Lorsque vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, être payé à temps est une priorité absolue. Si vous ne définissez pas les bonnes conditions de paiement avec vos clients, cela peut entraîner des retards de paiement, une mauvaise trésorerie et un stress inutile dans votre entreprise. Heureusement, il existe des mesures simples que vous pouvez prendre pour améliorer vos méthodes de facturation. Cet article examinera les conditions de paiement, leurs types, exemples, importance et comment les utiliser dans votre entreprise.
Que sont les conditions de paiement ?
Lorsque vous envoyez une facture à un client, les conditions de paiement lui indiquent ce que vous attendez de lui à l'avenir. Ils permettent à vos clients de savoir comment vous préférez être payé et quand ils doivent vous payer. Les conditions de paiement peuvent également inclure les conséquences d'un paiement manqué ou en retard. Pour que vos clients sachent à quoi s'attendre, il est important de définir des conditions de paiement claires. Plus ceux-ci sont faciles à comprendre, plus il sera facile pour vos clients de vous payer à temps.
Pourquoi les conditions de paiement sont-elles importantes ?
Les conditions de paiement sont importantes pour comprendre de combien d'argent une entreprise peut disposer pour de futurs projets tels que l'agrandissement, la rénovation, de nouvelles gammes de produits ou des campagnes publicitaires. Ces conditions peuvent spécifier des versements réguliers, ce qui peut aider à équilibrer le capital requis pour les dépenses quotidiennes et mensuelles. Si les propriétaires d'entreprise comprennent leur flux de trésorerie mensuel, ils peuvent se sentir moins stressés par les paiements et les revenus.
Qui détermine les conditions de paiement ?
Habituellement, le propriétaire de l'entreprise ou le responsable de la comptabilité fixe les conditions de paiement des clients avant toute transaction. Ceci est fait pour que les clients puissent clairement comprendre et suivre les conditions de paiement. Lors de l'estimation des coûts de construction et des ressources, un propriétaire d'entreprise peut également décider des conditions de paiement avant d'ouvrir ses portes.
Exemples de conditions de paiement
En règle générale, les conditions de paiement sont indiquées sous forme d'abréviation sur une facture. Voici quelques-uns des exemples les plus courants de conditions de paiement que vous devriez connaître.
- 1MD: Cela représente un crédit de paiement pour un mois complet de fournitures.
- PIA: Cette abréviation signifie « paiement anticipé », ce qui signifie que le paiement doit être effectué en totalité avant la livraison des biens ou des services.
- CIA: Cette abréviation signifie « cash in advance », ce qui signifie que le paiement intégral doit être effectué en espèces avant la livraison des biens ou des services.
- Dès réception: Dès que le client reçoit la facture, le paiement est attendu.
- 7 net: signifie que le paiement doit être effectué dans les sept jours.
- 21 net: Le paiement doit être effectué dans les 21 jours suivant la réception.
- 30 net: Le paiement doit être effectué dans les 30 jours suivant la date de facturation. Net 60, Net 90 et d'autres variantes sont également parfois utilisés.
- Fin de mois (EOM): Le paiement est dû à la fin du mois de réception de la facture.
- 15 IMF: Le 15 du mois suivant la date de facturation correspond à l'échéance du paiement.
- 2/10 net 30: Le paiement est dû dans les 30 jours, mais les clients peuvent bénéficier d'une réduction de 2 % s'ils paient dans les 10 jours.
- LA MORUE: Cela signifie "paiement à la livraison", ce qui signifie que les biens ou services doivent être payés en espèces au moment de la livraison.
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- CND: Cette abréviation signifie « cash next delivery », ce qui signifie que le paiement doit être effectué avant la livraison suivante. Pour les livraisons récurrentes, ce délai de paiement est généralement réservé.
- CBS: Cette abréviation signifie « paiement avant expédition », ce qui signifie que le solde doit être payé avant que le produit ne soit expédié au client.
- CWO: Cette abréviation signifie « paiement à la commande », ce qui signifie que le client doit payer la facture en totalité avant que les marchandises ne soient produites et expédiées.
