Apprendre à écrire un e-mail formel peut sembler difficile, surtout si c'est la première fois. Un e-mail formel doit avoir un ton professionnel, et c'est pourquoi de nombreuses personnes ont du mal à en créer un. Cependant, si vous disposez d'un guide détaillé étape par étape, la rédaction d'un e-mail formel sera un processus simple. Vous trouverez ci-dessous une ventilation des étapes nécessaires à suivre et de tout ce que vous devez savoir lors de la rédaction d'un e-mail formel.
Comment écrire un e-mail formel
Pour que vous appreniez correctement à rédiger un e-mail formel, vous devez savoir exactement de quoi il s'agit. Alors, qu'est-ce qu'un e-mail formel ? Un e-mail formel est la même chose qu'un e-mail professionnel. Il s'adresse à des personnes en position d'autorité, à des organisations commerciales, à des institutions universitaires ou à des personnes que vous ne connaissez pas.
Lors de la rédaction d'un e-mail formel, votre choix de langue est l'une des choses les plus importantes. Puisque vous n'écrivez pas à quelqu'un de familier, il est très nécessaire d'utiliser un ton professionnel. Cela montre automatiquement un signe de respect. De plus, une autre chose dont vous devez prendre note est votre ponctuation, car cela contribue fortement à la structure de l'e-mail.
Étapes à suivre lors de la rédaction d'un e-mail formel
Si vous voulez apprendre à rédiger correctement un e-mail formel, vous devez suivre un certain format. Vous trouverez ci-dessous une liste de guides étape par étape que vous devez suivre lors de la rédaction d'un e-mail formel. Ils comprennent:
- Commencez avec une adresse e-mail professionnelle
- Écrire une ligne d'objet
- Commencez le paragraphe par une salutation formelle
- Faire une bonne introduction
- Le corps
- Terminez l'e-mail formellement, avec appréciation
#1 Commencez avec une adresse e-mail professionnelle
Avant de commencer un e-mail formel, vous devrez confirmer si l'adresse e-mail est professionnelle. Une adresse e-mail professionnelle est simplement un e-mail utilisé strictement pour les affaires commerciales. C'est ainsi que la plupart des individus interagissent avec les entreprises et les organisations commerciales. Avec l'aide d'une adresse e-mail professionnelle, les gens sont en mesure de différencier leurs messages personnels de ceux liés à l'entreprise.
De plus, un e-mail professionnel contient le nom de votre entreprise. Cela permet aux particuliers et aux autres entreprises de vous reconnaître plus facilement.
#2 Écrivez une ligne d'objet
Il est essentiel de prêter attention au contenu de votre ligne d'objet lors de la rédaction d'un e-mail formel. C'est la première chose qu'une personne voit lorsqu'elle ouvre sa boîte de réception. Ceci est fait pour aider la personne à savoir de quoi parle le contenu de votre e-mail. Une ligne d'objet doit indiquer clairement le but de l'e-mail. Il doit être court et accrocheur, en même temps pas trompeur. N'essayez pas de tromper un destinataire pour qu'il lise votre e-mail, sinon votre e-mail pourrait être rédigé ou ne pas recevoir de réponse.
#3 Commencez le paragraphe par une salutation formelle
Après avoir saisi une ligne d'objet, l'étape suivante consiste à commencer l'e-mail par une salutation formelle. Il est également important de prêter attention à la formule de salutation, car elle s'adresse directement à la personne à qui vous envoyez l'e-mail. Voici quelques exemples de salutation :
- Salutations
- cher
- Bonjour
- À qui cela concerne
Souvent, le nom de la personne à laquelle s'adresse un e-mail n'est pas connu. Si vous n'avez pas le nom du destinataire, vous pouvez utiliser "à qui cela peut concerner" ou "Cher monsieur/ma". En outre, vous pouvez vous adresser au service ou au poste de la personne. Par exemple : Cher responsable RH, Cher service RH.
Cependant, si vous avez le nom du destinataire, utilisez « Cher », suivi du nom de la personne. Par exemple, Cher Professeur Williams ou Salutations Professeur Williams (suivi du nom de famille).
