Il est essentiel de formater votre e-mail ou votre courrier de manière aussi professionnelle que vous le feriez pour une lettre commerciale, que vous envoyiez une demande de renseignements sur un emploi, postuliez à un emploi ou rédigiez une autre correspondance professionnelle. Après tout, tout le monde reçoit beaucoup d'e-mails, y compris les recruteurs et les responsables RH. Assurez-vous que le contenu de vos e-mails se démarque, plutôt que votre négligence avec la grammaire, la mise en page ou la langue. L'envoi d'un e-mail professionnel est un moyen courant d'entrer en contact avec des clients, des employeurs et d'autres initiés de l'industrie. Différents formats de courrier officiels existent pour différents scénarios. Voir des exemples d'e-mails correctement formatés peut vous aider à décider du meilleur style à utiliser dans divers contextes professionnels. Ci-dessous, nous couvrons la lettre, l'adresse et le format de courrier appropriés qui vous guideront pour créer un excellent courrier.
Qu'est-ce que la rédaction d'e-mails ?
Écrire un e-mail implique de créer le message, de le livrer, de l'archiver et de le lire plus tard. Le courrier électronique fait référence à toute forme de communication électronique. La rédaction d'un e-mail est privilégiée par rapport aux autres méthodes de communication car elle est à la fois rapide et économique.
En outre, le courrier électronique, abréviation de «courrier électronique», est un moyen de communiquer numériquement via Internet et d'échanger des messages et des fichiers. Les e-mails sont couramment utilisés pour la correspondance commerciale. En raison de son faible coût et de son temps de traitement court, il est rapidement devenu le mode de communication privilégié.
La rédaction de lettres a cédé la place au courrier électronique en tant que moyen de communication plus contemporain en raison des progrès technologiques. Cependant, l'envoi d'un e-mail dans les deux sens est un aspect crucial de la conversation moderne. C'est un moyen de communication courant avec le personnel des entreprises, des sociétés, etc. C'est également une composante importante des programmes scolaires.
Types de rédaction d'e-mails
Voici les 3 catégories de rédaction d'emails.
#1. E-mail semi-formel
C'est le type de communication qui comprend un e-mail écrit pour un collègue ou un coéquipier dans le cadre d'un projet. La langue choisie est facile à comprendre, cordiale et informelle. Aussi, il est essentiel de se comporter avec décence et tact en tout temps.
#2. E-mail formel
Disons que nous sommes engagés dans le processus de création ou de composition d'un e-mail pour une sorte de communication commerciale. Il sera considéré comme un e-mail formel dans le ton et le contenu. Un e-mail formel est un e-mail adressé aux responsables d'une organisation, telle qu'une entreprise, un service gouvernemental, une école ou tout autre type de responsable.
#3. E-mail informel
Un e-mail informel est celui qui est écrit à des amis, des membres de la famille ou des proches. Lorsque vous communiquez de manière informelle par e-mail, il n'y a pas d'ensemble de directives à suivre. Une personne est libre de communiquer dans la langue de son choix.
Fonctionnalités du courrier électronique
Un e-mail est livré avec une tonne de fonctionnalités bénéfiques. Voici un exemple de quelques-uns d'entre eux :
- Bot de réponse aux messages intégré
- Ajoutez l'adresse à votre carnet d'adresses.
- L'utilisation future de l'adresse est possible à cet endroit.
- Un système de classement et de récupération mécanique des messages
- L'assurance qu'un message a bien été délivré
- La capacité de distribution de communication de masse
- Pour apposer des signatures,
- Données basées sur l'heure et la date actuelles
- Les fichiers, les images et l'audio peuvent tous être livrés en pièces jointes.
- E-mail lisible sur un appareil mobile
Format du courrier
Il est crucial d'apprendre les bases de la rédaction de courrier avant de se plonger dans les modèles prédéfinis. Chaque courrier, quel que soit son objet, aura le même format général et les mêmes caractéristiques. Apprendre ces aspects peut vous aider à rédiger des e-mails plus professionnels et plus persuasifs.
Quel est le bon format d'e-mail ?
Le format approprié du courrier consiste en une ligne d'objet, une salutation, un corps, une ligne de fermeture et une signature. Lors de la rédaction d'un e-mail, il est important de garder quelques éléments à l'esprit : une ligne d'objet courte, un accueil personnalisé, un langage simple, ainsi qu'une ligne de fermeture et une signature appropriées.
