Nous opérons dans un monde numérique, ce qui signifie qu'en tant que propriétaires d'entreprise, nous devons suivre les changements technologiques qui affectent notre industrie. Ainsi, un système de gestion de documents est l'un de ces développements. Lorsqu'il s'agit de créer et de maintenir les horaires du personnel, ce logiciel répond véritablement à tous les besoins. Par conséquent, dans cet article, nous examinerons les logiciels de gestion de documents, les solutions et bien plus encore.
Système de gestion documentaire
Un système de gestion de documents (DMS) est une solution logicielle automatisée pour l'organisation, la sécurisation, la capture, la numérisation, le marquage, l'autorisation et la réalisation d'activités avec vos données d'entreprise est un système de gestion de documents. Malgré le fait que la plupart des systèmes de gestion de documents stockent des données sur le cloud, un DMS est bien plus que cela. Vous pouvez consacrer plus de temps aux tâches que vous aimez, car les systèmes de gestion de documents innovants, tels que eFileCabinet, gèrent pour vous les grandes quantités de papier qui se déversent dans votre entreprise.
La gestion des documents est le processus de traitement des documents de manière à ce que les informations puissent être créées, échangées, structurées et conservées de manière efficace et appropriée. Par conséquent, les entreprises doivent comprendre comment développer un système de gestion de documents.
De nombreuses entreprises traitent des données sensibles qui doivent être conservées en toute sécurité ou accessibles rapidement. Dans de tels cas, un système de gestion des documents qui fonctionne bien est essentiel. Même si votre entreprise est plus informelle, il est toujours nécessaire de tenir des registres précis pour des raisons financières et d'efficacité.
Présentation du système de gestion de documents
De nos jours, la plupart des entreprises sont à l'aise de travailler avec des documents numériques et d'utiliser des outils dotés de capacités de stockage et de gestion. Il ne manque pas de logiciels ou d'applications de gestion de documents, à la fois généraux et spécifiques à l'industrie, destinés à améliorer le traitement des informations électroniques par votre entreprise. Les hôtels, par exemple, peuvent toujours utiliser un registre de type livre lors de l'enregistrement et peuvent toujours demander une signature sur un onglet de carte de crédit papier, mais les hôtels utilisent OPERA dans les coulisses pour gérer les chambres, enregistrer des notes et exécuter des factures.
De nombreuses petites organisations, en revanche, doivent gérer un mélange de données obsolètes sur papier et de fichiers électroniques, la quantité de données papier étant dans certaines situations considérablement plus élevée. Par conséquent, l'utilisation de la technologie d'imagerie documentaire pour convertir tous les documents de votre entreprise en fichiers électroniques est une réponse au défi d'un environnement de données mixtes. Par conséquent, cela pourrait être un processus assez simple, ou cela pourrait nécessiter une certaine ingéniosité et des approches spécialisées, selon le type de données et de documents avec lesquels vous travaillez.
Logiciel de gestion de documents
Dans cette section de l'article, nous allons considérer 15 logiciels de gestion de documents.
#1. CannyDoc
Organisez les documents officiels et rendez-les plus faciles à trouver à l'aide de cet outil de gestion de documents. CannyDocs est un système de gestion de documents intelligent qui peut organiser des documents professionnels. Cette fonctionnalité rend également très simple la recherche et la récupération de vos documents. CannyDocs est une application autonome qui permet à ses utilisateurs de travailler facilement. Il est indépendant du système d'exploitation, vous pouvez donc l'installer sur n'importe quel appareil exécutant le système d'exploitation.
#2. LogiqueDOC
LogicalDOC aide les entreprises de toutes tailles dans le monde entier à prendre le contrôle de la gestion des documents, en mettant l'accent sur la récupération rapide du contenu et l'automatisation des processus métier. Par conséquent, votre équipe peut utiliser notre service pour produire, co-rédiger et coordonner un nombre illimité de documents.
#dix. Bitrix3
Plus de 8 millions d'organisations à travers le monde utilisent Bitrix24, un outil gratuit de gestion de documents. Ainsi, des options cloud et sur site sont disponibles (accès au code source ouvert). De plus, la synchronisation de fichiers, le partage de fichiers, l'accès mobile, l'édition de documents en ligne et hors ligne, l'édition multi-utilisateurs, etc. sont tous disponibles pour les lecteurs personnels, de groupe et d'entreprise.
