Les structures organisationnelles conventionnelles incluent souvent une structure hiérarchique, avec une gestion descendante et chaque département se concentrant sur un sujet spécialisé. Bien que cette méthode présente des avantages, elle peut également entraîner des inefficacités inattendues et une approche cloisonnée des affaires.
Le remède? Au sein de l'organisation, des équipes interfonctionnelles. Alors que la plupart des départements sont organisés en fonction de leurs compétences et de leur objectif, les équipes interfonctionnelles sont des groupes de personnes aux perspectives et expertises diverses qui travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun. Comprenez comment fonctionnent les équipes interfonctionnelles et pourquoi elles peuvent être la réponse pour toute organisation essayant de se développer avec agilité et rapidité.
Que sont les équipes interfonctionnelles ?
Les équipes interfonctionnelles sont composées de personnes issues de nombreux domaines fonctionnels de l'entreprise, tels que le marketing, les produits, les ventes et la réussite des clients. Il peut s'agir de groupes de travail dans lesquels chaque membre fait partie à la fois de son équipe fonctionnelle et de l'équipe interfonctionnelle, ou ils peuvent constituer la structure centrale de votre organisation.
À quoi servent les équipes interfonctionnelles ?
Si vous avez déjà contacté une entreprise avec une question simple, comme une compagnie aérienne ou une clinique de soins de santé, et que vous vous êtes retrouvé renvoyé d'un service à l'autre, pas plus près de votre solution après vingt minutes que lors de votre premier appel, vous avez fait l'expérience ce que c'est que de travailler dans un silo.
Il s'agit d'une expérience frustrante pour le client et d'une occasion manquée pour votre entreprise d'établir une relation à long terme. Bien qu'une organisation ait plusieurs fonctions diverses, chacun de ces départements existe pour servir le client, ils doivent donc travailler ensemble pour offrir une bonne expérience client holistique.
En favorisant une bonne communication entre les équipes, les équipes interfonctionnelles aident les entreprises à donner la priorité à leurs clients.
Rassembler des personnes ayant des perspectives diverses peut améliorer la résolution de problèmes et conduire à des décisions plus éclairées et à long terme. Au lieu de se disputer les ressources, les équipes interfonctionnelles au sein d'une organisation travaillent ensemble pour tirer le meilleur parti du temps, de l'argent et des efforts afin de maximiser la satisfaction des clients tout en contribuant aux objectifs de l'entreprise.
Les avantages d'une équipe interfonctionnelle
Les équipes interfonctionnelles peuvent avoir une vue d'ensemble en décomposant les « silos » d'une structure organisationnelle typique. En travaillant avec des personnes qui ont des perspectives, des connaissances et des antécédents différents, l'équipe collective peut résoudre les difficultés et atteindre les objectifs du projet plus efficacement. Ils peuvent également anticiper les obstacles plus tôt dans le processus, car chaque département a une influence tout au long du processus, par opposition à un projet allant d'un département à l'autre.
#1. Les objectifs de l'organisation sont avancés par des équipes interfonctionnelles
Lorsque les départements fonctionnent uniquement dans leur secteur vertical spécialisé, ils échouent souvent à percevoir la situation dans son ensemble. Par exemple, l'équipe de vente peut être intéressée par l'acquisition de nouveaux clients, mais elle peut ignorer les problèmes humains associés à une main-d'œuvre surchargée. L'équipe financière peut être tellement préoccupée par le résultat net qu'elle a peur de prendre le risque de lancer une nouvelle gamme de produits. Et l'équipe marketing peut être tellement concentrée sur le lancement d'une nouvelle marque ou d'un nouveau produit qu'elle néglige les problèmes de développement de produits.
En réunissant des personnes ayant des objectifs quotidiens apparemment concurrents, vous pouvez vous assurer que les objectifs de l'organisation progressent tout au long du projet.
#2. Des équipes avec une variété de fonctions augmentent la productivité
Au lieu qu'un projet transite par un département avant d'être transmis au suivant, des équipes interfonctionnelles améliorent l'efficacité de l'achèvement du projet. Lorsque vous traitez avec des personnes d'autres départements, l'équipe peut résoudre les problèmes éventuels avant qu'ils ne soient trop avancés dans le processus.
Par exemple, si le service de développement de produits crée un nouveau produit passionnant pour découvrir que le service des ventes se soucie de vendre réellement le produit, le temps du projet sera perdu. Mais, si le service commercial collabore au développement de produits au sein d'une équipe interfonctionnelle, les problèmes éventuels peuvent être résolus plus tôt, ce qui réduit les pertes de temps et les coûts irrécupérables.
