Les organisations qui s'appuient sur des approches traditionnelles des processus de commande client constatent une baisse de la productivité et des taux de retour des clients à laquelle elles ne s'attendaient pas. Ces facteurs et d'autres sont à l'origine de l'essor de l'automatisation des processus métier et de l'utilisation de technologies intelligentes de capture de données. Ces technologies ont tendance à être non seulement importantes et à la mode, mais aussi de plus en plus importantes pour les entreprises qui cherchent à rester compétitives. Ainsi, dans cet article, nous en apprendrons davantage sur les étapes du processus de commande client et le flux de travail. Nous verrons également un modèle de formulaire de commande téléchargeable.
Qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Un bon de commande est un document créé par un vendeur après avoir reçu un bon de commande d'un acheteur qui spécifie les détails du produit ou du service ainsi que le prix, la quantité, les informations de l'acheteur telles que l'adresse de livraison, l'adresse de facturation, le mode de paiement, et les termes et les conditions également.
En général, le flux du processus de commande client suit les étapes décrites ci-dessous :
- Le vendeur remet un devis au client.
- Si l'offre est acceptée, le client envoie un bon de commande au vendeur.
- Sur la base de la commande d'achat, le vendeur crée une commande client.
- Le client peut demander une commande client pour voir les détails exacts des produits, y compris le prix, les conditions et les dates de livraison. La plupart des entreprises ignorent généralement ce test.
- Suite à l'expédition des marchandises, le fournisseur génère une facture basée sur la commande client.
Quelle est la différence entre une commande client et une commande fournisseur ?
L'acheteur envoie au vendeur un bon de commande qui précise les produits à acheter, la quantité, le prix, le numéro de bon de commande, les modalités de livraison et de paiement, ainsi que l'adresse de livraison.
Lorsque le vendeur reçoit le bon de commande, il produit un bon de commande.
En outre, le vendeur peut saisir manuellement les données du bon de commande ou utiliser un logiciel d'automatisation des commandes client pour l'automatiser. Le logiciel d'automatisation peut convertir les bons de commande en bons de commande en un seul clic, ce qui minimise les coûts, le temps et les erreurs.
L'importance d'un bon de commande
- Les systèmes de gestion des stocks et des commandes dépendent des commandes clients. Lorsqu'un client vous envoie un bon de commande ou passe une commande via votre boutique en ligne, l'entreprise doit exécuter la commande.
- Cela vous fournit les détails de l'inventaire. Si les marchandises sont en stock, combien sont en rupture de stock ? Cela permet donc à votre service achat d'effectuer des devis et des achats éclairés auprès de vos distributeurs.
- Dès que possible, saisissez la commande dans votre système. Ne commettez pas l'erreur de confondre une commande d'achat avec une commande de vente, car cela causerait des ravages non seulement à votre service des achats, mais aussi à la comptabilité.
- Le service facturation se réfère aux commandes pour vérifier les informations pertinentes et la validité de la vente avant de générer les factures. En convertissant les bons de commande en factures, les entreprises ont automatisé le traitement des factures. Les erreurs de prix et de quantité dans le bon de commande peuvent entraîner des erreurs comptables.
- Les auditeurs financiers posent souvent des questions sur les enregistrements de commandes client lors de l'évaluation des états financiers d'une entreprise. Ils accordent des prêts de fonds de roulement en fonction de la valeur de commande confirmée d'une entreprise.
Avantages de l'automatisation des commandes clients
Ce sont quelques-uns des principaux avantages de l'automatisation des commandes clients.
#1. Le temps de travail est réduit au minimum.
La paperasserie est l'une des activités les plus chronophages auxquelles les équipes de vente doivent faire face. L'automatisation des commandes importe ou transforme les bons de commande des clients et génère des bons de commande dans vos systèmes ERP. Cela élimine le besoin de ressaisir les données des bons de commande, économisant ainsi du temps et des efforts. Plusieurs départements, y compris les ventes, la distribution, l'entreposage, la facturation, la comptabilité et le support client, peuvent également utiliser une seule entrée d'appareil.
#2. Améliore le support client
Au lieu de passer au crible des piles de papiers, les commerciaux auront à portée de main des informations précieuses sur les clients. Le service client est rapide et fiable. L'automatisation des commandes élimine les erreurs et les anomalies dans les commandes et la facturation des clients, ce qui rend les clients plus satisfaits.
#3. Vous pouvez rapidement monter et descendre.