#4. Dossier
Filehold est le mieux adapté aux grandes entreprises dans des domaines tels que la fabrication ou la santé qui nécessitent une gouvernance de l'information. Il s'agit donc d'un système de gestion de documents de bureau et mobile qui peut s'adapter à des milliers d'utilisateurs et à des millions de documents. Il peut être installé sur site ou dans le cloud. Protégez votre propriété intellectuelle à l'aide de l'authentification à deux facteurs, qui repose sur l'architecture orientée services de Microsoft. Plus encore, avec notre solution de signature électronique, de contrôle de version et d'OCR, vous pouvez améliorer les opérations et économiser du temps et de l'argent.
#5. Aptien
Gestion du cabinet et employés. Gérez et organisez vos fournitures de bureau, équipements, contrats, relations avec les employés, actifs et autres questions administratives. De plus, il simplifie vos processus quotidiens de relations avec les employés en les centralisant en un seul endroit. Dites adieu à vos documents, feuilles de calcul et applications encombrés en gérant l'intégration, l'employé conformité, politiques, équipement alloué, actifs, contrat, projets, tâches et procès-verbaux de réunion. Aptien peut être personnalisé pour répondre aux besoins de votre entreprise de la même manière que LEGO.
#6. Légitime
La gestion des documents, les flux de travail intelligents, les approbations, l'assemblage des contrats et l'automatisation des documents sont quelques-uns des problèmes que vous résolvez avec Legito. Par conséquent, votre espace de travail Smart Document a tout sous un même toit. La fonctionnalité prête à l'emploi vous permet d'automatiser des documents qui se rédigent presque tout seuls en moins de deux heures. Plus encore, Legito est utilisé pour gérer les documents de plus de 150,000 50 utilisateurs dans XNUMX pays, dont LexisNexis, Price Waterhouse Coopers, Skoda Auto et le groupe Société Générale.
#sept. ABBYY FineReader PDF
ABBYY® FineReader PDF 15 est un utilitaire PDF permettant de travailler plus efficacement avec des documents numériques. Par conséquent, FineReader intègre les documents numérisés dans les flux de travail numériques et facilite la numérisation, la conversion, la récupération, la modification, la sécurisation, le partage et la collaboration sur tous les types de documents sur le lieu de travail numérique, grâce au moteur OCR basé sur l'IA d'ABBYY.
#8. Bynder
Bynder vous permet de créer, capturer, découvrir et distribuer des marques, des produits et des ressources marketing numériques, tels que des documents. Utilisez des structures de taxonomie personnalisées et une recherche de texte dans le corps pour gérer vos documents.
#9. Xpertdoc
La technologie innovante et un produit intuitif de génération et d'automatisation de documents à partir de. Par conséquent, Xpertdoc vous permet de simplifier, d'optimiser et d'automatiser des processus cohérents pour la création, la génération, la gestion, la livraison, le stockage et la signature électronique de meilleurs documents, plus rapidement, ce qui se traduit par des communications améliorées, des processus commerciaux accélérés, une productivité accrue et une réduction dépendance à l'informatique. Nous fournissons également des connexions avec des plates-formes CRM populaires et des systèmes centraux d'entreprise tels que ERP, CPQ, ECM, etc.
#dix. Google Docs
Une application Web conçue pour stocker, créer et modifier des feuilles de calcul et des documents en ligne. De plus, des modèles, des discussions et des commentaires sont disponibles.
#dix. Google Drive
Plate-forme de partage de fichiers qui permet aux utilisateurs de stocker et de partager des contacts, des photos, des vidéos, des présentations, des enregistrements, etc.
#12. Microsoft Excel
Solution d'analyse de données qui aide les entreprises à gérer des feuilles de calcul, à créer des graphiques/diagrammes, à effectuer des calculs, à partager des projets, etc. Ce logiciel de gestion de documents est largement utilisé
#dix. Microsoft 13
Une suite intégrée d'applications comprend une messagerie électronique, un calendrier et des carnets d'adresses accessibles via Internet 24h/7 et XNUMXj/XNUMX.
#14. Espace de travail Google
Une suite de produits de collaboration pour les équipes et les PME. Conférence Web, partage de fichiers et planification dans le cloud. Anciennement G Suite.
#15. OneDrive
Un outil Web de gestion des actifs numériques qui permet aux utilisateurs d'accéder et de partager des fichiers et des photos sur des appareils PC, Mac, Android et iOS.
À quoi servent les systèmes de gestion de documents ?
Les nombreuses fonctions d'un système de gestion de documents incluent la conservation des documents sensibles, l'enregistrement de l'historique des révisions et la facilitation de l'échange de documents au sein d'une organisation.
L'attribution de mots-clés et de balises à chaque document dans un système de gestion de documents facilite également la localisation de certains fichiers. De plus, ces solutions peuvent aider les entreprises à maintenir la conformité avec les documents sensibles (comme ceux couverts par HIPAA) en imposant les limites de sécurité et d'autorisation nécessaires sur certains documents importants.
