Nous pensons rarement à la façon dont nous communiquons avec les gens car c'est une partie si naturelle de qui nous sommes. Cela s'applique également à la communication d'entreprise. Après tout, les organisations ne sont pas des entités anonymes, mais plutôt des groupes d'individus authentiques. Une communication efficace a un impact sur les procédures, l'efficacité et tous les niveaux d'une entreprise. Ici, nous passerons en revue les compétences de base dont vous avez besoin pour une communication efficace dans votre entreprise, ainsi que tout ce que vous devez savoir.
Qu'est-ce que la Communication d'Entreprise ?
La communication d'entreprise est l'échange d'informations entre les employés et les personnes extérieures à l'entreprise. Les employés et la direction communiquent pour atteindre les objectifs organisationnels grâce à une communication commerciale efficace. Son objectif est d'améliorer les méthodes d'organisation et de réduire les erreurs. Pour parvenir à une communication d'entreprise efficace, vous devez améliorer à la fois vos capacités de communication et vos processus de communication.
Le processus de communication d'entreprise et votre stratégie de communication sous-tendent toute action structurée dans une entreprise. Cela peut aller de la communication administrative à la communication technique du fournisseur.
Lorsque la communication est interrompue, les systèmes essentiels de l'entreprise risquent de tomber en panne. Les communications internes ne sont pas mesurées par 60% des spécialistes de la communication interne, selon les données. Les causes possibles incluent le fait de ne pas comprendre par où commencer, quelles étapes suivre ou comment évaluer le retour sur investissement.
Types de communication d'entreprise
Lorsqu'il s'agit de communication d'entreprise, elle est verbale ou écrite.
La communication peut prendre diverses formes, y compris la communication verbale ou écrite, la communication en personne ou à distance, mais elle est essentielle au plaisir de votre personnel au travail.
Ni l'un ni l'autre n'est meilleur ou pire pour votre organisation en soi ; tout dépend des circonstances.
La communication écrite est excellente pour conserver une trace écrite des choix et des activités entreprises, ainsi que pour élaborer des stratégies et des plans. La communication verbale permet la production instantanée d'idées et un flux de pensées plus ouvert.
Voici les types de communication d'entreprise qui s'appliquent à l'un ou à tous les scénarios répertoriés ci-dessus :
#1. Communication basée sur Internet
Les e-mails et les applications de messagerie instantanée (telles que Slack, Hangouts ou même Nextiva Chat) sont des exemples de canaux de communication quotidiens.
Les avantages des e-mails et des messages incluent la capacité de mener des conversations privées dans un environnement de travail mouvementé, ainsi que de partager un message avec un grand groupe de personnes (de quelques à des centaines) en même temps.
#2. Conférences téléphoniques
Les téléphones ont réduit la barrière géographique à la tenue de réunions efficaces et rapides. Il permet un échange d'idées plus efficace grâce à la communication non verbale (ton de la voix) par opposition à la communication textuelle. Les systèmes téléphoniques cloud peuvent améliorer la coopération et l'intégration des équipes.
#3. Utilisation de la visioconférence
D'excellentes solutions de visioconférence permettent aux personnes situées dans des endroits éloignés de tenir des réunions aussi proches que possible des réunions en personne. Ils font passer les réunions téléphoniques au niveau supérieur.
#4. Rencontres en personne
Les discussions en personne peuvent aider une entreprise à faire avancer les idées rapidement. Selon les recherches, les réunions en personne produisent plus d'idées que les réunions virtuelles.
Cependant, pour des réunions efficaces, un ordre du jour solide est nécessaire. 46 % des employés savent rarement ou jamais ce qu'ils doivent faire après une réunion.
#5. Comptes rendus et rapports officiels
Un système de communication d'entreprise bien huilé comprend la documentation des activités qui affectent d'autres personnes et départements.
La capacité de se référer à un document écrit à tout moment diminue la possibilité de confusion ou de litige et ajoute de la clarté à la communication.
#6. Des publications
Les réunions avec des groupes plus importants sont fréquemment menées à travers des présentations complétées par des rapports et des diapositives PowerPoint.
Ceux-ci sont excellents pour transmettre de nouvelles idées d'une manière qui permet le questionnement et les explications.
#7. Forums de discussion et FAQ
Un emplacement interne où les employés peuvent se référer aux questions fréquemment posées sur divers sujets du service et en poser de nouvelles pour les rendre plus productifs et à jour sur un sujet.
#8. Questionnaires
Les sondages internes et auprès des clients sont deux excellentes approches pour obtenir des commentaires et des évaluations sur des sujets cruciaux. Les enquêtes fournissent un cycle sain de changements appuyés par des commentaires et ouvrent un canal de contact à tous les niveaux d'une entreprise.
