Les conseils d'administration prennent des décisions collectives pour l'amélioration de l'entreprise et pour protéger les intérêts des propriétaires d'entreprise. Dans les conseils d'administration traditionnels, les membres du conseil se réunissaient lors de réunions d'urgence du conseil d'administration, ou AGA. Cela a considérablement changé dans le monde de l'entreprise moderne et la direction communique plus régulièrement.
Il est difficile pour les entreprises d'organiser davantage de réunions physiques pour les administrateurs et les autres membres du conseil d'administration. C'est pourquoi il y a une augmentation massive de la demande de plateformes de communication en ligne comme les salles de données virtuelles.
Comment les conseils utilisent-ils le logiciel de salle de données virtuelle ou en ligne pour les communications du conseil ? Voici un guide détaillé sur le logiciel de salle de données pour la gestion de la communication du conseil.
Qu'est-ce qu'un logiciel de salle de données virtuelle ?
Une salle de données virtuelle (VDR) ou salle de données électronique est un référentiel de documents numériques avec des outils avancés de gestion de projet et de communication en ligne. En d'autres termes, les salles de données virtuelles sont des plates-formes de gestion de données virtuelles où vous pouvez stocker, partager et distribuer des données et communiquer différemment.
Contrairement aux solutions de gestion de réunions, les salles de données sont des outils commerciaux polyvalents qui automatisent les réunions et stockent en toute sécurité des informations pouvant être partagées ou consultées en cas de besoin.
C'est pourquoi les salles de données virtuelles sont utilisées dans la gestion des investissements, les fusions, les acquisitions, les essais cliniques, la collecte de fonds, l'immobilier et la gestion des documents du conseil d'administration.
| Parmi de nombreux autres cas d'utilisation, les communications du conseil d'administration sont l'une des utilisations les plus populaires des salles de données. Vous pouvez découvrir comment les salles de données virtuelles facilitent la gestion du conseil d'administration ici : https://www.idealsvdr.com/board-communications/. |
Pourquoi les salles de données virtuelles sont-elles importantes pour les conseils d'administration ?
#1. Des réunions du conseil d'administration meilleures et plus rapides
La gestion efficace des réunions du conseil d'administration reste un défi pour la direction. Ils doivent utiliser plusieurs logiciels pour les conférences audio et vidéo, le stockage des données, la gestion des tâches et la préparation des livres de bord.
Les salles de données numériques offrent à la direction le luxe de tout gérer au même endroit. Voici comment le logiciel de salle de données aide à gérer les réunions du conseil :
- Les VDR ont modèles personnalisables pour préparer les ordres du jour des réunions et les envoyer ensuite à tous les participants attendus.
- Les participants à la réunion peuvent accéder à n'importe quel document immédiatement à partir du référentiel VDR.
- Les utilisateurs peuvent utiliser le mode présentateur présenter leurs présentations à l'aide d'un support visuel.
- La direction peut enregistrer la réunion pour une utilisation future.
- Les VDR vous permettent d'automatiser prendre des notes processus.
- Les participants peuvent voter ainsi que signer des documents électroniquement dans les VDR
- L'outil Q&R dans les VDR est utile pour les sessions de questions-réponses en temps réel.
- Gestionnaire de tâches aide à attribuer, gérer et suivre les performances des utilisateurs.
- Créateur de procès-verbaux de réunion automatise la préparation et la distribution des procès-verbaux.
#2. Gestion centralisée des données
Comme le logiciel de salle de données en ligne est une technologie basée sur le cloud, les conseils l'utilisent comme référentiel central de documents. Gestion centralisée des données garantit que tous les documents nécessaires à la gouvernance sont au même endroit. Les livres du conseil d'administration, les manuels de politiques, les procès-verbaux et ordres du jour des réunions, les états financiers, les propositions de fusion et acquisition, etc., peuvent être stockés en un seul endroit pour les membres du conseil.
De plus, la direction peut catégoriser les données de n'importe quelle manière préférée, et les utilisateurs de VDR peuvent y accéder de n'importe où, n'importe quand. Les meilleurs fournisseurs de salles de données virtuelles du marché ont applications mobiles dédiées pour un accès 24h/7 et XNUMXj/XNUMX. De nombreux fournisseurs de salles de données donnent même accès hors ligne aux documents VDR.
#3. Contrôle des documents
Le contrôle à 100 % des documents est un autre facteur qui différencie les salles de données virtuelles des autres plateformes de gestion de réunion. La gestion VDR peut paramétrer autorisations d'accès aux fichiers pour les membres du conseil d'administration, les investisseurs ou les membres du comité en conséquence.
Par exemple, il est possible d'empêcher l'utilisation non autorisée de matériel top secret ou hautement sensible grâce à la clôture caractéristique. Il empêche les utilisateurs de visualiser le document ; ils ne peuvent pas numériser, modifier, contrôler, enregistrer, supprimer, imprimer ou photographier ce fichier. Les fonctions de protection des documents incluent filigranes numériques, déchiquetage de documents, cryptage des données et révocation de l'accès aux documents.
#4. Partage et communication de données en temps réel
Outre les réunions du conseil d'administration, le partage de données est beaucoup plus rapide et plus sûr dans les salles de données virtuelles. Les membres du conseil d'administration peuvent même collaborer avec leurs subordonnés dans les salles de données. Ils peuvent partager, modifier, annoter et distribuer des fichiers en temps réel.
Les VDR permettent également téléchargement et partage de documents en masse; les utilisateurs peuvent également planifier les documents à partager à une date ultérieure.
Les salles de données ont messagers de chat que les utilisateurs peuvent utiliser pour des conversations individuelles et des discussions de groupe. D'autres outils de communication comprennent sondages en direct et e-mail dédié.
#5. Sécurité et transparence de la plateforme
En plus du contrôle des documents, la sécurité de la plate-forme de salle de données virtuelle est tout simplement inégalée. Des fonctionnalités comme autorisation à deux facteurs éliminer les chances d'entrées non autorisées dans le VDR. L'administration de la data room peut immédiatement supprimer n'importe quel appareil du VDR et tout fichier enregistré ou téléchargé depuis la plateforme.
Les services de salle de données modernes gardent tout transparent grâce à journaux d'audit. Il s'agit de rapports d'audit détaillés qui fournissent des détails complets sur les activités de la salle de données.
Mot de la fin
Les salles de données virtuelles créent une plate-forme centralisée pour les conseils d'administration où ils peuvent gérer leurs réunions, partager et stocker des documents de manière transparente et sécurisée, communiquer en temps réel et protéger leurs données importantes contre les fuites ou les vols de données.
