« Unis nous restons, divisés nous tombons », comme le dit le dicton, ne se limite pas aux films de guerre et aux séries télévisées de super-héros. C'est aussi une excellente illustration de la raison pour laquelle l'intégration ERP est essentielle à la gestion d'une entreprise prospère. Votre entreprise peut rationaliser les procédures et générer des revenus en combinant de nombreux logiciels "best of breed" pour construire ou renforcer une solution ERP quasi personnalisée. Alors, qu'est-ce qu'un logiciel ERP précisément et qu'implique l'intégration dans ce contexte ? Dans cet article, nous explorerons ces définitions de base ainsi que la stratégie du système ERP et l'intégration entre les systèmes logiciels CRM et ERP.
Qu'est-ce qu'un ERP (Enterprise Resource Planning) ?
Un système ERP est un type de logiciel qui permet aux entreprises de collecter, stocker, gérer et analyser des informations et des documents pertinents pour les activités commerciales.
Ces activités peuvent être classées comme suit :
- Gestion de la chaîne logistique: La gestion de la chaîne d'approvisionnement implique de suivre l'état des biens et des services tout au long de votre chaîne d'approvisionnement et de travailler directement avec les vendeurs et les fournisseurs.
- La gestion des commandes: La gestion des commandes consiste à convertir un devis en commande client, puis à envoyer une facture générée par le système au nouveau client le plus rapidement possible.
- Approvisionnement: Créer des appels d'offres rapidement, les transmettre aux fournisseurs agréés, recueillir les réponses et livrer les bons de commande une fois les fournisseurs choisis.
- Analytique: affichez de nombreuses formes de données via un tableau de bord unique pour améliorer la prise de décision dans des domaines tels que la tarification, la gestion des stocks, l'assistance client, etc.
Il existe d'innombrables autres façons d'utiliser un système ERP, mais ces exemples démontrent à quel point le logiciel est polyvalent et puissant. De plus, cette adaptabilité explique pourquoi la plateforme est utilisée pour un large éventail d'opérations d'entreprise.
Enfin, les systèmes ERP peuvent être accessibles dans le cloud, sur site ou dans le cadre d'un déploiement hybride. Cependant, avec le besoin croissant de logiciels basés sur le cloud, les fournisseurs d'ERP se tournent rapidement vers le cloud, s'ils ne l'ont pas déjà fait.
Qu'est-ce que l'intégration ERP ?
Maintenant que vous comprenez ce qu'est un ERP et comment sélectionner le meilleur logiciel ERP, vous devriez étudier l'intégration ERP.
L'intégration ERP est simplement le processus de connexion et de synchronisation de votre logiciel ERP avec d'autres applications commerciales telles que le commerce électronique (frontal), le CRM (gestion de la relation client), l'EDI (échange de données informatisées), des outils marketing tels que l'analyse et d'autres bases de données et points de données avec lesquels votre entreprise opère.
En bref, connecter tous les points qu'une entreprise utilise pour saisir, gérer, suivre et produire des données significatives et importantes. Une vitrine de commerce électronique, par exemple, est l'endroit où un visiteur soumet un prospect, demande une démonstration et/ou achète un produit.
De manière générale, vos meilleures solutions ou logiciels d'intégration ERP doivent s'interfacer avec toutes les autres plateformes et synchroniser les données issues des Omni-canaux. C'est ce que donne l'intégration ERP.
Exemples d'intégration ERP
Voici cinq processus métier typiques qui peuvent bénéficier de l'intégration ERP.
#1. Synchronisez les commandes entre votre ERP et votre CRM
Lorsqu'une commande est ajoutée à votre plateforme de gestion de la relation client (CRM), elle doit être ajoutée à votre solution d'intégration ERP dès que possible. Sinon, vous risquez de reporter le reste des phases initiales de l'engagement client, telles que la livraison des factures, l'intégration du client, etc.
Il est possible de combiner un logiciel ERP avec un CRM pour éviter les retards. À partir de là, vous pouvez configurer un workflow qui crée une commande en double dans le système d'intégration ERP chaque fois qu'une nouvelle commande client est passée dans le CRM.