#9. Activités de service à la clientèle
Cela peut englober tout type d'action de service client. L'assistance par chat en direct, les systèmes de gestion de la relation client (CRM), les processus d'intégration des clients, les avis des clients et d'autres services en sont des exemples.
Compétences essentielles en communication d'entreprise
Des compétences pratiques en communication d'entreprise sont essentielles pour vous aider à réussir votre carrière dans n'importe quel domaine. Une communication claire peut avoir un impact sur vos interactions avec les gens et vous aider à faire bonne impression au travail. De plus, l'amélioration de vos compétences en communication d'entreprise vous aidera à progresser dans votre carrière.
Que sont les compétences en communication commerciale ?
Les compétences en communication commerciale sont des caractéristiques qui permettent aux professionnels de communiquer des informations sur le lieu de travail. Ces capacités comprennent les principaux types de communication, tels que l'écoute active, ainsi que les méthodes de communication nécessaires pour créer des relations professionnelles, telles que les capacités de négociation et de réseautage. Les compétences en communication sont essentielles dans les affaires pour favoriser la collaboration en équipe, fournir et recevoir des commentaires clairs et stimuler la créativité. Les employeurs peuvent voir comment vous vous engagez avec les autres, lancez des initiatives et atteignez des objectifs si vous utilisez avec succès vos capacités de communication professionnelle.
Exemples de compétences en communication d'entreprise
Les compétences techniques et générales qui aident les professionnels à réussir dans le travail peuvent être incluses dans les compétences en communication d'entreprise. Voici quelques exemples de compétences requises pour une communication d'entreprise efficace :
#1. Compétences collaboratives
Travailler avec des collègues et soutenir la réalisation des objectifs de votre organisation nécessite une collaboration efficace. Cette partie de vos compétences en communication d'entreprise implique de poser des questions lors des réunions d'équipe, de prendre en compte les pensées et les opinions des autres et de promouvoir les contributions de votre équipe. Les professionnels dotés de bonnes capacités de coopération peuvent élaborer des méthodes efficaces qui aident leurs organisations à atteindre leurs objectifs.
#2. Techniques de négociation
Des compétences en négociation sont nécessaires pour évaluer différentes alternatives, établir des relations avec d'autres professionnels et parvenir à un compromis. Ces compétences sont utilisées par les professionnels des affaires dans une variété d'activités, y compris les transactions de vente, l'obtention de nouveaux partenaires et la recherche d'investisseurs. De même, les employés et les employeurs peuvent s'appuyer sur des capacités de négociation pratiques pour déterminer les salaires et rémunérations.
#3. Compétences diplomatiques
La diplomatie est un ensemble de compétences qui peut aider les professionnels à améliorer leurs interactions avec leurs collègues, patrons, clients et autres professionnels. La diplomatie nécessite du tact et une prise de conscience de la façon de communiquer efficacement dans des situations difficiles et des adversités. De plus, vos capacités diplomatiques pourraient vous aider à être plus persuasif et énergique lors de négociations, d'initiatives de collaboration et d'autres activités.
#4. Communication écrite
La communication écrite est un type de communication de base qui est requis quelle que soit votre profession. Les tâches professionnelles quotidiennes qui nécessitent de grandes capacités d'écriture comprennent la communication d'informations par écrit, la préparation de rapports, l'envoi de communications et la révision de documents écrits. Les capacités d'écriture comprennent également la relecture et la détermination des ajustements qui peuvent améliorer les éléments écrits.
#5. Capacités de présentation
Créer et présenter des présentations intéressantes à des publics variés est un autre ensemble de compétences clés pour une communication d'entreprise efficace. Les capacités de présentation aident les professionnels à organiser le cadre d'un affichage, à concevoir le mode de livraison et à communiquer des informations aux coéquipiers, aux dirigeants d'entreprise et à d'autres professionnels. Un autre élément crucial de vos compétences en présentation est la capacité de communiquer des informations à un public en utilisant une variété de tactiques telles que la parole vocale, les représentations graphiques et les interactions non verbales.
#6. Compétences de prise de parole en public
Prendre la parole devant différents publics nécessite parfois de nombreuses positions de travail. Les entreprises peuvent cibler les professionnels du réseau, les investisseurs potentiels et les communautés en préparant un discours et en engageant un public. Parler en public nécessite également de se connecter avec un public en présentant une histoire, en offrant des informations importantes et en sensibilisant aux événements actuels.
