Les opérations quotidiennes de presque toutes les entreprises dépendent fortement d'un système de gestion de l'information. Ces systèmes gèrent les nombreuses sources de données que les entreprises utilisent pour soutenir la prise de décision, ce qui peut conduire à leur stabilité à long terme. En conséquence, les entreprises consacreront des ressources importantes aux systèmes de gestion de l’information. Une compréhension de ces systèmes peut vous aider à comprendre comment ils pourraient être utilisés pour améliorer diverses activités sur le lieu de travail. Nous définissons les systèmes de gestion de l'information et les systèmes d'information de gestion dans cet article, décrivons leurs caractéristiques et leurs types et soulignons leurs avantages.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de l'information (IMS) ?
Un système de gestion de l'information (IMS) est toute architecture logicielle qui permet la collecte, le stockage, l'organisation et la distribution d'informations. La gestion de l'information fait référence à un ensemble de tâches organisationnelles liées à la collecte, au stockage et à la diffusion d'informations aux parties prenantes. Dans ce contexte, l'information fait référence à tout détail permettant à une entreprise de prendre une décision. Par exemple, le nombre de ventes réalisées par une entreprise au cours d’une semaine donnée. Les données en question peuvent se présenter sous différents formats, notamment des images, de l’audio et de la vidéo. Un excellent système de gestion permet d'accéder à l'information de manière rapide et précise. Ainsi, permettre aux parties prenantes importantes de prendre des décisions commerciales éclairées.
Caractéristiques d'un système de gestion de l'information
En général, un IMS peut exécuter diverses tâches. Les principales caractéristiques de ces systèmes sont les suivantes :
#1. Collecte d'informations
Cet élément essentiel est l’acquisition et l’analyse des données sur l’activité commerciale. Les entreprises collectent souvent des données dans quatre catégories, à savoir :
- Informations personnelles : Les données personnelles sont toute information permettant à une entreprise d'identifier un consommateur. Le nom, l'adresse et, dans certains cas, le numéro d'assurance sociale (NAS) sont des exemples de ce type de données.
- Données sur la participation : les données d'engagement décrivent les interactions entre un client et une entreprise à de nombreux points de contact. Par exemple, le nombre de visiteurs sur le site Web d'une entreprise, les ouvertures de courrier électronique et les inscriptions à des événements.
- Données comportementales : En général, les données comportementales sont tout détail contenant une transaction entre un client et une entreprise. L’historique des achats et les données d’utilisation des produits en sont deux exemples.
- Données d'attitude : des mesures telles que la désirabilité du produit, la pertinence du produit et la satisfaction des clients sont des exemples de données d'attitude.
Un système de gestion de l'information standard peut simplement collecter, mesurer et communiquer ce type de données aux parties prenantes.
#2. Stockage de données
Le stockage de données est une fonctionnalité qui permet à l'IMS de stocker des données et de les mettre à la disposition des utilisateurs. Le système stocke ces données sur un périphérique de stockage, qui peut être un disque dur ou un serveur avec une base de données. Le système peut également stocker des données dans le cloud, accessible via Internet. Choisir de conserver les informations dans le cloud plutôt que des méthodes de stockage plus traditionnelles, telles que le papier ou les disques compacts, vous permet de mieux sécuriser la sécurité des informations, de les restaurer rapidement si nécessaire et de les rendre accessibles à l'échelle internationale.
#3. Traitement d'informations
Le traitement de l'information fait référence à toute série de procédures qui produisent des résultats. Généralement, cela implique de modifier les données afin de fournir des informations précieuses. L'information doit être transformée d'un format ou d'un support à un autre. Par exemple, si une entreprise enregistre le total des transactions sur deux jours, elle peut comparer les transactions du premier jour à celles du second pour voir s'il y a eu une augmentation des revenus nets. Plutôt que de calculer et d'interpréter manuellement ces données, un IMS automatise le processus et affiche simplement les résultats. L'acquisition, l'organisation, l'affichage et la diffusion d'informations sont autant d'exemples de traitement de l'information.
