Des idées de système de classement bien structuré peuvent aider une entreprise à garder ses affaires en ordre. De cette façon, vous n'aurez pas à tout bouleverser à la recherche d'informations vitales. Dans cet article, vous trouverez des conseils sur la façon de bien classer vos documents, ainsi que de belles idées sur la façon de mettre en place des systèmes de classement électronique pour votre petite entreprise.
Systèmes de classement pour les entreprises
Les systèmes de classement se sont développés au fil du temps, allant du classement de documents dans des boîtes à des logiciels sophistiqués qui stockent électroniquement des informations à l'abri des regards. Bien qu'il existe de nombreuses options disponibles aujourd'hui, tous les systèmes de fichiers ont un objectif commun : une gestion efficace des enregistrements. Avec de nombreux systèmes de fichiers disponibles, il est essentiel d'analyser les qualités de chacun avant de choisir le meilleur. Les systèmes de classement les plus répandus sont simples à configurer et offrent une méthode efficace de gestion des fichiers.
Les 3 types de systèmes de classement
#1. Classement alphabétique
Pour moins de 5,000 XNUMX documents, le classement alphabétique est le système de fichiers le plus populaire. Le classement par ordre alphabétique est une méthode d'organisation des fichiers basée sur les noms d'individus, de sociétés, d'institutions, d'agences, de sujets, de sujets ou de lieux géographiques dans l'ordre du dictionnaire. Cette approche fonctionne bien pour les fichiers de clients ou de noms de clients. Utilisez un index relatif lors du classement des sujets. L'index est une liste de noms de sujets destinés à représenter chaque sujet par ordre alphabétique. Pour déterminer sous quel nom de sujet classer l'entrée, consultez l'index relatif.
#2. Classement numérique
Organisez les fichiers dans un ordre consécutif en utilisant des numéros provenant directement de l'enregistrement ou un numéro fourni lors de la création d'un système de classement numérique. Pour récupérer des fichiers, la plupart des systèmes utilisent un index. Un système de classement numérique augmente la productivité en augmentant la vitesse à laquelle les fichiers sont classés et localisés. Il permet également une identification plus précise et plus de confidentialité. Contrairement aux systèmes de classement alphabétique, il permet des extensions illimitées et peut gérer plus de 5,000 XNUMX enregistrements.
#3. Classement alphanumérique
Le classement alphanumérique implique l'utilisation de noms et de numéros. Ce type de système de fichiers est généralement utilisé avec des noms de sujet et des numéros. Organisez les fichiers par ordre alphabétique ou par titre de sujet, puis par catégorie numérique. Pour les fichiers alphanumériques, un index relatif est requis. Les codes numériques attribués à chaque division alphabétique seront énumérés dans l'index.
Configuration de systèmes de classement électronique pour votre petite entreprise
Voici quelques idées sur la mise en place de systèmes de classement électronique pour votre petite entreprise :
#1. Élaborez un plan de conservation des documents.
La première étape est juste une préparation supplémentaire. Vous devez définir des lignes directrices et des objectifs avant de commencer à utiliser les systèmes de classement électronique pour votre petite entreprise. Vous devrez développer une stratégie générale dans quelques domaines :
- création de documents
- Partage de documents
#2. Sélectionnez le meilleur programme de gestion de fichiers.
Une fois que vous avez décidé d'une stratégie pour rationaliser votre transition numérique, vous pouvez envisager d'acheter un logiciel. Connaître votre budget, vos besoins de stockage approximatifs et le nombre d'utilisateurs vous aidera à comparer les options. Vous devez également vous assurer que votre programme contient quelques fonctions cruciales :
- Simplicité d'utilisation
- Sync
- Intégration simple
#3. Créer un plan de mise en œuvre.
Il est maintenant temps de mettre votre plan et votre logiciel en action. Toute votre préparation devrait porter ses fruits une fois que vous atteignez ce point.
- Communiquez
- Établissez des niveaux d'autorisation.
- Créer des règles
- Complétez vos systèmes
#4. Prévoyez des rangements.
Il est maintenant temps de mettre vos plans de stockage en action. Gardez quelques points à l'esprit lorsque vous téléchargez, enregistrez et distribuez vos fichiers.
