Nous utilisons tous les e-mails tous les jours, du travail à la communication avec nos amis et notre famille. Mais suivons-nous tous l'étiquette des e-mails pour nous assurer que nous communiquons de manière efficace et efficiente ? L'étiquette des e-mails est plus que du simple bon sens. Il s'agit de comprendre les règles de l'étiquette et l'importance de les suivre.
Dans cet article, nous explorerons les différents aspects de l'étiquette des e-mails, de la compréhension des bases à la compréhension de l'importance de suivre les règles. Nous discuterons également des 10 règles essentielles de l'étiquette des e-mails, des choses à faire et à ne pas faire des e-mails et des cinq éléments de l'étiquette. Commençons!
Étiquette des e-mails pour les entreprises
L'étiquette des e-mails est particulièrement importante dans le monde des affaires. Il est important de comprendre l'importance de suivre les règles pour vous assurer que vous communiquez de manière efficace et efficiente avec vos collègues, clients et clients.
Avant tout, il est important de se rappeler d'être professionnel dans tous les e-mails. Cela signifie utiliser un langage approprié, éviter l'argot et utiliser une grammaire et une ponctuation appropriées. Il est également important de garder les e-mails concis et précis. Les e-mails doivent également être clairs et faciles à comprendre.
Lorsque vous communiquez avec des collègues, des clients et des clients, il est important d'utiliser une adresse e-mail professionnelle. Cela devrait inclure votre nom et, le cas échéant, le nom de l'entreprise. Il est également important d'inclure une signature avec votre nom, titre et coordonnées.
Bonne étiquette de courrier électronique
Une bonne étiquette de courrier électronique est essentielle pour une communication efficace. Il est important d'être respectueux, poli et prévenant dans tous les e-mails. Cela signifie utiliser le nom et le titre du destinataire, répondre rapidement et éviter le sarcasme.
Il est également important d'utiliser une ligne d'objet appropriée. Celui-ci doit être clair et descriptif et doit indiquer l'objet de l'e-mail. Il est également important d'inclure un corps de message clair et concis.
En ce qui concerne les pièces jointes, il est important de s'assurer qu'elles sont correctement étiquetées et qu'elles ne contiennent aucun virus. Il est également important d'inclure une clause de non-responsabilité si l'e-mail contient des informations confidentielles.
Règles d'étiquette des e-mails
Certaines règles doivent être suivies en ce qui concerne l'étiquette des e-mails. Ceux-ci inclus:
- Utilisez une adresse e-mail professionnelle.
- Évitez d'utiliser de l'argot, des emojis et des points d'exclamation excessifs.
- Utilisez une ligne d'objet claire et descriptive.
- Inclure une signature avec votre nom, titre et coordonnées.
- Soyez poli, respectueux et attentionné.
- Évitez le sarcasme.
- Répondez rapidement.
- Gardez les e-mails concis et précis.
- Utilisez une grammaire et une ponctuation appropriées.
- Inclure une clause de non-responsabilité si l'e-mail contient des informations confidentielles.
Importance de l'étiquette des e-mails
Suivre l'étiquette des e-mails vous aidera à établir votre professionnalisme, à forger des liens plus solides au travail et à donner une impression positive de votre employeur. En outre, cela améliorera la communication et vous évitera, ainsi qu'à l'entreprise, des ennuis. Comprendre l'étiquette professionnelle des e-mails vous aidera à communiquer avec les autres de manière respectueuse et à progresser dans votre carrière. L'étiquette des e-mails est importante pour une communication efficace. Il est important de respecter les règles d'étiquette pour s'assurer que vous communiquez de manière professionnelle et respectueuse.
Une bonne étiquette de courrier électronique est essentielle pour les entreprises. Cela aide à établir des relations avec des collègues, des clients et des clients. Il est également important de maintenir une bonne réputation dans le monde des affaires.
L'étiquette des e-mails est également importante pour la communication personnelle. Le respect des règles de l'étiquette permet de s'assurer que votre message est clair, concis et respectueux.
