Les entreprises peuvent répartir les coûts indirects de diverses manières. Bien qu'ils ne soient pas toujours adaptés à la réalisation d'un objectif spécifique, ils peuvent néanmoins avoir un impact sur les décisions commerciales futures et sur les clients que l'entreprise s'attend à trouver. Même si les coûts indirects diffèrent selon l'industrie, il est essentiel d'identifier le prix de ces frais pour gérer efficacement les opérations et planifier les futurs coûts indirects qui pourraient se développer. Dans cet article, nous décrivons un coût indirect et son taux, nous présentons un exemple de coût que vous pourriez être tenu de payer, et nous distinguons également les coûts directs des coûts indirects et les subventions.
Qu'est-ce que le coût indirect ?
Un coût indirect est défini comme des dépenses d'entreprise qui ne peuvent être directement liées à des subventions, des contrats, une fonction de projet ou une activité, mais qui sont nécessaires au fonctionnement global de l'organisation et à la performance de ses activités. En théorie, si de petits compteurs pouvaient enregistrer les minutes de manière transversale, les coûts tels que le chauffage, l'éclairage, la comptabilité et les personnes pourraient être facturés immédiatement. Un tel procédé est peu pratique en raison de contraintes pratiques. Des plans de répartition des coûts ou des taux de coûts indirects sont donc utilisés pour répercuter ces coûts sur les sources de revenus qui en bénéficient.
En d'autres termes, les coûts indirects sont ceux qui ne sont pas considérés comme des coûts directs. Les dépenses directes peuvent être associées à des objectifs de coûts spécifiques tels qu'une subvention, un contrat, un projet, une fonction ou une activité. Les coûts directs comprennent souvent :
- Les salaires sont les salaires (y compris les vacances, les jours fériés, les congés de maladie et autres absences excusées des employés travaillant spécifiquement sur les objectifs d'une subvention ou d'un contrat - c'est-à-dire les coûts de main-d'œuvre directs).
- D'autres avantages sociaux sont offerts aux employés directs.
- Services de consultants contractés pour atteindre les objectifs spécifiés de la subvention/du contrat.
- Déplacement des employés (main-d'œuvre directe).
- Matériaux, fournitures et équipements achetés directement pour une utilisation dans le cadre d'une subvention ou d'un contrat spécifique.
- Frais de communication tels que les appels téléphoniques interurbains ou les télégrammes associés à une certaine récompense ou activité.
Exemple de coût indirect
Un exemple de coût indirect comprend les fournitures, les services publics, la location de matériel de bureau, les ordinateurs de bureau et les téléphones cellulaires. Les coûts indirects, comme les dépenses directes, peuvent être constants ou variables. Les coûts indirects fixes comprennent les dépenses comme le loyer, tandis que les coûts indirects variables comprennent les charges variables comme l'électricité et le gaz.
En général, les sociétés à but lucratif considèrent les « avantages sociaux », comme les congés payés et l'utilisation d'une voiture de fonction, comme des coûts indirects.
Taux de coût indirect
Un taux de coûts indirects est essentiellement une technique permettant d'établir les parts des coûts d'administration ministériels/organisationnels que chaque programme devrait assumer équitablement et commodément, dans les limites de principes administratifs acceptables. Après avoir supprimé ou reclassé les coûts non admissibles et les dépenses inhabituelles ou faussantes, un taux de coûts indirects est le rapport des coûts indirects totaux aux coûts directs bénéfiques (c'est-à-dire les dépenses en capital, les grands contrats et les subventions).
Les coûts indirects au numérateur de l'équation doivent être liés aux dépenses directes au dénominateur d'une manière sensée. Cela permettra à chaque programme ou activité représenté dans l'assiette des coûts directs d'assumer sa juste part des coûts indirects lors de l'application du taux.
Comment le taux de coût indirect est-il déterminé ?
Sur la base d'une soumission de proposition de coûts indirects, l'organisme fédéral compétent est chargé d'autoriser les taux de coûts indirects pour les récepteurs. La proposition de coûts indirects ou la stratégie de répartition des coûts doit inclure les éléments suivants :
- Dressez la liste de toutes les opérations du ministère ou de l'unité et de leurs dépenses connexes. Quelle que soit la source de financement utilisée pour les payer, toutes les activités doivent être incluses.
- Fournir un taux pour les coûts qui ont été attribués aux départements ou unités par le biais du plan de répartition des coûts des services centraux.
- Déterminez si les actions et leurs dépenses sont directes ou indirectes.
- Supprimer les dépenses en capital et celles spécifiées comme non autorisées par la circulaire OMB ou la législation du programme des coûts indirects.