Utilisez un modèle d'e-mail pour vous aider à organiser votre message afin qu'il réponde directement aux besoins et aux intérêts du destinataire. Bien que la structure des e-mails puisse varier, l'objectif de chacun est le même : transmettre le message qui devait être envoyé.
Par conséquent, discutons de ce qui fait un format d'e-mail décent et comment l'implémenter dans votre propre correspondance.
#1. Objet
Le destinataire de l'e-mail verra la ligne d'objet avant toute autre chose. Par conséquent, le premier aspect crucial de la rédaction d'e-mails formels est la ligne d'objet.
Certaines considérations sont les suivantes :
- Assurez-vous que la ligne d'objet est claire et concise.
- Un objet concis est préférable. La longueur idéale d'une ligne d'objet est de six mots.
- Utilisez également les premiers caractères de la ligne d'objet pour transmettre les informations les plus pertinentes.
- Pour affiner encore plus votre recherche, ajoutez un préfixe tel que "Transférer", "Répondre", "Urgent" ou "Avis". Il permet au destinataire de savoir quel type d'e-mail il a reçu.
Selon les recherches, un e-mail avec une ligne d'objet personnalisée a 26 % de chances en plus d'être ouvert. Que vous envoyiez un e-mail commercial, un e-mail personnel, une newsletter ou autre chose, la ligne d'objet doit refléter l'objectif de l'e-mail. Je suggérerais de vous asseoir et de réfléchir sérieusement à vos options avant d'en choisir une.
#2. Salutation
La salutation est la prochaine partie importante d'un format de courrier officiel. Chaque e-mail a un destinataire spécifique à l'esprit. La première étape de la rédaction d'un e-mail formel consiste à s'adresser au destinataire de manière appropriée.
Utilisez "À qui de droit" ou "Cher Monsieur ou Madame" lorsque vous écrivez à quelqu'un dont vous ne connaissez pas le nom.
Les hauts fonctionnaires doivent être adressés comme « Au directeur », « Cher Dr Ghosh » ou « Chère Mme Kim », plutôt que d'utiliser leur prénom.
Il peut suffire de simplement dire "Salut" avant le nom d'un collègue lorsque vous vous adressez à lui. Soyez toujours poli et n'oubliez pas d'utiliser une salutation appropriée. Dans un e-mail professionnel, vous devez toujours utiliser un nom complet, pas simplement un prénom ou un nom de famille.
#3. Corps de l'e-mail
La partie principale de tout e-mail professionnel est le corps du texte. Un format standard pour le courrier professionnel peut être atteint en respectant quelques directives simples.
- Le premier paragraphe de votre e-mail doit vous présenter ainsi que le but de votre message. Si vous ne connaissez pas le destinataire, commencez par une introduction et une note expliquant pourquoi vous écrivez.
- Fournissez autant de détails que possible sur votre problème, votre question ou votre réponse. Utilisez un langage simple que tout le monde peut comprendre, mais ne vous écartez pas du sujet principal en incluant des détails non pertinents. Soyez bref et précis.
- La dernière phrase de l'e-mail doit refléter le ton sérieux et la structure appropriée de l'ensemble du message. tout en posant une question, vous pouvez dire quelque chose comme « j'ai hâte d'avoir de vos nouvelles bientôt » ou « j'espère avoir une réponse de votre part bientôt » et tout en répondant à une question, vous pouvez dire quelque chose comme « j'espère J'ai suffisamment répondu à votre question/doutes. »
#4. Signature
Votre signature électronique (parfois appelée pied de page) sert d'adieu. La manière dont vous y parviendrez aura une incidence sur l'impression que vous avez faite jusqu'à présent. C'est votre chance d'impressionner votre lecteur et de gagner ses éloges en faisant de l'expérience une expérience qu'il n'oubliera pas de sitôt. Cependant, si vous faites une erreur ici, l'ensemble de votre message ou de votre offre pourrait être remis en question. Vous devez veiller à ce que votre signature électronique soit soignée et bien organisée.
