Selon l'enquête Pulse 2017 de PMI, « 43 % des projets dépassent le budget et 49 % ne respectent pas les délais », et « seulement 26 % des organisations utilisent la gestion des ressources pour une allocation réussie des ressources ».
Un système efficace de gestion des ressources facilite l'allocation des ressources, qui est un élément important du processus de planification des ressources. Cet article discutera du concept, des problèmes, de l'importance et des méthodes efficaces d'allocation des ressources.
Qu'est-ce que l'allocation des ressources dans la gestion de projet ?
L'allocation des ressources, également connue sous le nom de planification des ressources, identifie et affecte des ressources à des tâches distinctes pendant une certaine période. Ces activités peuvent être liées ou non au projet, telles que le BAU, l'administration, le support et l'exploitation. Une allocation efficace des ressources garantit que les projets sont achevés dans les délais et dans les limites du budget.
Les ressources peuvent être totalement ou partiellement disponibles. Par conséquent, les gestionnaires de ressources doivent s'assurer que les ressources allouées sont disponibles pour une exploitation optimale.
Qui est responsable de l'allocation des ressources ?
La planification et l'affectation des ressources peuvent relever de nombreuses fonctions différentes au sein d'une entreprise.
Les chefs de projet sont généralement responsables de l'allocation et de la gestion des ressources. Ils alloueront des ressources au cours de la phase de planification du projet et devront peut-être les réaffecter au fur et à mesure que le projet se développe et que les paramètres changent.
Cependant, certaines entreprises peuvent embaucher un gestionnaire de ressources. Un gestionnaire de ressources est chargé de planifier et d'allouer des ressources à travers divers projets.
Ils pourraient travailler au niveau du département ou même de l'organisation, dans le cadre d'un bureau de gestion de projet central. Le responsable des ressources collaborera avec chaque chef de projet sur sa stratégie d'allocation des ressources dans le cadre de cette structure.
Avantages de l'allocation des ressources
Il y a une raison pour laquelle l'allocation des ressources est un problème clé pour les grandes entreprises, les petites entreprises et tout le reste. Sans cela, les choses peuvent rapidement devenir incontrôlables, entraînant la fatigue du personnel, de mauvaises performances et des délais non respectés.
Considérez les avantages d'une allocation efficace des ressources.
#1. Il aide à la planification
L'allocation des ressources peut vous aider à éviter de trop dépenser pour des ressources dont vous n'avez pas besoin ou d'en manquer à mi-parcours d'un projet. Avec les bons outils, vous pouvez rapidement voir la disponibilité des ressources et les calendriers des projets en cours et planifier en conséquence.
Un logiciel d'allocation de ressources améliore également votre compréhension de votre pool de compétences. Il facilite la sélection du meilleur personnel pour chaque projet et activité, augmentant ainsi les chances de succès.
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#2. Améliore le moral et le bien-être de l'équipe
Une mauvaise gestion des ressources peut entraîner l'épuisement professionnel des employés. Lorsque cela se produit, la productivité et les performances en souffrent et le bonheur s'estompe. Considérer ce qui suit:
- Les employés stressés sont 26 % plus susceptibles de s'absenter du travail.
- 76% des salariés estiment que le stress au travail a un impact sur leur santé mentale.
- On estime que le stress au travail coûte aux entreprises entre 221 millions et 187 milliards de dollars.
Tous ces effets négatifs peuvent être évités en allouant judicieusement les ressources. Cela nécessite de considérer la disponibilité réelle plutôt que ce qui est imprimé sur papier. Au lieu de calculer 40 heures par semaine par employé à temps plein, vous tenez compte des jours de maladie potentiels, des vacances et des autres activités professionnelles figurant sur leur liste de tâches.
L'utilisation de cette technique réduit la probabilité de surcharger le personnel tout en préservant son bien-être et son moral.
#3. Il tient tout le monde informé.
Il est essentiel de suivre les progrès lorsque vous travaillez sur un projet avec d'autres. Cela implique généralement de fournir des mises à jour régulières sur l'état des tâches, des problèmes et des jalons. Si vous utilisez des outils manuels, vous perdrez du temps et augmenterez vos chances de faire des erreurs.
Cependant, un logiciel d'allocation de ressources peut aider à éliminer les erreurs et à accroître la transparence. Chaque membre de l'équipe peut suivre l'avancement des tâches et les rapports peuvent être renvoyés immédiatement aux parties prenantes.
Cela peut même vous aider à réduire le nombre de réunions quotidiennes que vous avez (et à rendre celles que vous avez plus efficaces).
Quelles sont les difficultés associées à l'allocation des ressources ?
