Les entreprises et les employés paient des impôts aux gouvernements fédéral, étatique et municipal. Les formulaires W-4 vs W-2 sont couramment utilisés dans le cadre de l'emploi et ont des fonctions spécifiques. Pour vous assurer que votre employeur retient le montant approprié d'impôt sur le revenu sur votre salaire, il est essentiel que vous maîtrisiez bien les formulaires W-4 et W-2. Cet article a expliqué les différences entre les formulaires W-4 et W-2 afin que vous ne fassiez aucune erreur lorsque vous optez pour l'un d'eux. Nous avons également ajouté la différence entre W-4 vs W-2 vs 1099. Bonne route !
Qu'est-ce qu'un W-4 ?
Un W-4, ou certificat d'allocation de retenue de l'employé, est un formulaire rempli par les employés lors de l'acceptation d'un emploi. Si vous êtes travailleur indépendant, vous n'avez pas besoin de remplir un W-4. Le W-4 est un document qui fournit à votre entreprise des informations de base sur vous en tant que nouvel employé. C'est un formulaire qui indique à votre entreprise le montant d'impôt à retenir sur vos chèques de paie.
Le formulaire W-4 doit être soumis à votre employeur avant votre premier jour d'emploi. Votre état civil, le nombre de personnes à charge et le nombre de retenues autorisées seront tous demandés. Ces facteurs constituent la base des tables de l'impôt fédéral sur le revenu. Les taxes d'État, le cas échéant, varieront également en fonction de vos réponses à ces trois questions. Vous n'avez pas à vous soucier de payer l'impôt sur le revenu de l'État si vous vous installez en Alaska, en Floride, au Nevada, au New Hampshire, au Dakota du Sud, au Tennessee, au Texas, à Washington ou au Wyoming. Le W-4 n'a pas sa place pour discuter des déductions de l'assurance-maladie ou de la sécurité sociale.
Le W-4 informe un employeur des informations suivantes :
- s'il faut utiliser le taux de célibataire plus élevé ou le taux de couple inférieur pour la retenue d'impôt
- à combien d'allocations non imposables un travailleur a droit
- peu importe si le travailleur demande une augmentation du montant de la retenue ou dit qu'il est exempté de la retenue
Formulaires W-4
Aux États-Unis, la charge fiscale est réduite non seulement par le mariage mais aussi par la présence de personnes à charge comme les enfants. Vous pouvez réduire le montant des impôts que vous devez payer en faisant valoir un abattement à la source dans les conditions suivantes :
- Chaque enfant éligible de moins de 17 ans reçoit une allocation et chaque personne à charge supplémentaire (comme un parent âgé) reçoit une allocation supplémentaire.
- Les intérêts hypothécaires, les dons à des œuvres caritatives, les impôts nationaux et locaux jusqu'à 10,000 7.5 $, les dépenses médicales supérieures à XNUMX % du salaire, les intérêts sur les prêts étudiants et les contributions éligibles à l'IRA comptent tous comme une seule déduction.
Des changements dans votre situation personnelle ou financière peuvent nécessiter un recalcul périodique de vos plafonds de retenue. Un nouveau formulaire W-4 peut être rempli à tout moment et soumis à votre employeur. Augmenter vos abattements est nécessaire si :
- Vous et votre partenaire travaillez tous les deux.
- Vous recevez de l'argent de sources autres que votre employeur qui n'a pas besoin d'être déclaré ou imposé. Les exemples incluent les prestations de retraite et les paiements substantiels d'intérêts et de dividendes.
Vous voudrez peut-être réduire votre retenue si :
- Vous payez des impôts sur une base estimée.
- Divers crédits d'impôt, dont ceux pour enfants, peuvent vous être offerts.
Que vous détailliez vos déductions plutôt que de réclamer la déduction forfaitaire, ou si les intérêts de votre prêt étudiant et vos contributions à l'IRA dépassent le montant de la déduction forfaitaire, vous pourrez peut-être réduire votre revenu imposable.
Conseils pour remplir les formulaires W-4
Voici quelques directives à suivre lors de la réalisation d'un W-4 pour un nouvel employeur :
#1. La retenue d'impôt doit être calculée avec précision
Les règles de retenue à la source peuvent changer en fonction de ce qui est exigé par l'IRS à un moment donné. Pour vous assurer que votre employeur retient le bon montant d'impôts sur chaque chèque de paie, il est important d'avoir une discussion approfondie sur les exigences de déclaration et les règles fiscales applicables au début de tout accord de travail. Trop ou trop peu de retenues pourraient entraîner un remboursement d'impôt ou une facture d'impôt, respectivement, à la fin de l'année. Pour déterminer le montant approprié de la retenue d'impôt, vous pouvez consulter le calculateur en ligne de l'IRS.