De plus, si vous voulez faire une bonne première impression durable, vous devriez penser à faire une signature électronique professionnelle. La signature d'e-mail textuelle standard des premiers jours de l'e-mail est à votre disposition. Dans les deux cas, assurez-vous d'énumérer tous vos travaux pertinents et vos coordonnées. C'est également une bonne idée d'inclure des liens cliquables vers votre site Web principal, vos profils de médias sociaux les plus actifs et une page de destination.
5 Format de courrier avec exemples
Ici, nous allons passer en revue les cinq types de courrier les plus courants et le format idéal pour chacun :
#1. Format de courrier professionnel
Les e-mails liés aux affaires sont toujours rédigés sur un ton formel. Le premier contact d'un freelance avec de nouveaux clients, par exemple, doit être effectué via un e-mail professionnel. Dans l'environnement actuel, il est important que ces e-mails soient adaptés à chaque destinataire.
Voici le format approprié pour un courrier professionnel :
- Créez une ligne d'objet attrayante et adaptez-la à chaque lecteur.
- Déterminez le message d'accueil approprié en fonction de votre familiarité avec le récepteur.
- Commencez l'e-mail en expliquant qui vous êtes et pourquoi vous avez décidé de contacter cette personne. Établissez une relation avant de faire un argumentaire de vente.
- Terminez l'e-mail avec un appel à l'action succinct et une signature professionnelle.
Voici un excellent exemple d'e-mail professionnel qui utilise un ton joyeux et invitant et une salutation immédiate du destinataire par son nom.
Salut Paul,
Je m'appelle Kyrian et je suis responsable des ventes chez ABC Company. Je voudrais vous parler de votre compte.
J'ai le plaisir de vous informer que plusieurs ventes en cours se termineront dans la semaine à venir. Faites-moi savoir s'il y a un bon moment pour nous parler.
Meilleurs voeux, Kyrian
#2. Format de courrier de remerciement
Un e-mail de gratitude est généralement envoyé après une sorte d'interaction. Le destinataire peut vous avoir aidé dans un projet, avoir répondu à une demande personnelle que vous avez envoyée, avoir été interviewé par vous ou même simplement avoir accepté de vous rencontrer.
Ne faites pas perdre de temps au destinataire avec un e-mail interminable de « remerciements » ; allez plutôt droit au but. De plus, les e-mails de remerciement ne sont pas toujours nécessaires et peuvent parfois obstruer la boîte de réception de quelqu'un qui pourrait être extrêmement occupé, alors réfléchissez bien pour savoir si l'envoi d'un e-mail sera bon ou non pour vous.
Voici le bon format de courrier de remerciement.
Salut [nom]
Un grand merci pour [ce qu'ils ont fait]. Ce fut un plaisir de collaborer avec vous, et j'attends avec impatience notre prochaine chance de le faire.
S'il y a quoi que ce soit d'autre pour lequel je peux vous aider, n'hésitez pas à me contacter.
Tout mon mieux,
Nom : (Titre officiel)
#3. Format du courrier de rappel
Qu'il s'agisse de votre première, deuxième ou troisième correspondance avec cette personne par e-mail, le format de votre message doit changer en conséquence. Il y a des informations nécessaires à inclure dans votre premier e-mail de contact.
Vous n'avez pas besoin de donner beaucoup d'informations générales dans un courrier de suivi ou de rappel. Au lieu de cela, rappelez doucement et brièvement à l'autre partie ce qui a été précédemment convenu (en supposant qu'il a peut-être été oublié ou relégué au bas de sa liste de tâches).
Cette aide supplémentaire peut vous aider à faire les choses plus rapidement et dans l'ordre qui compte le plus pour vous. De plus, la grande majorité des gens apprécient votre cohérence et vous respectent davantage pour le rappel.
Voici l'exemple de format de courrier de rappel approprié
Salut [nom],
Cet e-mail sert uniquement de rappel amical que vous avez un entretien prévu avec [nom], qui postule pour [nom du rôle].
L'heure et le lieu de rendez-vous pour l'entretien sont [heure] [jour] [lieu].
Si je peux faire quoi que ce soit pour vous aider à vous préparer à interviewer cette personne, veuillez me le faire savoir.
Bien cordialement,
[Votre nom]
#4. Format du courrier d'excuses
C'est dans la nature humaine de se tromper et de se tromper de temps en temps. Il est inévitable que nous fassions des erreurs qui blesseront, gêneront ou frustreront d'autres personnes. De plus, c'est généralement la meilleure chose à faire que de s'excuser et de passer à autre chose.
