Pour améliorer la satisfaction des clients dans les communications d'entreprise modernes, il est recommandé d'envisager de remplacer la méthode traditionnelle d'adressage et de contrôle des appels téléphoniques par un service de réponse automatique. Cette approche peut rationaliser le processus et fournir un moyen plus efficace de traiter les demandes des clients. Une façon de rationaliser le processus de gestion des appels de votre entreprise consiste à mettre en place un système téléphonique équipé d'une fonction de standard automatique. Cette fonctionnalité remplace le besoin d'un opérateur humain et gère efficacement tous les appels entrants en dirigeant les appelants vers l'employé ou la division appropriée. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur le standard automatique pour les systèmes de téléphonie vocale Google et sur le système téléphonique de standard automatique à plusieurs niveaux pour les petites entreprises.
Qu'est-ce que la réception automatique ?
Un standard automatique est un système d'interface de télécommunications audio qui achemine automatiquement les appels entrants vers des extensions désignées. Ce système téléphonique automatisé, qui fournit des solutions de réponse virtuelles et est parfois appelé « réceptionniste virtuel », peut renvoyer les appels entrants vers n'importe quelle combinaison de téléphones fixes et cellulaires, ainsi que vers des téléphones Voice over Internet Protocol (VoIP) et d'autres appareils. connecté au réseau téléphonique de votre entreprise. Les appelants entrants peuvent utiliser le clavier de leur téléphone ou de leur téléphone sans fil pour sélectionner dans un menu d'options disponibles.
De plus, les standards automatiques sont utilisés par une grande variété d'organisations, y compris des entreprises et des organismes gouvernementaux. La réponse vocale interactive (IVR) est un type plus avancé de standard automatique qui permet une variété de méthodes de saisie, y compris les appels vocaux et la sélection du clavier à tonalité. Le système renvoie des réponses pertinentes dans une variété de types de médias.
Que fait un standard automatique ?
Un standard automatique, également appelé standard automatique ou réceptionniste en ligne, est une fonctionnalité de service téléphonique qui permet aux appelants d'être dirigés vers un poste sans qu'un opérateur ou un service client n'intervienne.
Systèmes téléphoniques de réception automatique
Les systèmes téléphoniques à réception automatique exceptionnels sont capables de gérer efficacement une gamme de fonctions d'acheminement des appels, y compris, mais sans s'y limiter, l'accueil cordial des appelants, la fourniture d'informations pertinentes et leur acheminement transparent vers le destinataire approprié. En outre, la plate-forme devrait proposer de nombreuses extensions et constructeurs de végétation téléphonique permettant aux utilisateurs de personnaliser leur approche de routage des appels. Ce guide complet se penche sur les meilleurs systèmes téléphoniques automatiques du secteur, en les évaluant en fonction de facteurs clés tels que les dépenses, les caractéristiques, l'assistance technique et la facilité d'utilisation. Par conséquent, en fournissant une analyse approfondie de chaque système, les lecteurs peuvent prendre des décisions éclairées lors de la sélection des différents meilleurs systèmes téléphoniques de standard automatique pour leurs besoins professionnels. Selon nos évaluations, les systèmes téléphoniques suivants avec fonctions de réception automatique ont été identifiés comme les meilleures options.
#1. Téléphone communautaire
Si vous possédez une entreprise aux États-Unis, vous devez passer immédiatement à Community Phone. Vous n'aurez pas besoin de connexions Internet ou cuivre grâce à sa base de ligne fixe sans fil, qui se connecte aux tours cellulaires à proximité. Ils prétendent avoir une excellente couverture et une qualité vocale claire, même dans les régions éloignées.
#2. Téléphone ouvert
Il suffit de remplir le formulaire de demande de port de deux minutes d'OpenPhone pour transférer votre numéro d'entreprise actuel et activer un standard automatique. Vous pouvez obtenir autant de numéros locaux ou sans frais aux États-Unis ou au Canada que votre entreprise en a besoin si vous n'en avez pas déjà un. Un numéro de téléphone est associé à chaque utilisateur. Chaque ligne supplémentaire ne coûte que 5 $ par mois. Des milliers d'entreprises à travers le monde utilisent les capacités de réception automatique d'OpenPhone, mais ce n'est pas la seule raison pour laquelle elles nous adorent.
#3. Sauterelle
Il s'agit d'un service de réceptionniste virtuel pour les petites entreprises qui apprécient des frais mensuels prévisibles. Contrairement à la majorité de ses concurrents, Grasshopper ne facture pas plus par utilisateur et facture à la place un tarif mensuel fixe, quel que soit le nombre de personnes qui utilisent le service. Toutes les fonctionnalités, telles que les SMS professionnels, la télécopie virtuelle et les messages d'accueil personnalisés, sont disponibles avec tous les forfaits. Grasshopper est une solution abordable pour un système téléphonique virtuel de base si vous dirigez une petite entreprise qui valorise le professionnalisme avant tout. Il permet aux utilisateurs de se démarquer de la foule en leur fournissant des numéros de téléphone locaux, sans frais et de nouveauté.