L'automatisation des commandes client vous permet d'évoluer sans vous soucier de la fonctionnalité ou de la capacité. Ainsi, lorsque les commandes commenceront à arriver, vous pourrez les traiter rapidement sans avoir à augmenter immédiatement votre personnel client.
#4. On peut traiter des données de n'importe où.
Les applications cloud vous permettent de traiter des données et d'accéder à des informations depuis n'importe quel endroit. Vos commerciaux n'auraient pas à compter sur les commerciaux internes pour obtenir des données s'ils en avaient besoin lors des appels commerciaux. Généralement, les clients seraient satisfaits de la productivité et du rythme de votre personnel
Formulaire de commande client
Le formulaire de commande client peut répondre à une gamme de besoins commerciaux, tels que la réalisation d'achats en ligne, la génération de bons de travail de construction et d'entretien et la commande de services tels que la restauration ou la photographie, que vous dirigiez une petite entreprise de vente au détail ou que vous en ayez besoin pour une collecte de fonds à but non lucratif. Ainsi, vous trouverez ci-dessous un certain nombre de modèles de bons de travail qui sont tous téléchargeables gratuitement, simples à utiliser et à personnaliser, et imprimables
Modèle de formulaire de commande client
Télécharger le modèle de bon de commande — Excel
Ce modèle peut être utilisé pour créer une facture de vente ou un formulaire de commande client. Le modèle Microsoft Excel contient tous les détails de la commande, tels qu'une liste détaillée des produits, les quantités commandées, les prix unitaires et le coût total. Il y a également un espace pour fournir les conditions de paiement ainsi que tout autre détail dont les clients peuvent avoir besoin. De plus, le modèle calcule automatiquement les coûts, y compris les taxes et les frais d'expédition.
Termes et rôles clés du traitement des commandes
Au cours de la gestion des commandes client, vous devez être familiarisé avec les termes et rôles suivants :
Échange de données informatisé (EDI) :
Il s'agit d'une méthode permettant aux systèmes informatiques d'échanger des données dans un format standardisé, permettant aux entreprises d'échanger des commandes et d'autres documents sans intervention humaine.
Citations:
Une offre de vente ou un devis est un prix que vous fournissez aux acheteurs potentiels afin qu'ils puissent déterminer si l'achat répond à leurs besoins. Les équipes de vente sont responsables de la création et de la présentation des offres de vente, mais comme les offres de prix acceptées deviennent des bons de commande, les équipes de traitement des ventes doivent en être conscientes.
Facture pro forma:
Une facture pro forma est une facture provisoire. La facture est envoyée par le vendeur jusqu'à ce que les articles soient expédiés ou livrés.
Répartition des stocks :
Il s'agit du processus de décision de la répartition de votre inventaire entre vos entrepôts ou autres emplacements physiques.
Retours de vente :
Un retour de vente est une marchandise retournée par un client principalement en raison d'une erreur ou d'un défaut. Ceci est signalé comme un débit au compte des retours de marchandises et un crédit aux comptes débiteurs par le service des finances.
Livre de prix :
Un catalogue de prix est une collection de différents prix pour le même produit dans certains logiciels. Ainsi, les prix peuvent varier en fonction de la quantité achetée, de la vente au détail par rapport à la vente en gros, de la région de livraison, des promotions et d'autres facteurs.
Espaces de travail des documents de vente :
Les espaces de travail des documents de vente sont des zones des suites de traitement des ventes dans lesquelles vous pouvez afficher des données relatives à des aspects de votre commande client, tels que des devis et des factures.
Cycle de la commande au paiement :
Le temps qui s'écoule entre le moment où un acheteur passe une commande et le moment où le vendeur reçoit le paiement.
Cycle de l'approvisionnement au paiement
Le cycle de l'approvisionnement au paiement est similaire au cycle de la commande au paiement. Le premier fait référence au temps qu'il faut entre le moment où un acheteur passe un bon de commande et le moment où l'acheteur paie l'achat.
Les représentants du service client et un bureau ou une équipe de commande sont des participants importants dans le traitement des commandes. En outre, le personnel des ventes des grands comptes, les administrateurs des commandes client, les spécialistes de la gestion des commandes client et les spécialistes de l'exécution des commandes prennent en charge ce processus. Ils aident également à s'assurer que l'entreprise traite correctement les demandes de commandes, que les prix et la disponibilité des produits sont à jour et que les employés remplissent correctement les commandes. La comptabilité des ventes est un domaine spécialisé et certaines organisations, telles que l'Association des techniciens comptables, proposent une formation sur le traitement des commandes dans le cadre du processus de certification.
