Un référentiel de documents est un système de stockage de fichiers où les utilisateurs peuvent stocker et récupérer des documents. Il permet un accès facile aux informations commerciales par tous les employés, quel que soit leur emplacement ou leur département. Les référentiels de documents permettent aux organisations de capturer, gérer et partager tout type de données d'une manière facilement accessible. Examinons maintenant les logiciels de dépôt de documents étudiants et de documents internes.
Que sont les référentiels de documents ?
Un référentiel de documents est un système de stockage et de gestion de documents. C'est un endroit où les documents sont stockés, gérés et accessibles par les utilisateurs autorisés.
Un exemple typique de référentiel de documents serait tout système qui stocke des fichiers dans un ou plusieurs emplacements, tels que votre lecteur local ou un service de stockage ca fort comme Dropbox. Ce type d'application peut être utilisé par les grandes organisations car il leur permet de gérer leur flux de travail plus facilement que s'ils devaient compter uniquement sur l'envoi de fichiers individuels par e-mail de personne à personne.
Il existe deux principaux types de référentiels de documents : centralisés (emplacement unique) et distribués (emplacements multiples). Les systèmes centralisés ont tendance à être plus faciles pour les grandes entreprises ; cependant, les systèmes distribués permettent des temps d'accès plus rapides en raison de la disponibilité simultanée de plusieurs emplacements, ce qui se fait au prix d'une complexité accrue lors de la configuration de nouveaux départements au sein d'une organisation, car chaque département aura besoin de son interface de tableau de bord (UI) personnalisée.
SharePoint est un référentiel de documents, ce qui signifie qu'il est utilisé pour stocker, gérer et partager des documents. SharePoint a été conçu à l'origine comme un DMS (système de gestion de documents). Cependant, il a évolué en bien plus que cela.
Voici l'une des principales manières d'utiliser SharePoint :
- Un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) fait référence à tous les différents outils et applications utilisés par une organisation pour stocker, gérer et partager ses données sur plusieurs plates-formes, telles que Microsoft Office 365 ou Google Drive. Cela inclut des choses comme les systèmes de messagerie comme Gmail ou Outlook ; des solutions de stockage de fichiers comme Box ; des applications de communication telles que Slack ; des outils de visioconférence comme Skype for Business ; plateformes de médias sociaux comme Facebook Messenger, etc.
Logiciel de référentiel de documents
Aux fins des entreprises et d'autres organisations, un « logiciel de référentiel de documents » fait référence à un ensemble d'outils de gestion et de partage de documents.
Les entreprises utilisent des référentiels de documents pour stocker des documents dans un emplacement central afin que plusieurs personnes puissent y accéder à la fois. L'avantage d'utiliser un référentiel de documents est que vous n'avez pas à vous soucier de savoir qui a quel morceau de papier ou fichier sur votre bureau - le système le fera pour vous !
Dépôt de documents étudiants
Student Document Repository est un logiciel utilisé pour stocker et gérer les documents des étudiants. Vous pouvez l'utiliser pour gérer les documents des étudiants, tels que leurs devoirs, projets et tests. Le référentiel de documents de l'étudiant a également une option qui vous permet d'y mettre vos notes afin que vous puissiez vous y reporter en cas de besoin.
Vous devriez essayer ce programme sur votre ordinateur avant de l'acheter car il peut y avoir des problèmes avec le processus d'installation s'il n'est pas fait correctement.
Pourquoi avons-nous besoin d'un référentiel de documents ?
Un référentiel de documents est un système qui vous permet de stocker, d'organiser et de gérer des documents. Vous pouvez l'utiliser à différentes fins, telles que le stockage et la gestion de vos flux de travail ou même la création d'un portefeuille en ligne. L'utilisation d'un logiciel de référentiel de documents présente de nombreux avantages, tels que :
- Facile à utiliser.
- Options flexibles
- Evolutif
Qu'est-ce qu'un référentiel de documents centralisé ?
Un référentiel de documents centralisé est une base de données qui stocke des documents. C'est l'équivalent d'un classeur central, l'endroit où vous pouvez conserver tous vos fichiers importants.
