Gérez-vous efficacement vos parties prenantes ? Mais d'abord, savez-vous qui sont toutes vos parties prenantes ? Avez-vous déjà remarqué que vous manquiez un critère spécifique après avoir terminé la moitié d'un projet ? Cela aurait pu être une exigence d'une personne influente qui n'était pas impliquée autant qu'elle aurait dû l'être. Selon le dernier sondage, seulement 36 % des personnes interrogées étaient convaincues que les parties prenantes et les membres clés étaient pleinement engagés dans les objectifs et les avantages du projet. À moins que vous n'ayez eu la chance de ne pas vous trouver dans une situation embarrassante comme celle décrite ci-dessus, voici votre chance d'éviter d'empêcher de telles situations de se produire. Dans cet article, vous apprendrez à planifier la gestion des parties prenantes de votre projet.
Qui est une partie prenante ?
Maintenant que vous comprenez l'importance de la gestion des parties prenantes, commençons par les principes fondamentaux de la gestion des parties prenantes, c'est-à-dire qui est une partie prenante.
Une partie prenante est une personne qui a un intérêt dans une entreprise et qui peut l'influencer ou être influencée par elle. Les investisseurs, les employés, les clients et les fournisseurs sont les principales parties prenantes d'une entreprise normale. Cependant, à mesure que la responsabilité sociale des entreprises gagne du terrain, la notion s'élargit pour englober plusieurs autres choses telles que les communautés, les gouvernements et les groupes commerciaux.
Une partie prenante est une personne qui sera affectée par un projet. Les parties prenantes sont généralement classées en « parties prenantes internes » et « parties prenantes externes ».
Les parties prenantes internes sont des personnes qui travaillent pour votre entreprise. Ils incluent votre sponsor de projet, votre propriétaire de projet, votre équipe de projet et toute personne ou groupe qui contribue ou bénéficie des résultats du projet. Il comprend également ceux qui peuvent subir un impact négatif à la suite de l'initiative. Par exemple, certains travailleurs peuvent avoir besoin de se recycler en raison de l'automatisation, ou ils peuvent être déplacés.
Les parties prenantes externes sont celles qui ne font pas partie de votre organisation. Il peut s'agir de fournisseurs, de clients, d'actionnaires, du gouvernement, d'auditeurs, etc.
Tu peux aller à notre article précédent et en savoir plus sur l'analyse des parties prenantes et comment connaître vos principaux influenceurs.
Qu'est-ce que la gestion des parties prenantes du projet ?
Il est essentiel de gérer les parties prenantes et leurs attentes. Par conséquent, la gestion des parties prenantes est une composante essentielle de la gestion de projet. Toutes les parties prenantes du projet doivent être identifiées. Les petits projets peuvent avoir un petit nombre de parties prenantes, tandis que les grands projets peuvent avoir un grand nombre de parties prenantes.
Toutes les parties prenantes ne seraient probablement pas traitées de la même manière. Chacun aura son propre ensemble de normes et d'attentes. Par conséquent, il est essentiel d'identifier chaque partie prenante. Cela garantit qu'aucune partie prenante n'est oubliée. L'étape suivante consiste à catégoriser les parties prenantes afin de les impliquer de manière appropriée. Vous êtes moins susceptible de négliger des besoins critiques si vous avez les deux en place.
La gestion des parties prenantes du projet comprend l'identification des parties prenantes et l'analyse de leurs influences et attentes. Oui, en raison de leur pouvoir, ils peuvent avoir un impact sur les résultats du projet. Par conséquent, vous devez concevoir des stratégies acceptables pour collaborer avec les intervenants et mener à bien le projet. Chaque partie prenante a besoin de la quantité appropriée de communication. Avant de plonger dans la gestion des parties prenantes du projet, jetons un coup d'œil à la communication.
Gestion de la communication
La gestion des communications du projet garantit que les informations du projet sont planifiées, créées, collectées, distribuées, stockées, récupérées, contrôlées et surveillées en temps opportun et de manière appropriée. La communication comporte souvent de nombreuses dimensions qui doivent être examinées.