#4 Faites une bonne introduction
Une introduction vient juste après la salutation. Quand il s'agit d'e-mails formels, il y a toujours besoin d'une introduction car vous n'êtes pas connu. Même si le destinataire vous connaît, il est toujours nécessaire que vous vous présentiez.
L'introduction commence par votre nom, suivi de votre objectif et de votre pertinence. Par exemple, un enseignant ou un conférencier aimera savoir si vous écrivez en tant que membre de la classe, du département ou de la faculté. Après cela, indiquez la raison de l'écriture.
#5 Le corps
Le corps d'un e-mail formel est essentiellement l'endroit où vous expliquez en détail la raison de l'écriture. L'élaboration est essentielle, mais elle ne doit pas être exagérée. Le corps d'un e-mail doit contenir au moins un ou deux paragraphes (selon l'objectif de l'e-mail).
# 6 Terminez l'e-mail formellement avec appréciation
La manière dont vous terminez un e-mail est aussi importante que la manière dont vous l'avez commencé. Puisqu'il a commencé formellement, sa fin doit également être formelle. Ceci est le dernier paragraphe et il est également appelé paragraphe de clôture.
Dans ce paragraphe, vous devez montrer votre appréciation pour le temps passé à lire votre e-mail, puis le terminer par une clôture formelle. Certaines de ces fermetures officielles sont :
- Sincèrement vôtre,
- Fidèlement
- Le vôtre
- Avec respect
- Les meilleurs
- Cordialement
Après avoir choisi une clôture formelle, votre nom et votre signature doivent suivre.
Comment démarrez-vous un e-mail formel ?
Que vous essayiez d'obtenir un contrat commercial, de demander une augmentation de salaire ou d'obtenir un nouvel emploi, apprendre à démarrer un e-mail formel vous donnera le dessus. Un e-mail formel commence par une adresse e-mail professionnelle. Il est conseillé d'utiliser une adresse e-mail professionnelle lors de la rédaction d'un e-mail formel, car cela lui donne plus de reconnaissance et le présente comme important. Un e-mail professionnel doit inclure votre nom et prénom ou le nom de votre entreprise. Cela ajoute à la valeur de l'e-mail, car le destinataire peut le considérer comme important.
Après avoir confirmé que l'adresse e-mail est professionnelle, la prochaine chose à laquelle il faut prêter attention est votre ligne d'objet. La ligne d'objet de votre e-mail doit indiquer avec audace la raison pour laquelle vous avez écrit l'e-mail. Par exemple, une lettre d'excuses, demandant une augmentation de salaire, la permission de faire une pause, etc. Elle doit être courte et accrocheuse, mais aussi professionnelle.
Une autre partie tout aussi importante du démarrage d'un e-mail formel est la salutation (une salutation amicale). Avoir une salutation appropriée ouvre votre courrier électronique et vous permet de démarrer du bon pied. Vous pouvez commencer par ''à qui cela peut concerner'', mais cela n'est utilisé que lorsque vous ne connaissez pas le nom de la personne à laquelle vous vous adressez. Cher et bonjour sont également des salutations populaires utilisées, suivies du nom ou de la fonction du destinataire.
Comment commencez-vous un paragraphe d'e-mail formel ?
Le premier paragraphe d'un e-mail formel doit inclure une salutation et le nom de la personne à laquelle vous vous adressez. Vous pouvez utiliser ''Cher ou Bonjour''. Ce sont les salutations les plus courantes. De plus, il arrive parfois que vous ne connaissiez pas le nom du destinataire. Dans des situations comme celle-ci, la salutation appropriée à utiliser est '' À qui cela peut concerner ''. L'étape suivante consiste à vous présenter correctement, en indiquant votre nom, qui vous êtes et pourquoi vous écrivez.
Qu'est-ce qu'une bonne phrase d'ouverture pour un e-mail ?
Commencer un e-mail avec une bonne phrase d'ouverture est ce qui fait avancer votre lecteur, il est donc conseillé de faire attention à votre choix de mots. Après la salutation, vient la phrase d'ouverture. Formellement, une phrase d'ouverture doit inclure une introduction appropriée (indiquant votre nom et qui vous êtes) et la raison pour laquelle vous écrivez. De manière informelle, une phrase d'ouverture comprendra des salutations et du bien-être. Par exemple, « J'espère que cet e-mail vous trouve bien », « J'espère que vous avez passé une excellente journée », etc., ainsi qu'une introduction indiquant votre nom et la raison pour laquelle vous écrivez.