Comment fonctionnent les systèmes de gestion de documents ?
Numériser le document papier ou télécharger la version numérique par e-mail ou d'autres applications sont les deux façons dont les documents peuvent être capturés par un système de gestion de documents. L'étape suivante est l'indexation, qui consiste à organiser le matériel selon divers critères (tels que des balises, des mots-clés et des métadonnées) afin de faciliter les recherches ultérieures. Enfin, les documents sont classés soigneusement afin que les bonnes personnes puissent les trouver quand elles en ont besoin.
En raison de l'utilisation généralisée des solutions de gestion de documents basées sur le cloud, les utilisateurs ne sont plus limités à leurs bureaux pour accéder à leurs fichiers. Certains fournisseurs de logiciels de gestion de documents proposent également leur programme sous forme d'application mobile, offrant aux utilisateurs encore plus de facilité et de mobilité lorsqu'il s'agit d'accéder à leurs documents.
Quels sont les facteurs les plus importants d'un système de gestion de documents efficace ?
Le meilleur système de gestion de documents sera convivial et doté de fonctionnalités telles que le contrôle de version, les outils de collaboration, l'accès mobile et le partage de fichiers. Grâce aux deux premières options, les membres de votre équipe peuvent collaborer sur des documents importants même lorsqu'ils ne se trouvent pas physiquement au même endroit. À l'aide du contrôle de version, vous pouvez voir un historique des modifications apportées aux documents de l'entreprise et de la date à laquelle elles ont été apportées.
Vous devez également vous assurer que le logiciel que vous sélectionnez dispose de mesures de sécurité robustes pour limiter l'accès aux fichiers à ceux qui en ont besoin.
Quelles fonctionnalités devriez-vous rechercher dans un système de gestion stratégique de documents ?
Une solution de gestion de documents efficace est simple à la fois dans sa configuration et son expansion. Le niveau de compétence technique de votre équipe doit déterminer le niveau de sophistication du logiciel que vous utilisez pour l'aider à organiser et à récupérer des fichiers rapidement et efficacement. Tous les membres de votre équipe, quel que soit l'endroit où ils se trouvent ou l'appareil qu'ils utilisent, doivent pouvoir accéder et partager facilement et rapidement des fichiers et travailler ensemble au sein de la plate-forme.
Les protocoles de sécurité, les contrôles d'accès et la gestion des versions de fichiers sont des éléments qui devraient être présents dans tout système de gestion de documents décent, mais ils sont d'une importance primordiale dans les entreprises hautement réglementées. Les fonctionnalités de métadonnées et de balisage, la recherche de mots-clés, l'historique et la restauration des révisions de documents, l'automatisation de la conservation et de la suppression des documents, la numérisation d'images, la reconnaissance optique des caractères et la personnalisation du flux de travail sont des fonctionnalités supplémentaires qui améliorent l'utilité d'un système de gestion de documents. Les meilleurs programmes peuvent également se connecter facilement à votre infrastructure d'entreprise existante.
Qu'est-ce qu'un exemple d'un bon système de gestion de documents ?
Microsoft SharePoint : est le système de gestion de documents le plus efficace. SharePoint fournit des fonctionnalités globales pour la gestion de contenu d'entreprise. Les équipes peuvent éditer des documents simultanément grâce aux excellentes options de collaboration qu'elle offre. Pour se familiariser avec toutes les fonctionnalités offertes par le logiciel, il peut être nécessaire que le personnel suive une formation complémentaire.
Qu'est-ce qui fait un bon système de documentation ?
La ligne directrice la plus essentielle pour produire une documentation de haute qualité est de la rendre aussi attrayante qu'il est humainement possible. Cela indique que nous devons nous efforcer de l'écrire dans un langage aussi clair qu'il est humainement possible, sans sauter aucune étape du processus. Il est important pour nous de nous abstenir de faire des suppositions sur le niveau de connaissances que possèdent nos consommateurs.
Qu'est-ce que le SMQ et le DMS ?
Les systèmes de gestion de documents (DMS) et les systèmes de gestion de la qualité (QMS) sont deux types de solutions couramment utilisées par les organisations du secteur des sciences de la vie pour gérer efficacement ce processus. Les QMS sont utilisés pour suivre les processus et les contrôles, tandis que les DMS sont utilisés pour stocker et suivre toute la documentation liée à la qualité.
Solutions de gestion documentaires
Nous verrons comment les solutions de gestion de documents ont aidé à résoudre les problèmes dans nos différentes entreprises.