- Interne (au sein de votre projet) et externe (au sein de votre entreprise) (fournisseurs, clients, autres projets et organisations)
- Formels (procès-verbaux, rapports et briefings) et informels (réunions) (mémos, e-mails, discussions ad hoc)
- Horizontal (entre managers et subordonnés dans l'organisation) ainsi qu'horizontal (c'est entre pairs)
- Non officiel (rapport annuel, newsletters) et officiel (rapport annuel, newsletters) (communications confidentielles)
- Oral et écrit - verbal (implique des inflexions vocales) et non verbal (langage corporel)
Vous devez maintenant comprendre pourquoi la communication est essentielle pour la gestion des parties prenantes. Les capacités de communication peuvent inclure, mais ne sont pas limitées à :
- Être attentif et écouter efficacement
- Explorer et remettre en question des concepts ou des événements pour acquérir une meilleure compréhension
- Obtenir des faits pour corroborer ou identifier des informations
- Définir et gérer les attentes à l'avance
- Les connaissances de l'équipe doivent être améliorées par la formation.
- Persuader un groupe, un individu ou une organisation de faire quelque chose.
- Motiver les autres à rassurer et à encourager
- Récapituler, résumer et déterminer la prochaine étape
- Le coaching vous aidera à améliorer vos performances et à atteindre vos objectifs.
- Négocier des accords mutuellement avantageux
- résoudre les problèmes pour éviter toute conséquence néfaste
Comment créer un plan ou une stratégie de gestion des parties prenantes
Suivez ces cinq étapes pour vous assurer que toutes vos bases dans le plan de gestion des parties prenantes sont couvertes pour résumer toutes les leçons que vous venez d'apprendre et les mettre en œuvre.
#1. Faites une liste de vos parties prenantes.
Connaître vos parties prenantes est la première étape de l'élaboration d'une solide stratégie de gestion des parties prenantes.
#2. Déterminez les priorités de vos parties prenantes
Prenez note des parties prenantes qui auront le plus d'influence sur le projet et du moment où leur influence diminuera ou augmentera.
#3. Mener des entretiens avec les parties prenantes
Travailler avec de nouvelles parties prenantes peut être difficile au début – certaines sont plus difficiles à gérer que d'autres. Selon le projet, il y aura de nombreuses voix extérieures à l'organisation avec des personnalités et des exigences distinctes ou de nombreuses voix au sein de l'entreprise avec des objectifs concurrents. Voici donc quelques exemples de questions d'entretien avec les parties prenantes à poser pour clarifier les choses :
- Qu'est-ce qui pique votre intérêt pour ce projet ?
- Quels sont vos espoirs pour ce projet ?
- Quels livrables piquent le plus votre curiosité ?
- Qu'est-ce qui vous a poussé à participer à ce projet ?
- Qu'attendez-vous d'une équipe si vous en avez une ?
- Pourquoi êtes-vous optimiste sur ce projet ?
- Selon vous, qu'est-ce que ce projet va changer après son lancement ?
- En combien de temps pensez-vous que ce projet sera terminé ?
- Pourquoi vous préoccupez-vous de ce projet ?
- Préférez-vous les réunions en face à face, les appels téléphoniques ou les e-mails ?
#4. Créez votre matrice
Une simple maquette d'un quadrant pour catégoriser vos résultats vous permettra de séparer ceux qui présentent un intérêt élevé et une priorité élevée de ceux qui présentent un faible intérêt et une faible priorité. Cela aidera également au tri de tous ceux qui se trouvent au milieu.
#5. Établir et gérer les attentes
Définissez clairement dans quelles étapes chaque acteur important sera impliqué, ainsi que les délais pour ses commentaires. Incluez un horaire des heures de bureau où ils peuvent facilement vous trouver afin qu'ils puissent fournir des commentaires seuls ou en groupe. Comme d'habitude, soyez pragmatique, transparent et honnête à chaque étape du projet - vos parties prenantes le remarqueront et l'apprécieront.