#4. Diffusion des informations
La distribution d'informations fait référence à tous les processus qu'une organisation utilise pour distribuer des informations à ses parties prenantes. Différentes parties prenantes interagissent avec ces informations de différentes manières. Certains en garantissent la qualité, l’accessibilité et l’utilité, mais d’autres, comme les dirigeants, l’utilisent pour prendre des décisions.
L'accessibilité de l'information est définie comme la capacité d'un SGI à afficher les données de manière à permettre aux parties prenantes d'accéder au contenu. Dans une entreprise, le contenu est normalement disponible sur une base égale, bien que cela puisse être modifié en fonction des différents types de parties prenantes. Par exemple, l'accès à l'information d'un cadre supérieur peut différer de celui d'un spécialiste du marketing, mais tous les spécialistes du marketing d'un service ont accès aux mêmes informations.
Les avantages d'un système de gestion de l'information
Certains des avantages d’un système de gestion de l’information efficace sont les suivants :
- Aide à la prise de décision : un IMS fournit à plusieurs parties prenantes des informations commerciales détaillées qu'elles peuvent utiliser pour faire des choix départementaux.
- Améliore la prestation et l’efficacité des services : il est plus facile de trouver des domaines à améliorer dans les processus métier lorsque les jugements sont bien informés. Différentes équipes peuvent alors concentrer leurs efforts sur ces domaines d’amélioration, peut-être en augmentant leur productivité et en améliorant les services qu’elles fournissent aux clients.
- Aide à atteindre les objectifs commerciaux : un traitement approprié de l’information peut aider les parties prenantes à mieux comprendre les objectifs commerciaux et à identifier les domaines ou les possibilités d’amélioration.
Système d'information de gestion (SIG)
Un système d'information de gestion (MIS) est un domaine axé sur les données qui se concentre sur l'organisation, l'analyse et l'application des données d'entreprise pour influencer les décisions. Un SIG génère des rapports fréquents pour chaque niveau de gestion au sein d'une organisation, leur complexité varie donc en fonction de la taille de l'entreprise. Ce système peut coordonner, contrôler, analyser et visualiser les données afin d'augmenter l'efficacité de la génération de rapports et de les stocker dans un emplacement pratique. Dans un environnement organisationnel, les études SIG incluent souvent les personnes, les processus et la technologie.
Évolution du SIG
Système de gestion d'informations ont franchi plusieurs étapes, notamment :
- Mainframes : il s'agissait d'énormes ordinateurs qui permettaient aux organisations d'entreprendre des activités nécessitant de grandes quantités de traitement de données. Ils occupaient des pièces entières, utilisaient des cartes perforées et avaient des opérateurs qui transmettaient manuellement les rapports de données traitées à ceux qui les demandaient.
- Mini-ordinateurs : avec le développement des mini-ordinateurs, les opérations par carte perforée ont été remplacées par la saisie des données via une interface informatique. Cela a également permis aux grandes entreprises de gérer des centres de calcul sur site.
- Ordinateurs personnels : grâce aux progrès des ordinateurs personnels, les organisations ont pu embaucher des spécialistes MIS. Même s'il s'agissait d'une méthode peu coûteuse et efficace, elle nécessitait que les informations nécessaires au reporting soient présentes sur chaque ordinateur individuel, car ils ne pouvaient pas communiquer entre eux.
- Réseaux de clients et de serveurs : les employés souhaitaient transmettre leurs connaissances rapidement et efficacement à mesure que la complexité technologique augmentait. Les réseaux client/serveur ont résolu ce problème en permettant à de nombreux ordinateurs de se connecter à un réseau partagé en tant que serveurs et de partager des données.