- Maintenez votre organisation.
- Créer des sous-dossiers
- Conventions de nommage
#5. Prévoyez une maintenance continue.
Maintenez le flux du processus une fois que votre système de classement numérique est opérationnel. S'il est laissé seul et non entretenu, un environnement électronique peut rapidement devenir encombré comme un environnement physique.
- Contrôles d'entretien programmés
- Archivage de documents
Ce que vous devriez considérer lors de la configuration de systèmes de classement électronique pour votre petite entreprise
#1. Votre situation financière
Lors de la sélection d'un logiciel de gestion de documents, assurez-vous qu'il rentre dans votre budget. Heureusement, il existe diverses options de dépôt électronique à faible coût.
#2. La courbe de l'apprentissage
Outre les coûts du système, il est essentiel de prendre en compte vos capacités ainsi que les connaissances techniques du reste de votre bureau afin de vous planifier (et votre équipe) de manière appropriée.
#3. Nombre total d'utilisateurs
Certains systèmes facturent en fonction du nombre d'utilisateurs, tandis que d'autres imposent des exigences minimales (ou maximales) aux utilisateurs. Avant d'acquérir un logiciel, assurez-vous de savoir combien de personnes l'utiliseront (ou une estimation proche).
Comment classer correctement vos documents
Avez-vous déjà fait attendre quelqu'un alors que vous fouilliez dans votre bureau à la recherche d'un document important ? Ou vous êtes-vous déjà battu pour respecter un délai parce que vous avez égaré un fichier informatique critique ? Il faut apprendre à bien classer ses documents pour éviter ces situations embarrassantes
Que vous travailliez avec des documents papier, des fichiers électroniques ou une combinaison des deux, il est essentiel de les garder organisés et accessibles. Vous gagnerez du temps à chercher des articles et aurez les bonnes informations à portée de main chaque fois que vous en aurez besoin. Voici quelques conseils pour bien classer vos documents :
#1. Ne conservez pas les papiers superflus.
Pour bien classer vos documents, évitez l'habitude de sauvegarder tout ce qui vous tombe sous la main. Prenez quelques instants pour parcourir les informations et ne conservez un dossier que s'il est important pour vos activités professionnelles ou requis par votre entreprise. Trop de documents inutiles contribuent à l'encombrement et rendent plus difficile de trouver des choses à l'avenir.
#2. Utilisez une convention de dénomination uniforme pour vos fichiers et dossiers.
Divisez un dossier principal, par exemple, en sous-dossiers pour les clients, les fournisseurs et les collègues. Pour identifier de quoi ou de qui parlent les dossiers, utilisez des noms plus courts. Vous pouvez même utiliser un code couleur pour vous aider à reconnaître différents groupes de dossiers.
#3. Conservez ensemble les documents pertinents, quel qu'en soit le type.
Par exemple, plutôt que d'avoir un dossier pour les présentations de tous les projets, un autre dossier pour les feuilles de calcul de tous les projets, etc., conservez les rapports, les lettres, les notes de présentation, les feuilles de calcul et les graphiques relatifs à un projet spécifique dans un seul dossier. Vous serez en mesure de trouver des documents pour un projet spécifique beaucoup plus rapidement de cette façon.
#4. Faites la distinction entre les travaux en cours et les travaux terminés.
Certaines personnes préfèrent conserver le travail en cours ou en cours sur leur bureau ou sur le bureau de leur ordinateur jusqu'à ce que le travail soit terminé. Ils le déplacent ensuite dans le répertoire approprié, où les fichiers de la même catégorie sont stockés, une fois terminés. Déplacez les fichiers sur lesquels vous ne travaillez plus vers les dossiers où votre travail terminé est enregistré régulièrement (par exemple, toutes les semaines ou toutes les deux semaines).
#5. Ne surchargez pas les dossiers.
Si vous avez beaucoup de fichiers dans un dossier, ou beaucoup de sous-dossiers dans un seul dossier, divisez-les en groupes plus petits (sous-dossiers ou sous-sous-dossiers). Vous pouvez, par exemple, séparer un dossier appelé "Business Plan" en sous-dossiers intitulés "BP2021", "BP2022" et "BP2023". De même, vous pouvez subdiviser un dossier intitulé Delta Traders pour un client en sous-dossiers nommés "Présentations de vente Delta Traders" et "Contrats Delta Traders". Plutôt que d'avoir une longue liste de fichiers, le but est de les organiser en dossiers ou sous-dossiers logiques.
