Étant donné que les lettres officielles sont considérées comme des documents officiels, les lettres officielles doivent être rédigées avec soin. Le concept d'une lettre officielle diffère à bien des égards et est donné dans cet article, ainsi que des directives pour en rédiger une. Ainsi, en apprenant davantage sur les éléments suivants, vous pouvez améliorer la qualité de votre rédaction de lettres formelles. Dans cet article, vous apprendrez les différents types de lettre officielle, le format à écrire pour le gouvernement américain et à des fins de demande
Format de lettre officiel
Une lettre formelle est écrite sur un ton formel et bien organisé et suit certaines règles de formatage. Écrire à un responsable, un responsable des ressources humaines, un employé, un directeur de collège ou d'école, un enseignant, etc., est une manière professionnelle d'utiliser ces lettres. Mais pour des raisons privées, nous n'envoyons pas de lettres officielles à nos amis, à notre famille ou à d'autres parents proches.
Lors de la rédaction d'une lettre officielle, certaines règles doivent être respectées. De plus, les lettres doivent être écrites dans un style très formel. Le contenu de la lettre sera communiqué de manière formelle en raison du format utilisé. Pour transmettre l'idée que vous voulez faire passer au lecteur, chaque phrase doit être écrite avec soin.
Types de lettres formelles
Il existe de nombreux types de lettres formelles, comme cela a déjà été dit, et elles sont généralement réparties dans les catégories suivantes :
- Lettres d'affaires
- Lettres de demande
- Lettres aux journaux
#1. Lettres commerciales
La rédaction commerciale doit être brève, précise et directe. L'histoire n'a pas sa place dans une lettre commerciale. Avant de commencer à écrire une lettre commerciale, il y a quelques points à garder à l'esprit.
- Utilisez un langage normal et courant pour exprimer clairement votre argument plutôt qu'un jargon voyant ou trop agressif.
- N'utilisez jamais un langage spécifique à l'industrie dans une lettre commerciale.
- Les abréviations doivent être utilisées le moins possible.
- De nombreux formats d'adresse sont utilisés, selon le destinataire et l'objet de la lettre.
- Lorsque vous passez une commande par écrit, vous devez prendre le plus grand soin de spécifier clairement et succinctement les articles requis, ainsi que la qualité et la quantité souhaitées.
- Lorsque vous répondez à une lettre commerciale, n'oubliez jamais d'inclure la date et les références (le cas échéant).
Les lettres formelles/commerciales comprennent les lettres des employeurs aux employés ainsi que l'inverse, les lettres pour commander et remplacer des articles, les lettres de grave préoccupation adressées à un fonctionnaire occupant un poste supérieur, les lettres de plainte, etc.
#2. Lettres de demande
Les lettres de candidature typiques incluent des lettres demandant un emploi. Avant et après avoir rédigé une lettre de candidature, assurez-vous que les détails suivants sont exacts :
- Commencez toujours par une brève introduction qui indique si le candidat répond à une offre d'emploi en ligne ou imprimée.
- Indiquez l'âge, l'éducation et les antécédents professionnels du demandeur.
- Vous montrerez à l'employeur que vous voulez vraiment travailler pour cette organisation particulière en le lui disant.
- Fournissez également des références afin que l'entreprise puisse déterminer le calibre de l'employé que vous seriez.
Les lettres d'emploi doivent suivre la structure appropriée des lettres formelles ou commerciales.
#3. Lettres aux journaux
Ces lettres doivent toujours être adressées à "L'Editeur" et doivent être signées "Sincèrement vôtre". Les lettres à l'éditeur soulèvent des questions qui doivent être portées à l'attention des autorités supérieures. Ces lettres doivent être sincères et professionnelles. Assurez-vous que votre nom et votre adresse sont exacts et que vous écrivez la lettre pour une cause respectable. Aucun journal n'imprimait des lettres anonymes.