Quelles sont les 10 choses à faire et à ne pas faire pour utiliser le courrier électronique ?
Lorsque nous essayons de travailler plus rapidement et plus efficacement, nous ne devons pas négliger les normes sociales qui accompagnent toute méthode de communication. Voici les 10 choses à faire et à ne pas faire sur l'étiquette des e-mails.
#1. Utilisez une ligne d'objet claire.
La probabilité que votre message soit lu augmente avec la clarté de votre ligne d'objet, car la majorité d'entre nous doit faire face aux centaines d'e-mails qui encombrent chaque jour nos boîtes de réception. Pour être explicite, si vous envoyez une proposition à quelqu'un, écrivez : « La proposition de Fitch est jointe ».
#2. N'oubliez pas de signer.
Chaque e-mail doit avoir une signature qui identifie l'expéditeur et fournit des informations de contact. Configurez-le pour qu'il s'affiche automatiquement à la fin de chaque e-mail. Pour que le destinataire n'ait pas à rechercher votre adresse, votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone, y compris toutes vos informations de contact.
#3. Adressez-vous de manière formelle.
Peu importe à quel point vous connaissez la personne, utiliser "Hey", "Yo" ou "Hiya" n'est pas professionnel. Au lieu de cela, dites « Hey » ou « Hello ». L'expression "Cher (insérer le nom)" est plus formelle. Il est tout à fait acceptable d'utiliser le nom du destinataire dans la salutation, comme dans "Salut Robert", mais gardez à l'esprit que vous ne devez pas raccourcir le nom de quelqu'un à moins d'avoir sa permission.
#4. N'utilisez pas l'humour.
L'humour est difficile à transmettre par e-mail. Sans le ton verbal et les expressions faciales correspondants, ce que vous pensez être humoristique peut être mal interprété par l'autre personne ou considéré comme du sarcasme. En cas de doute, évitez d'utiliser l'humour dans les discussions professionnelles.
#5. Relisez votre message pour les erreurs.
Ne soyez pas choqué si quelqu'un vous évalue en fonction de la façon dont vous écrivez des e-mails. Par exemple, si votre e-mail est plein de fautes de frappe et de grammaire, les gens pourraient penser que vous êtes négligent, bâclé ou même analphabète. Avant de cliquer sur "envoyer", vérifiez l'orthographe, la grammaire et le message.
#6. Ne présumez pas que le destinataire comprend ce que vous dites.
Même si votre lettre est une réaction à une série d'e-mails, écrivez-la comme une note autonome. Pas de "one-liners", alors. Incorporez le sujet ainsi que toute allusion à des e-mails, études ou interactions antérieurs. Revenir sur la chaîne pour revoir le contexte peut être fastidieux et chronophage. Votre destinataire peut recevoir des centaines d'e-mails chaque jour et il est peu probable qu'il se souvienne de la séquence d'événements qui a conduit à votre e-mail.
#7. Répondez à chaque e-mail.
Répondez rapidement et avec courtoisie à chaque e-mail authentique qui vous est adressé. Même si vous n'avez pas de réponse tout de suite, passez un moment à écrire une réponse à l'e-mail pour faire savoir à l'expéditeur que vous l'avez reçue. Si l'e-mail a été envoyé à la mauvaise personne, informez-en l'expéditeur.
#8. Ne tirez pas de la lèvre.
Ne répondez jamais d'une manière rapide ou n'écrivez jamais un e-mail en colère. Avant d'envoyer votre message, réfléchissez-y sérieusement. Placez votre message dans le dossier « brouillons » si vous souhaitez l'enregistrer pour un examen ultérieur lorsque vous serez plus calme et que vous aurez le temps de réfléchir à une réponse appropriée.
#9. Ne divulguez aucune information privée.
Même partager accidentellement des e-mails est beaucoup trop simple. En personne ou par téléphone est le meilleur moyen de communiquer des informations hautement privées ou secrètes. Avant d'inclure des informations privées dans un e-mail ou une pièce jointe, obtenez l'autorisation.