Flux/étapes du processus de commande client
Le but
Ce processus est utilisé dans un environnement distribué pour gérer les commandes client, le système ERP (SAP ECC) contrôlant le flux de données vers et depuis les entrepôts via des systèmes de gestion d'entrepôt individuels - soit des systèmes SAP EWM (Extended Warehouse Management) ou des systèmes externes.
Le diagramme ci-dessous décrit ces étapes de processus en utilisant le traitement des commandes client dans SAP CRM comme exemple. Au lieu de cela, si vous créez des commandes client dans SAP ECC, le processus commence par la commande dans ERP et se poursuit par la livraison sortante ; la facturation a également lieu dans l'ERP.
Comment les bons de commande peuvent-ils aider les entreprises à améliorer leurs processus d'expédition et d'exécution ?
Les bons de commande aident les entreprises à améliorer leurs processus d'expédition et d'exécution en fournissant une vue claire des demandes des clients et des dates de livraison prévues, permettant aux entreprises de hiérarchiser et de gérer leurs activités d'expédition et d'exécution.
Comment les bons de commande peuvent-ils aider les entreprises dans leur stratégie de tarification ?
Les bons de commande aident les entreprises dans leur stratégie de tarification en fournissant une vision claire de la demande de biens et de services, permettant aux entreprises d'ajuster leurs prix pour rester compétitives et maximiser leurs revenus.
Comment les commandes clients peuvent-elles aider les entreprises dans leur stratégie de développement de produits ?
Les bons de commande aident les entreprises dans leur stratégie de développement de produits en fournissant un aperçu des préférences des clients et de la demande de biens et de services spécifiques, permettant aux entreprises de hiérarchiser les efforts de développement et d'amélioration des produits.
Comment les bons de commande peuvent-ils aider les entreprises à améliorer leurs efforts de marketing ?
Les bons de commande aident les entreprises à améliorer leurs efforts de marketing en offrant une visibilité sur les biens et services les plus demandés, permettant aux entreprises de cibler leurs efforts de marketing sur les domaines les plus rentables.
Comment les bons de commande peuvent-ils aider les entreprises dans leur gestion de la relation client (CRM) ?
Les bons de commande aident les entreprises dans leur gestion de la relation client (CRM) en fournissant une vue claire et organisée des interactions et des commandes des clients, permettant aux entreprises d'améliorer leur compréhension des besoins et des préférences des clients.
Comment les bons de commande peuvent-ils aider les entreprises dans la gestion de leur chaîne d'approvisionnement ?
Les bons de commande aident les entreprises dans la gestion de leur chaîne d'approvisionnement en offrant une visibilité sur la demande de biens et de services, permettant aux entreprises de planifier et de hiérarchiser leurs activités d'approvisionnement et de production.
Conclusion
Ainsi, du point de vente à la vérification en passant par la gestion des stocks, l'exécution et la fidélisation à long terme des clients, l'automatisation des commandes client rationalise le flux de travail et réduit les délais d'exécution. Il réduit de moitié les délais de traitement des commandes, permettant ainsi de traiter davantage de commandes dans le même laps de temps.
Le bon programme de gestion des commandes propulsera l'entreprise vers l'avant.
FAQ sur les bons de commande
Qu'est-ce qu'un bon de commande et un bon de commande ?
Les bons de commande sont utilisés par les acheteurs pour initier le processus d'achat avec un fournisseur. Les bons de commande sont envoyés par les fournisseurs aux acheteurs après recevoir un bon de commande de l'acheteur - vérifier les détails et la confirmation de l'achat
A quoi sert la commande client ?
Les bons de commande jouent un rôle central pour s'assurer qu'une vente est bien documentée, correctement menée et reflète ce que les deux parties attendent. Lorsque la commande est reçue de un client pour les marchandises à fournir, les articles, les quantités, la date de livraison, etc., les détails sont donnés avec le numéro de commande.
Qu'est-ce qu'une commande client SAP ?
But. La commande client est un accord contractuel entre une organisation commerciale et un donneur d'ordre concernant la livraison de produits ou fournir un service pour des prix, des quantités et des délais définis. … Le système génère des dates et des points d'expédition dans le calendrier de livraison.
Qu'est-ce que la création d'une commande client ?
Une « commande client » est un contrat entre un client et une organisation commerciale pour la fourniture de biens et/services spécifiés sur une période de temps spécifiée. … La commande client peut être créée avec référence à un "document précédent" comme une demande / un devis
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