Format de lettre officielle du gouvernement
Pour exprimer efficacement votre point de vue sur des questions touchant votre communauté, votre État ou votre nation, écrivez une lettre à un membre du gouvernement. L'adresse postale officielle du leader souhaité peut être trouvée en ligne. Étant donné que l'étiquette d'adressage appropriée varie d'un fonctionnaire à l'autre, faites vos recherches sur le protocole pour le fonctionnaire spécifique à qui vous envoyez la lettre. Vous trouverez ci-dessous le format pour rédiger une lettre officielle du gouvernement :
#1. Adressage de la lettre
Dans le format d'écriture d'une lettre officielle du gouvernement, il doit mentionner à qui vous adressez la lettre. Ici, incluez le nom, le titre et l'adresse postale du représentant. Tapez la lettre proprement et lisiblement au milieu d'une enveloppe. Ensuite, scellez l'enveloppe. Mettez un timbre dans le coin supérieur droit de l'enveloppe. Si vous attendez une réponse de ce représentant du gouvernement, veuillez inscrire votre nom complet et votre adresse de retour dans le coin supérieur gauche de l'enveloppe.
#2. Observer une conduite appropriée
Votre lettre doit commencer correctement par une salutation et doit également se terminer de manière appropriée. Selon le palier de gouvernement, cette personne peut employer une équipe de secrétaires pour fouiller dans sa boîte aux lettres la correspondance importante. Utilisez le nom de famille et le titre du représentant lorsque vous vous adressez à lui. Cependant, s'il n'y a jamais qu'une seule personne à ce poste, vous ne pouvez vous adresser à eux que par leurs titres (par exemple, le président de la Chambre, le maire ou le président). Vous devez utiliser le nom de famille pour indiquer clairement à qui vous vous adressez si plus d'une personne occupe un poste en même temps (comme un sénateur, un juge ou un représentant).
Faites des recherches et découvrez comment d'autres personnes ont adressé des lettres à ce fonctionnaire du gouvernement en particulier. Certains groupes d'activistes et sites Web de pétitions fournissent en fait des conseils détaillés sur la façon de contacter les principaux décideurs pour une cause particulière. De plus, vous pourrez peut-être envoyer un e-mail au représentant.
#3. Rédiger une lettre convaincante
Avant d'envoyer votre lettre, assurez-vous que ce représentant du gouvernement a le pouvoir d'y donner suite. Ne faites pas d'exigences excessives. Ne demandez jamais à un employé du gouvernement d'accomplir une tâche qui n'a rien à voir avec son domaine de travail. Après avoir pris du recul, demandez-vous s'il existe une meilleure façon de résoudre votre problème.
Selon leur ancienneté, les employés du gouvernement peuvent recevoir des dizaines à des centaines de lettres par jour. Le fonctionnaire peut même embaucher des trieurs de lettres experts pour déterminer lequel des quelques messages sélectionnés leur parvient réellement. Dans votre lettre, soyez prévenant, succinct et à jour. Dans la ligne d'objet ou la première phrase, faites référence à un sujet qui est à l'ordre du jour de l'officiel.
Assurez-vous que votre lettre est appropriée. Avez-vous vraiment besoin de vous défouler ou êtes-vous simplement dramatique? Veuillez être aussi poli et bref que possible dans votre demande. Ne soyez pas offensant ou vulgaire. Le respect se propage rapidement.
Format de lettre officiel pour la demande
Étant donné qu'une lettre de demande officielle est une communication commerciale formelle, elle doit être organisée dans son format. Commencez la lettre en vous présentant et en utilisant la salutation appropriée pour le destinataire. Pour exercer la mémoire du destinataire, mentionnez votre nom, votre service et toutes les interactions précédentes que vous avez pu avoir avec lui. Vous pouvez continuer à discuter de la question et de l'objectif de la lettre. Utilisez un langage et un vocabulaire simples dans l'introduction.
Utilisez toujours du papier à en-tête professionnel lorsque vous rédigez une demande commerciale. Si vous ne l'avez pas à proximité, écrivez le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de votre entreprise en haut au centre de la page. Suivez ce format pour rédiger une lettre de demande officielle :
#1. La date et l'adresse doivent être ajoutées.