- Remise de cumul: Une remise offerte sur une grosse commande.
Exemple de fonctionnement des conditions de paiement
Prenons un exemple pour comprendre pourquoi les délais de paiement sont si importants pour les finances de votre entreprise :
Supposons que vous êtes sur le point d'ouvrir un nouveau magasin. Vous devez investir 5,000 7,000 $ en équipement. Vous avez récemment reçu une commande importante d'un client et envoyé une facture de XNUMX XNUMX USD. De plus, vous prévoyez que le client paiera la facture d'ici la fin du mois.
Cependant, le client ne paie pas à temps. Par conséquent, vous ne pouvez pas acheter le nouvel équipement nécessaire. Vous payez maintenant un loyer pour votre vitrine même si vous n'y faites pas d'affaires. En raison du retard de paiement, vous commencez à perdre de l'argent.
Cet exemple démontre l'importance du paiement des factures dans les délais. L'établissement d'une facture concise et facile à comprendre contribuera grandement à vous assurer d'être payé à temps. Par conséquent, vous pouvez vous permettre de maintenir vos activités commerciales et d'atteindre vos objectifs de croissance.
Quels sont les types de conditions de paiement ?
Les entreprises accepteront parfois de s'écarter de leurs conditions de paiement standard et de fractionner ou de combiner les paiements. Les types d'accords les plus courants sont énumérés ci-dessous.
#1. Paiements fractionnés
Si votre entreprise traite régulièrement des services coûteux, des articles de luxe ou des ventes importantes, vous devez proposer des options de paiement fractionné dans les conditions générales de votre facture. Votre trésorerie est l'actif le plus précieux de votre entreprise. Demander le paiement intégral de services ou d'articles coûteux peut décourager les clients.
#2. Paiement avant expédition (CBS) et paiement avant livraison (CBD)
L'expédition de produits peut être une entreprise risquée, surtout si vous les livrez sur de longues distances. Vos produits peuvent être endommagés ou perdus pendant le transport. Si vous ne prenez pas de précautions et que le client ne paie pas, votre entreprise peut subir une perte nette.
#3. Lettre de crédit (LOC)
Les clients apprécient les entreprises qui leur font crédit. Ceci est particulièrement courant dans le secteur interentreprises, où vous pouvez avoir des achats récurrents auprès des mêmes clients toutes les quelques semaines/mois. Mais comment pouvez-vous offrir ce privilège à des clients avec qui vous n'avez jamais travaillé et avec qui vous n'avez aucune expérience professionnelle ?
#4. Dépôt Roulant (RD)
RD est un autre mode de paiement courant dans le secteur B2B. Si vous avez des doutes sur la fiabilité d'un client, vous pouvez surveiller ses paiements en lui demandant de fournir un reçu de dépôt, qui agit comme une carte sécurisée prépayée qu'il peut utiliser pour effectuer des achats auprès de vous.
#5. 50 % à l'avance
Certains clients peuvent être préoccupés par le fait de demander un paiement initial de 50 %, mais cela facilite grandement les projets à long terme. Vous pouvez couvrir les coûts associés sans dépenser d'argent de votre poche si vous recevez une partie du prix total à l'avance.
#6. NET 30 et NET 60
Pour les clients et les nouvelles entreprises, voir "Net 30" ou "Net 60" dans un modèle de facture peut être déroutant. En réalité, cela signifie que vos clients ont jusqu'à 30 ou 60 jours après réception d'une facture pour effectuer le paiement. Pour éviter toute confusion et d'éventuels retards de paiement, remplacez ces termes par « 30 jours » et « 60 jours » sur vos factures. Cependant, nous recommandons toujours d'inclure une date d'échéance spécifique.
#7. Réductions
Si vous voulez que vos clients vous paient plus rapidement, vous devriez envisager de mettre en place un système de rabais. Par exemple, vous pouvez accorder aux clients une remise de 1 % s'ils paient intégralement dans les 7 jours suivant la date de réception, ou une remise de 2 % s'ils paient le lendemain. Cela leur fera économiser un peu d'argent et vous un peu de cheveux gris.