- Informatique d'entreprise : les réseaux à haut débit et la convergence des informations de plusieurs départements vers des plates-formes logicielles étaient des éléments clés de cette période. Ces plates-formes logicielles, souvent appelées logiciels d'entreprise, simplifient l'accès des ordinateurs à tous les serveurs d'une entreprise, améliorant ainsi encore davantage le processus de génération d'informations.
- Le cloud computing fait référence à la disponibilité de nombreux services via Internet. Il permet aux utilisateurs qui ne sont pas physiquement présents dans les locaux d'une organisation ou directement liés à son réseau privé d'accéder à ses serveurs.
Types de systèmes d’information de gestion
Les systèmes d’information de gestion sont classés en plusieurs catégories dont les plus fréquentes sont :
#1. Systèmes d'aide à la décision
Les systèmes d'aide à la décision (DSS) soutiennent principalement les processus décisionnels d'une organisation en analysant d'énormes volumes de données. Les chiffres de ventes, les revenus prévus et d'autres informations liées aux opérations telles que les statistiques du travail sont des exemples de catégories de données. Les gens peuvent faire fonctionner manuellement un DSS ou le faire complètement automatisé. Les cadres supérieurs et les cadres supérieurs sont souvent les utilisateurs du DSS d'une entreprise car la prise de décision relève de leur responsabilité.
# 2. Systèmes d'information comptable
Les systèmes d'information comptable (AIS) sont des systèmes qui collectent, stockent et traitent des données financières et comptables pour les décideurs. Un AIS utilise des théories et des pratiques issues de l’informatique, de l’audit, de la comptabilité et du marketing. Il permet de garantir l'exactitude des transactions financières tout en informant les parties prenantes intéressées. La procédure AIS comprend généralement trois étapes :
- L'AIS collecte et enregistre des informations sur les opérations financières d'une organisation.
- Ces informations sont fournies aux décideurs et des états financiers et des rapports de gestion sont préparés.
- Il protège les données et simplifie leur traitement et leur enregistrement.
#3. Systèmes d'information marketing
Un système d'information marketing collecte, traite et diffuse des informations concernant les efforts marketing d'une entreprise. Ces informations peuvent provenir de l’intérieur de l’organisation ou de concurrents externes, et elles sont utilisées pour éclairer les décisions marketing des parties prenantes. Les systèmes d'information marketing peuvent également suivre le succès marketing, aidant ainsi les directeurs marketing et les dirigeants d'entreprise à déterminer la rentabilité des opérations marketing. Ce système peut également être utilisé conjointement avec d'autres systèmes d'information de gestion pour aider les entreprises à mieux comprendre leurs circonstances et leur environnement opérationnels.
#4. Systèmes de gestion des ressources humaines
La gestion des ressources humaines fait référence à la stratégie d'une organisation visant à gérer ses collaborateurs de manière productive. Un SIRH est une suite logicielle qui suit la gestion des ressources humaines et les processus associés tout au long du cycle de vie d'un employé. Les responsables RH et le personnel sont les principaux utilisateurs de ces systèmes, qui sont souvent utilisés pour se conformer aux règles du travail et fiscales. Grâce à des rapports de performance réguliers, un SIRH permet à une entreprise de comprendre complètement ses processus en matière de personnel et de main-d'œuvre.
Qu'est-ce qu'un système d'information client (CIS) ?
Un système d’information client stocke et met à disposition toutes les données relatives aux clients. Il connecte généralement le matériel et les documents à un système de base de données structuré qui spécifie le client individuel, tel qu'un CRM. Les organisations peuvent aider les équipes commerciales à vendre plus rapidement et plus efficacement en rendant les informations client essentielles facilement accessibles via un système intuitif.
Pour un accès rapide aux informations essentielles sur les clients, des plateformes de gestion de contenu efficaces sont liées aux outils que les vendeurs utilisent quotidiennement. Cette forme de lien permet aux clients de parcourir le processus de commande plus rapidement et plus efficacement, avec moins de frictions.