Si vous vous excusez sincèrement, l'autre personne ne s'en offusquera pas du tout. Des excuses sincères sont toujours la meilleure politique.
Cependant, lorsque vous vous excusez, il est important d'utiliser des mots qui montrent de la compassion pour la personne que vous regrettez également, plutôt que des mots qui révèlent vos vrais sentiments. Ne les blâmez pas et n'offrez aucune justification.
Voici le bon exemple de format de courrier d'excuses
À qui cela concerne:
Au nom de [nom de l'entreprise ou de l'entreprise], je m'excuse sincèrement pour le service que nous avons fourni lors de votre récente visite dans notre restaurant.
Je vous remercie de m'avoir alerté sur ces problèmes et soyez assuré que nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour répondre à ces préoccupations et prévenir de tels événements à l'avenir.
Veuillez prendre cette carte-cadeau de 100 $ à utiliser à votre convenance dans notre restaurant à l'avenir en guise d'excuses sincères.
J'ai hâte de vous revoir bientôt chez [insérer le nom de l'entreprise ou de l'organisation].
Sincerely yours,
(Insérez votre nom et titre ici)
#5. Format de demande de courrier
Les e-mails de demande sont généralement courts et directs, l'expéditeur s'adressant directement au destinataire avec une demande. Cela peut aller de la recherche d'une réunion à la connexion à un réseau d'entreprise ou même à la demande d'une introduction professionnelle. Lorsqu'il répond à une demande faite par e-mail, le destinataire a la possibilité de dire "oui" ou "non". Cependant, spécifiez toujours exactement ce dont vous avez besoin dans un e-mail de cette nature.
Format du courrier de congé de maladie
Bonjour [nom du superviseur],
Je vous écris pour demander un arrêt de travail pour cause de maladie entre [dates]. Afin de me remettre de l'opération, mon médecin m'a conseillé de prendre deux semaines de congé. Le [date], je prévois de faire mon retour au bureau.
Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à me contacter.
Salutations,
Nom ici
Comment améliorer vos compétences en rédaction d'e-mails
Voici quelques suggestions pour vous aider à devenir un meilleur rédacteur de courrier :
#1. Installer un vérificateur d'orthographe et de grammaire
Il existe des modules complémentaires que vous pouvez installer sur votre ordinateur qui vérifieront vos e-mails pour des problèmes tels que l'orthographe, la grammaire et la formulation inefficace. Ces modules complémentaires peuvent être utiles pour trouver des erreurs dans votre travail que vous avez peut-être manquées lors de la relecture et des corrections rapides. Les extensions peuvent être utiles, mais vous devez vous méfier des conseils qu'elles fournissent. Au lieu de dépendre uniquement d'un programme de vérification orthographique ou d'un plugin de navigateur, assurez-vous de relire vous-même votre écriture.
#2. Relisez votre travail pour les erreurs
La relecture de votre e-mail avant d'appuyer sur le bouton d'envoi peut vous aider à détecter les erreurs grammaticales ou stylistiques. Si vous réécrivez une partie de votre e-mail, vous devez porter une attention particulière aux phrases que vous venez de réécrire lors de la révision de votre travail. Il n'est pas rare que les gens oublient des phrases ou répètent des mots lorsqu'ils écrivent. C'est une bonne idée d'avoir une deuxième paire d'yeux pour regarder tout e-mail que vous êtes sur le point d'envoyer à un associé ou à un contact commercial de haut niveau.
#3. Corriger les erreurs typiques de grammaire et d'orthographe
Si un module complémentaire continue de suggérer la même chose, ou si vous savez que vous faites fréquemment des erreurs de grammaire stupides, rafraîchissez-vous sur les règles d'une bonne écriture pour améliorer vos compétences. L'utilisation abusive de votre, leur, etc. est une erreur courante. De plus, lorsque vous savez ce qu'il faut rechercher, il est beaucoup plus facile de repérer les erreurs dans votre propre travail.