- Déterminez le taux en divisant le total des coûts indirects restants par la base de coûts directs choisie pour la répartition des coûts indirects. Les coûts directs totaux modifiés (MTDC) sont la base la plus couramment utilisée. Le critère déterminant est de savoir si le coût en question génère des frais généraux ou bénéficie de coûts indirects, auquel cas il doit être reclassé à la base et attribué une juste proportion des coûts indirects. La façon d'obtenir un taux de coût indirect approuvé est expliquée plus en détail ci-dessous.
- Pour les organisations à but non lucratif, rendez-vous sur le site Web du Département du travail des États-Unis et cliquez sur la page Indirect Cost Proposal Guidelines.
- Foire aux questions sur la façon de développer votre proposition de coûts indirects pour ceux couverts par la circulaire OMB A-87 pour les gouvernements des États et locaux. (Extrait de "1998 US DEPARTEMENT OF EDUCATION Indirect Cost Determination Guidelines for State and Local Government Agencies" (Livre bleu)).
Si vous avez des questions sur les coûts indirects, veuillez contacter la Division des coûts indirects au [email protected].
Taux de coût indirect approuvé par le gouvernement fédéral ou l'État
Le groupe de taux de coûts indirects HHS honorera les taux approuvés par le gouvernement fédéral ou l'État. Pour justifier le taux de coûts indirects donné, des documents supplémentaires peuvent être requis.
Les entités doivent soumettre le groupe de taux de coûts indirects HHS avec une copie de l'accord de taux de coûts indirects négocié actuellement autorisé. L'accord doit être fourni dans les 30 jours, faute de quoi la demande sera annulée et les frais indirects pourront être interdits.
Lorsque le taux de coûts indirects approuvé par le gouvernement fédéral est accepté par le HHS Indirect Cost Rate Group, une lettre d'accusé de réception sera fournie au sous-bénéficiaire pour confirmer l'acceptation et l'utilisation de ce taux.
Une fois qu'un tarif est accepté, il reste en vigueur jusqu'à ce que l'entité demande un nouveau tarif ou informe le HHS des modifications apportées au tarif existant. Lorsque votre ou vos taux approuvés par le gouvernement fédéral ou un autre organisme d'État changent, vous devez en informer le HHS via la page d'accueil du Bureau des fonds fédéraux pour les sous-bénéficiaires dans les 30 jours suivant le changement.
Si votre agence fédérale ou d'État n'a pas autorisé votre tarif avant son expiration, les organisations doivent soumettre une demande d'assistance technique via la page d'accueil de l'Office des fonds fédéraux pour les sous-récipiendaires.
Négociation du taux des coûts indirects
La négociation d'un tarif nécessite de soumettre une proposition de tarif de coûts indirects et des pièces justificatives au HHS Group. Lors de la demande d'un tarif négocié, les entités doivent remplir les modèles HHS.
Un tarif négocié doit être acquis si l'entreprise a l'intention d'utiliser les coûts indirects non récupérés comme contrepartie ou pour le partage des coûts. Le montant des coûts indirects est utilisé pour établir la part des coûts indirects que l'organisation peut utiliser pour le partage des coûts ou comme contrepartie. L'approbation du HHS est requise à l'avance.
La proposition de taux de coûts indirects doit être soumise au HHS via la page d'accueil des sous-bénéficiaires du Federal Funds Office.
Après l'approbation du taux des coûts indirects, un accord sur le taux des coûts indirects est émis. L'accord sur le taux des coûts indirects précise la date d'échéance de la proposition ultérieure de l'entité.
Types de tarifs
Pour aider à récupérer les coûts indirects, HHS propose une variété de catégories de tarifs. Ces choix sont accessibles aux entités demandant un tarif négocié. Dans l'avis d'opportunité de financement pour chaque subvention d'État ou fédérale, toute restriction sur les coûts indirects peut être découverte.
#1. Tarifs provisoires :
Le principal type de taux produit par le HHS est le taux provisoire. Les taux provisoires sont des approximations à court terme du taux des coûts indirects. Des taux provisoires doivent être déterminés annuellement pour déterminer les montants réels définitifs. Un taux définitif est établi une fois qu'un taux provisoire est régularisé.
#2. Tarif final :
Une fois que les coûts réels pour l'exercice sont déterminés, un taux final est calculé. Une fois le processus d'ajustement terminé après la période de tarification provisoire, les tarifs définitifs sont émis. Un taux final ne peut pas être modifié.
Les tarifs finaux sont utilisés pour modifier les dépenses indirectes alléguées et peuvent inclure un remboursement ou un remboursement si le tarif final est inférieur ou supérieur au tarif préliminaire.