Comment utiliser les conditions de paiement
Vous pouvez contrôler comment et quand vos clients vous paient en utilisant les conditions de paiement. Ces conditions établissent les attentes de paiement dès le début, évitant toute confusion par la suite.
Voici quelques indications sur la façon de profiter des conditions de paiement :
- Demander le paiement à l'avance. Vous voudrez peut-être demander un paiement initial dans certaines circonstances. Pour les prestataires de services qui souhaitent garantir le paiement avant de commencer les travaux, cela peut être une bonne option.
- Faire une demande de dépôt. Envisagez de demander un acompte si le paiement initial n'est pas possible. Pour les projets plus importants, par exemple, demander un acompte de 50% est une bonne option.
- Créer des acomptes mensuels. Vous pouvez mettre en place une provision mensuelle pour les clients avec lesquels vous travaillez régulièrement. Vous acceptez un montant de paiement mensuel fixe.
- Définir les conditions de facturation. Vous devrez décider des conditions de facturation si vous travaillez pour des clients de temps à autre. Vous pouvez, par exemple, définir les conditions de facturation pour qu'elles soient dues à réception, ou vous pouvez choisir des conditions de paiement Net 90. Tout dépend de ce qui est le mieux pour vous et votre client.
Comment configurer des conditions de paiement efficaces
Si vous rencontrez des difficultés pour que vos clients paient leurs factures à temps, vous devrez peut-être mettre en place des conditions de paiement plus efficaces. Voici sept suggestions pour améliorer les conditions de paiement de vos clients.
#1. Utiliser un logiciel de comptabilité.
Pour commencer, l'utilisation d'un logiciel de comptabilité peut vous aider à simplifier votre processus de facturation et vos finances. Avec le bon logiciel de comptabilité, vous pouvez envoyer des factures plus rapidement et avec moins d'erreurs.
#2. Indiquez clairement vos conditions de paiement.
Avant de commencer à travailler avec un nouveau client, assurez-vous qu'il comprend et accepte vos conditions de paiement. Expliquez verbalement les conditions à votre client et incluez une explication écrite dans le contrat que vous envoyez. Cela aidera à dissiper toute confusion concernant le montant que les clients vous doivent et le moment où le paiement est dû.
#3. Soyez courtois.
Vous voulez une astuce simple pour que vos clients vous paient plus rapidement ? Soyez courtois lorsque vous facturez vos clients et incluez les mots « s'il vous plaît » et « merci » quelque part sur la facture.
#4. Fournir plusieurs options de paiement.
Avez-vous déjà essayé de faire un achat dans un magasin pour découvrir que le magasin n'accepte que les espèces ? Réfléchissez à ce que vous avez ressenti lorsque vous avez réalisé cela - avez-vous été ennuyé et frustré par les inconvénients ?
#5. Fixez des conditions de paiement plus courtes.
Raccourcir la date d'échéance est l'un des moyens les plus efficaces d'amener vos clients à payer plus tôt. Cela peut sembler évident, mais si vous accordez un long délai de paiement à vos clients, ils l'accepteront généralement.
#6. Soyez adaptable.
Évidemment, vous voulez que vos clients vous paient à temps, mais vous devez également comprendre que vous travaillez parfois avec une autre entreprise et que cette entreprise peut avoir ses propres problèmes de trésorerie. Certaines entreprises ne peuvent tout simplement pas accepter les conditions de paiement Net 14 ou même Net 30 et apprécieront des conditions plus flexibles.
#7. Offrir une remise pour un paiement rapide.
Envisagez d'offrir une remise pour paiement anticipé à vos clients. Vos conditions standard, par exemple, peuvent être Net 30, mais les clients bénéficient d'une remise de 2 % s'ils paient la facture dans les sept jours.
Comment rédigez-vous les conditions de paiement ?
