En tant que propriétaire d'une petite entreprise travaillant pour suivre l'inventaire, vous savez que les augmentations et les accalmies inattendues de la demande des clients, les problèmes de la chaîne d'approvisionnement et les produits mal classés peuvent tous faire du suivi des stocks un énorme problème. Cependant, il s'agit d'une nuisance à laquelle vous ne devriez pas avoir à faire face lors de la gestion de votre entreprise. Pour maintenir et développer votre entreprise avec succès, vous devez être en mesure de vérifier votre inventaire de manière fluide et cohérente afin de savoir ce qui se vend, ce qui ne se vend pas et quand commander à nouveau. Ici, nous allons passer en revue les bases de la vérification et de la gestion des stocks, y compris certains logiciels que vous pouvez utiliser pour votre entreprise.
Qu'est-ce qu'une entreprise d'enregistrement d'inventaire ?
La vérification des stocks est la pratique consistant à s'assurer que toutes les choses dans un entrepôt ou un magasin d'entreprise sont comptabilisées et dans les quantités correctes. Il aide les organisations à suivre les produits stockés, à évaluer les niveaux de stock et à minimiser les pertes dues au vol ou au gaspillage. Une vérification des stocks est une étape nécessaire pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. après tout, si vous ne savez pas ce que vous avez, vous ne pourrez pas donner aux clients ce dont ils ont besoin. Les contrôles d'inventaire impliquent une évaluation méthodique des articles disponibles, la confirmation de l'exactitude des factures et des bons de commande et le remplissage des étagères au besoin. En un mot, c'est le secret d'une gestion efficace des stocks !
Comment faire une vérification de l'inventaire de l'entreprise
La façon dont vous vérifiez votre inventaire variera en fonction de la taille de votre entreprise, des produits que vous vendez, de votre budget et de diverses autres considérations. Cependant, voici quelques mesures de haut niveau que chaque entreprise peut prendre :
#1. Désignez une personne en charge de la gestion des stocks.
Si votre entreprise gère une grande quantité de stocks avec une variété de produits (en particulier des denrées périssables), vous voudrez peut-être embaucher un gestionnaire d'inventaire à temps plein. Si l'inventaire physique est une composante mineure de votre organisation, le suivi de l'inventaire peut être délégué à un responsable en plus de ses autres tâches.
#2. Choisissez un système de gestion des stocks.
Selon la quantité et la complexité de votre inventaire, vous pourrez peut-être le gérer avec un tableur (ou, dans certains cas, un bloc-notes). Cependant, dans la plupart des cas, un logiciel de gestion des stocks fera gagner du temps et de l'argent aux organisations tout en fournissant des données de suivi des stocks plus précises.
#3. Déterminez la fréquence à laquelle vous devrez exécuter l'inventaire.
Si vous utilisez un logiciel de gestion des stocks, votre programme gérera pour vous une grande partie de la surveillance quotidienne et hebdomadaire des stocks et vous tiendra au courant via des tableaux de bord. Les gestionnaires d'inventaire peuvent surveiller ces tableaux de bord quotidiennement et au besoin pour s'assurer que tout est en ordre, ainsi que préparer des rapports à partager avec d'autres parties prenantes.
Si vous gérez l'inventaire manuellement, vous devez vérifier les niveaux d'inventaire régulièrement ou au moins une fois par mois pour éviter les pénuries, les surapprovisionnements et les marchandises commerciales périmées. Vous devrez également suivre l'arrivée et le départ des nouveaux stocks afin de mettre à jour manuellement les niveaux de stock sur votre feuille de calcul.
#4. Installez votre équipement de suivi des stocks.
Que vous utilisiez un logiciel ou non, les dispositifs de suivi des stocks (lecteurs de codes-barres, lecteurs de codes QR, lecteurs RFID, etc.) peuvent vous aider à éliminer une grande partie des efforts fastidieux de suivi des stocks.
Si vous ne disposez pas d'un logiciel de gestion des stocks, vous pouvez toujours utiliser des lecteurs de codes-barres pour améliorer le suivi des stocks. Au lieu de se synchroniser avec votre logiciel d'inventaire, le scanner de codes-barres fournira simplement une chaîne de données à l'ordinateur ou à l'appareil mobile auquel il est connecté, transformant efficacement votre scanner en un périphérique d'entrée. Cette méthode n'est pas aussi efficace que l'utilisation d'un logiciel de gestion des stocks qui détecte les données numérisées et met automatiquement à jour les informations d'inventaire, mais elle est nettement plus efficace et précise que la saisie manuelle de chaînes de données dans une feuille de calcul.
#5. Régulièrement, auditez votre suivi des stocks.