Comment écrivez-vous un exemple d'e-mail formel ?
Essayer d'écrire un exemple d'e-mail formel revient essentiellement à s'entraîner à écrire un e-mail formel. Pour ce faire, vous devez suivre certaines étapes. Vous trouverez ci-dessous un guide expliquant ce que vous devez faire lors de la rédaction d'un exemple d'e-mail formel. Ils sont:
- L'objet de votre e-mail : il doit être court et indiquer clairement la raison de votre e-mail
- La salutation : Cher (le nom de la personne ou des personnes auxquelles vous vous adressez) par exemple, Cher Professeur Williams, pour un groupe Chers étudiants. Si vous n'avez pas le nom du destinataire, alors utilisez ''À qui de droit''.
- Paragraphe d'introduction : utilisez ce paragraphe pour vous présenter (en indiquant qui vous êtes) et la raison pour laquelle vous écrivez.
- Corps de l'e-mail : cette partie de l'e-mail doit contenir des détails, expliquant pourquoi vous écrivez.
- Paragraphe de clôture : Le paragraphe de clôture doit se terminer formellement, par exemple sincèrement, fidèlement, meilleures salutations, etc.
Quelles sont les cinq (5) parties d'un e-mail formel ?
Avant qu'une personne puisse apprendre correctement à écrire un e-mail formel, vous devez suivre une structure et un format particuliers. Ce format contient les cinq (5) éléments d'un courriel formel. Ces éléments sont :
- La ligne d'objet
- Salutation
- Paragraphe d'introduction
- Corps de l'e-mail
- Paragraphe de conclusion
Ce sont les cinq éléments qui composent un e-mail formel. En appliquant ces éléments, vous serez en mesure de rédiger correctement un e-mail formel.
Comment rédiger un e-mail formel pour une demande
Apprendre à rédiger une demande dans un e-mail formel est essentiel pour chaque individu. Une demande signifie demander quelque chose. Pour que vous puissiez le faire correctement, vous devez vous en tenir à une structure particulière. Vous trouverez ci-dessous un guide détaillé sur la manière de rédiger un e-mail formel pour une demande. Ils comprennent:
#1 Salutation et paragraphe d'introduction
Dans le processus de rédaction d'une demande, vous ne pouvez pas vous lancer tout de suite. Vous devrez toujours suivre le format d'écriture d'un e-mail formel. Comme mentionné précédemment, vous devez commencer par une salutation. Vous pouvez utiliser ''Cher ou Bonjour''. Il est conseillé d'utiliser cher car cela semble plus formel. Immédiatement après la salutation, vient le nom du destinataire. Par exemple, Chère MME Smith. Si vous n'avez pas le nom du destinataire, utilisez ''À qui de droit''.
De plus, le paragraphe d'introduction doit inclure votre nom, une référence à la connexion que vous entretenez avec le destinataire et la raison de votre écriture. Par exemple, cher directeur des ressources humaines, je m'appelle *****, je suis l'un des rédacteurs nouvellement employés et j'écris pour demander ****. En indiquant tout cela, le destinataire sait qui vous êtes et pourquoi vous écrivez.
#2 Le corps
Le corps d'une demande formelle doit expliquer en détail ce qu'est la demande et les raisons pour lesquelles elle doit être accordée. Il convient également d'indiquer si la demande est urgente ou non. Cela crée une marge de manœuvre pour que le destinataire envisage d'accéder à votre demande.
# 3 Paragraphe de clôture
Cette partie d'une demande officielle est très importante. Dans le dernier paragraphe, vous devez montrer votre appréciation en remerciant votre destinataire d'avoir pris le temps de lire votre e-mail. Après cela, terminez-le formellement en utilisant les meilleures salutations, fidèlement, sincèrement, etc.
Conclusion
Apprendre à rédiger un e-mail formel peut sembler difficile, surtout lorsque vous n'avez aucune expérience. Cependant, si vous vous en tenez à une structure ou à un format particulier, écrire un e-mail formel sera très facile. Tout ce que vous avez à faire est d'appliquer les éléments et cela vous apprendra à rédiger correctement un e-mail formel.
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