#4. Prenez votre écriture lentement
Même lorsque vous êtes pressé de répondre à un mail, prendre votre temps finira par vous faire gagner du temps à long terme. Vous ne devez pas vous précipiter pour répondre à un e-mail, car cela pourrait vous faire manquer des détails vitaux. Plus de temps peut être consacré à la rédaction d'e-mails pour dissiper la confusion ou rectifier les malentendus. Si vous ralentissez, vous pouvez vous assurer que votre message passe clairement.
Format Courrier Lettre
Même si les SMS et les e-mails sont plus populaires que jamais, encore faut-il savoir adresser correctement une lettre. Les lettres formelles sont encore utilisées aujourd'hui, notamment pour la correspondance commerciale et pour postuler à des emplois. Les lettres de motivation sont souvent le point de contact initial entre un employeur potentiel et un candidat, il est donc important de faire bonne impression.
Par conséquent, le format de la lettre électronique doit inclure les informations correctes sur l'expéditeur et la date, les salutations et une adresse pour le destinataire prévu. Maîtriser l'art de l'étiquette appropriée donne le ton à l'ensemble de la communication et laisse une impression durable sur le destinataire. Aussi, lisez FORMAT DE LETTRE OFFICIELLE : Quels sont les meilleurs formats pour toute entreprise?
Choses à inclure lors de l'adressage d'un format de courrier formel
Il est important de garder à l'esprit quelques lignes directrices lors de la rédaction d'une lettre commerciale ou professionnelle pour vous assurer que votre message est reçu sous le meilleur jour possible. Le format correct d'écriture de courrier électronique est le suivant :
#1. Les coordonnées sont en haut
Le destinataire de votre lettre doit savoir qui vous êtes, quel est votre titre, où vous travaillez et où vous habitez, ainsi que où envoyer une réponse. Les détails de l'expéditeur devraient ressembler à ceci :
- Première ligne : Nom complet
- Deuxième ligne : nom de l'entreprise
- Troisième ligne : Adresse municipale
- La quatrième ligne : Ville ou village, suivi du nom de l'État et du code postal. Le nom de l'État peut être abrégé en son abréviation postale officielle à deux lettres.
- L'adresse doit apparaître sous le nom de l'expéditeur et doit être alignée à gauche.
- Si vous écrivez à quelqu'un dans un autre pays, inscrivez le nom du pays sur la quatrième ligne.
- Incluez une adresse e-mail et un numéro de téléphone pour faciliter la communication.
#2. Date
Ensuite, dans la marge de gauche ou de droite, tapez la date à laquelle la lettre a été envoyée. Utilisez des lettres pour épeler le mois et des chiffres pour indiquer le jour et l'année. La date peut être écrite dans une variété de formats, comme le 15 octobre 2020.
#3. Nom et adresse du destinataire
Ces données se trouvent sur le côté gauche de la page, sous l'adresse de l'expéditeur. Le nom et l'adresse postale du destinataire sont inclus. Cela montre que vous avez pris le temps d'apprendre à connaître le récepteur et vous aidera à nouer un lien plus fort avec lui. De plus, indiquez le poste ou les réalisations académiques du récipiendaire.
Pour un professeur d'anglais, vous devez adresser la lettre à "Paul Jones, Ph.D." Le nom de l'entreprise doit figurer sur la deuxième ligne sous le nom. À la troisième ligne, indiquez la rue et la ville du destinataire; sur le quatrième, incluez l'état et le code postal. Sur la quatrième ligne, écrivez le nom du pays si le destinataire vit en dehors des États-Unis.
#4. Salutations
Sautez une ligne après le nom du destinataire et écrivez la salutation à la place. Que vous utilisiez une salutation formelle ou informelle dépend de votre connaissance du destinataire de la lettre. Si vous n'avez jamais rencontré le destinataire auparavant, il est préférable de commencer par « Cher », la salutation la plus courante. Après la salutation vient le nom du destinataire, suivi de deux-points ou d'une virgule.
Utilisez "Cher Monsieur ou Madame" suivi de deux-points si vous n'êtes pas sûr du sexe du destinataire. Si le destinataire est une femme et que vous ne savez pas si elle est mariée ou non, utilisez « Mme ». comme le salut. Docteur, professeur et honorable sont tout aussi formels que n'importe quel autre titre. Voici quelques exemples de salutations :
- Cher Monsieur Paul
- Chère Mme Williams
- Cher Dr Adams
- Cher professeur Marc
Comment écrivez-vous le courrier?
