Les organisations s'appuient de plus en plus sur les outils de communication d'entreprise internes pour accroître l'efficacité et la productivité, où que se trouvent les travailleurs. Cela aidera à rationaliser la gestion informatique, à trouver des solutions conviviales et à inspirer le personnel. Par conséquent, la communication est essentielle pour lancer et développer une entreprise prospère. La communication externe et interne implique un large éventail d'outils de communication d'entreprise. Ces outils contribuent à améliorer la productivité de votre entreprise et les plateformes de collaboration et de productivité en ligne. Cet article discutera de quelques outils pratiques de communication commerciale en ligne pour vous aider dans les affaires.
Quels sont les outils de base de la communication d'entreprise ?
Il existe une vaste gamme d'outils de communication utilisés pour la communication interne et externe. Ces outils incluent la gestion des tâches, la messagerie instantanée, la voix, les outils de vidéoconférence, les outils de collaboration documentaire, le centre de connaissances, le courrier, le courrier électronique et les plates-formes en ligne pour travailler ensemble et faire le travail. Nous commençons par quelques outils de communication d'entreprise fondamentaux
#1. Outils de gestion des tâches
Les équipes dispersées ou hors site n'ont pas le luxe de se rendre sur les lieux de travail des autres pour voir sur quoi leurs collègues travaillent ou pour vérifier une échéance.
C'est pourquoi le logiciel de gestion des tâches est si utile. Même si votre organisation dispose de la pile technologique la plus puissante, il sera presque difficile d'atteindre vos objectifs si vos tâches ne sont pas correctement gérées.
Vous pouvez utiliser une application de gestion des tâches pour créer des calendriers de projet, attribuer du travail aux membres de l'équipe et définir des délais. Une fois qu'un projet est lancé, l'outil suivra l'avancement des projets et si votre équipe respecte les délais ; Les outils de gestion des tâches sont également idéaux pour maintenir des communications professionnelles efficaces. Ils peuvent gérer les discussions de projet car chaque commentaire ou élément d'entrée est stocké dans des cartes ou des fils de discussion. Une plate-forme comme Trello, par exemple, utilise des listes, des tableaux et des calendriers spécialisés pour organiser les tâches. Si un membre de votre équipe se plaint d'une tâche ou doit modifier un planning, il lui suffit de vous @mentionner et vous en serez informé.
#2. Messagerie instantannée
La messagerie instantanée est un outil indispensable pour les équipes dynamiques qui ont besoin d'interagir et de travailler en temps réel. Alors que le courrier électronique est destiné à accomplir cela, nous sommes tous conscients de ses défauts : les messages ne sont lus que si le destinataire surveille en permanence sa boîte aux lettres.
En ce qui concerne les e-mails, il y a une propension à ajouter de la longueur alors qu'une simple réponse suffit souvent. Cela peut décourager les réponses rapides.
Les plateformes de chat instantané sont parfaites pour les équipes embourbées dans des fils de discussion superflus ou qui souhaitent collaborer en temps réel sans le décalage horaire des boîtes de réception.
Slack est l'un de nos outils de communication d'entreprise préférés. C'est une messagerie instantanée simple et conviviale qui vous permet de vous connecter avec des individus ou des groupes en temps réel.
Des canaux peuvent être configurés pour des équipes distinctes afin que votre équipe de conception n'entende pas parler des factures suivies par le service financier, et ils constituent également un excellent moyen d'accroître l'efficacité. Au lieu de rassembler votre équipe pour de longues réunions matinales, pensez à la fonction matinale de Slack pour obtenir un aperçu rapide de ce que tout le monde fait ce jour-là.
Cependant, si vous utilisez Workvivo pour votre intranet social, vous pouvez intégrer les services de messagerie instantanée de Slack dans votre flux d'activité. Ainsi, même si votre personnel n'utilise pas Slack, il ne manquera aucune communication essentielle !
#3. Outils de conférence vocale et vidéo
Il est essentiel d'inclure des outils de conférence téléphonique et de visioconférence dans votre plate-forme technologique. Non seulement votre équipe peut utiliser ces technologies pour organiser des réunions virtuelles et discuter de projets, mais elle peut également communiquer avec les clients et trouver de nouvelles opportunités commerciales.
Démarrer un chat vidéo avec votre équipe est aussi simple que de planifier une heure de réunion, de fournir un lien et d'attendre qu'ils se joignent, en fonction de votre service. Vous pouvez organiser des réunions, échanger des présentations et communiquer avec des clients de n'importe où avec un outil comme Zoom (qui compte déjà plus de 300 millions d'utilisateurs !).
