Une balance de vérification est une méthode que les comptables utilisent pour garantir que le grand livre comptable est correct et pour réduire les erreurs dans les rapports financiers d'une entreprise. Ces rapports financiers internes peuvent aider à vérifier l'exactitude d'un système comptable en partie double et à identifier les problèmes avant la production d'états financiers externes cruciaux.
Bien qu'une balance de vérification ne puisse garantir qu'il n'existe aucune erreur dans le système comptable d'une entreprise, elle peut révéler des inexactitudes et aider à identifier et à corriger les problèmes dans les comptes du grand livre.
Qu'est-ce qu'une balance de vérification ?
Une balance de vérification est une feuille de calcul comptable dans laquelle les soldes de tous les grands livres sont combinés en totaux égaux de colonnes de comptes de débit et de crédit. Une balance de vérification est préparée régulièrement, généralement à la fin de chaque période de reporting. L'objectif général de la création d'une balance de vérification est de vérifier que les entrées dans le système comptable d'une entreprise sont mathématiquement correctes.
Une balance de vérification est ainsi nommée car elle teste un élément clé d’un ensemble de livres mais n’en constitue pas un audit complet. Une balance de vérification constitue souvent la première étape d'une méthode d'audit, car elle aide les auditeurs à s'assurer qu'il n'y a pas de problèmes mathématiques dans le système de comptabilité avant de passer à des enquêtes plus complexes et plus approfondies.
Comment fonctionne une balance de vérification
La préparation d'une balance de vérification pour une société aide à détecter les erreurs mathématiques survenues dans le système comptable en partie double. Si le total des débits est égal au total des crédits, la balance de vérification est déclarée équilibrée et il ne devrait y avoir aucune erreur mathématique dans les grands livres. Toutefois, cela ne signifie pas qu’il n’y a pas de défauts dans le système comptable d’une entreprise. Des transactions mal catégorisées ou simplement absentes du système, par exemple, pourraient néanmoins constituer des erreurs comptables majeures que la technique de la balance de vérification ne détecterait pas.
Que comprend une balance de vérification ?
Un document de balance de vérification répertorie tous les comptes du grand livre général en deux colonnes : débits et crédits. Une balance de vérification contient normalement cinq éléments :
- Crédits et débits sur chaque compte provenant des transactions tout au long de la période comptable
- Les noms de comptes liés
- Numéros de compte
- Dates des périodes comptables
- Le total de tous les soldes débiteurs et créditeurs
Exigences relatives à la balance de vérification
Les entreprises enregistrent initialement leurs transactions commerciales dans des comptes comptables au sein du grand livre général. Les comptes dans les grands livres peuvent avoir été débités ou crédités au cours d'une période comptable spécifique avant d'être inclus dans une feuille de calcul de balance de vérification, en fonction des types de transactions commerciales effectuées. De plus, certains comptes peuvent avoir été utilisés pour enregistrer plusieurs transactions de l'entreprise. En conséquence, le solde final de chaque compte général, tel que représenté dans la feuille de calcul de la balance de vérification, est l'ensemble de tous les débits et crédits soumis à ce compte en fonction de toutes les activités commerciales connectées.
Les transactions d'une entreprise sont enregistrées dans un grand livre général et finalement totalisées pour former une balance de vérification.
À la fin d'une période comptable, les comptes d'actifs, de dépenses ou de pertes doivent avoir un solde débiteur, tandis que les comptes de passif, de capitaux propres, de revenus ou de gains doivent avoir un solde créditeur. Toutefois, certains comptes du premier type peuvent avoir été crédités et certains comptes du second type peuvent avoir été débités au cours de la période comptable lorsque les transactions commerciales liées ont réduit les soldes débiteurs et créditeurs de leurs comptes respectifs, ce qui a eu l'effet inverse sur la clôture de ces comptes. soldes débiteurs ou créditeurs. Sur une feuille de calcul de balance de vérification, tous les soldes débiteurs se trouvent dans la colonne de gauche et tous les soldes créditeurs se trouvent dans la colonne de droite, les titres des comptes étant à l'extrême gauche des deux colonnes.