L'idée derrière ce type de système est que vous pouvez accéder à vos documents de n'importe où sur n'importe quel appareil - et peu importe s'ils sont stockés localement sur votre ordinateur ou dans un système de stockage basé sur le cloud comme Dropbox ou Google Drive (qui appartient à Alphabet).
Dépôt de documents de la maison
House Document Repository (HDR) est une plateforme en ligne qui permet aux utilisateurs de stocker, d'organiser et de partager leurs documents. Toute personne ayant besoin de conserver une trace de son travail peut utiliser le logiciel.
La meilleure partie de House Document Repository est qu'il possède son propre moteur de recherche, vous n'avez donc pas à parcourir manuellement tous vos fichiers avant de trouver ce que vous cherchez. Tapez simplement le mot ou la phrase, puis appuyez sur Entrée - le système en trouvera toutes les instances dans n'importe quel document sur votre ordinateur !
Qu'est-ce qu'une bibliothèque de documents ?
Une bibliothèque de documents est une collection de documents stockés dans un emplacement central. Pour stocker tout type de fichier, y compris des documents Word, des PDF ou des images, vous pouvez utiliser des bibliothèques de documents.
Une bibliothèque de documents est similaire à une armoire de fichiers en ligne dans laquelle vous stockez vos fichiers afin qu'ils soient accessibles à partir de plusieurs appareils et emplacements.
Qu'est-ce que Dms sur un ordinateur ?
Si vous êtes nouveau dans le monde de la gestion de documents, il est important de comprendre ce qu'est un DMS. Un logiciel de système de gestion de documents (DMS) stocke, récupère et distribue efficacement les documents.
Il peut être utilisé par tout type d'entreprise pour stocker des documents tels que des ordres du jour, des procès-verbaux de réunion, etc., à moins qu'ils ne soient perdus en cas de changement de direction ou de tout autre élément lié aux opérations de votre entreprise.
7 meilleurs outils de référentiel de documents
Nous sommes en pleine transformation numérique. Et à mesure que les entreprises recherchent de nouvelles façons de gérer et de sécuriser leurs données, elles se tournent de plus en plus vers toute une gamme d'outils qui les aident à comprendre comment leurs informations sont stockées et partagées. Une option populaire est le logiciel de référentiel documenté (DR). Voici ce que vous devez savoir sur les 7 meilleurs outils DR actuellement disponibles sur le marché :
#1. En plein air
Alfresco est une plateforme open source de gestion de contenu d'entreprise (ECM) qui fournit une plateforme unique et unifiée pour toutes les informations et tous les documents de votre organisation.
Avec Alfresco, vous pouvez facilement et en toute sécurité stocker et gérer d'énormes quantités de données. Il facilite également le partage de contenu entre les équipes d'une même entreprise ou d'organisations de différents secteurs.
SharePoint est un système de gestion de documents, une plateforme de collaboration, un système de gestion de contenu et un moteur de recherche d'entreprise qui peut être utilisé pour le stockage de documents. C'est un outil efficace pour stocker les données de votre entreprise en un seul endroit.
La meilleure chose à propos de SharePoint est que vous n'avez pas à vous soucier de la maintenance de plusieurs systèmes car il crée un référentiel unique pour tous vos fichiers importants. La deuxième meilleure chose à ce sujet est sa capacité à partager des informations avec d'autres utilisateurs ou collègues via des services tels que des portails extranet ou intranet, ce qui rend le partage plus facile que jamais !
#dix. Nuxeo
Nuxeo est un logiciel de gestion de documents qui vous permet de construire des solutions personnalisées. Quiconque souhaite l'utiliser peut le faire car il s'agit d'une solution open source.
Nuxeo est une application web et ne nécessite donc aucune installation sur votre ordinateur ou votre serveur. Vous aurez juste besoin d'un accès Internet pour que la plateforme fonctionne correctement.
#4. WebXtenderName
WebXtender est un logiciel de gestion de documents basé sur le cloud qui vous permet de créer, gérer et stocker des documents dans un référentiel central. Vous pouvez l'utiliser pour stocker tous les types de fichiers, des documents aux images et aux vidéos, puis y accéder depuis n'importe quel appareil ou emplacement à l'aide de l'application mobile WebXtender. Cela le rend idéal pour les organisations avec des travailleurs distants qui voyagent fréquemment ou qui souhaitent garder leurs données à portée de main à tout moment sans avoir à se soucier des dépenses de stockage de sauvegarde.