Malheureusement, la gestion des stocks n'est pas une affaire de "réglez-la et oubliez-la". Il est essentiel de secouer votre système de surveillance des stocks sur une base régulière (mensuelle ou trimestrielle) pour éliminer les inefficacités, revérifier l'exactitude et identifier les domaines à améliorer.
Voici quelques points à considérer lors de la réalisation d'un audit de suivi des stocks :
- Comptez physiquement votre inventaire (les scanners électroniques peuvent être très utiles ici). Vérifiez que les totaux correspondent à ceux de votre feuille de calcul ou de votre système de gestion des stocks. Pour éliminer les écarts causés par des informations obsolètes, effectuez cette opération lorsque l'inventaire est gelé (par exemple, après les heures de bureau ou le week-end).
- Les comptages de cycles doivent être effectués régulièrement. Un inventaire cyclique est comparable à un inventaire complet, sauf qu'il est effectué sur un sous-ensemble de votre inventaire pour minimiser les perturbations. La plupart des entreprises effectuent des comptages cycliques à dessein, en sélectionnant des sous-sections à forte valeur ou à taux de rotation élevés, par exemple.
- Comparez les numéros d'inventaire avec les données financières. Si vos statistiques d'inventaire ne correspondent pas à vos états financiers, par exemple, pour les revenus provenant de choses vendues, vous devriez vous y pencher davantage.
Qu'est-ce que la gestion des stocks ?
Le processus de commande, de stockage, d'utilisation et de vente des stocks d'une entreprise est appelé gestion des stocks. Cela comprend la gestion des matières premières, des composants et des produits finis, ainsi que l'entreposage et le traitement de ces produits. Il existe différentes formes de gestion des stocks, chacune présentant des avantages et des inconvénients en fonction des exigences d'une entreprise.
Avantages de la gestion des stocks
L'un des actifs les plus importants d'une entreprise est son inventaire. Les intrants et les produits finaux d'une entreprise sont au cœur de ses activités dans le commerce de détail, la fabrication, les services alimentaires et d'autres industries à forte intensité de stocks. Un manque d'inventaire quand et où il est nécessaire pourrait être désastreux.
Dans le même temps, les stocks peuvent être considérés comme un passif (mais pas au sens comptable). Un inventaire énorme est vulnérable à la détérioration, au vol, aux dommages ou aux changements de la demande. L'inventaire doit être assuré, et s'il n'est pas vendu en temps opportun, il peut être vendu à perte ou simplement détruit.
La gestion des stocks est essentielle pour les entreprises de toutes tailles pour ces raisons. Savoir quand réapprovisionner les stocks, combien acheter ou fabriquer, combien payer, et quand vendre et à quel prix peuvent devenir des considérations compliquées. Les petites entreprises conservent fréquemment des registres d'inventaire manuels et utilisent des formules de feuille de calcul (Excel) pour déterminer les points de commande et les montants. Les grandes entreprises utiliseront un logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP). Les meilleures organisations utilisent largement des applications logicielles en tant que service (SaaS) hautement personnalisées.
Méthodes de gestion des stocks
Diverses stratégies de gestion des stocks seront utilisées par une société selon le type d'entreprise ou de produit à l'étude. La production juste-à-temps (JIT), la planification des besoins en matériaux (MRP), la quantité de commande économique (EOQ) et les jours de vente des stocks (DSI) font partie de ces stratégies de gestion. Il y en a d'autres, mais ce sont les quatre approches les plus fréquentes pour l'analyse d'inventaire.
#1. Gestion JIT (juste à temps)
Dans les années 1960 et 1970, cette approche de fabrication a été développée au Japon. Toyota Motor (TM) a le plus contribué à sa croissance. En ne conservant que l'inventaire nécessaire à la fabrication et à la vente de produits, les entreprises peuvent économiser des sommes considérables et réduire le gaspillage. Cette méthode permet d'économiser de l'argent sur le stockage et l'assurance, ainsi que sur les frais d'élimination ou de dumping des stocks excédentaires.
La gestion des stocks JAT peut être dangereuse. Si la demande augmente de manière inattendue, le fabricant peut ne pas être en mesure d'acquérir les stocks nécessaires pour répondre à cette demande, ce qui nuit à la réputation de ses clients et stimule les affaires des concurrents. Même de petits retards peuvent être gênants ; si un apport vital n'est pas reçu « juste à temps », un goulot d'étranglement peut survenir.
#2. MRP (Planification des Besoins Matériels).