#2. Vérifiez vos calculs
La nécessité de soumettre un W-4 corrigé ou de faire des ajustements à vos retenues d'impôt est réduite si vous remplissez soigneusement le formulaire la première fois. Lorsque vous commencez un nouvel emploi, prendre le temps de revérifier votre formulaire W-4 pour les erreurs peut rapporter des dividendes sur la route. Vous pouvez également éviter les surprises budgétaires causées par des obligations fiscales imprévues.
#3. Pensez à la saison des impôts
Selon votre situation financière, vous espérez peut-être obtenir une déclaration de revenus. Si c'est le cas, vous pouvez faire en sorte que plus d'argent soit prélevé sur votre salaire à chaque période de paie pour payer les impôts. Lorsque vous remplissez votre formulaire W-4 pour un nouvel emploi, vous pouvez inclure ces données. Avant de remplir votre W-4, vous voudrez peut-être explorer les spécificités de votre situation avec un conseiller fiscal.
Qu'est-ce qu'un W-2 ?
Votre employeur soumettra un W-2 (déclaration de salaire et d'impôt) à l'Internal Revenue Service en votre nom. Toute entreprise qui paie ses employés 600 $ ou plus au cours d'une année donnée doit délivrer un W-2 à chacun de ces travailleurs. Le formulaire W-2 est envoyé au salarié en double exemplaire. Il peut être envoyé par e-mail ou par courrier ordinaire. Elle doit être soumise au plus tard le 31 janvier de l'année suivant l'année d'imposition pour laquelle elle est déposée.
À des fins fiscales, un formulaire W-2 est utilisé pour déclarer le salaire, les pourboires et d'autres formes de rémunération à l'Internal Revenue Service. Vos paiements d'assurance-maladie et de sécurité sociale sont également signalés à l'IRS.
Les parties les plus importantes d'un W-2 sont :
- Données relatives à l'entreprise qui vous emploie
- Revenu provenant des salaires, des pourboires et d'autres sources
- Argent déduit des chèques de paie pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie
- Impôt fédéral sur le revenu payé
- Impôt sur le revenu payé à l'État
- L'impôt sur le revenu est prélevé au niveau local
- Paiements versés à un régime de retraite
Ces numéros sont incorporés dans votre déclaration de revenus lorsque vous ou votre comptable terminez le processus de dépôt.
Conseils pour comprendre les formulaires W-2
Si vous avez besoin d'aide pour comprendre votre formulaire W-2, voici quelques conseils :
#1. Jetez un oeil aux données qui ont été soumises
Étant donné que la plupart des entreprises gardent une trace de leurs dossiers avec diligence tout au long de l'année, les informations sur les formulaires W-2 sont généralement fiables. Si vous recevez un W-2 avec un problème simple, comme une faute d'orthographe, que votre employeur peut facilement résoudre, le faire rapidement accélérera le processus fiscal. Si vous remarquez une différence entre votre talon de paie et les totaux W-2, vous devez soit vous renseigner davantage auprès de votre employeur, soit contacter l'IRS. Même si l'adresse sur le W-2 est obsolète ou erronée, vous pouvez toujours l'utiliser pour déposer vos impôts.
#2. Gardez-en une trace
Le paquet W-2 que vous recevez peut contenir plusieurs copies du même formulaire. Une copie de votre W-2 peut être conservée pour vos dossiers si vous employez une entreprise extérieure de préparation des déclarations. Protégez vos informations sensibles en stockant vos documents électroniques dans un coffre-fort verrouillé ou sur un disque dur crypté.
#3. Tenez compte de vos retenues
Votre obligation fiscale réelle pour l'année peut différer de l'estimation que vous avez faite lorsque vous avez rempli votre formulaire W-4. Assurez-vous que votre retenue d'impôt est correcte en vérifiant périodiquement vos talons de paie tout au long de l'année. Si c'est différent, vous pouvez utiliser la différence à votre avantage lors du dépôt de vos impôts à l'avenir.