#dix. N'utilisez pas de points d'exclamation inutilement.
Dans les communications professionnelles, les points d'exclamation et autres signes d'exaltation comme les émoticônes, les acronymes comme LOL et les CAPS complets ne sont pas transférés efficacement. Si vous ne connaissez pas très bien la personne, laissez-la de côté. De plus, l'utilisation d'une chaîne de points d'exclamation n'est pas professionnelle.
Maintenir le professionnalisme et la concentration dans vos e-mails peut demander du travail, mais à long terme, vous semblerez plus poli et mieux organisé.
Quels sont les cinq éléments de l'étiquette ?
Les cinq éléments de l'étiquette sont le respect, la politesse, la considération, la clarté et la courtoisie. Le respect signifie traiter les autres avec respect, et la politesse signifie être poli dans toutes les interactions. La considération signifie prendre en compte les sentiments et les besoins des autres. La clarté signifie être clair et concis dans toutes les communications. « Courtoisie » signifie être courtois et montrer de l'appréciation pour les autres. Vous trouverez ci-dessous les principales règles d'étiquette commerciale que vous devez mettre en œuvre :
#1. Politesse
Merci, s'il vous plaît et bienvenue sont quelques-unes des expressions les plus cruciales à garder à l'esprit. Exprimez constamment votre gratitude aux autres pour toute opportunité qu'ils peuvent présenter à votre entreprise. Si les deux parties vous sont familières, ne négligez jamais de les présenter lors de leur première rencontre. Fournissez une brève description du poste de chaque membre de l'équipe lorsque vous les présentez à un client. Vous avez la possibilité d'échanger des cartes de visite lorsque vous rencontrez un client ou une connaissance d'affaires pour la première fois. Avant de mettre la carte dans votre portefeuille, assurez-vous de la lire.
#2. Courtoisie
C'est toujours une bonne idée de montrer votre appréciation, mais gardez à l'esprit que certaines personnes peuvent considérer les cadeaux coûteux comme des pots-de-vin. Les petits cadeaux ou les notes de remerciement sont considérés comme beaucoup plus appropriés. Même si vous n'avez aucun projet imminent de travailler avec quelqu'un, vous devez toujours répondre aux appels et aux e-mails. Pour la personne qui se tient à côté de vous, maintenez la porte ouverte. Évitez de fumer en public, surtout si certains membres de votre groupe ne fument pas.
#3. Manières
Dans les relations commerciales, les bonnes manières sont une pierre angulaire cruciale. Attendez que tout le monde soit assis et servi avant de commencer à manger si vous rencontrez des clients ou des collègues pour le petit-déjeuner, le déjeuner ou le dîner. Évitez de déborder complètement votre assiette la première fois à un buffet. En même temps, évitez de grignoter votre nourriture et faites un effort pour donner l'impression que vous appréciez à la fois le repas et la compagnie. Essayez d'engager tout le monde dans la conversation et évitez de discuter de quoi que ce soit de personnel à moins que l'autre personne ne l'initie. Soyez courtois envers les serveurs du restaurant ainsi que vos juniors.
#4. Ponctualité
Lorsque vous avez une réunion d'affaires, essayez d'arriver à l'heure. Évitez d'arriver trop tôt car l'autre personne pourrait ne pas vous attendre. Ne soyez jamais en retard car cela peut donner une mauvaise impression et vous faire paraître inefficace et peu fiable. Assurez-vous d'être prêt pour la réunion en faisant vos devoirs à l'avance et en agissant avec confiance.
#5. Professionnalisme
Lorsque vous discutez avec des collègues et des clients, évitez de débattre de politique, de religion ou d'autres sujets sensibles. À moins que le sujet de conversation n'inclue spécifiquement votre famille, évitez d'en parler. N'essayez jamais de vous rapprocher de quelqu'un en le critiquant ou en répandant des rumeurs.