C'est souvent plus facile à dire qu'à faire lorsqu'il s'agit d'allouer des ressources. L'identification de la ressource appropriée peut être difficile sans les bons outils ou processus en place. Examinons quelques-uns des problèmes d'allocation des ressources :
#1. Modifications de la portée du projet :
Malgré la prise des contrôles appropriés, la portée du projet peut changer à tout moment pendant le cycle de vie du projet. De plus, dans un monde agile, les changements dans les exigences du projet peuvent entraîner une modification des demandes de ressources. Sans un calendrier des ressources à jour, les allocations fréquentes pour répondre à l'évolution des besoins deviennent extrêmement difficiles.
#2. Utilisation d'outils hérités obsolètes :
Les tableurs et les technologies indigènes sont insuffisants pour l'allocation des ressources. Ils ne parviennent pas à fournir des mises à jour en temps réel aux calendriers des projets/ressources, ce qui entraîne des incohérences et des redondances. Cela peut entraîner une double agitation des réservations, compromettant le succès du projet.
#3. Mauvaise communication entre les vendeurs et les livreurs :
Tout en se concentrant sur la réalisation des objectifs de vente, l'équipe de vente peut ne pas impliquer l'équipe de livraison avant de signer la transaction. En conséquence, l'équipe de livraison est obligée de se démener pour les allocations de ressources à la dernière minute afin de respecter le délai de livraison.
#4. Dans une organisation matricielle, il y a un manque de visibilité des ressources :
Comme il n'y a pas de planificateur de ressources centralisé, il n'y a pas de visibilité sur les allocations de ressources à travers les limites de la matrice. En conséquence, les gestionnaires de ressources ont des difficultés importantes à affecter au projet le personnel le mieux adapté et le plus rentable.
#5. Une inadéquation entre la capacité des compétences et la demande :
L'incapacité de prévoir les besoins futurs des projets de pipeline empêche d'identifier à l'avance les pénuries de talents. Cette prévision erronée de la capacité par rapport à la demande entrave le processus d'allocation des ressources du projet.
Comment traiter les problèmes d'allocation des ressources
Même si vous utilisez tous les bons outils et suivez les meilleures pratiques pour l'allocation des ressources, vous rencontrerez certainement des problèmes. Le hoquet est inévitable, alors préparez-vous en conséquence !
Examinons quelques-uns des problèmes les plus courants auxquels sont confrontés les chefs de projet et comment les résoudre.
#1. La portée du projet change.
Vous avez fait de votre mieux pour planifier l'allocation des ressources pour vos prochains projets, mais la dérive de la portée est toujours une possibilité. Peut-être que les tâches étaient plus complètes que prévu ou qu'elles nécessitaient des capacités que vous n'aviez pas prévues.
Lorsque cela se produit, vous devez être agile et modifier vos ressources en conséquence. Vous devez faire ce qui suit pour éviter la dérive de la portée :
- Assurez-vous que les portées du projet sont toujours claires et établies.
- Fixer des objectifs de projet spécifiques.
- Efforcez-vous d'accomplir votre meilleur travail, mais ne soyez pas perfectionniste si cela signifie être en retard.
- Créez un système qui permet aux employés d'approuver les demandes de changement et les révisions.
- Gardez un œil sur les performances de l'équipe pour vérifier que tout est sur la bonne voie.
- Utilisez toutes les ressources à votre disposition pour accélérer les progrès.
Il est parfois difficile d'éviter la dérive du champ d'application. Dans de telles circonstances, la mise en place d'un mécanisme de changement de portée vous permet de vous adapter rapidement et de vous remettre sur les rails. Voici à quoi cela pourrait ressembler :
Soumettre un formulaire spécifique pour documenter (par écrit) les demandes de modification.
Analysez attentivement la demande de révision pour comprendre la dérive de la portée.
Obtenir le consentement des principales parties prenantes.
Par écrit, documentez les ajustements de portée convenus.
#2. Les ressources deviennent rares.
Des forces externes incontrôlables empêchent les ressources rares d'apparaître comme prévu. L'automobile d'un travailleur tombe en panne et il est incapable de se rendre au travail. Ou peut-être ont-ils d'autres objectifs dans l'organisation qui priment sur la concentration sur une tâche que vous leur avez confiée. Ce qui est important, c'est ce qui se passe après.
Trouvez un remplaçant dès que possible dans votre pool de compétences. Si personne n'est disponible avec l'expertise nécessaire, l'embauche d'un pigiste ou d'un entrepreneur peut être la meilleure solution. Vous pouvez éviter cela à l'avenir en examinant les dépendances des tâches. Enquêtez sur toutes les autres tâches que les membres de l'équipe peuvent avoir et qui pourraient les détourner du projet.