Dans les lettres commerciales, les en-têtes sont normalement la date et l'adresse. Indiquez d'abord le nom, le titre du poste et l'adresse du destinataire. Les deux bits d'information doivent être positionnés à gauche. La date peut être écrite après l'adresse du destinataire ou en haut à gauche de la lettre. Vous devrez peut-être vous en tenir au format s'il est standard au travail.
#2. Inclure la citation et le sujet.
Une ligne en dessous, ajoutez le numéro de référence et le sujet. La ligne d'objet d'une lettre commerciale est cruciale pour attirer l'attention du lecteur et le diriger vers le contenu du corps de la lettre. Soyez bref, pas plus de six à huit mots.
#3. Salutation
Entrez une salutation dans ce champ. La plupart des gens s'accordent à dire que toute correspondance commerciale doit commencer par "Cher". Si le séquestre est un cadre supérieur, vous pouvez également utiliser respecté. Utilisez toujours Dr., M., Mme ou Mme lorsque vous vous adressez au destinataire de manière professionnelle. Après la salutation, utilisez le deuxième nom de la personne.
#4. Rédiger l'Introduction
Dans le premier paragraphe, vous pouvez vous identifier ainsi que votre entreprise. Dans la ligne qui suit, faites savoir au destinataire si vous lui avez déjà parlé. Mettez votre demande dans l'espace après cela. Trois ou quatre phrases peuvent constituer le paragraphe d'ouverture.
#5. Ajouter d'autres paragraphes.
Ces phrases peuvent également contenir les détails de la demande. Si des informations supplémentaires sont nécessaires pour appuyer votre demande, vous pouvez les inclure dans des paragraphes séparés ou sur une seule ligne. Par exemple, je voudrais demander un congé de trois jours du [date] au [date].
#6. Inclure un résumé
Après une justification approfondie de la demande, vous pouvez ajouter des informations plus pertinentes. Vous pourriez dire quelque chose du genre Nous voulons avoir de vos nouvelles dès que possible car c'est une priorité pour nous. Dire : « Faites-moi savoir si vous voulez plus d'informations » est tout aussi acceptable. Évitez d'utiliser les mots « maintenant » et « considérez cela comme urgent ».
#7. Ajouter un abonnement
En raison du fait qu'il respecte le ton formel de la lettre, il s'agit d'un élément crucial d'une lettre commerciale. Mettez des expressions telles que « merci », « avec un respect sincère » et « à vous » dans vos phrases. Évitez de dire quoi que ce soit comme « au revoir » ou « à bientôt » au début de la conversation.
#8. Placez votre signature
Signez votre nom lisiblement et complètement. Dans les lettres commerciales, en particulier la première page, évitez d'utiliser des initiales. Votre nom complet doit être affiché en gras après la signature.
#9. Référence aux pièces jointes
Si vous incluez des pièces justificatives, ajoutez Encl : à gauche. Les documents joints peuvent être numérotés. Assurez-vous que les pièces jointes sont dans le bon ordre, comme indiqué dans la lettre.
Format lettre officiel USA
Si vous n'avez jamais écrit de lettre commerciale auparavant ou si vous le faites périodiquement, il peut être intimidant d'en écrire une correctement. Lorsque vous postulez pour votre premier emploi, par exemple, vous devrez peut-être rédiger une lettre de motivation. Aux États-Unis, le format de bloc complet et le format de bloc modifié sont les deux styles les plus généralement utilisés pour la correspondance officielle.
- Format de bloc complet : chaque composant d'une lettre écrite entièrement en blocs est aligné à gauche et la marge de gauche marque le début de chaque ligne. Utilisez ce style si vous n'êtes pas sûr car il est plus formel.
- Format de bloc modifié : Il utilise un format de bloc modifié avec certains des composants de la lettre déplacés vers la droite. De nos jours, la majorité des situations appellent cette méthode.
Décomposons le format pour écrire une lettre officielle aux responsables américains, pour le format de bloc complet et modifié :
#1. Choisissez entre "Format de bloc complet" et "Format de bloc modifié".