Cette méthode de gestion des stocks dépend des prévisions de ventes, ce qui signifie que les producteurs doivent tenir des registres de ventes précis afin de prévoir avec précision les besoins en stocks et de communiquer ces besoins aux fournisseurs de matériaux à temps. Un fabricant de skis, par exemple, peut utiliser un système d'inventaire MRP pour s'assurer que des matériaux tels que le plastique, la fibre de verre, le bois et l'aluminium sont en stock en fonction des commandes prévues. L'incapacité d'un fabricant à honorer les commandes découle d'une incapacité à estimer efficacement les revenus et à planifier les acquisitions de stocks.
#3. EOQ (quantité de commande économique)
Ce modèle est utilisé dans la gestion des stocks pour calculer le nombre d'unités qu'une entreprise doit ajouter à son inventaire avec chaque commande par lots afin de réduire les coûts totaux des stocks tout en supposant une demande constante des consommateurs. Dans le modèle, les dépenses d'inventaire comprennent les frais de possession et d'installation.
Le modèle EOQ vise à garantir que la quantité appropriée d'inventaire est commandée par lot, afin qu'une entreprise n'ait pas à passer des commandes trop fréquemment et n'ait pas un excédent d'inventaire disponible. On suppose qu'il existe un compromis entre les coûts de tenue des stocks et les coûts d'établissement des stocks, et que les coûts totaux des stocks sont réduits lorsque les coûts d'établissement et de détention sont réduits.
4. Jours de vente des stocks (DSI)
Ce ratio financier révèle le nombre moyen de jours qu'il faut à une entreprise pour convertir ses stocks, y compris les produits en cours de fabrication, en ventes. DSI est également connu sous le nom d'âge moyen des stocks, de jours d'inventaire restants (DIO), de jours d'inventaire (DII), de jours de vente en stock ou de jours d'inventaire.
La statistique reflète le nombre de jours d'approvisionnement actuel de l'inventaire d'une entreprise, indiquant la liquidité de l'inventaire. Un DSI inférieur est généralement souhaitable car il suggère un délai plus court pour éliminer les stocks, bien que le DSI moyen varie selon l'industrie.
Logiciel de gestion des stocks disponible pour les petites entreprises
#1. Inventaire Zoho
Zoho Inventory offre de nombreuses fonctionnalités. Pour commencer, Zoho propose un plan gratuit assez complet qui permet aux clients de prendre des commandes en attente sur des articles en rupture de stock, de mettre en place une livraison directe et de gérer des transactions multidevises. Cela permet aux petites entreprises de maintenir leur inventaire organisé sans avoir à se soucier de leurs dépenses restreintes.
Cependant, si vous choisissez d'augmenter votre forfait, vous bénéficierez de fonctionnalités supplémentaires. Vous pouvez gérer plusieurs entrepôts, gérer les numéros de série et les lots et connecter divers magasins Shopify à votre compte. Vous obtiendrez également des intégrations tierces astucieuses, comme une seule avec Amazon et son service Fulfilled By Amazon (FBA).
Cependant, Zoho est considéré comme le mieux adapté aux petites et moyennes entreprises. Bien que ses plans incluent une variété de restrictions de commande, y compris le plan Elite récemment lancé (pour 239 $ par mois, facturé annuellement), qui permet des commandes illimitées, ce sont les autres fonctionnalités qui permettent à Zoho de répondre aux besoins des petites et moyennes entreprises. Il n'y a aucune restriction sur les commandes, les étiquettes d'expédition ou le suivi avec le plan élite. C'est un excellent plan pour les entreprises de taille moyenne qui effectuent beaucoup d'expédition et de commerce électronique, avec cinq magasins Shopify et 15 entrepôts.
Si vous dirigez une petite entreprise et que vous n'avez pas besoin de traiter des centaines de commandes par mois, Zoho Inventory est une excellente solution. Vous pouvez également continuer avec Zoho lorsque vous êtes prêt à vous développer.
#2. Inventaire InFlow
InFlow Inventory est un excellent système de gestion des stocks pour les petites entreprises au budget serré. Le logiciel est incroyablement simple à utiliser, avec de nombreuses fonctionnalités de suivi des stocks automatisées. Il dispose même d'une superbe application mobile pour lire les codes-barres et tenir vos agents commerciaux et votre responsable des stocks informés des niveaux de stock.
Bien qu'il simplifie la gestion des stocks, inFlow limite le nombre de commandes que vous pouvez traiter chaque mois avant de vous faire payer un supplément. Le plan le plus cher, par exemple, comprend 10,000 XNUMX commandes client par mois.
#3. Ordoro
Lorsque vous jonglez avec différents canaux de vente, il est difficile d'exercer des stratégies de gestion des stocks appropriées. Heureusement, Ordoro simplifie la vente multicanal. Vous pouvez établir des produits maîtres dans votre système d'inventaire avec Ordoro, ce qui vous permet de mettre à jour les descriptions, les photos, l'image de marque, etc. sur l'ensemble (ou une partie) de vos canaux de vente à votre guise.