#4. Nextiva
Nextiva est un système de téléphonie d'entreprise qui facilite l'interaction entre les équipes, tant internes qu'externes. Il est devenu la norme de facto pour la prestation de services VoIP parmi les petites organisations.
#5. AnneauCentral
Seul RingCentral dispose de menus de réception automatisés élaborés. Si votre entreprise a plusieurs divisions différentes, vous pouvez les utiliser pour accueillir les appelants par leur nom, fournir vos heures d'ouverture et fournir des sous-menus plus détaillés. Les appelants peuvent utiliser le répertoire d'appel par nom de RingCentral pour être mis en contact avec les membres du personnel par leur prénom ou leur nom.
Standard automatique pour Google Voice
Google a récemment annoncé que ses utilisateurs Workspace et Google Voice peuvent désormais utiliser leurs propres forces et salutations enregistrées. Cette nouvelle fonctionnalité permet aux utilisateurs d'avoir plus de contrôle sur la modification de leurs robots lorsqu'ils répondent aux appels des clients. De plus, avec la dernière mise à jour, les administrateurs peuvent désormais télécharger des invites et des messages d'accueil personnalisés. La technologie avancée de Google permet une lecture instantanée et des documents automatiques, offrant aux utilisateurs la possibilité de surveiller et de gérer facilement leurs téléchargements.
Par conséquent, avec l'introduction d'une nouvelle fonctionnalité, Google a étendu son service de synthèse vocale pour la configuration du standard automatique Google Voice. Cette option supplémentaire offre aux utilisateurs plus de choix lors de la configuration de leur système. Lorsque vous passez un appel à une entreprise, Google Voice fonctionne de manière prévisible avec un standard automatisé. Il lit les messages préenregistrés et permet aux appelants de naviguer à travers diverses options en cliquant sur les touches de leur téléphone. Ces types de bots sont capables de traiter efficacement les demandes initiales qu'un appelant peut avoir, tout en maintenant un niveau de performance acceptable. La fonctionnalité de message personnalisé récemment lancée est désormais accessible à tous les clients Google Workspace et G Suite qui possèdent des licences Google Voice standard et premier.
Bien qu'elle n'affecte pas directement les utilisateurs finaux au sein d'une entreprise, la mise en œuvre de cette solution a le potentiel d'améliorer la réactivité des équipes de vente aux tendances émergentes. Ainsi, en catégorisant les appels en groupes distincts, les équipes commerciales peuvent répondre plus efficacement avec des messages ciblés.
Standard automatique à plusieurs niveaux
La mise en œuvre d'un standard automatique à plusieurs niveaux permet la mise en place de plusieurs niveaux de personnalisation, qui peuvent être adaptés aux dimensions, à l'emplacement et à la priorité du client. La mise en œuvre du standard automatique à plusieurs niveaux permet aux clients de naviguer efficacement dans les différents services, en s'assurant qu'ils sont dirigés vers le personnel approprié tout en minimisant les temps d'attente pour l'assistance de l'opérateur.
L'intégration de votre principale variété résultante et Multiple Auto Attendant peut faciliter la fourniture d'une assistance en plusieurs langues. Cette fonctionnalité permet à votre entreprise de diriger les clients en fonction de leurs exigences linguistiques.
Système téléphonique standard automatique Petite entreprise
Un système téléphonique automatisé peut offrir une pléthore d'avantages aux petites entreprises. Une plate-forme bien conçue et à jour a le potentiel de transformer vos opérations, offrant des fonctionnalités telles que l'IVR personnalisable et le transfert d'appel. L'abordabilité est une considération cruciale pour de nombreuses petites entreprises. Cependant, il n'est pas nécessaire de faire des compromis sur les caractéristiques distinctives et pratiques. Découvrez une gamme de systèmes téléphoniques non seulement conviviaux mais également économiques, mais dotés d'une gamme impressionnante de fonctionnalités. Ci-dessous, nous vous guiderons à travers certains des meilleurs systèmes téléphoniques de standard automatique pour les petites entreprises disponibles.
#1. Nextiva
Il s'agit d'une excellente technologie VoIP (Voice over Internet Protocol) utilisée par de nombreuses petites entreprises. Vous pouvez rationaliser votre système téléphonique à l'aide des fonctionnalités fantastiques de Nextiva. En plus de transférer les appels vers un certain numéro, il peut également être utilisé pour organiser des conférences téléphoniques. Ce système téléphonique de réception automatique pour les petites entreprises supprime tous les tracas, même si vous décidez de changer de numéro de téléphone. Il permet à ses consommateurs de basculer facilement leurs numéros de téléphone vers un autre service. Si le numéro que vous essayez de joindre est déjà utilisé, vous pouvez toujours mettre votre appel en attente.
Nextiva propose une gamme de programmes à différents prix. Le plan essentiel, qui commence à 17 $ par mois et par utilisateur, est un excellent choix pour une petite entreprise. Les forfaits affaires et entreprises sont adaptés aux besoins des entreprises établies.