Types de balance de vérification
Il existe trois types de balance de vérification :
- La balance de vérification non ajustée
- La balance de vérification ajustée
- La balance de vérification après clôture
Ces trois catégories ont le même format mais des utilisations légèrement distinctes. Avant que la correction des écritures de journal ne soit terminée, la balance de vérification non ajustée est préparée à la volée. Il s'agit d'un enregistrement des transactions quotidiennes qui peut être utilisé pour équilibrer un grand livre en modifiant les écritures.
Une fois qu'un livre a été équilibré, une balance de vérification ajustée peut être complétée. Cette balance de vérification contient les soldes finaux de tous les comptes et est utilisée pour compiler les états financiers. La balance de vérification après clôture affiche les soldes une fois les écritures de clôture terminées. Il s'agit de votre balance de vérification de départ pour l'année à venir.
Quand une entreprise doit-elle utiliser une balance de vérification ?
Un logiciel de comptabilité moderne compare automatiquement les soldes créditeurs et débiteurs, rendant les balances de vérification superflues. Cependant, certaines organisations génèrent des balances de vérification à titre d'examen interne avant de produire des états financiers formels. Les balances de vérification peuvent aider une équipe comptable à générer un bilan. Ainsi, s'assurer de l'exactitude de leurs méthodes comptables en partie double et identifier tout problème dans leur comptabilité, comme les transactions placées sur le mauvais compte.
Les propriétaires d'entreprise peuvent également choisir d'établir une balance de vérification au milieu d'une période de reporting typique pour examiner leur situation financière et s'assurer que les processus comptables sont sur la bonne voie.
Comment créer une balance de vérification ?
Vous aurez besoin des soldes de clôture des comptes du grand livre pour produire une balance de vérification. La balance de vérification est créée après avoir enregistré toutes les transactions financières dans les journaux et les avoir résumées dans les relevés du grand livre. La balance de vérification est utilisée pour confirmer que les débits dans le plan comptable sont égaux aux crédits.
Avant de commencer la balance de vérification, assurez-vous que tous les comptes du grand livre sont équilibrés. La différence entre le total de toutes les entrées de débit et le total de toutes les entrées de crédit détermine le solde.
Créez une feuille de travail à huit colonnes. Les en-têtes de colonnes doivent indiquer le numéro de compte, le nom du compte et les colonnes appropriées pour les soldes débiteurs et créditeurs.
Transférez le numéro de compte, le nom du compte et le solde du compte vers la feuille de calcul de la balance de vérification pour chaque compte général dans la colonne de débit ou de crédit correspondante.
Additionnez les montants dans les colonnes débit et crédit. Une balance de vérification sans erreur devrait avoir les mêmes totaux. Lorsque les totaux sont identiques, vous pouvez clôturer la balance de vérification.
En cas d'écart, les comptables doivent identifier et corriger les inexactitudes.
Voici quelques exemples d’erreurs de balance de vérification :
- Les inscriptions ont été faites deux fois
- Omission d'inscriptions
- Les entrées ont été effectuées sur le mauvais compte
- Erreur de transposition
- Une erreur dans le transfert des soldes vers la balance de vérification
- Erreur lors de l'équilibrage d'un compte
- Le mauvais montant est enregistré dans le grand livre
- J'ai fait l'entrée dans la mauvaise colonne, débiter au lieu de crédit ou vice versa
Quelles sont les méthodes de préparation de la balance de vérification ?
La balance de vérification peut être préparée de deux manières :
Méthode totale
Les côtés débit et crédit des comptes du grand livre sont totalisés ensemble. Le total du côté débiteur est inscrit dans la colonne débiteur de la balance de vérification, tandis que le total du côté créditeur est placé dans la colonne crédit. Les totaux dans les colonnes débit et crédit doivent être les mêmes.