#2. Informer la direction lorsqu'elle doit approuver un bon de commande
Des approbations internes pour les bons de commande sont nécessaires pour que votre équipe puisse accéder rapidement aux ressources dont elle a besoin. Pour traiter ce processus métier, connectez votre ERP à votre plate-forme de communication d'entreprise, puis créez un flux de travail qui fonctionne comme suit : chaque fois qu'un bon de commande est soumis pour examen, les approbateurs appropriés sont informés via un canal de la plate-forme de communication d'entreprise et invités à examiner le bon de commande. document.
#3. Créez une facture dans votre ERP une fois qu'elle arrive dans votre système de gestion des dépenses
Pour accélérer le traitement des factures et vous assurer qu'aucun paiement n'est en retard - ou pire, jamais effectué - vous pouvez intégrer votre solution ERP à un outil de gestion des dépenses et mettre en place un flux de travail dans lequel une facture en double est émise dans l'ERP chaque fois qu'une facture arrive dans le outil de gestion des dépenses.
#4. Gérez les documents importants dans votre ERP sans quitter votre application de stockage de fichiers
Il peut être difficile de suivre tous les documents de votre ERP et d'apporter des modifications à l'un d'entre eux au fil du temps. Vous pouvez trouver n'importe quoi plus rapidement en intégrant la plate-forme à une application de stockage que vous connaissez bien. Une fois intégré, vous pouvez rapidement partager des documents de l'ERP avec l'application de stockage, ainsi que faire en sorte que les modifications apportées sur une plate-forme soient transférées de manière transparente sur l'autre.
#5. Rationalisez les remboursements une fois qu'une demande arrive dans votre outil ITSM
Offrir une expérience client de classe mondiale implique de répondre rapidement aux demandes des clients. Le remboursement ne fait pas exception. Pour accélérer ce processus, connectez votre ERP à un ITSM et faites en sorte que le premier commence immédiatement le processus lorsque l'employé en contact avec le client crée la demande dans le second.
Quels sont les avantages de l'intégration ERP ?
Voici quelques-uns des avantages de l'intégration ERP :
#1. Il vous permet de vous débarrasser des silos de données.
Les silos de données, qui se produisent lorsque les informations ne sont disponibles que dans des applications spécifiques, peuvent avoir un large éventail de conséquences négatives pour vous et vos collègues.
- Les employés peuvent ignorer que des données spécifiques existent, les empêchant d'en faire usage.
- Les employés peuvent rencontrer des retards dans l'obtention des données dont ils ont besoin, ce qui entraîne des conséquences qui ont un impact sur le résultat net (par exemple, un temps de réponse lent).
- Les employés peuvent éventuellement abandonner la recherche d'accès aux données s'ils rencontrent les retards et les goulots d'étranglement qui surviennent avec toute demande.
Un système d'intégration ERP bien intégré peut prévenir et dissoudre efficacement les silos de données. Pourquoi? Parce qu'une fois l'application liée à d'autres, les employés peuvent être en mesure d'obtenir les données dont ils ont besoin dans les applications qu'ils utilisent déjà. Cela s'applique à un large éventail d'équipes, y compris le marketing, les finances, la chaîne d'approvisionnement, les ressources humaines et les ventes.
#2. Il vous permet de conserver un système ERP hérité.
Dans de nombreuses circonstances, votre ancien système est toujours important ; il a juste une interface utilisateur désuète. En l'intégrant à une interface utilisateur moderne, telle que celle conçue dans une plate-forme comme OutSystems, vous pouvez conserver les avantages qu'elle offre tout en évitant l'interface utilisateur gênante et les coûts importants associés à son remplacement.
#3. Il aide votre équipe à éviter les erreurs humaines coûteuses.
Votre équipe serait obligée d'entreprendre un saut d'applications et une saisie de données considérables si vous n'intégriez pas votre logiciel ERP au reste de vos applications et ne permettiez pas aux données de circuler sans effort entre elles. Ces processus manuels exposent votre équipe à des erreurs coûteuses, telles que remplir un bon de commande à tort, rembourser le mauvais client, etc.
#4. Il améliore la satisfaction des employés
L'engagement des employés peut être accru en permettant aux employés de se concentrer moins sur des tâches manuelles monotones et davantage sur des projets intelligents et critiques pour l'entreprise.
