La capacité d'un leader à communiquer clairement et efficacement avec les employés, au sein des équipes et à travers l'organisation est l'un des fondements d'une entreprise prospère.
Et dans l'environnement commercial complexe et en évolution rapide d'aujourd'hui, avec des centaines d'outils de communication différents, des équipes entièrement ou partiellement distantes et même des équipes multiculturelles couvrant plusieurs fuseaux horaires, une communication efficace n'a jamais été aussi importante ou plus difficile.
Ainsi, la capacité de communiquer pourrait être la compétence la plus vitale d'un gestionnaire et d'un employé.
La bonne nouvelle est que les compétences en communication peuvent être apprises, améliorées et même maîtrisées.
Et les conseils de cet article peuvent vous aider à améliorer et à maximiser vos compétences en communication pour le succès de votre organisation et de votre carrière.
Mais comme toujours, commençons par les bases…
Quelle est la définition d'une communication efficace ?
Les communicateurs les plus efficaces informent clairement les autres tout en les écoutant activement. Ils peuvent accepter des commentaires verbaux et non verbaux tout en exprimant leurs pensées et leurs opinions de manière accueillante.
Une connexion avec les autres est nécessaire pour une communication efficace. C'est une danse avec un partenaire qui bouge parfois de façon inattendue. Cela signifie qu'être en phase avec votre public est la compétence la plus puissante que vous puissiez utiliser. Cela implique de comprendre et de communiquer avec ses besoins et de répondre aux commentaires en temps réel. Cela implique de s'engager dans la conversation que votre public désire.
Tout cela, cependant, demande un peu de pratique.
Pourquoi est-il si important d'améliorer ses compétences en communication au travail ?
Il est facile de croire que tant que vous faites bien votre travail, être un bon communicant n'est pas nécessaire. Cela ne pourrait pas être plus éloigné de la vérité !
Chaque aspect de votre travail dépend de la communication, et votre capacité à communiquer est directement corrélée à votre capacité à faire votre travail.
Avec l'essor du travail à distance, les mauvaises compétences en communication ont été mises en évidence par l'utilisation accrue de la messagerie plutôt que de la communication en face à face sur le lieu de travail.
Si vous travaillez avec des clients, vos compétences en communication feront ou détruiront la relation.
Considérez les aspects suivants de ce travail qui nécessitent une communication efficace :
- Présenter votre entreprise au client,
- Établir une relation personnelle de confiance avec eux,
- Comprendre ce qu'ils veulent et le communiquer clairement aux équipes appropriées
- Obtenir des commentaires,
- Communiquer tout changement ou retard, et bien d'autres.
Comment améliorer les compétences en communication : 8 conseils
Voici quelques conseils pratiques simples pour vous aider à améliorer vos compétences en communication en un rien de temps.
Soyez concis et clair
L'aspect le plus important de la communication est le choix des mots. En matière de formulation, moins c'est plus.
La clarté et, si possible, la brièveté sont les clés d'une communication puissante et persuasive, qu'elle soit écrite ou orale.
Définissez vos objectifs et votre public avant de vous engager dans toute forme de communication.
Décrire ce que vous voulez transmettre et pourquoi vous aidera à vous assurer que vous incluez toutes les informations nécessaires. Il vous aidera également à éliminer les détails non pertinents.
Évitez les mots superflus et le langage fleuri, qui peuvent nuire à votre message
Et, bien que la répétition puisse être nécessaire dans certains cas, utilisez-la avec prudence. Répéter votre message garantit qu'il est reçu, mais trop de répétitions peuvent les amener à vous déconnecter complètement.
#2. Planifiez à l'avance
Avant de commencer tout type de communication, planifiez ce que vous direz et comment vous le direz.
Être préparé, cependant, implique plus que la simple pratique d'une présentation.
La préparation implique également de considérer l'ensemble de la communication, du début à la fin. Recherchez les informations dont vous pourriez avoir besoin pour sauvegarder votre message. Considérez votre réponse aux questions et aux critiques. Essayez de prévoir l'imprévu.
Préparez une liste d'exemples concrets du comportement de votre employé pour appuyer votre évaluation avant un examen de rendement, par exemple.
Sachez exactement ce que vous voulez avant de vous engager dans une négociation de salaire ou de promotion. Préparez-vous à discuter des gammes et des compromis potentiels ; savez ce que vous êtes et n'êtes pas prêt à accepter. Et gardez des détails spécifiques à portée de main pour étayer votre cas, tels que les salaires pertinents pour votre poste et votre emplacement (mais assurez-vous que votre recherche est basée sur des données accessibles au public, et non sur des commérages de l'entreprise ou des preuves anecdotiques).