#7. Écoute active
L'écoute active implique une variété de caractéristiques qui aident les professionnels à améliorer la compréhension et à favoriser des relations de travail positives. Les professionnels qui posent des questions, recherchent une compréhension mutuelle et tiennent compte des pensées et des idées des autres sont plus susceptibles de développer des réseaux professionnels bénéfiques. De plus, l'écoute active nécessite une attention aux détails afin d'éviter les malentendus et de retenir des faits précis tout au long des discussions, réunions et autres rencontres en milieu de travail.
#8. Commentaires et suggestions
Des commentaires et des commentaires réguliers sont nécessaires pour une communication d'entreprise efficace. La rétroaction constructive favorise la pensée introspective et la croissance. Les commentaires des supérieurs sont utilisés par les professionnels qui réussissent pour améliorer les performances et atteindre les objectifs. De même, fournir des opinions et des conseils sur le lieu de travail est essentiel pour partager des idées et inspirer les autres.
#9. Compétences de délégation
Les capacités de délégation sont utilisées par les gestionnaires et les dirigeants de l'entreprise pour planifier, diriger et superviser des projets et des activités. La capacité d'identifier et de gérer le flux de travail des tâches essentielles parmi les membres de votre équipe est nécessaire pour une délégation efficace. Définir les attentes et donner de l'aide et des ressources sont des éléments cruciaux de la délégation dans la communication d'entreprise.
#10. La communication non verbale
La capacité de saisir ce que les gens disent à travers leur langage corporel est appelée compétences de communication non verbale. Le contact visuel, la posture et même la position d'un individu peuvent révéler ce qu'il ressent. La communication non verbale est également utile pour s'engager efficacement dans une variété de contextes, comme le maintien du professionnalisme lors des réunions d'affaires.
#11. Résolution de conflit
Travailler à travers les obstacles avec les autres et trouver des solutions créatives aux problèmes du lieu de travail est essentiel pour une communication d'entreprise efficace. Les professionnels dotés de capacités efficaces de résolution de conflits peuvent explorer différentes approches, analyser des stratégies et faire des concessions pour garantir des résultats positifs dans des situations difficiles.
#12. Compétences de prise de décision
L'analyse des éléments qui influencent les résultats et l'évaluation de différentes méthodes pour des actions spécifiques nécessitent de solides capacités de prise de décision. Au fur et à mesure que vous progressez dans votre profession, vous pouvez vous voir confier des tâches critiques qui vous obligent à prendre des décisions difficiles, à évaluer vos stratégies pour atteindre des objectifs et à prendre des décisions significatives qui favorisent la croissance et le développement de votre entreprise.
Comment améliorer vos compétences en communication d'entreprise
Envisagez les stratégies suivantes pour améliorer vos compétences en communication d'entreprise :
#1. Apprenez à écouter activement.
Améliorez vos capacités d'écoute active et assurez-vous de comprendre les informations que vous entendez de vos collègues. Évitez les malentendus, par exemple en clarifiant tout de suite tout ce que vous ne comprenez pas. Encouragez les autres à participer aux réunions ou aux collaborations d'équipe en posant des questions, en écoutant d'autres idées et en prenant des notes pour suivre les thèmes cruciaux.
#2. Utiliser des outils de collaboration.
Utilisez les ressources numériques pour rester en contact avec vos collègues, les chefs d'équipe et les autres membres du personnel. Les systèmes de communication en ligne, par exemple, vous permettent d'interagir avec succès avec votre équipe tout en évitant les perturbations. Ces documents peuvent vous aider à interagir plus rapidement et plus clairement avec les autres, ainsi qu'à rationaliser les communications au sein de l'entreprise.
#3. Améliorez vos compétences en écriture.
Expérimentez avec vos capacités d'écriture et la façon dont vous transmettez l'information par écrit. Prendre des notes pendant les collaborations d'équipe, organiser le matériel de projet et rédiger des ressources pédagogiques sont tous de bons moyens d'améliorer vos compétences en écriture. Apprenez quand il est essentiel de garder votre écriture professionnelle et quand il est approprié d'utiliser un langage plus décontracté pour transmettre vos messages.
#4. Encouragez les autres sur le lieu de travail.
Motivez votre personnel en utilisant des stratégies de communication positives. Connectez-vous avec les autres au travail en partageant des intérêts communs, en collaborant et en promouvant l'innovation. Une communication ouverte renforce la communauté et la confiance, qui sont toutes des composantes essentielles pour favoriser un environnement de travail agréable.