Un engagement plus élevé des employés, à son tour, est susceptible d'entraîner une multitude d'avantages pour votre entreprise, tels qu'une productivité accrue des employés ou une diminution de l'attrition.
#5 Il améliore l'expérience client.
Votre équipe est plus susceptible de fournir des expériences client de premier ordre si les goulots d'étranglement internes dans les activités liées aux clients sont supprimés.
De plus, en gardant toutes les données client cohérentes et à jour en temps réel dans toutes vos applications, vos équipes peuvent collaborer plus efficacement pour aider les clients et résoudre les problèmes qui surviennent. Par exemple, un représentant de la réussite client peut avoir des difficultés à percevoir le paiement de la facture initiale d'un client. Ils peuvent informer un collègue financier, qui peut rapidement le confirmer, et ensuite prolonger la date de paiement du client dans le système d'intégration ERP.
Différents types d'intégration ERP
Bien que de nombreux types de logiciels d'entreprise puissent être couplés à l'ERP, il est essentiel de garantir la connectivité du système ERP avec les applications importantes suivantes. Les intégrations ERP sont classées en fonction de l'objectif commercial qu'elles servent, du problème qu'elles traitent et des plates-formes avec lesquelles elles s'interfacent.
#1. Intégration ERP e-commerce
En termes d'organisation, la collecte de données doit toujours être liée à la mise en œuvre. La boutique de commerce électronique - le point auquel votre entreprise communique avec ses clients visés - est l'endroit d'où proviennent la majorité des données client ou celles qui sont externes à l'organisation. Dans le commerce électronique, des données telles que les prospects, les clients, les commandes, les transactions et les statistiques d'expédition sont générées.
#2. Intégration CRM ERP
Le logiciel CRM est utilisé pour acquérir et gérer les données des prospects et des clients telles que les informations de contact, les détails du compte et les possibilités de vente. L'intégration des données entre les systèmes logiciels CRM et ERP offre aux utilisateurs ERP une meilleure visibilité sur les prospects de l'entonnoir de vente, les enregistrements et les comptes pour les informations et données clients, et suit et comptabilise les niveaux de vente par conversion après-vente client. Cela est dû à une rupture de communication entre votre programme ERP et l'application CRM. C'est pourquoi l'intégration ERP et CRM est essentielle, principalement pour générer une synergie entre la demande (CRM) et l'offre (ERP).
Avantages communs de l'intégration CRM ERP :
- Les équipes peuvent travailler ensemble pour répondre à une exigence client.
- Les conversions et les performances de l'entonnoir de vente ont été améliorées.
- Le plaisir du client résulte d'un service client rapide et efficace.
- Grâce aux systèmes ERP CRM liés, les informations des clients sont cohérentes entre les systèmes et les départements.
#3. Intégration de la gestion de projet avec l'ERP
La gestion de projet est une autre tâche essentielle pour toute entreprise, en particulier les grandes. Il contient toutes les informations sur le projet en cours, y compris qui travaille sur quelles tâches, les délais et d'autres informations liées à l'activité.
#4. Intégration de la Business Intelligence avec l'ERP
Un logiciel de Business Intelligence peut aider votre entreprise à atteindre de nouveaux sommets. Il aide en offrant des informations sur une variété de fronts qui aident les parties prenantes à prendre des décisions concernant l'introduction de nouvelles fonctionnalités, la diversification des activités, le lancement de nouveaux produits, la pénétration du marché dans de nouveaux domaines, les prévisions et les objectifs pour l'exercice à venir, etc.
#5. Intégration EDI ERP
L'échange de données informatisé (EDI) est un cadre qui permet des échanges de données électroniques dans un format prédéfini entre des entreprises telles que des partenaires commerciaux, des fournisseurs, des distributeurs et autres.
Comment développer une stratégie d'intégration ERP ?
Travailler sur les questions suivantes dans un ordre séquentiel (et selon un cycle récurrent, par exemple tous les 6 mois) vous aidera à établir une approche puissante au fil du temps :
#1. Quels sont les objectifs commerciaux de l'intégration ERP ?