De plus, avant d'entamer une conversation, réfléchissez aux questions potentielles, aux demandes d'informations supplémentaires ou de clarification et aux désaccords afin de pouvoir les aborder calmement et clairement.
#3. Soyez conscient de la communication non verbale
Nos expressions faciales, nos gestes et notre langage corporel peuvent transmettre, et le font souvent, plus d'informations que nos mots.
Les signaux non verbaux peuvent avoir jusqu'à 93 % d'impact en plus que les mots parlés. Si les deux ne sont pas d'accord, nous sommes plus susceptibles de croire les signaux non verbaux que les mots parlés.
Les leaders doivent être particulièrement habiles à lire les indices non verbaux.
Les employés qui hésitent à exprimer leurs désaccords ou leurs inquiétudes, par exemple, peuvent montrer leur inconfort en croisant les bras ou en refusant d'établir un contact visuel. Vous pourrez peut-être ajuster vos tactiques de communication si vous êtes conscient du langage corporel des autres.
Les dirigeants doivent être capables de contrôler leurs propres communications non verbales en même temps.
Vos indices non verbaux doivent toujours appuyer votre message. Une communication verbale et non verbale conflictuelle peut être au mieux déroutante. Au pire, cela peut faire dérailler votre message et saper la confiance de votre équipe en vous, en votre organisation et même en eux-mêmes.
#4. Prenez note de votre ton
Ce que vous dites n'est pas toujours aussi important que la façon dont vous le dites. Votre ton, comme d'autres signaux non verbaux, peut soit ajouter de la puissance et de l'emphase à votre message, soit le saper complètement.
Dans les désaccords et les conflits en milieu de travail, le ton peut être particulièrement important. Un mot soigneusement choisi avec une connotation positive favorise la bonne volonté et la confiance. Un mot mal choisi avec des connotations ambiguës ou négatives peut vite prêter à confusion.
Le ton du discours comprend le volume, la projection, l'intonation et le choix des mots. Il peut être difficile de contrôler la tonalité en temps réel pour s'assurer qu'elle correspond à votre intention. Cependant, être conscient de votre ton vous permettra de l'ajuster de manière appropriée si une communication semble aller dans la mauvaise direction.
Lors de l'écriture, le ton peut être plus facilement contrôlé. Assurez-vous de lire votre communication une fois, voire deux, tout en gardant à l'esprit le ton et le message. Si cela ne viole pas la confidentialité, vous pouvez le lire à haute voix ou demander à un collègue de confiance de le relire.
Et, si vous avez un débat houleux par e-mail ou par un autre moyen écrit, ne soyez pas trop rapide pour répondre.
Si possible, écrivez votre réponse mais attendez un jour ou deux avant de l'envoyer. Relire votre message après que vos émotions se soient calmées vous permet souvent de modérer votre ton d'une manière qui est moins susceptible d'aggraver le conflit.
#5. L'écoute active doit être pratiquée
La communication implique presque toujours deux personnes ou plus.
Lorsqu'il s'agit de communiquer efficacement, écouter est tout aussi important que parler. Cependant, l'écoute peut être plus difficile que nous ne le pensons.
L'experte en communication Marjorie North note dans son article de blog Maîtriser les bases de la communication que nous n'entendons qu'environ la moitié de ce que l'autre personne dit au cours d'une conversation donnée.
Le but de l'écoute active est de s'assurer que vous entendez tout le message, pas seulement les mots que la personne dit. Voici quelques suggestions pour une écoute active :
- Accorder une attention complète et sans partage à l'orateur
- Débarrassez-vous des distractions, des jugements et des contre-arguments dans votre esprit.
- Éviter l'envie d'intervenir dans vos propres pensées.
- Maintenir un langage corporel ouvert et positif pour garder votre esprit concentré et montrer à l'orateur que vous écoutez vraiment
- Lorsque vous répondez, répétez ou paraphrasez ce que vous avez entendu.
- Posez des questions ouvertes pour obtenir des informations supplémentaires.
#6. Améliorez votre intelligence émotionnelle
L'intelligence émotionnelle sert de base à la communication. En termes simples, vous ne pouvez pas communiquer efficacement avec les autres tant que vous n'avez pas évalué et compris vos propres sentiments.
Par exemple, les leaders dotés d'une intelligence émotionnelle élevée trouveront plus facile de s'engager dans une écoute active, de maintenir un ton approprié et d'utiliser un langage corporel positif.
L'intelligence émotionnelle ne se limite pas à comprendre et à gérer ses propres émotions. L'autre composante, qui est tout aussi importante pour une communication efficace, est l'empathie pour les autres.