#6. Classez les documents par ordre chronologique.
Pour bien classer vos documents, faites ressortir la date d'un document en la surlignant, en l'ajoutant à un document papier ou en l'insérant dans le titre d'un document électronique. Cela vous permet de classer vos papiers par ordre chronologique sans avoir à les ouvrir individuellement. Vous pourrez les trouver plus facilement à l'avenir.
#sept. Convertir des documents papier au format numérique.
C'est pratique si vous n'avez pas beaucoup d'espace pour les documents papier, si vous souhaitez les conserver sans les détruire entièrement, si vous avez besoin de distribuer des documents par voie électronique ou si vous souhaitez sécuriser le stockage de vos informations. (Cependant, cela n'est pas approprié pour de nombreux types de documents, tels que les contrats légaux ou les documents avec des signatures originales, alors faites preuve de discernement ici.)
Idées de système de classement pour le bureau
L'idée de créer, d'organiser ou de nettoyer un système de classement de bureau peut obliger même les plus courageux d'entre nous à se cacher derrière une liste d'autres "tâches à faire" plus urgentes. Vous n'avez plus à vous cacher ! Ces idées éprouvées peuvent vous aider à obtenir et à conserver votre système de classement de bureau en parfait état.
#1. Code de couleurs
Les gens utilisent le code couleur depuis que la paperasse et les systèmes de fichiers de bureau étaient monnaie courante il y a des décennies. Les idées de codage couleur ne manquent jamais, et c'est relativement rapide et facile à mettre en œuvre, même si vous avez un système de classement particulièrement complexe. Le codage couleur vous motivera à classer vos documents correctement, à trouver des fichiers rapidement et à rendre le processus de classement plus agréable.
Cette stratégie organisationnelle est idéale pour transformer des tas de papier en paquets soignés et aussi prévisibles que possible.
#2. Numériser
En numérisant les fichiers, vous construisez essentiellement un système de classement sans papier. Après avoir converti tous les fichiers papier au format numérique, de nombreuses personnes trouvent qu'il est beaucoup plus facile d'organiser un système de classement numérique qu'un système de classement papier. Si vous préférez numériser vos fichiers, vous devez d'abord numériser et convertir vos anciens fichiers, ce qui peut être une procédure longue et laborieuse.
#3. Décidez d'une date d'expiration.
Cela peut sembler être une triche, mais réduire le nombre de fichiers à trier est l'un des meilleurs moyens de gérer un système de classement de bureau. Éliminer les fichiers par contenu peut être difficile car il est difficile d'établir quels fichiers doivent être conservés et lesquels peuvent être supprimés, mais la suppression des fichiers par âge fournit une technique sécurisée et réglementée pour sélectionner ce que vous pouvez jeter.
#4. Séparer et conquérir
Si les fichiers que vous devez organiser ne concernent que certains services, affectez une personne de chacun de ces groupes pour organiser leurs fichiers pendant que vous établissez un cadre général de gestion des fichiers.
Les dossiers doivent être organisés sur les murs.
Au lieu d'utiliser un classeur ou une étagère, accrochez des porte-documents sur vos murs.
#5. Trier par importance
Quiconque a déjà passé du temps à chercher dans des fichiers connaît le désir de trouver exactement ce dont vous avez besoin plutôt que 100 choses dont vous n'avez pas besoin. Par exemple, pour rendre la récupération de documents plus amusante pour tout le monde, essayez de structurer vos fichiers bureautiques par ordre de priorité.
#6. Prenez l'habitude d'organiser régulièrement.
Même le meilleur système de fichiers de bureau ne vous permettra pas de rester organisé tout seul. Il est conseillé de garder cela à l'esprit et de prévoir de faire un peu de travail sur une base hebdomadaire pour maintenir le système en ordre. Contribuer un peu d'effort sur une base régulière semblera beaucoup moins onéreux que d'essayer de nettoyer en une seule fois une année de dossiers mal gérés.