Rédigez les conditions de paiement comme suit :
#1. Ecrire l'introduction
Mettez en surbrillance le nom de votre service ou produit en haut de votre document de conditions générales. Ceci est comparable à la première étape dans l'apprentissage de la rédaction d'un contrat commercial. En haut de vos conditions générales et au-dessus des détails du contrat, y compris toutes les sociétés affiliées, noms commerciaux, filiales et sociétés mères.
#2. Décrivez les termes et conditions.
Rédigez les termes et conditions dans un langage simple. Les termes et conditions simples de vos propositions et de votre site Web doivent aborder toutes les questions juridiques, garantissant que vous n'êtes pas responsable.
#3. Créez une déclaration remerciant les clients pour leur entreprise.
Incluez une déclaration de reconnaissance du service client dans vos conditions générales pour garantir leur validité. Par exemple, le soussigné accepte les termes et conditions énoncés dans les présentes.
#4. Lister le propriétaire légal
Incluez des informations sur les tâches et les actions dont vous n'êtes pas responsable pour limiter votre responsabilité. Faites une liste des actions interdites afin que l'utilisateur final en soit conscient.
#5. Établir une politique privée
Un autre élément de vos termes et conditions clairs est votre politique de confidentialité. Cette section précise comment vous avez l'intention de traiter les informations client sensibles. Inclure des informations sur la façon de refuser de vendre ou de partager vos informations.
#6. Ajoutez les signatures des deux parties et la date limite
Une date limite et un espace pour les signatures des deux parties doivent être inclus à la fin des termes et conditions.
Importance des conditions de paiement
La capacité de prévoir les flux de trésorerie, d'entreprendre de nouveaux projets et d'investir dans de nouvelles opportunités sera facilitée par des conditions de paiement clairement définies.
Selon une étude de la banque américaine, si vous êtes trop laxiste sur les conditions de paiement ou si vous ne faites pas de suivi auprès des clients qui ont des soldes impayés, les flux de trésorerie de votre entreprise pourraient en souffrir.
Quelles sont les conditions de paiement standard ?
Net 10, net 15, net 30, net 60 et net 90 sont des formes courantes (également écrites comme net 10 jours, etc.). Par exemple, les conditions de paiement standard de 30 jours pourraient être désignées comme 30 jours nets ou 30 jours nets, indiquant que le paiement est dû sur le montant de la facture 30 jours après la livraison des biens ou des services.
Comment décidez-vous des conditions de paiement pour les clients ?
Lorsque vous choisissez vos conditions de paiement, gardez à l'esprit ce qui suit :
- Enquêtez sur les antécédents de crédit de chaque client (faites un rapport de solvabilité si vous le pouvez).
- Ajustez les conditions de paiement en fonction du montant de la facture.
- Incluez des conditions et des frais clairs dans tous les contrats et factures afin d'éviter tout malentendu sur le moment auquel vous devez vous attendre au paiement.
Quelles sont les meilleures conditions de paiement ?
Principales conditions de paiement et de facturation :
- Paiement au moment du service.
- A payer dès réception.
- Dépôt requis.
- Récurrent.
- Un acompte de 50% est demandé.
- Paiement à la livraison (COD)
- Affacturage de facture.
Quel est le délai de paiement le plus sûr ?
Lettre de crédit
Si les deux parties sont d'accord, cela peut être l'une des méthodes de paiement les plus sûres pour les deux parties.
Quelles sont les conditions de paiement mensuel ?
Les conditions de paiement précisent comment, quand et comment vos clients paient votre entreprise. En règle générale, les paiements de factures sont soumis à des conditions de paiement. Il s'agit d'un accord qui établit vos attentes en matière de paiement, y compris le moment où le client doit vous payer et les pénalités en cas de retard de paiement.
Conclusion
Une étape essentielle en comptabilité d'entreprise est la mise en place d'un processus de facturation avec des conditions de paiement spécifiques. Les conditions de paiement définissent les attentes de vos clients et hiérarchisent vos paiements, ce qui se traduit par des relations clients plus professionnelles et plus productives.
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Bibliographie