Faire preuve d'empathie envers un employé, par exemple, peut aider à apaiser une conversation difficile.
Vous devrez peut-être encore annoncer de mauvaises nouvelles, mais écouter activement leur point de vue et démontrer que vous comprenez leurs sentiments peut contribuer grandement à réparer les blessures ou à éviter les malentendus.
#7. Créer une stratégie de communication pour le lieu de travail
Le lieu de travail d'aujourd'hui est un flux constant d'informations sous divers formats. Chaque communication doit être comprise dans le contexte d'un flux d'informations plus large.
Sans stratégie de communication sur le lieu de travail, même le communicateur le plus efficace peut avoir du mal à faire passer son message.
Une stratégie de communication est le cadre que votre entreprise utilise pour envoyer et recevoir des informations. Il peut et doit définir comment et ce que vous communiquez avec les clients et les clients, les parties prenantes, les gestionnaires et les employés.
En commençant au niveau le plus large, votre stratégie doit inclure qui reçoit quel message et quand. Cela garantit que chacun reçoit des informations exactes au moment opportun.
Cela peut être aussi spécifique que la façon dont vous communiquez, y compris les outils que vous utilisez pour quelles informations. Par exemple, vous pouvez spécifier quand une discussion de groupe pour toute l'équipe ou l'organisation est appropriée, ou quand une réunion aurait dû être résumée dans un e-mail à la place.
L'élaboration de directives simples comme celle-ci peut aider à rationaliser le flux d'informations. Cela aidera à garantir que chacun reçoit les informations dont il a besoin et que des détails non pertinents ne surchargent pas ces informations importantes.
#8. Établir une culture organisationnelle positive
La culture d'entreprise dans laquelle vous communiquez est également importante pour une communication efficace.
La communication sera plus facile et plus efficace dans un environnement de travail positif fondé sur la transparence, la confiance, l'empathie et un dialogue ouvert.
Les employés qui font confiance à leur manager seront plus ouverts à entendre le message de leur manager. Les managers trouveront plus facile de susciter l'adhésion et des critiques constructives s'ils encouragent leurs employés à s'exprimer, à faire des suggestions et à faire des critiques constructives.
Les managers autoritaires qui refusent de partager des informations, sont fermés aux suggestions et refusent d'admettre leurs erreurs ou d'accepter les critiques verront probablement leurs suggestions et critiques accueillies sur la défensive si elles ne sont pas complètement ignorées.
Sans cette base de confiance et de transparence, même la communication la plus mineure peut être mal interprétée, entraînant des malentendus et des conflits inutiles.
Communiquer avec des collègues et des employés sera toujours difficile. Les malentendus et les malentendus existeront toujours, et malheureusement, les messages d'entreprise ne sont pas toujours ce que nous voulons entendre, surtout pendant les périodes difficiles.
D'autre part, développer et maîtriser des compétences de communication efficaces facilitera votre travail de leader, même lors de conversations difficiles. Investir du temps dans le développement de ces compétences sera sans aucun doute du temps bien investi.
Comment améliorer les compétences de communication en personne
La communication en face à face ajoute plusieurs couches d'informations à un échange, que ce soit entre deux personnes ou deux cents. La communication en personne crée souvent une synergie difficile à reproduire ailleurs. Voici quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti du temps de présence de votre équipe et à améliorer vos compétences en communication :
#1. Établir un contact visuel direct
Peu de mesures fournissent autant de commentaires que le contact visuel lorsqu'il s'agit de déterminer si votre message est reçu ou non. Vous pouvez rapidement savoir si la personne avec qui vous parlez vous comprend, est distraite, inquiète ou confuse, ce qui est en grande partie perdu dans la communication numérique.
#2. Demander des commentaires
Es-tu sûr qu'ils l'ont eu ? Demander! Demander aux gens de répéter leur version de ce que vous venez de dire est une technique puissante. Cela peut souvent améliorer la rétention, la compréhension immédiate et réduire les futurs malentendus. Vous pouvez également demander qu'ils vous contactent avec des suggestions sur la façon d'améliorer votre présentation et d'autres formes de communication.
#3. Reconnaître les indices non verbaux
Les bâillements, l'agitation et le regard autour de la pièce sont généralement des signes révélateurs que votre auditoire est préoccupé par autre chose que ce que vous essayez de dire. Ne le prenez pas personnellement si vous le remarquez. Demandez-leur de partager leurs réflexions, de récapituler les points précédents qu'ils ont peut-être manqués ou d'ajourner pour plus tard.