#5. Demander des commentaires
Obtenez des commentaires sur la communication de votre entreprise auprès de vos collègues et de vos patrons. Au fur et à mesure que vous progressez dans votre travail, par exemple, utilisez des idées pour améliorer des domaines tels que la prise de parole en public, la délégation et les compétences de présentation. Observez d'excellents communicateurs d'entreprise au travail pour acquérir un aperçu de la façon d'améliorer certains éléments de vos talents qui, selon vous, doivent être améliorés.
Que puis-je faire avec un diplôme en communication d'entreprise?
Plusieurs universités offrent des programmes d'études commerciales avec des spécialisations en communication. Les étudiants intéressés à utiliser des compétences et des tactiques de communication pour aider les entreprises et les organisations à promouvoir leurs objectifs et leurs produits peuvent être intéressés par ces programmes. Continuez à lire pour en savoir plus sur les emplois plus spécialisés dans le secteur.
Programmes d'études en communication d'entreprise
Un programme menant à un diplôme en communication d'entreprise devrait doter les étudiants de bonnes compétences en rédaction, en expression orale et en technologie de l'information. Les diplômés peuvent utiliser leurs capacités dans une gamme de carrières. Ils doivent être en mesure de transférer des informations entre les employés et les employeurs au sein d'une entreprise, d'annoncer les objectifs d'une entreprise au public, de communiquer des informations entre une entreprise et ses clients, et bien plus encore.
Les diplômés de ces écoles de communication d'entreprise peuvent ensuite travailler dans des domaines autres que les relations publiques, la publicité et le marketing. Selon l'International Association of Business Communicators (IABC), les titulaires d'un diplôme en communication d'entreprise sont habiles à s'organiser pour respecter les délais des projets, communiquer les avantages de la marchandise d'une entreprise au public et comprendre le fonctionnement du marché. Toutes ces capacités permettent de devenir consultant si l'on ne poursuit pas une carrière spécialisée, comme rédacteur de discours ou acheteur.
Solutions de communication pour petites entreprises
Environ 95 % des clients estiment que la communication de leur entreprise pourrait être améliorée. Seules 26% des entreprises considèrent leur communication comme excellente. Naturellement, il s'agit d'un problème majeur. En termes simples, si vous ou votre personnel ne communiquez pas efficacement, vous perdrez des clients. Ceci, à son tour, a une influence immédiate sur votre résultat net.
Heureusement, il existe de nombreux outils disponibles pour vous aider à améliorer l'efficience et l'efficacité de votre communication. Voici quelques-unes des meilleures solutions de communication d'entreprise disponibles pour vous :
#1. Ultatel
Un système téléphonique VoIP fiable est l'épine dorsale de toute organisation prospère et en pleine expansion. C'est là qu'ULTATEL entre en jeu. Son système téléphonique basé sur le cloud intègre la façon dont vous communiquez avec votre équipe et avec vos clients.
Le système est peu coûteux, dispose d'une garantie de disponibilité de 99.999 % et peut être mis à l'échelle rapidement et à peu de frais. En conséquence, il peut soutenir efficacement votre entreprise en pleine croissance. La visioconférence, le standard automatique, la messagerie vocale par e-mail, les intégrations et d'autres fonctionnalités sont également disponibles.
#2. AnneauCentral
RingCentral fournit un certain nombre de solutions qui intègrent le chat, les appels vidéo et un système téléphonique dans un seul outil. Des intégrations d'applications, des vidéoconférences, des appels vocaux et d'autres fonctionnalités sont disponibles pour les entreprises. Il offre également une garantie de disponibilité pour assurer la fiabilité.
RingCentral propose de nombreuses options avec différentes fonctionnalités que vous pouvez choisir en fonction des demandes et du budget de votre entreprise.
#sept. Zoom
Zoom est l'une des plateformes de visioconférence les plus populaires, avec environ 13 millions d'utilisateurs mensuels actifs dans le monde. Lorsque vous considérez certains de ses avantages, il est simple de voir pourquoi. Par exemple, vous pouvez partager rapidement et simplement des fichiers et des documents lors de conversations vidéo.
Le site dispose également d'une fonction d'enregistrement d'écran et certaines de ses options tarifaires incluent la transcription gratuite. Zoom propose quatre plans différents, dont une version gratuite. Gardez à l'esprit que le plan gratuit a certaines limites, comme un délai de réunion de 40 minutes.
#4. Webex
Avec plus de 300 millions d'utilisateurs, WebEx de Cisco est une alternative potentielle à la conférence vocale, en particulier compte tenu des problèmes de sécurité de Zoom dans le passé. Le partage d'écran, les appels téléphoniques et vidéo, le cryptage, l'intégration et d'autres fonctionnalités multiplateformes sont disponibles.