Quelle est l'importance d'un plan de gestion des parties prenantes du projet ?
Les parties prenantes sont essentielles à la réussite de votre projet. Ils croient en l'initiative et y consacrent du temps, de l'argent et des ressources. Ainsi, sans un bon plan de gestion des parties prenantes, ils ont le potentiel de rendre les choses incroyablement maladroites, avec beaucoup de bureaucratie dans le processus.
Avantages de communication
Les plans de gestion des parties prenantes sont également importants en termes de relations publiques. Considérez ceci : les parties prenantes ne travaillent pas en vase clos ; afin qu'ils apprennent le développement de projets auprès d'autres ressources et parties prenantes.
Il est essentiel que leurs intérêts soient protégés et que vous ne vous retrouviez pas avec le front plissé d'une partie prenante mécontente qui a reçu une mauvaise nouvelle. Le maintien d'un canal de communication ouvert est l'étape la plus critique dans l'élaboration d'une solide stratégie de gestion des parties prenantes.
Les dangers de ne pas avoir de stratégie de gestion des parties prenantes
Les parties prenantes, une fois de plus, font tourner le monde. Ce sont vos investisseurs, consommateurs, voisins et fabricants. Ils peuvent soit être vos plus fervents partisans, soit bloquer l'initiative.
Étant donné que les parties prenantes impliquent généralement plusieurs contacts clés sur plusieurs canaux, il est essentiel de communiquer avec eux de manière efficace et efficiente. Vous pourriez vous enrouler en train de tourner en rond en essayant de valider les exigences d'une partie prenante avec une faible priorité et un faible intérêt sans l'avoir interviewé à l'avance ou sans avoir évalué sa priorité ou son intérêt, laissant ceux qui ont une priorité élevée se sentir insatisfaits du processus.
Pire encore, vous pouvez configurer votre entreprise pour un manque de liquidités ou une mauvaise expérience client lors du prochain projet. N'exposez pas votre organisation à une pénurie de ressources, d'argent ou de temps.
Comment gérer les parties prenantes difficiles
Que faites-vous lorsque vous devez faire face à des parties prenantes difficiles ? Il existe des moyens d'améliorer les relations, même si elles semblent têtues. Voici sept conseils pour vous aider à obtenir leur approbation :
Il est préférable de sélectionner soigneusement vos batailles, sinon vous serez en guerre tout le temps. Lorsque vous traitez avec les parties prenantes, il y aura des occasions où vous ne serez pas d'accord, mais elles seront rares. Au lieu de cela, cédez aux petites demandes. Les parties prenantes ont autorité et vous devez reconnaître cette structure hiérarchique. Cela vous évite des chagrins d'amour tout en semant les graines de la confiance. Croyez-le ou non, vos parties prenantes vous respecteront et, dans une certaine mesure, s'abstiendront de discuter avec vous.
#2. Débarrassez-vous des émotions négatives
Il est facile de devenir trop émotif. Ce qui commence comme une querelle dégénère rapidement en une tempête de rage et de haine. Les professionnels n'ont pas de crises de colère comme les enfants. De plus, les enfants ne s'accrochent pas aux mauvaises émotions. C'est quelque chose dont nous pouvons tirer des leçons. Ce n'est pas mal d'être en colère; néanmoins, c'est un problème de céder à cette négativité et, pire, de continuer à attiser le feu. Cela ne fera que nuire à votre relation avec vos parties prenantes, ainsi qu'à l'ensemble du projet.
#3. Reconnaître leur négativité
L'empathie est un élément important de la création d'une relation compatissante. L'empathie est la capacité de comprendre et de ressentir les émotions des autres, et elle devrait être intégrée à chaque plan de gestion des parties prenantes. Si vous pouvez prendre du recul, reconnaître ce qu'ils ressentent, puis essayer de le soulager, vous serez sur la voie de l'illumination et d'une entreprise réussie.
