Pour toute entreprise, accroître l’efficacité opérationnelle est un effort continu. À mesure que les marchés, la concurrence, la technologie et les clients évoluent, les entreprises doivent continuellement itérer pour augmenter leurs marges, réduire leurs coûts et améliorer la qualité. Même si ce n'est pas simple, il existe des techniques permettant d'augmenter globalement l'efficacité opérationnelle à tous les niveaux d'une entreprise. Ainsi, dans cet article, nous veillerons à fournir toutes les informations nécessaires dont vous avez besoin concernant l’efficacité opérationnelle.
Qu’est-ce que l’efficacité opérationnelle ?
L'efficacité opérationnelle consiste à utiliser le temps, les personnes, l'équipement, les stocks et l'argent aussi efficacement que possible pour soutenir l'entreprise. Les entreprises efficaces sont plus légères, plus flexibles et plus performantes. On croit souvent à tort que l'efficacité opérationnelle ne s'applique qu'aux entreprises industrielles et qu'elle consiste à investir dans des machines plus avancées et plus rapides.
Une entreprise ou un investissement plus rentable est plus efficace sur le plan opérationnel. En effet, l’entité peut fournir plus de revenus ou de rendements qu’une alternative pour le même prix ou moins.
Reconnaître l’efficacité opérationnelle
Les coûts des transactions d’investissement sont souvent au centre de l’efficacité opérationnelle sur les marchés d’investissement. Les bourses les plus rentables ont les marges les plus importantes, ce qui signifie qu’un investisseur doit payer le moins pour gagner le plus d’argent.
De même, les entreprises souhaitent fabriquer leurs produits au coût le plus bas possible pour obtenir la marge brute la plus importante. Presque toujours, les économies d’échelle peuvent accroître l’efficacité opérationnelle. La réduction des frais par action en bourse peut impliquer l’achat d’actions supplémentaires d’un investissement à un coût de négociation fixe.
Les marchés concurrentiels sont souvent le résultat de marchés opérationnels efficaces. La réglementation visant à réglementer les frais afin de protéger les investisseurs contre des dépenses élevées peut également avoir un impact sur l'efficacité opérationnelle des marchés.
Comment augmenter l'efficacité opérationnelle
Si vous remarquez des phénomènes tels qu'une diminution des revenus, des difficultés à satisfaire la demande ou même des pertes de revenus, vous pourriez penser, comme de nombreux propriétaires d'entreprise, qu'il existe des inefficacités dans votre activité.
La bonne nouvelle est qu’une amélioration de l’efficacité opérationnelle peut rapidement augmenter la productivité.
Les exercices visant à améliorer l’efficacité opérationnelle passent généralement par ces étapes.
#1. Reconnaissez votre opération
Connaître votre activité est la première étape la plus cruciale de toute stratégie d’efficacité opérationnelle. Ce que vous ne savez pas ne vous aidera pas à vous améliorer. Commencez par enquêter sur toutes les facettes de votre organisation et analyser les nombreuses divisions de votre entreprise. Utilisez les audits et l’analyse des données de performance pour en savoir plus sur les opérations, les déchets et les domaines à améliorer.
#2. Créer un plan d'action et prioriser les projets.
L'évaluation de l'état actuel créera ensuite une liste prioritaire de correctifs qui auront le plus grand impact sur la résolution des principales causes des problèmes.
Les projets peuvent être divisés en deux catégories :
Victoires rapides
Ces objectifs pourront être atteints dans les quatre prochaines semaines environ. Il est bénéfique de désigner jusqu'à trois personnes de haut rang ayant la responsabilité et le pouvoir d'apporter des changements positifs et de les faire fonctionner simultanément.
Projets qui seront achevés dans les six à douze prochains mois
Ces évolutions pourraient impacter plusieurs départements ou unités commerciales au niveau de l’entreprise. Il est crucial d'identifier toutes les parties impliquées et de leur donner le pouvoir de suggérer et de mettre en œuvre des améliorations.