Comment les systèmes d’information contribuent-ils à la gestion de la relation client ?
La gestion de la relation client doit être facilitée par les systèmes d'information en fournissant un dossier client à 360 degrés contenant non seulement les données en temps réel d'un CRM mais également le contenu associé provenant d'autres systèmes d'information tels qu'un référentiel de gestion de contenu ou un magasin de fichiers.
L'utilisation d'une plateforme de gestion de contenu ou d'informations client qui regroupe toutes ces informations peut permettre aux équipes commerciales d'économiser du temps et des efforts consacrés à la recherche des informations dont elles ont besoin pour faciliter les interactions avec les clients. Une vue unifiée et complète du client dans toute l'entreprise améliore les processus de vente et génère des informations plus approfondies qui permettent de découvrir davantage de possibilités, d'accroître la fidélité des clients et de favoriser des relations plus solides.
Comment améliorer le suivi des consommateurs ?
Pour permettre une surveillance et une visibilité complètes des clients, les organisations doivent évaluer toutes les communications client entrantes et sortantes et mettre en œuvre des systèmes pour garantir que les principales parties prenantes ont un accès facile à ce contenu.
Les plateformes d'information des consommateurs qui offrent aux équipes commerciales une perspective complète et fiable du consommateur, y compris les conversations précédentes, l'historique des achats et même les plaintes antérieures, assurent le bon fonctionnement des opérations et contribuent souvent à des expériences client plus agréables.
Les organisations peuvent également utiliser des solutions de capture intelligente augmentées par l'IA pour automatiser les messages entrants afin de fournir un suivi efficace des clients et de garantir que les demandes des consommateurs sont traitées rapidement et de manière cohérente.
Comment les opérations commerciales améliorent-elles la gestion de contenu ?
Les opérations de vente sont essentielles pour fournir aux utilisateurs des solutions liées et efficaces. Le contenu client est fréquemment dispersé entre les systèmes et les organisations. Les opérations commerciales doivent prendre l'initiative d'intégrer ces données dans les enregistrements clients dans CRM.
Les organisations doivent fournir une infrastructure intégrée qui améliore la productivité grâce à des personnes, des contenus et des systèmes mieux connectés, tout en offrant aux équipes commerciales une vue client complète à 360 degrés. Les équipes commerciales peuvent ajouter une valeur significative à leurs systèmes CRM grâce à une gestion de contenu améliorée pour mieux alimenter les processus et améliorer les interactions avec les clients en automatisant les tâches répétitives tout en renforçant la gouvernance de l'information pour éviter les risques.
Quels sont les avantages de l’intégration de la gestion des informations client ?
Les vendeurs utilisent les systèmes CRM pour capturer, gérer et mesurer les interactions avec les clients, mais d'autres contenus, tels que les contrats, les lettres d'offre, les devis et les factures, fournissent un contexte essentiel pour l'engagement des clients. Les équipes commerciales peuvent manquer d'informations sur les comptes qui offrent une meilleure expérience client et exposent de nouvelles perspectives de revenus en raison des silos de données et des systèmes déconnectés.
Avec une plateforme de gestion de contenu qui s'interface avec les systèmes CRM et regroupe les informations clients clés là et quand les commerciaux en ont besoin, les organisations peuvent :
- Améliorez la satisfaction des clients en aidant les équipes commerciales à répondre le plus rapidement possible aux demandes des clients.
- Avec un accès en temps réel au contenu lié au compte sur tous les points de contact directement depuis les applications CRM, vous pouvez raccourcir les cycles de vente et conclure des transactions plus rapidement.
- Permettez aux équipes commerciales de consacrer plus de temps à la prospection et moins de temps à parcourir les systèmes pour trouver des informations pertinentes sur le compte.
- Découvrez de nouvelles opportunités de vente en augmentant la visibilité et les informations sur les opportunités de ventes croisées et incitatives.
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Bibliographie