Ayez en place un plan d'allocation des ressources de secours au cas où elles ne seraient pas disponibles pour une raison quelconque. Une solution consiste à disposer d'un pool de pigistes pour combler les lacunes en déplacement. Si les pigistes ne sont pas disponibles, des employés temporaires pourraient servir de remplaçants.
#3. Les ressources doivent être partagées.
Il est courant que les projets échangent des ressources. Cela est particulièrement vrai pour les petites entreprises qui ne peuvent pas se permettre d'embaucher une main-d'œuvre importante. Comme vous pouvez vous y attendre, les ressources partagées peuvent entraîner des problèmes qui obstruent le pipeline. Si les ressources du projet sont trop dispersées, des goulots d'étranglement peuvent survenir.
Utilisez votre logiciel d'allocation de ressources pour identifier les lacunes à l'avance. Surveillez de près les charges de travail des membres de l'équipe qui changent de service. C'est la technique la plus efficace pour éviter la sur-allocation des ressources et la fatigue.
#4. Revers inattendus
Des retards peuvent survenir au moment où vous vous y attendez le moins. Les gens tombent malades, des pénuries de travail se produisent et des problèmes de communication se produisent. Le fluage de la portée peut alors relever sa vilaine tête. Certaines difficultés sont sous votre contrôle, tandis que d'autres ne le sont pas.
La méthode la plus simple pour gérer les problèmes est de s'efforcer de les éviter en premier lieu. Vous pouvez:
- Planifiez les tâches en fonction des compétences plutôt que du temps. Un expert ou un spécialiste travaille plus rapidement.
- Surcharger les membres de l'équipe avec trop d'autres priorités est une mauvaise idée, surtout si le travail repose sur eux pour avancer dans le pipeline.
- Offrir des horaires de travail flexibles. Certains employés sont plus productifs en dehors des heures normales de travail.
- Planifiez les échéances du projet, divisez-les en phases et suivez l'avancement. Le logiciel aide à identifier les goulots d'étranglement potentiels avant qu'ils ne deviennent des goulots d'étranglement.
Plus votre allocation de ressources sera systématique et claire, plus il sera facile pour chacun d'accepter la responsabilité de son travail.
Méthodes d'allocation des ressources les plus efficaces pour les entreprises prospères
Maintenant que nous comprenons comment l'allocation des ressources contribue à l'achèvement efficace du projet, examinons quelques-unes des meilleures méthodes d'allocation des ressources :
#1. Déterminez et distribuez les ressources Best-Visible-Best-Fit :
Un système de gestion de ressources collecte des données de ressources à partir de divers systèmes et les consolide dans une plate-forme consolidée. Une transparence totale permet une allocation appropriée des ressources au projet en fonction des compétences, des qualifications, de l'expérience, de la disponibilité, des prix et d'autres facteurs de sélection. La planification de ressources mondiales rentables à partir de zones à faible coût permet de maintenir des bénéfices élevés sans sacrifier la qualité.
L'affectation des ressources les mieux adaptées aux mieux visibles plutôt que des ressources les plus adaptées est l'une des meilleures méthodes d'allocation des ressources d'un projet. La visibilité permet également une répartition uniforme des ressources professionnelles sur plusieurs projets plutôt qu'un seul projet hautement prioritaire.
#2. Éviter la sous-utilisation ou la surutilisation des ressources :
La répartition uniforme des ressources sur tous les projets garantit qu'aucune ressource n'est surutilisée dans l'ensemble de l'organisation. La sous-allocation des ressources entraîne une baisse de la productivité et des revenus. La surallocation, en revanche, peut entraîner un épuisement professionnel, une moins bonne qualité de sortie ou, pire que tout, une attrition involontaire.
La prévision de l'utilisation facturable/stratégique permet aux chefs de projet de transférer régulièrement des ressources d'une activité non facturable vers une activité facturable/stratégique. En conséquence, il favorise une utilisation optimale des ressources et augmente l'efficacité de l'entreprise.
#3. Rejoignez un processus automatisé de demande de ressources :
Trier manuellement le pool de ressources ou collecter les demandes par téléphone/e-mail de chaque chef de projet peut prendre du temps lors de la distribution des ressources. La procédure est rationalisée par des demandes de ressources automatisées qui ne dépendent pas de feuilles de calcul chronophages.