Un plan d'action précisant qui réalisera chaque initiative, une date d'achèvement et des indicateurs de performance clés (KPI) ou des jalons pour suivre les progrès et l'impact doit être élaboré pour les deux projets.
#3. Présenter les gadgets électroniques
Lorsqu’elles s’engagent sur la voie de l’efficacité opérationnelle, les entreprises doivent envisager la technologie numérique 4.0. Les tableaux de bord de fabrication numérique, qui offrent une représentation visuelle en temps réel des mesures de performance, sont un exemple de ces technologies. Vous pouvez utiliser ces données pour identifier et enquêter sur les raisons sous-jacentes des temps d'arrêt imprévus et des rejets ou pour informer le personnel clé des circonstances nécessitant leur attention urgente.
Un autre type de logiciel essentiel pour les entreprises manufacturières est un système de gestion quotidienne. Il permet aux responsables de vérifier régulièrement l'état d'un projet, d'une activité ou d'un processus. En plus d'aider à automatiser le flux de travail et à clarifier les rôles et les responsabilités, il peut également faciliter l'attribution des tâches et les rappels.
Vous pouvez accroître à la fois la flexibilité et l’efficacité en tenant tout le monde informé. Vous pouvez être plus agile et réagir plus rapidement à ces facteurs de marché à mesure que le marché évolue ou que vos concurrents réduisent vos bénéfices. Cela ne peut se produire que lorsque toutes les parties utilisent des informations à jour. Rationalisez la communication entre les départements et avec les clients extérieurs également.
#5. Choisissez les indicateurs de performance appropriés
Vous aurez besoin d’objectifs de performance à la fois ambitieux et pratiques pour atteindre vos objectifs de production. Des objectifs réalistes sont le catalyseur d’une culture d’efficacité opérationnelle.
Fixer des objectifs profite aux entreprises de tous types opérant dans les secteurs de la fabrication, de la distribution ou des services.
#6. Mettez le changement en action et continuez à vous améliorer
Le personnel d'une entreprise s'oppose souvent aux changements. Il est essentiel de fournir à votre équipe le temps, les outils et l'assistance (telle que les connaissances et la formation) dont elle a besoin pour un déploiement réussi, par exemple :
Obtenir l’adhésion
Décrivez comment la modification résoudrait les problèmes, simplifierait leur vie et produirait des clients plus satisfaits. Les salariés doivent sentir que le changement sera avantageux, selon les experts. Rien de positif ne vient du changement pour le plaisir du changement.
Se réunir fréquemment
Organisez régulièrement des réunions d’équipe pour responsabiliser chacun, reconnaître les réalisations et identifier les domaines de développement. De nombreuses entreprises organisent chaque jour une réunion rapide de 10 à 15 minutes. Ces discussions peuvent avoir lieu deux fois par jour, au début du quart de travail et pendant le déjeuner, pour aider les équipes à s'adapter rapidement en cas de crise.
Mettre à jour le plan
Une fois le plan d'action terminé, répétez le processus pour créer un nouveau plan d'action pendant six à douze mois. Cela favorise une culture de développement continu.
#6. Mettre l'accent sur la formation des employés
La formation est essentielle pour garantir que votre personnel connaisse les technologies les plus récentes de votre secteur. Garder votre personnel bien formé à vos systèmes et processus lui permettra de les exploiter plus efficacement.
Il existe également le principe commercial de l’amélioration continue, qui ne se contente jamais du statu quo et cherche toujours des moyens de réduire le gaspillage. Votre entreprise devrait l’accepter. Cela nécessite une recherche constante d’améliorations modestes et substantielles à l’échelle de l’entreprise. De petits changements peuvent avoir un impact considérable sur la qualité, les coûts et les délais de production.