L'application offre des fonctionnalités avancées pour la gestion de documents et la collaboration, y compris la gestion des versions (une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de voir les modifications apportées par d'autres), les métadonnées (données sur des éléments de contenu individuels), la sécurité (afin que les utilisateurs ne puissent publier que des éléments privés) ainsi que le flux de travail. automatisation afin que les tâches soient exécutées automatiquement lorsque certains critères sont remplis (comme la création d'un processus d'approbation).
#5. ROC
OCR (Optical Character Recognition) est une technologie qui convertit des images de texte en texte modifiable. Avec l'OCR, les images de documents, photos et autres peuvent être transformées en texte utilisable.
Le logiciel OCR est très utile pour archiver, rechercher et partager des documents. Il utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour transformer les mots d'une image ou d'un document en texte modifiable.
#6. CustomShow – Logiciel de présentation d'entreprise
CustomShow est un outil de présentation d'entreprise qui vous permet de créer et de modifier des présentations, des diaporamas et d'autres contenus.
Il est disponible en version gratuite et payante. La version gratuite est livrée avec des fonctionnalités limitées mais en offre suffisamment pour démarrer avec le programme. a été considéré par de nombreux clients comme la meilleure option pour les débutants qui commencent tout juste à créer leurs présentations sur Internet ou localement sur leurs ordinateurs/ordinateurs portables/tablettes, etc. . Pour Fo.ceux qui veulent plus de fonctionnalités que ce qui est disponible dans la version gratuite, plusieurs packages différents peuvent être achetés à des prix différents en fonction de la durée (jusqu'à 2 ans) que vous souhaitez que votre plan d'abonnement dure avant d'avoir accès à toutes ses fonctionnalités à nouveau lorsqu'il expire (vous aurez toujours accès jusque-là cependant).
#sept. Clearslide (anciennement SlideRocket)
outil de présentation pour créer et partager des présentations en ligne. Il a été acquis par Clearslide en 2018, qui propose une solution logicielle de présentation appelée ClearSlide.
Clearslide est une solution logicielle de présentation basée sur le cloud qui permet aux utilisateurs de créer des enquêtes, des quiz, des sondages, des formulaires et des tableaux de bord directement dans la fenêtre de leur navigateur. Cela facilite la tâche des entreprises qui souhaitent tirer le meilleur parti de leurs visiteurs en créant un contenu attrayant sur des pages Web ou des pages de destination sans avoir à installer de plug-ins ou de modules complémentaires supplémentaires sur le serveur hôte de leur site Web.
Résumé
Le meilleur logiciel de référentiel de contenu de documents internes et étudiants vous aidera à organiser vos processus et facilitera la collaboration de votre équipe. Il vous donne également la possibilité de créer de nouveaux documents à partir de l'application, ce qui peut être très utile lors de la création de quelque chose de nouveau qui nécessite une mise à jour constante. De plus, de nombreuses fonctionnalités différentes sont disponibles avec chaque logiciel que nous avons examiné aujourd'hui, telles que les capacités de collaboration ou les systèmes de gestion des versions, afin que chaque membre de votre équipe sache exactement ce qui se passe à tout moment !
FAQ sur le meilleur logiciel de référentiel de documents
Pourquoi avons-nous besoin d'un référentiel de documents ?
L'utilisation d'un référentiel de documents aide à protéger vos informations et vos fichiers en cryptant vos données.
Qu'est-ce que l'ERM de gestion des documents électroniques ?
Utilise des techniques automatisées pour gérer les enregistrements quel que soit leur format.
Quel DMS est le meilleur ?
Voici les 5 meilleurs logiciels de gestion de documents :
- M-Files
- Modèle
- eFileCabinet
- signe maintenant.
- hightail
Bibliographie
- SYSTÈMES DE GESTION DES CONTRATS : Top Best Software 2022
- Les 20 meilleurs logiciels de gestion du changement en 2022 : avis détaillés
- Gestion de la configuration logicielle : guide détaillé du SCM
- Logiciel de gestion de flux de travail : meilleures options en 2022
- Meilleur logiciel de gestion de données pour votre petite entreprise en 2022