#4. Réduire les distractions
Gardez les distractions à distance lorsque vous discutez en face à face avec quelqu'un (ou un groupe) en gardant les appareils électroniques inutiles hors de la pièce. Limitez la présence à ceux qui doivent être présents et évitez de planifier des moments où les gens sont susceptibles d'être distraits (comme juste avant la fin de la journée ou juste avant le déjeuner).
Comment améliorer vos compétences en communication en ligne
La communication en ligne remplace rapidement les espaces de bureau en tant que lieu principal pour la conduite des affaires. Il peut être difficile de s'adapter aux réunions, aux conversations et même aux personnes qui collaborent avec vous ou qui vous rapportent numériquement, surtout si vous êtes habitué aux équipes en personne. Parce que la communication en ligne est un moyen unique d'interagir, voici quelques points à retenir :
#1. Définir une limite de temps
Il peut être encore plus difficile de se concentrer sur les réunions en ligne en raison des distractions d'un nombre presque infini de paramètres. Gardez les réunions courtes et précises, et faites particulièrement attention à éviter (potentiellement) les sessions de questions-réponses marathon.
#2. Considérez l'autre personne
Dans la plupart des cas, la personne qui présente est la seule à pouvoir consacrer toute son attention à la réunion. Supposez que les participants ont de multiples demandes d'attention, en particulier lorsqu'ils travaillent à domicile, et structurez le contenu en conséquence.
#3. Récapituler les informations importantes
De nombreux indices non verbaux et interpersonnels peuvent être perdus lors de l'utilisation d'une connexion numérique. Récapitulez les points principaux pour assurer la compréhension. Un examen rapide lors d'une réunion en ligne ou un bref résumé à la fin d'un long e-mail sont les deux options.
#4. N'oubliez pas de répondre
Même si la communication est informelle, assurez-vous d'en accuser réception dès que possible. Bien que vous ayez peut-être reçu le message, il est peu probable que la personne à l'autre bout le sache à moins que vous ne l'en informiez. Quelques mots ou même un "j'aime" suffiront généralement.
Comment devenir un auditeur plus actif
Beaucoup de gens parlent des avantages de l'écoute active, mais peu comprennent comment cela se traduit par des comportements réels. L'un des aspects les plus difficiles de l'écoute active est d'être préoccupé par une réponse. Beaucoup de gens sont préoccupés par la recherche de la réponse parfaite, ne laissant pas le temps de s'engager avec l'entrée. Considérez les étapes suivantes pour briser cette habitude, qui ne sert à rien pour l'orateur.
Envisagez de nouvelles façons d'ajouter de la valeur
Vous pensez peut-être que l'ajout de valeur à un échange est principalement déterminé par ce que vous dites. Cependant, ce n'est pas toujours ainsi que les autres le voient. La plupart d'entre nous apprécions les réponses qui nous aident à réfléchir à nos propres idées, à clarifier nos hypothèses ou à signaler des défauts potentiels. Nous n'avons pas toujours besoin d'un auditeur pour être brillant ou pour nous épater avec ses propres données. Au lieu de cela, nous pouvons apprécier la façon dont ils nous ont le plus aidés à affiner notre réflexion.
Paraphraser sans jugement
Si vous vous trouvez préoccupé par la réponse, essayez de changer votre concentration. Au lieu d'ajouter vos propres pensées, mettez-vous au défi de fournir un résumé qui n'inclut pas votre opinion ou votre jugement. Pendant que vous écoutez, essayez de fournir un résumé concis, en clarifiant éventuellement la langue initiale de l'orateur.
Posez des questions qui encouragent les orateurs à réfléchir
La prochaine étape après la paraphrase consiste à poser des questions d'approfondissement. Semblables à la façon dont un coach écoute, ces questions encouragent les orateurs à approfondir leur propre réflexion, à clarifier leur expression ou à prendre en compte les préoccupations potentielles. Vous pouvez vous faire l'avocat du diable en pointant des incohérences ou un langage peu clair. Tous ces éléments sont de véritables cadeaux pour un orateur et vous aideront à vous concentrer sur l'écoute.
Interrompre respectueusement
L'écoute active n'est pas une indulgence irréfléchie, et toutes les interruptions ne sont pas impolies. Parfois, les haut-parleurs se perdent dans les mauvaises herbes, fournissant des détails inutiles. Les interruptions peuvent les aider à rester pertinents – et être récompensés par un engagement accru.
La plupart des orateurs acceptent d'être interrompus par une question qui leur permet de continuer à parler. Interrompre quelqu'un lors d'une réunion et mettre fin à son temps de parole est beaucoup plus difficile, en particulier pour les introvertis. Assurez-vous de :
- Reconnaissez l'orateur ("Merci d'avoir soulevé cette question."