#6. Langage corporel positif
Lorsque vous êtes assis ou debout, gardez votre posture droite. Assurez-vous que votre poignée de main n'est ni trop dure ni trop douce. Évitez de flâner ou de marcher trop vite en groupe. Gardez toujours un écart raisonnable entre vous et les autres. Lorsque vous parlez à quelqu'un, évitez de vous approcher trop près ou de vous éloigner trop. Pour les réunions et les dîners, portez des vêtements de travail appropriés. Portez une tenue décontractée pour les réunions non officielles, mais évitez toute tenue voyante ou impolie.
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Qu'est-ce qu'un exemple d'étiquette de courrier électronique ?
Un exemple d'étiquette de courrier électronique consiste à utiliser une adresse électronique professionnelle qui comprend votre nom et, le cas échéant, le nom de l'entreprise. Il est également important d'inclure une signature avec votre nom, titre et coordonnées. En ce qui concerne le corps du message, il doit être clair et concis, en utilisant une grammaire et une ponctuation appropriées.
Quels sont les trois principes de l'étiquette ?
Les trois principes de l'étiquette sont le respect, la considération et l'honnêteté.
Respect
Le respect implique de reconnaître la valeur d'une autre personne et de prendre des mesures délibérées pour démontrer que vous vous souciez d'elle.
Les exemples suivants illustrent comment expliquer cette règle d'étiquette :
- Donner à quelqu'un toute votre attention
- Ne pas interrompre quelqu'un pendant qu'il parle ou travaille
- S'habiller convenablement pour toute situation donnée
- Parler de manière appropriée/ne pas parler à quelqu'un
- Ne pas participer à des blagues méchantes ou à des railleries
- Serrer des mains
Considération
La considération implique d'agir avec réflexion lors de l'engagement avec les autres et de faire preuve d'empathie pour les autres.
Les exemples suivants illustrent comment expliquer cette règle d'étiquette :
- Dire s'il vous plaît et merci
- Tenir une porte ouverte pour quelqu'un
- Mâcher la bouche fermée
- Dire excusez-moi
- Offrir de l'aide quand vous le pouvez
- Rester à la maison quand on est malade
- Être à l'heure
Honnêteté
En plus de dire la vérité et de s'abstenir de tout petit mensonge, être honnête signifie agir sincèrement et moralement intègre. Nous devrions également dire que nous préférons l'honnêteté bienveillante à l'honnêteté impitoyable. Le fondement du tact est de trouver la vérité qui est constructive et d'agir en conséquence sans faire souffrir ou honte une autre personne. Être sincère et authentique avec les autres est un autre aspect de l'honnêteté. Personne n'aime les manières fausses ou « du bout des lèvres » ; ils peuvent être tout aussi offensants que la simple grossièreté.
Bonus
Courtoisie
Les bonnes manières sont l'état d'être courtois. La définition de la courtoisie est d'être courtois ou d'agir d'une manière appropriée à un contexte social donné. Être courtois implique de penser à la façon dont vos actions affecteront les autres et d'agir d'une manière qui les aide. Le respect, la considération et la civilité sont tous des aspects de courtoisie.
Conclusion
L'étiquette des e-mails est essentielle pour une communication efficace. Il est important de comprendre l'importance de suivre les règles pour s'assurer que vous communiquez de manière professionnelle et respectueuse. En suivant les 10 règles essentielles de l'étiquette des e-mails, vous pouvez vous assurer que vos e-mails sont clairs, concis et respectueux.
L'étiquette des e-mails est importante pour les entreprises, car elle aide à établir des relations avec des collègues, des clients et des clients. Il est également important pour la communication personnelle, car il permet de s'assurer que votre message est clair, concis et respectueux. Les cinq éléments de l'étiquette - respect, politesse, considération, clarté et courtoisie - doivent être suivis en tout temps.
Le respect des règles de l'étiquette des e-mails est essentiel pour une communication efficace. Il est important de se rappeler d'être professionnel et respectueux dans tous les courriels. En suivant ces règles, vous pouvez vous assurer que vos e-mails sont clairs, concis et efficaces.
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Bibliographie