#3. Report fixe :
Un taux de report fixe est un taux de coûts indirects présentant les mêmes caractéristiques qu'un taux prédéterminé, sauf que la différence entre les coûts estimés et les coûts réels admissibles de la période couverte par le taux est reportée en tant qu'ajustement du taux calcul de la période suivante. Lorsque les coûts réels pour cette période seront connus, un ajustement sera apporté au tarif d'une ou plusieurs années futures pour compenser la différence entre les coûts utilisés pour établir le taux fixe et les coûts réels.
#4. Taux prédéterminé :
Un taux prédéterminé est basé sur les coûts prévus pour une période actuelle ou future. Sur la base des coûts indirects réels de l'entité, un taux prédéterminé est appliqué. Un taux prédéfini ne peut être fourni que s'il existe un degré élevé de certitude qu'il ne sera pas dépassé.
Sauf situation exceptionnelle, le taux fixe ne peut être modifié. Si les dépenses totales de l'entité augmentent ou diminuent de plus de 25 % dans les 90 jours suivant le taux prédéterminé, l'entité doit soumettre une proposition de taux. Le taux proposé est basé sur les nouvelles données de dépenses résultant de l'augmentation ou de la diminution.
Coût direct vs indirect
Il existe un moyen simple de catégoriser les paiements en tant que coûts directs ou indirects : les coûts directs sont les coûts de génération, de développement et de livraison d'un produit ou d'un service, tandis que les coûts indirects incluent les dépenses qui ne sont pas liées à un produit spécifique.
Coûts directs
- Matériaux de fabrication
- Matériel
- matières premières
- Coûts de main-d'œuvre Autres coûts de production
Coûts indirects
- Utilitaires
- Fournitures de bureau
- Équipement de bureau
- Campagnes de marketing
- Logiciel de comptabilité et de paie
- Employés
L'importance de comprendre la distinction entre les coûts directs et indirects
De plus, en suivant les coûts directs et indirects, vous acquerrez une meilleure compréhension de votre comptabilité et serez mieux préparé à planifier l'avenir.
En payant vos impôts, vous devez également comprendre la distinction entre les coûts directs et indirects. Certains coûts directs et indirects sont déductibles des impôts. Les réparations de l'équipement de votre entreprise, comme votre ligne de production, sont des exemples de coûts directs déductibles d'impôt. Le loyer, l'électricité et certains frais d'assurance sont des exemples de coûts indirects déductibles des impôts. Mais la position de chaque entreprise est unique. Communiquez avec votre comptable ou aide-comptable pour déterminer si les coûts sont admissibles.
Comment les coûts directs et indirects affectent-ils le financement des petites entreprises ?
L'identification des coûts directs et indirects est particulièrement cruciale dans les cas de subventions gouvernementales ou d'autres sources d'aide extérieure. Les lignes directrices sur les subventions sont souvent rigoureuses quant à ce qui constitue des coûts directs ou indirects et peuvent accorder un montant précis de financement à chaque classification.
Souvent, le financement d'un certain projet couvrira principalement les coûts directs. Certaines organisations gouvernementales peuvent vous permettre d'expliquer pourquoi les coûts indirects doivent également être pris en charge, mais la décision d'accorder des subventions leur appartient entièrement.
Lorsqu'une société accepte une aide gouvernementale, l'organisme de financement peut également imposer des réglementations sévères sur le taux maximal des coûts indirects et les éléments qui comptent comme des coûts indirects.
Classification des coûts directs et indirects pour une comptabilité appropriée
Connaître la distinction entre les coûts directs et indirects est un élément important d'une comptabilité appropriée. Le suivi de chaque type de coût individuellement peut aider les petites entreprises à comprendre leur flux de trésorerie, à évaluer efficacement leurs articles et à maximiser leurs déductions fiscales. Si vous avez besoin d'aide, faites appel à un comptable professionnel ou utilisez un logiciel de comptabilité qui peut vous aider à ventiler les dépenses de votre entreprise.
Qu'est-ce que le coût indirect et quels exemples ?
Les coûts indirects comprennent les frais généraux (par exemple, le loyer et les services publics) et les dépenses générales et administratives (par exemple, les salaires des agents, les frais du service de comptabilité et les frais du service du personnel).
Que sont les coûts indirects en entreprise ?
Les coûts indirects sont des dépenses d'entreprise qui ne sont pas facilement associées à une subvention, un contrat, une fonction de projet ou une activité spécifique, mais qui sont nécessaires au fonctionnement global de l'organisation et à la performance de ses activités.
Quels sont les 5 types de coûts indirects ?
Provisoire, prédéterminé et fixe avec report sont les trois types de coûts indirects.
Quels sont les 4 types de coûts ?
Les coûts fixes, les coûts variables, les coûts directs et les coûts indirects sont les quatre catégories de base dans lesquelles les coûts sont divisés.
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Bibliographie