WebEx propose trois niveaux de tarification pour répondre à une variété de budgets et de besoins. Il a également un plan tarifaire gratuit, mais vous serez limité à un utilisateur et à une durée de réunion de 50 minutes.
#dix. Google Meet
Pour remplacer Hangouts et Chat, Google a créé Google Meet, un outil de visioconférence. Il est étroitement lié à la suite de produits Google et offre donc des capacités de communication importantes. La visioconférence, les appels vidéo, la messagerie, la planification et d'autres fonctionnalités sont disponibles.
La version de base de Meet est gratuite, et lorsque vous vous abonnez à Google Workspace, vous pouvez obtenir des versions plus riches en fonctionnalités. Cet abonnement comprend alors des mises à niveau vers les autres applications de Google.
#6. Mou
Slack est l'une des applications de collaboration et de communication les plus connues du marché. Sa fonction de messagerie instantanée par chat facilite la communication. Par exemple, cela permet à votre équipe de développer ses propres canaux thématiques, ce qui se traduit par une communication plus efficace. Slack fournit également un historique de chat consultable, des appels vidéo et audio, le partage et le stockage de fichiers et d'autres fonctionnalités.
La plate-forme comporte de nombreux niveaux de tarification, dont un gratuit. Gardez simplement à l'esprit que le plan gratuit n'offre pas toutes les fonctionnalités, mais c'est un point de départ fantastique si votre budget est limité.
#7. Équipes Microsoft
Microsoft Teams, un nouvel entrant dans l'industrie, a remplacé son offre Skype for Business. Les équipes, comme de nombreuses autres plates-formes de cette liste, incluent une variété de fonctionnalités destinées à faciliter la collaboration. Les appels vidéo, le chat, la messagerie, le partage de fichiers, le stockage et d'autres fonctionnalités sont disponibles.
Microsoft propose quatre niveaux de prix différents, dont une alternative gratuite. L'édition Premium Business Standard de Teams comprend des versions de bureau de la suite Microsoft Office, ce qui constitue un avantage non négligeable.
Teams inclut également la possibilité d'intégrer des services téléphoniques, vous permettant de passer et de recevoir des appels directement depuis votre application Teams. Cette interface, également connue sous le nom de routage direct, vous permet d'ajouter des appelants téléphoniques directement dans une conférence téléphonique. Cette capacité est possible avec une intégration telle que Session Border Controller (SBC) d'ULTATEL.
#8. GoToWebinaire
GoToWebinar est un excellent choix pour les logiciels de webinaires en ligne. La plateforme a été créée exclusivement pour les entreprises qui souhaitent promouvoir et vendre leurs produits via des webinaires.
Les formulaires d'inscription personnalisables, les rappels par e-mail et la planification font partie de ses fonctionnalités. Un avantage significatif de l'outil est qu'il vous permet d'organiser des événements avec jusqu'à 3,000 XNUMX personnes. Comme la plupart des autres plates-formes, elle propose une variété de niveaux de prix pour répondre à tout budget ou exigence.
#9. Aller à
GoTo propose une variété de solutions pour aider votre équipe à communiquer avec plus de succès. De nombreux propriétaires de petites entreprises trouveront que GoTo Meeting est la solution de visioconférence idéale. L'enregistrement dans le cloud, les transcriptions, le chat et la messagerie, le partage d'écran et divers connecteurs sont tous inclus dans cet utilitaire multiplateforme.
GoTo Meeting propose trois niveaux de tarification pour s'adapter à différents budgets et exigences. Bien qu'il n'y ait pas d'option gratuite, la plateforme propose un essai gratuit.
#10. lundi.com
Monday.com, comme Slack, est plus une application de gestion de projet. Il possède cependant un certain nombre de propriétés qui en font un outil de communication utile. Ainsi, vous et votre équipe pouvez communiquer où que vous soyez. Des outils d'intégration, de stockage de fichiers, d'automatisation et de collaboration sont également disponibles sur la plateforme.
Monday.com propose quatre niveaux de tarification, dont l'un est gratuit pour les utilisateurs. Cependant, comme pour de nombreux autres programmes, la version gratuite manque de certaines des fonctionnalités que vous préférez.
En conclusion
Avouons-le : une excellente communication est essentielle pour toute petite entreprise de nos jours. En effet, 86 % des employés estiment qu'un manque de communication sur le lieu de travail est l'une des principales causes des défaillances au bureau. Une communication efficace rend les entreprises plus productives et leur permet de mieux servir leurs clients. Heureusement, de nombreuses solutions de communication pour les petites entreprises sont disponibles pour vous aider.
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Bibliographie