- Utilisez un ton amical et poli. Obtenez des commentaires des autres sur la façon dont vous parlez et présentez-vous.
- Faites référence à l'intérêt partagé ("Je voudrais juste m'assurer que nous aurons l'occasion d'entendre tout le monde parler du projet."
Comment garder le public engagé tout en parlant
Soyez pertinent
De nombreux publics ne seront pas impressionnés par les données car nous en sommes inondés. En fait, une raison courante de la verbosité est le désir de couvrir toutes les bases ou d'anticiper toutes les questions possibles.
Vous devez soigneusement organiser le contenu pour la pertinence afin de garder les auditeurs engagés, en particulier dans les réunions virtuelles. Considérez comment ces informations affecteront votre public cible. Comment cela pourrait-il les aider dans leur travail? Ce niveau de détail est-il nécessaire pour saisir mon propos principal ?
Être concis
La capacité d'exprimer vos idées en aussi peu de mots que possible est une caractéristique de la présence exécutive. Les auditeurs apprécient cela car cela démontre votre préparation et le respect de leur temps. De plus, la concision véhicule la confiance : la confiance d'en faire moins, de dire quelque chose une fois et d'avoir confiance qu'elle sera reçue.
De nombreux orateurs ont du mal à être concis, en particulier dans les réunions virtuelles où la boucle de rétroaction est plate. Ils peuvent se répéter « juste pour être sûr » ou utiliser des exemples supplémentaires pour faire valoir un point. Cependant, ce type de « plus » est souvent moindre, car le public se désengage après avoir compris le point la première fois.
La concision est un acte courageux. La croyance en votre propre préparation et la clarté de votre prestation. Il devient plus difficile de maintenir cette croyance dans les réunions virtuelles avec caméras éteintes. En tant qu'orateur, vous souhaiterez peut-être demander à votre public d'être pleinement présent et d'allumer les caméras, puis de le récompenser avec votre livraison confiante.
Faites de la place pour que le public remplisse les blancs
Faites une pause après avoir fait un point pour vous ralentir et vérifiez auprès du public. Pas seulement une seconde pour reprendre son souffle, mais un véritable moment de silence. Cela laisse une ouverture à combler pour vos auditeurs, vous fournissant des commentaires en temps réel sur ce dont ils ont besoin ensuite, à la fois virtuels et en personne. À quel point veulent-ils que vous soyez spécifique ? Ont-ils les questions auxquelles vous aviez prévu de répondre ? Ou prennent-ils vos idées dans une direction complètement différente ?
Nous nous méfions souvent du silence, comme s'il indiquait que quelque chose ne va pas. Cependant, les choses se passent en silence et vous pourriez être surpris de ce que vos auditeurs offrent lorsqu'ils ont la possibilité de s'exprimer. Vous pouvez obtenir des conseils utiles sur la façon de synchroniser et de procéder, quelle que soit la façon dont ils remplissent l'espace. C'est alors que la communication se transforme en danse.
Considérez le refoulement comme une opportunité plutôt que comme un obstacle
Vous pensez peut-être que la présentation d'un dossier convaincant devrait entraîner une adhésion immédiate. Bien sûr, cela n'arrive presque jamais. Lorsque vos propositions sont contestées, vous devenez frustré, voire sur la défensive, alors que vous essayez d'expliquer pourquoi vous avez raison. Bientôt, les lignes sont tracées et les deux côtés se doublent, vous laissant dans une ornière.
Pour éviter un tel arrêt de vos idées, vous voudrez peut-être reconsidérer la façon dont vous gérez le refoulement. La plupart des nouvelles idées ne sont pas acceptées sous la forme dans laquelle elles ont été proposées pour la première fois, et votre public peut ne pas exiger que vous ayez des réponses toutes faites à toutes ses questions. Considérez votre lancer comme une volée d'ouverture et le refoulement comme un guide pour avoir la conversation nécessaire. Au lieu de vous défendre par réflexe, posez des questions de suivi pour valider et enquêter sur la préoccupation.
Améliorer les compétences en communication : articles connexes
- COMMENT COMMUNIQUER : 20+ façons efficaces de communiquer et de gagner de l'audience
- LA MEILLEURE FAÇON DE RÉDIGER UN RÉSUMÉ EFFICACE
- COMMUNICATION VERBALE : En ce qui concerne les affaires
- Comment améliorer vos compétences en communication maintenant !!! (Conseils utiles)
- OFFICE ASSISTANT : définition, tâches, salaire et CV
Améliorer les compétences en communication : références