#1. Moins d'espace de stockage
Les dépenses de stockage de documents papier pourraient facilement s'accumuler. Après tout, vous devrez acheter des classeurs, des boîtes et des bacs de rangement et leur faire de la place. Selon une étude, le stockage physique des documents occupe environ 15 % de la surface totale des bureaux. De plus, aux États-Unis, un espace de bureau coûte en moyenne 285 $ par pied carré. Par conséquent, c'est beaucoup d'argent à dépenser pour le stockage de documents à ce prix. Ceci est considéré comme le chef de toutes les solutions de gestion de documents.
#2. Offre la sauvegarde/récupération de documents
Non seulement le stockage de documents physiques coûte cher, mais il est également risqué. Un incendie, une inondation, un tremblement de terre ou une autre catastrophe peut détruire des années d'informations précieuses et nuire gravement à votre entreprise. Croyez-le ou non, 40 à 60 % de toutes les petites entreprises ne rouvrent jamais leurs portes après une catastrophe. Malheureusement, bien que cela puisse paraître surprenant, il est pratiquement impossible de récupérer des fichiers cruciaux.
#3. Améliore les flux de travail
Dans un récent sondage Nintex auprès de 1,000 49 personnes, 43 % ont déclaré qu'il était difficile de trouver des documents, 33 % ont déclaré qu'il était difficile de partager des documents et XNUMX % ont déclaré que la gestion des versions des documents était un problème. C'est plutôt une perte de temps.
En utilisant un système de gestion de documents, vous pouvez rationaliser les procédures et économiser les heures de votre équipe. Les employés peuvent immédiatement découvrir ce dont ils ont besoin, partager facilement des fichiers et déterminer l'état récent d'un document puisque le système fonctionne comme un référentiel centralisé et convivial. Ce désencombrement leur permet de se concentrer sur des tâches plus vitales.
#4. Favorise un meilleur contrôle des versions et une meilleure organisation
Même si vous êtes passé au numérique, il peut être difficile de déterminer si les solutions de gestion de documents que vous envisagez sont les versions les plus récentes. Rappelons que selon le rapport Nintex, 33% des travailleurs avaient des difficultés avec le contrôle de version. De toute évidence, cela peut conduire au désordre et à la confusion.
#5. Permet une conformité réglementaire facile
Chaque entreprise a son propre ensemble de réglementations, et les suivre n'est pas toujours simple. Selon une enquête récente, jusqu'à 56 % des prestataires de soins de santé pourraient ne pas respecter le droit d'accès HIPAA. La non-conformité vous expose non seulement à des problèmes juridiques et à la possibilité de lourdes amendes, mais elle peut également nuire à votre réputation et, éventuellement, nuire à vos résultats.
#6. Accorde un accès plus large aux documents
L'un des inconvénients les plus importants des papiers physiques est qu'ils ne peuvent se trouver qu'à un seul endroit à la fois, et la création de copies n'est pas nécessairement efficace ou sécurisée. Si vous investissez dans un système pour gérer ces fichiers, toute personne ayant besoin d'accéder à un document pourra le faire sans avoir à attendre que quelqu'un d'autre le termine.
#7. Gain de temps et d'argent
Le suivi des dossiers papier prend du temps et coûte cher. Ainsi, les employés peuvent utiliser un système de solutions de gestion de documents pour rechercher ce dont ils ont besoin par mot, phrase ou texte complet, économisant ainsi du temps et de l'argent. Parce que tous les documents sont enregistrés dans le cloud, votre personnel peut atteindre ses objectifs à moindre coût et en moins de temps.
FAQ
SAP est-il un système de gestion de documents ?
SAP DMS (Document Management System) est un composant inter-applications de SAP ECC qui fournit des fonctionnalités robustes de gestion des documents, du contenu et des actifs numériques. Plus encore, DMS est optimisé par SAP® NetWeaver™. SAP DMS est un composant majeur de la solution SAP PLM.
Comment configurer le DMS ?
Comment utiliser Amazon DMS pour effectuer une migration de base de données
- Établissez une instance de réplication DMS. Commencez le processus en créant une instance de réplication, que vous utiliserez pour vous connecter aux deux bases de données et effectuer la migration. …
- Configurez les points de terminaison source et cible. …
- Configurez une tâche de migration, puis démarrez-la.
Qu'est-ce qu'une connexion DMS ?
Profils de connexion DMS. Lors de la définition de votre source, vous créez un profil de connexion qui définit les informations utilisées pour se connecter à la base de données source à partir de laquelle vous migrez. Par conséquent, ces profils de connexion sont des ressources autonomes, donc une fois que vous en avez créé un, vous pouvez le réutiliser dans de futures migrations.
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