Lorsque la réunion commence, vous pouvez collaborer avec un maximum de 25 personnes en partageant votre écran et en liant des fichiers. Et si quelqu'un ne peut pas assister à la réunion, vous pouvez l'enregistrer et lui envoyer une fois que vous avez terminé !
Il est difficile de garder une trace de toutes vos applications si vous en utilisez beaucoup. Heureusement, vous pouvez utiliser le lanceur d'applications dans un produit comme Workvivo pour vous connecter et utiliser des applications directement depuis le tableau de bord. L'intégration de Zoom avec Workvivo permet à votre équipe de lancer des visioconférences directement depuis leur intranet social, ce qui leur fait gagner du temps en passant d'une application à l'autre.
#4. Outils de collaboration documentaire
Imaginez à quoi ressemblerait un lieu de travail sans un outil de collaboration documentaire : comment une équipe pourrait-elle unir ses forces et collaborer sur un projet sans eux ? Il existe de nombreuses solutions de collaboration documentaire parmi lesquelles choisir ; la meilleure partie est que beaucoup sont gratuits. Google Workspace est un outil de travail d'équipe qui permet aux équipes de travailler sur des documents, des feuilles de calcul, des diaporamas et des formulaires. Partagez un lien avec un collègue, remarquez, suggérez et modifiez des projets en temps réel.
#5. Centre de connaissances
Éduquer vos employés sur autant d'aspects de votre organisation que possible est un excellent moyen de les encourager et d'accroître leur compréhension de votre produit.
Prendre le temps de les éduquer est la partie délicate. Tenir des réunions et diffuser de grandes quantités d'informations n'est pas la stratégie idéale pour les encourager à en savoir plus sur votre organisation et leur permettre de résoudre les problèmes par eux-mêmes.
Un centre de connaissances, parfois appelé « base », est une bibliothèque où les entreprises peuvent conserver des politiques, des manuels de formation, des wikis et d'autres ressources. Vous pouvez également faire des annonces d'entreprise, mettre à jour les énoncés de mission et développer les objectifs de l'entreprise.
Cependant, les outils de communication vous permettent de créer une base de connaissances organisée et de mettre à jour facilement les documents selon vos besoins.
#6. Courrier
Même avec les options de communication d'aujourd'hui, le courrier postal ordinaire reste un puissant outil commercial. Il ajoute une touche personnelle et est fréquemment utilisé pour livrer des documents protégés, des contrats et des articles achetés aux clients. Un compte usps.com ou Stamps.com (aux États-Unis) vous permet d'imprimer des affranchissements à partir de votre ordinateur et constitue un moyen simple de gérer le courrier depuis votre domicile ou votre lieu de travail. Il existe plusieurs transporteurs disponibles pour l'expédition du courrier à l'international. Découvrez quels transporteurs sont les plus fiables dans votre région d'activité. Vous pouvez comparer les prix, les dates de livraison et les options de suivi pour trouver la meilleure offre.
#7. E-mail
Même si vous avez actuellement une adresse e-mail personnelle, le fait d'avoir une adresse e-mail professionnelle vous aidera à communiquer avec les clients, les fournisseurs et les collègues internes. Il est essentiel de consulter quotidiennement ses e-mails. Selon le type de compte dont vous disposez, vous pouvez accéder à divers services de messagerie. Par exemple, vous pouvez suivre les e-mails de comptes particuliers pour garantir que le destinataire les lit. Avec différents types de comptes, vous pouvez également retarder l'envoi des e-mails sortants, filtrer les e-mails reçus et configurer des réponses automatiques.
Gmail, Outlook et Yahoo sont des plateformes d'hébergement de messagerie. Il y a d'autres aussi. Ces plateformes vous donneront votre adresse e-mail professionnelle moyennant des frais supplémentaires. Par exemple, vous pouvez payer le prix pour héberger [email protected] sur l'une des plateformes de messagerie.
#8. Google Voice et autres services d'appels Internet
Les appels Internet sont une méthode permettant de passer des appels téléphoniques via Internet. Il existe de nombreux services d'appels Internet. Google Voice est l'option la plus populaire et la plus accessible. Google Voice comprend la messagerie vocale, les SMS et les SMS, ainsi qu'un numéro de téléphone local. Les utilisateurs peuvent envoyer des messages texte gratuits, modifier leur messagerie vocale, lire la transcription textuelle de leur messagerie vocale, etc. Les utilisateurs peuvent passer ou recevoir des appels téléphoniques ou des SMS depuis leur ordinateur ou leur smartphone.
Le service de messagerie vocale de Google est désormais gratuit pour tous les utilisateurs de Gmail. Les autres fournisseurs de services d'appels Internet incluent Grasshopper, MightyCall, Nextiva, DingTone, Telzio, Freedompop, Line2, Voiceably et OnSIP. Chacun offre un service payant mensuel avec des fonctionnalités, des capacités, des forces et des lacunes variables.