Aucun de ces éléments ne doit être combiné. Le bloc complet, où tout est aligné à gauche, est le plus formel des deux formats. Cependant, à l'époque moderne, un bloc modifié, où certaines parties sont déplacées vers la droite, fonctionne bien dans la plupart des situations.
#2. Doit inclure votre adresse.
Pour le format de bloc complet et le format de bloc modifié, votre adresse doit être à gauche. Tabulez le texte plutôt que de le justifier à droite.
#3. Inclut la date.
Quel que soit le format que vous choisissez, la date doit être justifiée à gauche et placée juste en dessous de votre adresse. Indiquez « 15 mai 2008 » par écrit.
#4 : Vous voudrez peut-être ajouter une ligne de référence
Tapez "Re :" avant la ligne de référence si vous écrivez à une grande entreprise ou si on vous a demandé de le faire. Laissez la ligne d'objet si vous utilisez une ligne de référence.
#5. Doit contenir le nom et l'adresse du destinataire.
Dans tous les formats, cela doit être justifié à gauche. Dans le cas où la lettre se détache de l'enveloppe, il est impératif de mentionner son nom complet et son adresse (ce qui est généralement le cas dans un grand bureau). Assurez-vous que le nom et l'adresse du destinataire sont placés de manière à ce qu'ils soient visibles dans la fenêtre si vous utilisez une enveloppe à fenêtre.
#6. Inclure la salutation.
Le côlon doit venir après la salutation, également connue sous le nom de salutation. (Par exemple : « Cher M. Jones : Défendez toujours la gauche. »
#7. Envisagez d'inclure une ligne d'objet
L'utilisation des lignes d'objet est en augmentation, même si elle n'est pas obligatoire. Votre ligne d'objet doit indiquer clairement au lecteur de quoi parle la lettre juste en y jetant un coup d'œil. Dans le format de bloc modifié, il peut être justifié à gauche ou centré.
#8. Écrivez la lettre elle-même.
Le texte de votre lettre doit être justifié à gauche, à simple interligne et en italique (dans tous les formats). Au lieu d'indenter les paragraphes, utilisez une ligne vide entre eux. Utilisez un ton formel lors de la rédaction de la correspondance commerciale.
#9. Devrait avoir une fermeture appropriée.
Utilisez une conclusion formelle bien connue comme "Sincèrement vôtre" ou "Meilleures salutations" pour terminer vos lettres (une bonne option pour quelqu'un que vous connaissez déjà). Ceci est suivi d'une virgule.
#dix. "Ajoutez votre nom
Dans le dernier paragraphe, tapez votre nom après avoir laissé un espace pour votre signature. Vous pouvez ajouter votre titre d'emploi et le nom de votre employeur à la ligne sous votre nom, le cas échéant.
Quel est le format d'une lettre officielle ?
L'adresse de l'expéditeur, la date, l'adresse du destinataire, le sujet, la salutation, le contenu de la lettre, une fin de compliment et enfin la signature avec le nom (en lettres moulées) et la désignation doivent tous être inclus dans une lettre professionnelle.
Quel est le meilleur format pour une lettre formelle ?
Format des lettres formelles :
- Adresse de l'expéditeur.
- Données.
- Nom/désignation du destinataire
- L'adresse du Destinataire.
- Salutation.
- Assujettir.
- Corps [Contenu, introduction et conclusion]
Comment commencez-vous une lettre officielle officielle ?
"Chère Madame ou Monsieur Nom de famille", salutation typique utilisée dans la correspondance commerciale. Vous pouvez l'utiliser dans la salutation si vous connaissez à la fois leur prénom et leur nom.
Quels sont les 4 types de lettres formelles ?
Formats de lettre officiels :
- Lettre de demande
- Lettre d'ordre.
- Lettre de plainte
- Une lettre de réponse de plainte.
- Lettre de commercialisation.
- Lettre de vente.
- Lettre de reprise
Quelles sont les 7 parties d'une lettre officielle ?
La plupart des experts s'accordent à dire qu'une lettre commerciale se compose des sept éléments suivants :
- Adresse postale.
- Données.
- Localisation du destinataire.
- Salutation
- Le corps
- Signature et fermeture.
- Enceintes.
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