#4. Rechercher et accepter des conseils
Les parties prenantes difficiles sont souvent difficiles pour une cause. Bien sûr, certaines personnes ont des personnalités difficiles, mais d'autres peuvent agir de cette façon parce qu'elles ne se sentent pas entendues. Pensez également à la façon dont vous réagiriez si vous pensiez que personne ne vous écoutait. En conséquence, essayez d'être immobile, calme et ouvert. Écoutez ce qu'ils ont à dire et demandez-leur même conseil. Il ne s'agit pas seulement d'une approche psychologique mais aussi pratique pour la gestion de projet.
#5. Faites preuve de tact et de vérité.
Il y aura des motifs légitimes de contestation de temps à autre. Lorsque de telles choses se produisent dans un projet, vous ne pouvez pas simplement les passer sous le tapis. Il est de votre responsabilité de livrer un projet réussi tout en respectant les normes de qualité de vos parties prenantes. Il est également de votre responsabilité d'intervenir si vous remarquez qu'ils agissent contre leurs meilleurs intérêts. Cependant, pour faire passer votre message, vous devez être à la fois honnête et courtois. Personne ne veut qu'on lui dise qu'il a tort, alors trouvez un moyen de le formuler différemment ou, mieux encore, ne parlez pas du tout du bien et du mal, mais du projet et de ses exigences.
#6. Rendez-les heureux
Les beurrer aide aussi. Vous ne voulez pas donner l'impression d'être malhonnête, mais si vous pouvez faire en sorte que vos parties prenantes se sentent bien, il n'y a pratiquement rien qu'elles ne feront pas pour vous. Même la personne la plus dure changera de ton. Bien sûr, ne flattez pas, mais faites un travail décent. C'est là que se trouve le cœur de vos parties prenantes et c'est ainsi que vous les satisferez.
#7. Personnalisez votre communication
Toutes les parties prenantes ne sont pas créées égales. Vous devez connaître intimement vos parties prenantes. Tout comme vous établissez qui ils sont au début d'un projet, vous voudrez déterminer quelle est la stratégie de communication optimale. Cela peut être utile, par exemple si vous préférez envoyer des SMS, des e-mails, des conversations téléphoniques ou des réunions en face à face. Cependant, c'est aussi psychologique. Certaines personnes peuvent vouloir que vous renforciez un peu leur ego, mais d'autres peuvent trouver cela bidon et cela se retournera contre vous. Comprenez les besoins et les personnalités de vos parties prenantes et personnalisez vos messages.
Conclusion
La gestion des parties prenantes présente de nombreux avantages. Ceci est essentiel et doit être fait régulièrement. Donc, il n'y aura pas de doute à ce sujet. Comment gérez-vous les relations avec les parties prenantes du projet ? La clé sera d'identifier toutes les parties prenantes, puis de surveiller régulièrement leur engagement.
La deuxième partie est également cruciale. Lorsqu'un projet démarre, les managers l'oublient souvent. Constituez une équipe de projet comprenant toutes les parties prenantes concernées. Comme vous le savez, ils apporteront tous leur expérience et leur valeur pour assurer le succès de votre projet. Alors, meilleurs vœux pour une gestion réussie des parties prenantes de votre projet.
FAQ sur la gestion des parties prenantes
Que devrait inclure un plan de communication avec les parties prenantes ?
Un plan de communication avec les parties prenantes est généralement élaboré en réponse aux informations et aux conclusions du plan de gestion. Il doit inclure une liste des parties prenantes importantes qui doivent recevoir des messages, ainsi que le type, la fréquence et les détails.
Pourquoi avez-vous besoin de communiquer avec les parties prenantes ?
Vous pouvez obtenir une meilleure connaissance des objectifs et des buts généraux d'un client ou d'une partie prenante en communiquant efficacement avec eux. Cela vous permet d'analyser et de changer la façon dont vous les aidez à atteindre leurs objectifs.
Comment les salariés sont-ils parties prenantes ?
Les employés sont les parties prenantes internes les plus importantes. Les employés font d'importants investissements financiers et en temps dans l'entreprise et jouent un rôle essentiel dans la stratégie, les tactiques et les opérations de l'entreprise.
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