#3. La créativité peut être stimulée par des équipes interfonctionnelles
Les départements perdent souvent de vue la situation dans son ensemble en se concentrant trop sur le perfectionnement de leurs compétences particulières et sur la réalisation de leurs objectifs spécifiques. Les départements cloisonnés pourraient s'enliser. Les équipes interfonctionnelles peuvent cependant stimuler l'innovation des processus et des produits en fusionnant différentes perspectives et connaissances. Parce qu'ils peuvent voir les perspectives de différentes fonctionnalités, ils peuvent trouver des solutions complètes pour répondre aux besoins de l'organisation.
Inconvénients d'une équipe interfonctionnelle
Les équipes interfonctionnelles ont quelques inconvénients. Certains experts, par exemple, avertissent qu'ils peuvent entraver l'avancement professionnel des membres individuels parce qu'ils se concentrent sur la réalisation des objectifs du projet. Pour éviter cela, plusieurs entreprises mettent en place des conditions restreintes pour les membres du groupe, avec des individus d'autres départements tournant dans et hors de l'équipe pour éviter la stagnation.
Un autre risque est que des équipes interfonctionnelles flottent sans but si un projet est trop large ou mal spécifié. Les membres de l'équipe peuvent être insatisfaits si l'organisation ne met pas en place des systèmes de rémunération appropriés. Ces inconvénients potentiels peuvent toutefois être atténués par une planification appropriée, telle que la mise en œuvre d'un cadre de gestion de projet agile.
Comment former une équipe interfonctionnelle efficace
#1. Assurer la diversité de l'équipe
La diversité est essentielle aux équipes interfonctionnelles, mais elle ne se limite pas à la compétence. Plus le groupe est diversifié, plus il sera efficace et productif dans la réalisation de ses objectifs. Cela inclut l'âge, le statut, les antécédents, le point de vue, le sexe, la race et l'ancienneté au sein de l'organisation.
#2. Y compris les influenceurs
Il est essentiel que l'équipe comprenne des personnes de plusieurs départements qui sont des influenceurs non seulement au sein de leurs propres départements, mais également au sein de l'organisation dans son ensemble. À un moment donné, l'équipe interfonctionnelle aura besoin de l'adhésion de l'organisation et de ses différents départements, il est donc essentiel d'inclure des personnes capables de transmettre avec succès le comment et le pourquoi du travail de l'équipe aux autres membres de l'organisation.
#3. Établir des objectifs spécifiques pour l'équipe interfonctionnelle
Comme indiqué précédemment, si le projet est trop large ou sans objectifs clairs, l'équipe peut avoir des difficultés. Mais, si vous définissez des objectifs explicites avec des délais ou des jalons spécifiés, vous pouvez augmenter la possibilité que l'équipe atteigne les objectifs du projet. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet peut également aider l'équipe à rester sur la bonne voie et à communiquer les progrès.
#4. Encouragez les hiérarchies et renforcez l'autorité de l'équipe
Les membres de l'équipe doivent être appréciés au sein de l'organisation pour que l'équipe soit productive et efficace. Il est essentiel d'établir leur autorité sur le projet et de souligner leurs objectifs tout au long du travail.
De même, le leadership organisationnel doit décourager une approche hiérarchique au sein du groupe. Bien que la diversité soit un aspect important d'une équipe interfonctionnelle, ceux qui ont moins d'expérience doivent se sentir à l'aise pour partager leurs points de vue.
#5. Promouvoir la résolution constructive des conflits.
Les conflits peuvent survenir en toutes circonstances, mais les équipes interfonctionnelles peuvent y être plus sujettes en raison de la diversité des opinions, des expériences et des expertises. En organisant une formation sur la résolution des conflits pour tous les membres de l'équipe et en veillant à ce qu'ils aient la possibilité de s'engager à un niveau personnel, le leadership peut aider à réduire l'impact néfaste des désaccords. Cela peut être accompli en rapprochant les membres de l'équipe au travail, par des exercices de consolidation d'équipe et en encourageant une communication productive.
Qui devrait faire partie de votre équipe interfonctionnelle ?
Une fois que vous connaissez les objectifs de votre équipe, vous pouvez décider qui devrait faire partie de l'équipe. Voici quelques critères auxquels réfléchir :
- De quels types de connaissances avez-vous besoin ? Qui dans votre organisation a la capacité de le donner?
- Les membres de l'équipe doivent avoir des attributs personnels qui feront d'eux des contributeurs précieux en plus de leurs compétences spécifiques. Ont-ils une expérience préalable des collaborations interfonctionnelles ? Peuvent-ils travailler librement et faire des recommandations ou des décisions ?