#sept. Faire la distinction entre le travail en cours et le travail terminé
Cette brillante idée simplifie toute la méthode de classement. Les fichiers des projets terminés peuvent toujours être organisés, mais les séparer des fichiers pour le travail continu rendra la découverte des fichiers beaucoup plus rapide et plus efficace.
Quels sont les 5 systèmes de classement de base ?
5 systèmes de classement de base comprennent :
- Dépôt de sujet
- Classement alphabétique
- Archivage numérique
- Classement géographique
- Classement chronologique
Comment construire un bon système de classement ?
- Créez des catégories uniformes qui peuvent facilement accepter des documents écrits et enregistrés dans une variété de formats papier et électroniques.
- Réaliser un inventaire des dossiers
- Créer un système de classement centralisé.
- Dossiers d'abattage chaque année
Comment organiser les systèmes de classement de ma petite entreprise ?
- Organisez une séance de remue-méninges
- Triez tous vos documents actuels
- Recueillir les commentaires de l'équipe.
- Choisissez un système de commande simple
- Étiquetez tout de manière cohérente
- Pensez au codage couleur
- Sélectionnez une armoire dans laquelle vous pouvez évoluer.
Quel système de classement est principalement utilisé dans les grandes organisations ?
Le système de classement vertical est principalement utilisé dans les grandes organisations.
Quel est le système de classement le plus adapté à tous les offices ?
Le système de classement horizontal est le système de classement le plus approprié.
Quel est le système de classement le plus utilisé ?
La manière la plus naturelle et la plus populaire d'organiser les fichiers consiste à utiliser une approche alphabétique. Même le système alphanumérique le plus élémentaire nécessite l'établissement de normes de classement, y compris des procédures de classement écrites, des techniques de renvois croisés et des procédures de classement des changements de nom en double, entre autres.
Quelle est la méthode la plus simple d'organisation des fichiers ?
La forme la plus simple d'organisation de fichiers dans un SGBD est la structure de fichiers séquentielle. Cette stratégie est efficace en termes de rapidité lorsqu'il s'agit de grandes quantités de données car l'accès aux données se fait assez rapidement de cette manière.
Quelles sont les 2 techniques de classement les plus courantes ?
L'approche Feuilles mobiles et la méthode Collective sont les deux principales techniques de classement. Les documents classés individuellement sont perforés avant d'être placés dans un dossier standard. Il est assez simple de classer et de supprimer des documents d'un dossier.
Pourquoi une petite entreprise devrait-elle déposer un dossier ?
La paie, les frais d'entreprise, les relevés de carte de crédit, les relevés bancaires, les déclarations de revenus annuelles, les déclarations de revenus trimestrielles, l'inventaire, les bandes de la caisse enregistreuse, les journaux de voyage et les déclarations de ventes et de revenus doivent tous être inclus dans ces fichiers.
Quelle méthode de classement est considérée comme la plus efficace ?
De nombreuses personnes pensent que le système de classement par chiffre terminal est le plus efficace. Après l'unité centrale et la dernière unité de nombres dans ce système, le dernier chiffre ou groupe de derniers chiffres (chiffres terminaux) sert d'unité principale utilisée pour le classement.
En conclusion,
Au fur et à mesure que vous vous préparez à mettre en place un système de classement bien structuré, votre vie de bureau deviendra moins encombrée. Il y aura une courbe d'apprentissage pour la migration de fichiers en ligne, mais cela deviendra plus facile à gérer et à entretenir avec le temps. Les idées de système de classement de ce guide vous donneront un aperçu de la façon de mettre en place des systèmes de classement électronique, même pour votre petite entreprise.
FAQ sur les systèmes de classement pour les entreprises
Qu'est-ce qu'un bon système de classement?
Un bon système de classement doit être simple et pas trop compliqué. Dans le même temps, l'utilisation du système de fichiers ne peut pas être abandonnée pour des raisons de simplicité.
Quelles sont les méthodes modernes de dépôt?
Les méthodes modernes de classement sont classées en classement vertical et horizontal.
Quelle application est la meilleure pour conserver des documents ?
Les meilleures applications pour conserver des documents incluent :
- Google Docs
- Documents to Go
- Bureau rapide Pro
- DropBox
- Bureau de Kingston
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