Il permet aux chefs de projet de spécifier les compétences, les références, l'expérience, la tarification et les délais de projet requis. Cette demande est transmise directement au gestionnaire de ressources responsable, qui commence à la planifier. Le suivi des enregistrements d'allocation supprime toute incertitude liée au processus, car l'ensemble du processus est documenté et auditable.
#4. Permettre aux employés de travailler sur des projets personnels :
Selon des études, lorsque les travailleurs travaillent sur des missions de leur choix, cela améliore leur engagement et leur productivité. En conséquence, les managers doivent tenir compte des intérêts individuels en plus de leurs talents et de leur disponibilité lors de l'allocation des ressources. Pour ce faire, les gestionnaires de ressources peuvent créer des postes vacants et les publier, les rendant visibles pour toutes les personnes concernées dans l'ensemble de l'organisation.
En conséquence, les ressources intéressées peuvent exprimer leur désir de rejoindre le projet, et le gestionnaire de ressources concerné peut former une équipe de projet appropriée. Cela permet également au responsable des ressources de gagner du temps en recherchant dans l'entreprise la meilleure solution et en négociant avec ses responsables de ligne/de projet. Par conséquent, cette stratégie profite à la fois aux ressources et aux personnes en charge de leur allocation.
#5. Les compétences et les tâches des employés doivent être variées :
Encouragez le personnel à posséder au moins deux talents. L'allocation efficace des ressources sur des projets qui nécessitent une variété de capacités leur permet de perfectionner leurs principaux ensembles de compétences tout en offrant la possibilité d'en développer de nouvelles. Ils peuvent également recevoir une formation supplémentaire sur les compétences acquises et l'expérience en cours d'emploi aide à leur développement.
Lorsque les gens sont licenciés d'un projet, il se peut qu'aucune tâche ne leur soit disponible en fonction de leurs capacités de base. Leurs compétences supplémentaires seront utiles dans cette situation, et elles peuvent être rendues facturables en les affectant à d'autres tâches.
Parfois, il faut un ensemble de compétences spécifiques pour commencer un nouveau projet. Étant donné que ces ressources sont rares, la rotation d'une ressource de niche à partir d'un projet en cours peut aider à démarrer un nouveau projet. Simultanément, une autre ressource avec des critères minimaux peut remplir pour maintenir le projet existant en cours d'exécution. Cette allocation dynamique des ressources garantit qu'aucune initiative ne sera lésée.
#6. Analyse de simulation pour répondre aux exigences d'un projet dynamique :
Lorsque les ressources sont rares, il est habituel de jongler avec les ressources entre diverses initiatives. Cependant, dans le climat d'entreprise actuel qui évolue rapidement, tout manque de jugement peut être très coûteux. C'est là que la simulation de scénarios d'entreprise devient utile.
L'application de plusieurs ensembles de règles au même pool de ressources et la comparaison d'instances peuvent aider à visualiser les impacts distincts. Par exemple, il peut s'agir de retarder ou d'allonger le calendrier d'un projet peu prioritaire tout en consacrant ses ressources disponibles à un projet hautement prioritaire.
L'analyse de simulation, une composante importante de la modélisation et de la simulation des ressources, aide à déterminer les résultats probables grâce à une évaluation basée sur les contraintes. Cette approche s'applique à la planification et à l'allocation des ressources de la même manière que nous considérons les avantages et les inconvénients des options dans notre vie quotidienne. La mise en œuvre du scénario idéal et réalisable sur un calendrier de projet réel améliore la réussite de l'allocation des ressources.
#7. Surveillez et améliorez l'allocation des ressources à l'aide de l'informatique décisionnelle en temps réel.
Même après la fin de la procédure d'allocation des ressources, des changements dans les exigences du projet peuvent survenir et nécessiter une réponse rapide. Les solutions modernes de gestion des ressources avec des tableaux de bord et des rapports de Business Intelligence en temps réel contribuent à améliorer l'indice de santé de l'organisation.
Des tableaux de bord configurables basés sur les rôles permettent aux décideurs de prendre des décisions éclairées et de modifier les allocations de ressources selon les besoins. Ainsi, l'informatique décisionnelle en temps réel aide à anticiper et à contrôler les allocations de ressources.
Dernières pensées
L'utilisation judicieuse de vos ressources se traduit par un retour sur investissement plus élevé sur vos dépenses de personnel, de meilleurs résultats de projet et une rentabilité accrue. Comme vous pouvez le voir, cela commence bien avant votre projet et nécessite un suivi et une gestion au fur et à mesure de son avancement.
Cela nécessite des données en temps réel ainsi qu'une visibilité à l'échelle de l'entreprise sur votre pipeline de projets et la disponibilité des ressources.
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Bibliographie
