'échéance
Des processus inefficaces peuvent vous faire commencer à manquer des délais car ils ralentissent les flux de travail de l'entreprise. Un système inefficace peut être à blâmer si vous commencez soudainement à soumettre votre travail en retard. Informez vos employés de tous les changements que vous avez apportés et qui ont affecté leur carrière, en tenant compte de facteurs comme une faible motivation ou des projets plus difficiles.
Solution
Lorsque vous commencez à manquer des délais, regardez combien de temps il a fallu pour terminer chaque partie du projet pour voir où vous avez pu prendre du retard. Cela pourrait vous aider à déterminer quelle étape du processus le rend moins efficace. De plus, vous constaterez peut-être que le système dans son ensemble ne fonctionne pas, ce qui vous permettrait de vous concentrer sur une toute nouvelle façon de terminer votre tâche ou une nouvelle façon d'estimer le temps afin de pouvoir fixer des délais réalistes.
#dix. Incapacité à satisfaire la demande
C'est un signe d'inefficacité si vous devez refuser des clients parce que votre infrastructure ne peut pas répondre à la demande. Cette inefficacité peut être utile à l'entreprise à court terme car elle indique que vous êtes prêt à vous développer.
Solution
Vous devez modifier vos procédures commerciales pour accepter davantage de perspectives commerciales et éventuellement répondre à la demande. Cela signifie rechercher de nouveaux emplacements possibles, acheter des outils de production plus puissants et embaucher plus de personnes pour gérer plus de commandes clients.
#11. Une mauvaise expérience client
Lorsque les clients ne sont pas satisfaits et obtiennent de mauvais produits ou services, cela peut signifier que les procédures et processus de votre entreprise ne fonctionnent pas. Cela montre que la qualité de votre production a baissé et que votre équipe d'assurance qualité manque souvent des parties importantes du processus. Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, les clients peuvent ne pas recevoir autant d'attention personnelle, ce qui facilite la détection des problèmes de produit et le fonctionnement de l'entreprise. Les mises à jour du système et l'amélioration de l'efficacité d'une entreprise peuvent aider les clients, ce qui est une bonne nouvelle.
#12. Réductions de prix par les rivaux
Si tous les concurrents d'une entreprise peuvent baisser leurs prix, cela pourrait nuire à son efficacité. En raison des économies d'échelle et des différentes façons de faire les choses, il est courant que certaines entreprises facturent moins que d'autres. Cependant, de grands changements de prix peuvent signifier que les normes, les procédures et les meilleures pratiques de l'industrie changent.
Solution
Vous pouvez vous adapter à cette transition en examinant les nouveaux développements dans votre secteur, en apprenant de meilleures façons de fabriquer vos produits et en utilisant de nouvelles techniques de fabrication.
Que sont les inefficacités de processus ?
Cela signifie que les ressources, les machines ou les équipes ne fonctionnent pas bien ou ne progressent pas, lorsque les équipes ne communiquent pas bien, lorsque l'équipement n'est pas utilisé parce que les équipes attendent des ressources, lorsque l'équipement tombe en panne, etc.
Quels sont les symptômes typiques d'un processus médiocre ou inefficace ?
Voici quelques symptômes typiques de processus médiocres ou inefficaces
- Une mauvaise communication entre les équipes se produit fréquemment.
- Le taux de rotation des entreprises a augmenté.
- Il est difficile de combler de nouveaux postes vacants.
- Les augmentations de coûts deviennent la norme.
- L'insatisfaction des clients s'aggrave.
Quels sont les trois types d'inefficacités ?
Les trois principaux types d'inefficacité sont les suivants : l'inefficacité productive, l'inefficacité du marché des ressources et l'inefficacité X.
Qu'est-ce qui cause l'inefficacité au travail ?
L'une des causes les plus fréquentes d'inefficacité au travail est un manque ou une mauvaise communication. Cela changera la façon dont les gens peuvent mesurer leurs progrès, voir si leurs efforts font une différence et agir assez rapidement pour faire une différence.
Quels sont les types d'inefficacité les plus courants ?
Parmi les types d'inefficacité les plus courants, on trouve :
- Inefficacité productive.
- Inefficacité distributive
- Inefficacité allocative
Comment identifiez-vous les problèmes de processus inefficaces ?
Cela implique de déterminer le problème, de l'analyser, de proposer des solutions possibles, de choisir la meilleure, de planifier vos prochaines étapes, puis de mettre la solution en action tout en évaluant son efficacité.
Comment identifiez-vous les mauvaises performances ?
- Augmentation du nombre de plaintes de clients ou de collègues.
- Cibles ou objectifs non atteints.
- Le travail réalisé était de mauvaise qualité.
- Ignorer les dates d'échéance.
Comment reconnaître une mauvaise gestion ?
Ce sont des moyens de reconnaître une mauvaise gestion.
- Le troll.
- Le patron inexistant.
- La partition.
- Un microgestionnaire
- Confort et refus de s'adapter
Conclusion
Examinez de plus près les opérations de votre entreprise et identifiez les signes avant-coureurs que nous avons mentionnés ci-dessus si vous avez des inquiétudes concernant les performances de votre personnel ou si vous pensez qu'il peut y avoir des processus inefficaces. Même si personne n'aime trouver des failles dans son business plan, il vaudrait mieux le faire que d'avoir des problèmes sans le savoir.
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Bibliographie