Quel est l'outil de communication d'entreprise le plus efficace ?
Le courrier électronique, sans doute l'outil de communication d'entreprise le plus populaire, ouvre de nombreuses voies de communication. Les employés peuvent utiliser l'application pour partager des informations vitales, tandis que les responsables et les cadres peuvent interagir avec les rapports ou la direction de niveau supérieur. Étant donné que le courrier électronique a un si large public, les entreprises peuvent l'utiliser pour rester en contact avec les clients, fournir et recevoir des commentaires, solliciter de nouveaux clients et même créer un canal permettant aux clients de contacter des agents de liaison ou des cadres à tout moment de la journée. Le courrier électronique permet également aux utilisateurs d'envoyer et de recevoir des données sous forme de pièces jointes aux messages, ce qui permet aux entreprises technologiques de fournir des correctifs et des mises à jour vitaux en temps réel.
Quels sont les 7 types de communication d'entreprise ?
La plupart des entreprises utilisent l'un des quatre types de communication commerciale : interne (vers le haut et vers le bas), externe ou horizontale/latérale. Examinons de plus près les nombreux types de communication d'entreprise.
#1. Communication d'entreprise interne
La communication d'entreprise interne fait référence à l'interaction entre les membres d'une organisation. Il comprend à la fois des modalités de communication officielles et informelles. La communication interne se produit lorsque plusieurs départements envoient des informations au personnel de l'organisation. Une communication interne efficace est essentielle pour augmenter la productivité et la satisfaction. Il existe principalement deux types de communication interne d'entreprise :
- Communication ascendante interne: Par exemple, supposons que l'équipe RH d'une organisation ait créé un rapport sur un sujet spécifique, qui est ensuite remis au responsable RH. Ceci est un exemple de communication d'entreprise interne ascendante.
- Communication interne descendante: Lorsque le PDG d'une entreprise établit de nouvelles instructions et les distribue à tous les employés. C'est ainsi que se produit la communication interne vers le bas au sein d'une organisation.
#3. Communication commerciale horizontale/latérale
La communication d'entreprise horizontale ou latérale fait référence à la communication qui se produit à un niveau horizontal, c'est-à-dire entre les collègues d'une organisation ou d'une entreprise. Cela se fait principalement par la communication écrite ou orale. Cette communication d'entreprise se produit lorsque des messages sont échangés entre un seul service, entre des services ou entre des individus ayant des niveaux d'expertise comparables.
Les informations communiquées par ce moyen ne sont accessibles qu'aux personnes du même rang. La communication à des niveaux hiérarchiques égaux est essentielle pour atteindre le succès fonctionnel et la coopération. Par exemple, le responsable marketing d'une entreprise contacte le responsable de la production de la même entreprise pour discuter des dernières tendances marketing, des demandes de produits et des désirs des consommateurs. Le message sera diffusé de manière appropriée grâce à une communication efficace entre les chefs de service.
#4. Communication commerciale externe
La communication commerciale externe se produit lorsque des informations sur une entreprise commerciale sont envoyées à une autre organisation commerciale ou à des autorités d'une autre organisation en dehors de l'environnement commercial. Les organisations communiquent fréquemment avec d'autres organisations pour développer leur potentiel commercial. Contrairement à d'autres types de communication d'entreprise, la communication d'entreprise externe se fait principalement par des moyens écrits ou vocaux.
La communication commerciale externe est classée en deux types : formelle et informelle. Les lettres, rapports, présentations, notes de service et autres communications commerciales externes formelles sont des exemples de communication commerciale externe. Pourtant, la communication commerciale externe informelle peut prendre de nombreuses formes et échappe généralement au contrôle d'une organisation.
Par exemple, une entreprise peut utiliser diverses formes de publicité, chaînes de radio, publicités sur les réseaux sociaux, etc., pour faire connaître les prix avantageux et les offres disponibles sur sa plateforme Web. C'est un excellent exemple de ce que l'on appelle la "communication externe".
Conclusion
Il est essentiel de se rappeler que tous les outils de communication d'entreprise internes ne sont pas créés égaux ; des programmes spécifiques excellent dans certains contextes, tandis que d'autres sont mieux utilisés seuls. Nous vous recommandons d'analyser soigneusement votre cas d'utilisation de ces outils de communication d'entreprise et de déterminer quelles fonctionnalités sont les plus importantes pour les interactions et les réunions sur le lieu de travail. Définissez une exigence pour l'outil et discutez de vos possibilités avec votre équipe.
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Bibliographie