Ordoro dispose également d'outils de gestion des fournisseurs qui simplifient le dropshipping. Vous pouvez, par exemple, affecter des fournisseurs à certains produits de votre catalogue. Ensuite, si un client veut certaines choses, Ordoro peut automatiquement diriger la commande vers le bon fournisseur, éliminant l'intermédiaire (vous), augmentant l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement et garantissant que vos consommateurs reçoivent leurs articles dès que possible.
Ordoro permet également des stratégies de gestion des stocks atypiques. Par exemple, vous pouvez délibérément survendre vos marchandises ou limiter la quantité d'articles en stock visibles pour vos clients, ce qui crée un sentiment de rareté et encourage vos acheteurs potentiels à terminer leur achat. Enfin, cela vous permet de réaliser un bénéfice plus élevé et d'éviter de conserver des biens excédentaires coûteux.
#4. Cin7
La plupart des solutions de planification des ressources d'entreprise (ERP) incluent des modules pour chaque partie de votre organisation (comme la comptabilité, le point de vente, l'inventaire et l'expédition), et vous payez pour chaque module que vous ajoutez à votre plan. Ces dépenses s'accumulent, rendant les systèmes ERP d'un coût prohibitif pour toutes les entreprises, sauf les plus grandes.
Cin7 brise le moule en incluant des modules intégrés dans le cadre de votre plan. Cin7 comprend des fonctionnalités de commerce électronique B2B, des fonctionnalités de fabrication et même un site de paiement en plus d'un système de point de vente entièrement intégré. Cela s'ajoute aux fonctions de lecture de codes-barres, de suivi des stocks et d'exécution des commandes que vous attendez d'un système de gestion des stocks.
Cin7 fournit également des prévisions avancées de la demande et des capacités multicanaux, y compris une synchronisation multicanal de cinq minutes. Cela garantit que vous disposez d'un système d'inventaire dynamique qui est toujours à jour, vous permettant d'obtenir une bonne gestion des stocks sans effort.
#sept. Upserve
Upserve propose une solution d'inventaire dynamique pour répondre aux besoins spécifiques des restaurants. Le logiciel, en particulier, se concentre davantage sur le suivi de la date d'expiration et les exigences uniques de la chaîne d'approvisionnement (telles que le transport réfrigéré) que d'autres solutions logicielles de contrôle des stocks.
Oui, Upserve est coûteux, mais il offre tout ce dont vous pourriez avoir besoin dans un seul abonnement. Vous pouvez gérer vos commandes en ligne, vos services de point de vente et votre gestion de la main-d'œuvre à partir de nombreux emplacements. Upserve fournit même des informations et des outils pour vous aider à gérer votre entreprise plus efficacement.
De plus, Upserve offre des fonctionnalités spécialement adaptées aux restaurants. Vous pouvez, par exemple, utiliser le logiciel d'inventaire Upserve pour créer des recettes pour les aliments que vous vendez, en adaptant chaque recette avec les ingrédients exacts et les quantités requises. Lorsque vous vendez ce plat, Upserve peut déduire automatiquement la quantité d'articles utilisés de vos niveaux d'inventaire. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour déterminer les prix des menus et identifier le gaspillage alimentaire.
Qu'est-ce que le 80/20 de l'inventaire ?
Selon la règle des 80/20, 80 % des résultats proviennent de 20 % d'efforts, de consommateurs ou d'une autre unité de mesure. Lorsqu'elle est appliquée aux stocks, la règle stipule que 80 % des revenus d'une entreprise proviennent de 20 % de ses articles.
À quelle fréquence l'inventaire est-il vérifié ?
Selon la taille de l'entrepôt et les exigences de l'organisation, des comptages périodiques peuvent être effectués tous les deux mois ou toutes les trois semaines. Cela fournira plus de sensibilisation que les possibilités annuelles ou saisonnières, mais cela demandera également plus de temps et d'efforts. Les travailleurs doivent vérifier que l'inventaire est effectué de manière cohérente entre les comptages.
Quelles sont les trois principales méthodes d'inventaire ?
Les méthodologies d'évaluation des stocks incluent FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out) et WAC (Weighted Average Cost).
En conclusion
Le contrôle des stocks est un élément essentiel des opérations commerciales. La gestion des stocks dépend du type d'entreprise et du type de biens vendus. Il n'y a peut-être pas un type parfait de gestion des stocks car chacun a des avantages et des inconvénients. Cependant, l'utilisation de la forme la plus appropriée de méthode de gestion des stocks peut aller très loin.
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Bibliographie