- Ne négligez pas les aspects plus pratiques de la politique. Qui sont les parties prenantes si votre équipe se concentre sur le lancement d'un projet ou la prise de décision ? Votre équipe devrait comprendre des représentants de chaque groupe de parties prenantes.
Sélection d'un chef
Votre équipe interfonctionnelle n'a pas besoin d'un leader, mais elle fonctionnera beaucoup mieux si c'est le cas. Alors, qui devrait être cette personne ?
Le chef d'une équipe interfonctionnelle doit être capable de diriger les conversations, de déléguer et de tenir les autres membres de l'équipe responsables. Ils doivent pouvoir le faire même si certains membres de l'équipe sont plus haut placés dans la hiérarchie de l'entreprise. En d'autres termes, peuvent-ils persuader les gens de faire des choses même s'ils n'ont pas l'autorisation formelle de le faire ? Peuvent-ils influencer et persuader les autres ?
Créer des règles de base pour une équipe multifonctionnelle
Une fois qu'un leader est en place, l'une des premières choses qu'il doit faire est de travailler avec le reste de l'équipe pour créer des règles de base sur la façon dont les choses seront faites. Encore une fois, cela est extrêmement bénéfique lorsqu'une équipe démarre, mais il n'est jamais trop tard pour l'implémenter sur une équipe existante.
Tout d'abord, chacun doit comprendre exactement ce qu'on attend d'eux. Chaque membre doit contribuer afin que personne ne se sente surchargé.
Votre équipe a besoin d'une idée claire de la façon dont chacun est censé se comporter en plus d'attentes claires sur les contributions. Les membres de l'équipe doivent se sentir à l'aise de parler, même s'ils ne sont pas d'accord. Les équipes interfonctionnelles visent à rassembler des personnes diverses pour créer de meilleures réponses. Pourtant, vous ne pouvez pas y arriver tant que vous ne pouvez pas négocier avec succès vos différences.
Enfin, tous les membres de votre équipe doivent comprendre comment les décisions seront prises. Est-ce que tout le monde a un avis sur tout ? Quand le chef d'équipe peut-il opérer seul ?
Choisir les bons outils de communication est une autre étape critique dans la formation d'une équipe interfonctionnelle réussie. Vous ne vous verrez pas tous les jours, vous utiliserez donc ces outils fréquemment.
De plus, si vous avez des personnes dans des sites interrégionaux, vos outils de communication seront les principaux moyens de collaboration. Sortez des sentiers battus ici. Au lieu d'envoyer beaucoup d'e-mails, peut-être qu'un blog partagé fonctionnera bien pour votre équipe.
D'autres outils et ressources peuvent être nécessaires en plus de vos voies de communication. Considérez les demandes suivantes :
- Tous les membres de l'équipe disposent-ils du matériel et des logiciels nécessaires pour travailler ensemble ?
- Vous avez besoin d'un espace de stockage physique ou virtuel pour vos outils de travail et votre matériel ? Tous les membres de l'équipe peuvent-ils utiliser cet espace ?
- Où auront lieu les réunions en personne de votre équipe ?
Réunions d'équipes transverses.
Que vous formiez une nouvelle équipe interfonctionnelle ou que vous affiniez une équipe existante, nous espérons que ce message vous a donné un nouveau sentiment de clarté et d'élan. Voici quelques choses que vous pouvez faire pour que cela continue :
- Surveillez régulièrement l'évolution de votre équipe. C'est à ce moment-là qu'il est utile d'avoir des objectifs bien définis. Atteignez-vous vos objectifs ? Essayez d'utiliser le moniteur de santé de l'équipe pour aller au fond du problème. Pour commencer, utilisez les modèles Confluence.
- Maintenez votre capacité d'adaptation. Que devriez-vous faire différemment si vous ne respectez pas les étapes ? Vous devrez peut-être également ajuster vos plans en réponse à d'autres changements. Par exemple, le PDG peut modifier votre échéance ou des licenciements imprévus peuvent affecter certains membres de votre équipe.
- N'oubliez pas que vous n'êtes pas obligé de faire cavalier seul. Confluence dispose de ressources pour vous aider à gérer les problèmes des équipes interfonctionnelles, de la définition d'objectifs aux réunions en passant par la prise de décision.
Conclusion
Deux têtes sont toujours préférables à une. De même, les équipes interfonctionnelles surpassent à chaque fois les structures commerciales hiérarchiques traditionnelles. Nous espérons que les informations contenues dans cet article inspireront de nouvelles idées et maintiendront les chances de succès en votre faveur.
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Bibliographie