#7. Améliorez vos méthodes
Revoir et améliorer vos procédures, qui sont le fondement de l'efficacité opérationnelle, est une action supplémentaire. C'est pourquoi l'automatisation est si cruciale ; cela peut accélérer les processus répétitifs, tels que les procédures administratives chronophages qui peuvent être automatisées (telles que les factures, les devis, la rédaction de propositions et les rapports). Comme nous l'avons déjà mentionné, vous devriez revoir votre travail pour vous assurer que vous vous améliorez.
#8. Tenez compte de votre stratégie financière
Bien entendu, l’efficacité opérationnelle doit inclure une stratégie financière. Vous pouvez effectuer une analyse des causes profondes, répertorier tous les coûts associés à la création de vos biens et auditer les centres de coûts. Investissez dans des projets à plus court terme (moins de travail administratif, moins de planification et un engagement financier moindre) pour maintenir un bénéfice bon et stable pour votre entreprise. Faites de votre mieux pour éviter de travailler avec des marges minimes.
Comment calculer l'efficacité opérationnelle
La formule de calcul de l’efficacité opérationnelle est simple. Même si cela peut être facile à mesurer, c'est difficile. Mais l’effort en vaut la peine. L'efficacité opérationnelle est une mesure de performance fantastique ; plus il est élevé, moins il vous en coûtera pour gagner la même somme d’argent.
L'automatisation est un outil fantastique pour améliorer l'efficacité opérationnelle d'une entreprise. Cela évite le gaspillage de ressources coûteuses, mais la réduction du gaspillage et l'amélioration de l'efficacité bénéficieront aux résultats financiers de l'entreprise. Que vous travailliez pour une grande entreprise ou une petite entreprise, il est toujours possible d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Il faut d'abord pouvoir le mesurer.
#1. Formule pour l'efficacité opérationnelle
Comme mentionné, il existe une formule simple pour l’efficacité opérationnelle. Les coûts de fonctionnement de l'entreprise sont simplement additionnés et l'ensemble des revenus est divisé par ce montant.
Revenus totaux / Dépenses d'exploitation = Efficacité opérationnelle
Utilisons Acme Widgets comme exemple. Prenons l’exemple d’une entreprise avec 100,000 1 $ de frais de fonctionnement et 0.1 million de dollars de revenus annuels. L'efficacité opérationnelle dans cette illustration de l'efficacité opérationnelle est de XNUMX.
#2. Ratio d'efficacité opérationnelle
Le ratio d'efficacité opérationnelle reprend notre exemple opérationnel ci-dessus et le convertit en pourcentage. Après avoir divisé les dépenses de fonctionnement par l'examen total, vous pouvez simplement l'estimer en multipliant le résultat par 100.
Ratio d'efficacité opérationnelle = Dépenses d'exploitation / Revenu total x 100
Le ratio d’efficacité opérationnelle serait de 10 ou 10 % dans notre exemple d’efficacité opérationnelle. Cet exemple montre comment vous pouvez réduire votre taux d'efficacité opérationnelle tout en générant le même montant de revenus ou de manière plus rentable. Les chiffres sont fiables. L'efficacité opérationnelle et la durabilité de votre entreprise augmenteront à mesure que votre taux d'efficacité opérationnelle sera faible.
#3. Efficacité vs productivité
La productivité est utilisée pour mesurer la production et est généralement exprimée en termes d'un certain nombre d'unités par unité de temps, par exemple 100 unités par heure. Plutôt que de se concentrer uniquement sur la quantité de produits fabriqués, l’efficacité du secteur manufacturier prend souvent en compte les coûts de production par unité.
L’analyse des économies d’échelle peut également impliquer de comparer la productivité et l’efficacité. Pour réaliser des économies d’échelle efficaces, les entités visent à maximiser les niveaux de production. Cela réduit les coûts unitaires et augmente les rendements par unité.
L’efficacité opérationnelle est-elle une stratégie ?
La planification est nécessaire à la stratégie, y compris l'élaboration de budgets financiers, de budgets de projet et d'estimations de croissance que les divisions peuvent utiliser pour maintenir leurs opérations. La mise en œuvre de la planification stratégique est l’efficacité opérationnelle.
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Bibliographie