Si l'objectif est d'améliorer l'efficacité des processus existants, vous pourrez peut-être compter sur votre équipe d'intégration interne pour créer et gérer la solution. Si, en revanche, vous souhaitez innover dans un processus lié à la finance ou aux ventes, vous devriez probablement impliquer l'équipe commerciale (puisqu'elle est la plus susceptible de comprendre le processus et les applications qui l'accompagnent).
#2. Quels sont vos cas d'utilisation d'intégration ERP ?
Répondre à cette question peut vous aider à identifier les applications dont vous avez besoin pour vous connecter à votre système ERP et les équipes que vous devez inclure.
#3. Quelles sont les exigences non fonctionnelles pour vos intégrations ERP ?
En d'autres termes, vous devez spécifier le comportement attendu de vos connecteurs ERP en termes de disponibilité, de sécurité et d'évolutivité, entre autres mesures.
#4. Quel type de plateforme adopter ?
En fonction de vos objectifs commerciaux et de vos exigences non fonctionnelles, vous devriez être en mesure d'identifier les solutions d'intégration qui répondent le mieux à vos besoins.
Défis de l'intégration ERP
Voici quelques-uns des défis d'intégration ERP les plus importants :
- Choisir la meilleure stratégie d'intégration ERP
- Conserver votre intégration ERP
- Expertise en intégration de système ERP
- Y compris la personnalisation
- Standardisation des données entre les applications
Quelles sont les trois approches de l'intégration ERP ?
Il existe de nombreuses méthodes de déploiement ERP, mais les trois plus courantes sont les intégrations point à point (P2P), le bus de services d'entreprise (ESB) et la plate-forme d'intégration en tant que service (iPaaS).
Qu'est-ce qu'un ERP ou un CRM ?
L'ERP aide les entreprises à mener à bien leurs opérations en intégrant leurs systèmes financiers et opérationnels dans une base de données centralisée, tandis que le CRM aide les entreprises à gérer la manière dont les clients interagissent avec leur organisation. Les deux servent d'installations de stockage de données cruciales.
Comment l'ERP s'intègre-t-il à une organisation ?
L'intégration ERP est le processus de liaison de votre système ERP à un autre logiciel de votre entreprise. L'intégration permet à vos systèmes de communiquer des données et des informations vitales pour de nombreuses activités commerciales. C'est une méthode d'automatisation des processus réguliers et d'amélioration de la productivité globale de l'entreprise.
Quelles sont les 4 grandes phases de la mise en œuvre d'un ERP ?
Les quatre stratégies de mise en œuvre de l'ERP sont les suivantes :
- Big Bang
- Déploiement progressif
- Adoption parallèle
- Hybride
Quels sont les 4 types d'architecture ERP ?
Les quatre types d'architecture ERP sont les suivants :
- L'architecture monolithique de l'ERP
- L'architecture postmoderne du système ERP
- Logiciel ERP basé sur le cloud
- ERP sur site
SAP est-il un CRM ou un ERP ?
Salesforce et SAP sont tous deux des CRM établis qui fournissent les fonctionnalités CRM standard telles que l'automatisation de la force de vente, la gestion du pipeline et l'accès SaaS ou cloud. Ils assistent les commerciaux et les managers dans la rationalisation des flux de travail et le suivi des leads afin d'optimiser les opérations de vente.
SAP est-il un système ERP ?
SAP est considéré comme le leader du marché des ERP opérationnels basés sur le cloud. Découvrez les avantages de l'ERP cloud pour vos opérations commerciales et pourquoi SAP a été nommé leader des logiciels ERP basés sur le cloud.
Salesforce est-il un CRM ou un ERP ?
Bien que Salesforce soit la première plate-forme de gestion de la relation client (CRM) au monde, il ne s'agit pas d'une solution de planification des ressources d'entreprise (ERP).
Conclusion
L'intégration du système ERP doit évoluer et se développer en même temps que la technologie. Cela englobe les outils disponibles pour l'intégration ERP ainsi que les méthodologies de mise en œuvre réelles. En raison de la stratégie ERP postmoderne, l'intégration ERP est actuellement en augmentation. Si vous avez été avec nous jusqu'ici, vous aurez appris tout ce qu'il y a à savoir sur l'intégration ERP.
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Bibliographie