Différences entre W-2 et W-4
Le moment et l'identité du remplisseur de formulaire sont la principale distinction entre le W-2 et le W-4. Lors du démarrage d'un nouvel emploi ou à tout autre moment au cours de l'emploi, un employé qui souhaite modifier son statut de dépôt ou retenir des allocations doit remplir un W-4. Chaque travailleur reçoit un W-2 de son employeur à la fin de l'année en tant que déclaration de ses revenus et retenues d'impôt pour cette année.
Le W-2 est un document de rapport de fin d'année qui détaille les salaires, les pourboires et les autres formes de rémunération de l'employé, les retenues d'impôt, ainsi que le montant des cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie payées et les cotisations de retraite, tandis que le W-4 détaille les informations d'identification de l'employé, l'état civil, les personnes à charge et les retenues à la source. Un W-2 original est soumis à la SSA et un employé en reçoit une copie. Aucune autorité fiscale n'est fournie avec le W-4.
Formulaires W-4 vs W-2
Pour des raisons fiscales fédérales, les formulaires W-4 et W-2 sont utilisés pour déclarer les revenus et les détails personnels d'un individu. Les formulaires W-4 et W-2 font partie intégrante des systèmes de comptabilité, de ressources humaines (RH) et de paie d'une entreprise. Les distinctions les plus notables entre les formes W-4 et W-2 sont :
#1. Qui le remplit
Le formulaire W-4 est rempli par les employés, tandis que le formulaire W-2 est rempli par les employeurs. Lorsque vous commencez un nouvel emploi, vous remplissez un formulaire W-4 afin que votre employeur sache combien d'argent retenir sur votre salaire en fonction de votre état civil, du nombre de personnes à charge et d'autres informations personnelles. Les formulaires W-4 sont souvent conservés par les entreprises et ne sont soumis à aucune autorité fiscale gouvernementale.
#2. Quand remplir le formulaire
Chaque année, les employeurs remplissent les formulaires W-2 et les distribuent aux travailleurs, car les données qu'ils contiennent influencent la manière dont ces personnes déclarent leurs revenus dans leurs déclarations de revenus. Les modifications apportées à votre statut de retenue nécessitent un nouveau formulaire W-4. Les employeurs doivent remplir et soumettre les formulaires W-2 à la SSA et à tous les gouvernements étatiques ou locaux applicables avant les dates d'échéance spécifiées. Lorsqu'il y a des ajustements à la date de dépôt de l'impôt fédéral, l'IRS les annonce souvent.
#3. Objet du formulaire
Le W-2 d'un employé est un enregistrement des impôts retenus sur son salaire tout au long de l'année conformément à ses instructions sur un formulaire W-4. Des formulaires W-4 complets et précis sont nécessaires pour un traitement efficace de la paie et des déclarations fiscales. La déclaration des impôts aux niveaux fédéral, étatique et même local ne doit pas être compliquée si les deux formulaires sont correctement remplis.
Conseils pour préparer les formulaires W-4 vs W-2 pour la paie
Si vous avez besoin d'aide pour remplir vos formulaires W-4 vs W-2 pour la paie, considérez ce qui suit :
#1. Veuillez fournir les détails requis
Les employeurs doivent fournir aux travailleurs les documents fiscaux nécessaires, tels que le W-4 vs W-2, et doivent fournir les revenus corrects des employés pour l'année. Les employés ont l'obligation légale de fournir chaque année des informations précises sur leurs formulaires W-4 vs W-2 aux gouvernements fédéral et des États. N'oubliez pas qu'en tant que professionnel des ressources humaines ou comptable, vous ne pouvez fournir que des connaissances sur les règles et réglementations fiscales, mais seuls les employés peuvent remplir leur formulaire W-4.
#2. Relisez attentivement
Assurez-vous que les données W-4 entrées dans le système de paie sont correctes en revérifiant toutes vos entrées. Porter une attention particulière aux détails lors de la rédaction des W-2 peut aider à réduire le besoin de révisions ultérieures. C'est une bonne idée de vérifier vos données après les avoir entrées dans le système de paie.
#3. Faire bon usage de la technologie
Vous pourrez peut-être réduire le temps consacré aux formulaires fiscaux et à la paie en utilisant les technologies numériques. Avant de vous engager dans un certain programme ou logiciel de gestion de la paie et des impôts, assurez-vous d'avoir fait vos devoirs. Avant de commencer la procédure de saisie des données, assurez-vous que les outils numériques choisis sont conformes à toutes les règles fiscales et de confidentialité applicables.