Le courrier électronique est la méthode de communication la plus fiable et la plus formelle malgré la prolifération d'autres canaux. Le courrier électronique est utilisé partout, contrairement aux réseaux sociaux ou aux applications de messagerie. Pour cette raison, le courrier électronique est devenu l'une des méthodes de communication professionnelle les plus populaires. Alors que de plus en plus d'entreprises utilisent un modèle hybride dans lequel certains employés travaillent depuis des bureaux distants centralisés et d'autres depuis leur domicile, la proportion de communications professionnelles par e-mail a explosé. Le courrier électronique professionnel est toujours considéré comme professionnel et sophistiqué, contrairement au chat et aux commentaires dans les logiciels de collaboration d'équipe, qui peuvent être directs et même un peu informels. En tant que canal asynchrone, il se classe parmi les plus importants. De plus, l'e-mail peut être reçu, lu, compris et répondu par les destinataires prévus. Voici étape par étape pour écrire un mail décent.
- Maintenir une identité professionnelle en ligne.
- Utilisez un sujet facilement compréhensible.
- Commencez par un joyeux bonjour.
- Fournissez un peu de contexte
- Donnez le point en un mot.
- Affichez le CTA.
- Insérer des remarques récapitulatives
- Signez avec une signature valide seulement.
- Vérifiez les fautes de frappe, les erreurs de grammaire et la santé mentale.
- Faites attention à vos paramètres CC/Cci
- Utilisez toujours le même format de courrier.
Enveloppe de format de courrier
Le courrier postal et la livraison de colis sont des moyens courants de communication et d'expédition à longue distance. Apprendre à adresser correctement une enveloppe est une compétence et un format nécessaires pour envoyer et recevoir du courrier. Cependant, les lettres et les colis sont plus susceptibles d'atteindre leur destination et de recevoir une réponse si l'adresse correcte et d'autres détails sont inclus.
De plus, l'adresse du destinataire et la vôtre sont les deux informations les plus importantes à mentionner lors de l'adressage d'une enveloppe. Il y a normalement trois lignes disponibles pour l'adresse d'une lettre personnelle : le nom du destinataire, l'adresse municipale et la ville, l'état et le code postal. Il est courant d'inclure le nom de l'entreprise, le département ou le nom du destinataire, l'adresse postale et la ville, l'état et le code postal sur des lignes distinctes lors de l'envoi d'une lettre à une entreprise. Voici une enveloppe au format courrier.
(Coin supérieur gauche)
[Ton nom complet]
[Votre numéro de rue et votre nom]
[Votre ville, état et code postal]
(Centre milieu d'une enveloppe)
[Nom du destinataire]
[Nom de l'entreprise (le cas échéant)]
[Numéro et nom de la rue du destinataire]
[Ville, état et code postal du destinataire]
Conclusion
Un e-mail ou un format de courrier est similaire à celui d'une lettre en ce sens qu'il commence par un accusé de réception du lecteur, puis présente les idées à portée de main, puis se termine par un appel à l'action. En suivant les meilleures pratiques pour la mise en page des e-mails, vous pouvez attirer l'attention de vos lecteurs, les motiver à agir et leur fournir des canaux de communication clairs avec vous.
Cependant, les meilleurs formats de courrier électronique ne sont pas quelque chose que vous devez respecter religieusement.
FAQ sur le format de courrier
Quelle est la manière la plus formelle de commencer une lettre ?
La salutation standard pour les lettres formelles est "Cher", suivi du nom du destinataire. Le prénom et le nom de famille ou le prénom et le nom de famille sont acceptables. Cependant, si vous n'êtes pas sûr du nom du destinataire, "Cher Monsieur ou Madame," est la salutation appropriée à utiliser.
Comment démarrer et terminer un e-mail ?
Voici comment commencer et terminer un e-mail.
- Cher. Si vous ne connaissiez pas cette personne auparavant, il est préférable de vous en tenir à cette forme d'adresse sûre, officielle et polie.
- Bonjour. La salutation « bonjour » allie courtoisie, formalité et convivialité.
- Le « salut » informel est acceptable.
- Cordialement
- Cordialement et meilleurs voeux.
- Chaleureuses salutations.
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Référence