#2. MVP de RingCentral
RingCentral, comme Dialpad, est une plate-forme de communication basée sur le cloud populaire qui comprend un système téléphonique VoIP. Leur technologie est basée sur un système PBX conventionnel, même s'ils se présentent désormais comme un service de téléphonie cloud. Dans tous les cas, RingCentral fournit les moyens de contact standard, tels que les appels téléphoniques et les SMS. Cependant, même les intégrations les plus fondamentales, telles que celles avec Google Workspace et Microsoft Teams, ne sont pas incluses dans son package le plus basique, Essentials.
#sept. Ooma
Une autre entreprise solide qui peut rendre vos communications d'entreprise simples et dignes de confiance. Les frais mensuels de ce fournisseur de services de 19.95 $ par utilisateur couvrent une tonne d'extras utiles. Il vous offre tout ce dont vous pourriez avoir besoin, comme la possibilité d'utiliser le meilleur réceptionniste virtuel, des numéros supplémentaires, des réunions et de la musique d'attente. Ainsi, avec l'application Ooma, vous pouvez prendre des appels professionnels sur votre appareil mobile même lorsque vous n'êtes pas au bureau. Cela signifie que la correspondance avec les clients est simplifiée quel que soit l'emplacement. Il offre également la possibilité de conserver votre numéro de téléphone actuel ou de passer à un numéro sans frais.
#sept. Vonage
Vous pouvez impressionner vos clients avec ce système téléphonique de pointe pour votre entreprise. Il regorge d'extras fantastiques et vous adorerez les prix très bas. Vous pouvez parler à vos clients par téléphone portable ou par ordinateur, selon ce qui est le plus pratique. Cela ouvre la voie aux bureaux sans téléphones de bureau pour disposer d'un système téléphonique simplifié. Le nombre maximum d'appels et de SMS que vous pouvez gérer est illimité. Les appels et SMS professionnels illimités sont inclus dans tous les forfaits. Vous pouvez également utiliser des éléments tels qu'un standard automatisé à plusieurs niveaux, le chat vidéo, le partage de fichiers, l'intégration CMR, l'enregistrement des appels et bien plus encore.
#sept. 5×8
Cela offre à votre entreprise une réponse globale à tous ses besoins de communication. Vous aurez accès à toutes les ressources dont vous avez besoin pour communiquer avec vos clients plus rapidement et efficacement si vous utilisez 8×8. vous aide donc à le faire via de nombreux formulaires tels que les choix de chat en direct, la voix, la vidéo, etc. Il existe trois plans tarifaires distincts disponibles pour ce système. Le plan Express, le plan Série et le plan Centre de contact incluent tous une période d'essai gratuite de quatorze jours chacun respectivement.
Vous pouvez même passer des appels téléphoniques mondiaux avec ce système d'appel téléphonique, atteignant plus de 14 pays différents. De plus, vous pouvez enregistrer vos appels, ajouter l'option de chat d'équipe, effectuer une analyse personnelle des appels et interfacer vos appels.
#6. Téléphone.com
Ce système téléphonique à réception automatique est conçu pour être utilisé par les petites entreprises et offre à la fois efficacité et fiabilité. Ils offrent un plan à un prix compétitif et adapté aux entreprises de différentes tailles. Ce programme vous offre, à vous et à vos clients, toutes les fonctionnalités nécessaires pour rendre votre système d'appel facile à utiliser et sans tracas. Vous aurez également la possibilité de sélectionner un numéro de téléphone personnel, de participer à des vidéoconférences et de configurer votre appareil pour qu'il fonctionne en mode de réception automatique avec ce système.
Un mode Ne pas déranger peut également être ajouté à votre système avec cette fonctionnalité, en plus de la possibilité de bloquer ou de débloquer un certain nombre. De plus, vous avez la possibilité d'activer les messages vocaux et de proposer à vos clients mis en attente une musique agréable. Vos appelants seront informés par le service de mise en attente que votre ligne est maintenant utilisée avec un autre client et qu'ils peuvent soit attendre, soit rappeler ultérieurement.
La réception automatique est-elle la même chose que l'IVR ?
Le standard automatique est une application simplifiée de la technologie de réponse vocale interactive (IVR) qui sert de réceptionniste virtuel. La fonction principale d'un système téléphonique automatisé est d'accueillir les appelants entrants et de les diriger vers des variantes ou des agences spécifiques au sein d'une entreprise, le tout sans intervention humaine de la part d'un opérateur.
Combien coûte un standard automatique ?
Le coût mensuel d'un standard automatique varie généralement de 20 $ à 100 $. Le coût du service est susceptible de changer en fonction du fournisseur choisi, du nombre d'extensions et des fonctionnalités souhaitées.
Comment configurer un standard automatique ?
Dans la console d'administration Teams, sous Voix, cliquez sur Standards automatiques, puis cliquez sur Ajouter pour configurer un message d'accueil automatisé. Saisissez le nom du standard automatique souhaité dans la case du haut. Vous pouvez choisir un opérateur en définissant l'URL de rappel. Cette étiquette est facultative mais fortement suggérée.
Bibliographie
- ringcentral.com
- fitsmallbusiness.com
- openphone.com
- isitwp.com
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