Un travailleur indépendant remplit-il W-4 vs W-2 ?
L'Internal Revenue Service (IRS) a des exigences variées pour diverses situations de travail. Un travailleur W2 est un travailleur type, recruté par une entreprise type pour un poste type. Un travailleur 1099 est engagé sur une base contractuelle, ce qui le distingue des employés réguliers. Les employés de W2 et les employés de 1099 déposent leurs impôts différemment pour diverses raisons. Un formulaire fiscal W9 sera utilisé à la place si vous êtes un entrepreneur indépendant. Ce document remplacera le formulaire W4 que les employés remplissent généralement pour leur employeur. Le formulaire W9 précise ensuite comment les taxes liées au paiement convenu doivent être traitées.
La demande de numéro d'identification fiscale et de certification décrit le formulaire W9 sous un autre nom. Les employeurs peuvent utiliser ce formulaire pour déterminer comment payer les impôts des entrepreneurs indépendants plutôt que des employés normaux.
F-4 contre F-2 contre 1099
Avez-vous pensé aux différences entre W-4 vs W-2 vs 1099 ? Découvrez ci-dessous certaines des différences entre W-4 vs W-2 vs 1099 :
Les paiements effectués à un entrepreneur indépendant ou à un travailleur indépendant doivent être déclarés sur le formulaire 1099, qui est délivré par l'Internal Revenue Service. Les entrepreneurs indépendants qui reçoivent des formulaires 1099 de leurs clients sont traités comme des travailleurs indépendants et doivent payer tous les impôts applicables de manière indépendante, y compris l'impôt fédéral sur le revenu et l'impôt sur le travail indépendant. Ils doivent enquêter de manière indépendante et s'inscrire à des avantages appropriés tels que l'assurance médicale et les programmes d'épargne-retraite, et supporter les coûts associés à cette démarche.
Ai-je besoin d'un W-2 ou d'un W-4 pour les impôts ?
Le W-4 indique aux employeurs le montant d'impôt à déduire du salaire d'un employé, tandis que le W-2 détaille les revenus annuels de l'employé et le montant de l'impôt retenu par son employeur. Les deux sont également des déclarations de revenus obligatoires auprès de l'IRS.
Ai-je besoin d'un W-2 ou d'un W-4 pour les impôts ?
Lors du démarrage d'un nouvel emploi ou à tout autre moment au cours de l'emploi, un employé qui souhaite modifier son statut de dépôt ou retenir des allocations doit remplir un W-4. Chaque employé reçoit un W-2 de son employeur à la fin de l'année d'imposition pour servir de déclaration de revenus et de retenues pour cette année.
A quoi sert un W-2 ?
Le revenu de votre employeur, le montant des impôts prélevés sur votre salaire, les avantages que vous avez reçus et d'autres informations pertinentes pour l'année seront tous détaillés sur votre formulaire fiscal W-2. Ce formulaire est utilisé pour déposer les impôts sur le revenu fédéral et étatique.
A quoi sert un W4 ?
Pour que le montant approprié d'impôt fédéral sur le revenu soit déduit de votre salaire et remis à l'IRS, vous devez remplir un formulaire W-4 et le remettre à votre employeur. Si vous payez en trop au cours de l'année ou finissez par devoir beaucoup d'argent au moment des impôts, il est crucial de remplir correctement votre W-4.
Qui a besoin d'un formulaire W-2 ?
Chaque employé a droit à une copie de son W-2, déclaration de salaire et d'impôt (PDF) de son employeur, que l'employeur est tenu de remplir, de déposer par voie électronique ou par courrier auprès de la Social Security Administration (SSA), puis de le fournir à l'employé.
Réflexions finales
Les formulaires d'impôt sur les salaires W-4 vs W-2 sont utilisés pour déclarer les revenus à l'IRS. L'employé est responsable de remplir le W-4, tandis que l'employeur est responsable de remplir et de déposer le W-2. Cependant, les entrepreneurs indépendants ne sont pas couverts par ces accords. Le W-2 de l'employé est basé sur les informations qu'il a fournies sur son W-4 au cours de l'année. Il est envoyé à l'Internal Revenue Service et le travailleur en reçoit une copie à utiliser pour produire ses propres impôts.
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Bibliographie