Méthode d'équilibre
Seuls les soldes de tous les comptes généraux sont affichés dans la balance de vérification en utilisant la méthode du solde.
Que sont les balances de vérification ajustées ?
Les balances de vérification ajustées sont une sorte de balance de vérification qui est émise après la création de la balance de vérification initiale. La balance de vérification modifiée tient compte des informations absentes ou déformées dans le grand livre général et peut remédier aux problèmes détectés dans le rapport initial.
Par exemple, supposons que vous ayez acheté 600 $ de fournitures de bureau avec une carte de crédit personnelle, ce qui entraîne un excédent de crédit de 600 $ sur votre balance de vérification non ajustée. La balance de vérification corrigée corrigerait l'erreur en déduisant 600 $ des dépenses.
Les balances de vérification ajustées peuvent également exclure les paiements anticipés ou les obligations qui n'ont pas été encourus au cours de la période comptable mais qui devraient être inclus dans les rapports financiers. Ces ajustements ne remédient pas nécessairement aux inexactitudes du solde non ajusté, mais ils peuvent donner lieu à des rapports plus précis en reconnaissant et en comptabilisant les actifs et les passifs qui ne figurent pas dans le grand livre.
Balance de vérification et bilan
La principale distinction entre une balance de vérification et un bilan est celle de la portée. Un bilan documente non seulement les soldes de clôture des comptes au sein d'une société, mais également les actifs, les passifs et les capitaux propres de l'entreprise. Il est fréquemment divulgué au public plutôt que d'être utilisé en interne, et il nécessite la signature d'un auditeur pour être considéré comme digne de confiance.
Une balance de vérification est un document moins formel. Il n'existe pas de règles uniques concernant la manière dont les balances de vérification doivent être générées, et elles peuvent être effectuées aussi souvent que l'entreprise l'exige. Une balance de vérification est fréquemment utilisée pour suivre les finances d'une entreprise tout au long de l'année, tandis qu'un bilan est une déclaration légale de la situation financière d'une entreprise à la fin d'un exercice.
À quoi sert une balance de vérification ?
Une balance de vérification peut être utilisée pour détecter des erreurs mathématiques dans un système comptable en partie double. Si le total des débits est égal au total des crédits, la balance de vérification est déclarée équilibrée et il ne devrait y avoir aucune erreur mathématique dans les grands livres.
Que sont les trois balances de vérification ?
Il existe trois types de balances de vérification : les balances de vérification non ajustées, les balances de vérification ajustées et les balances de vérification après clôture. Chacun est employé à différents moments du cycle comptable.
Qu'est-ce qui est inclus dans une balance de vérification ?
C’est conditionnel. Les entreprises peuvent utiliser des balances de vérification pour suivre leur situation financière. Elles peuvent donc produire de nombreux types différents de balances de vérification au cours de l'exercice. Une balance de vérification peut inclure tous les principaux éléments comptables, tels que les actifs, les passifs, les capitaux propres, les revenus, les dépenses, les gains et les pertes.
Qu'est-ce que le débit et le crédit dans la balance de vérification ?
Les règles d'établissement d'une balance de vérification sont les suivantes :
- Tous les actifs doivent être enregistrés au débit.
- Tous les passifs doivent être enregistrés au crédit.
- Tous les revenus et gains doivent être documentés du côté du crédit.
- Toutes les dépenses doivent être notées au débit.
Qu’est-ce qu’un solde débiteur ?
Un solde débiteur est un solde de trésorerie négatif sur un compte courant auprès d’une banque. Un tel compte est considéré comme à découvert et ne peut donc pas avoir un solde négatif ; la banque refuse simplement d'accepter tout chèque soumis sur le compte qui entraînerait un solde débiteur.
Qu’est-ce qu’un solde créditeur ?
Si le total de vos crédits dépasse le montant que vous devez, votre relevé affichera un solde créditeur. C'est de l'argent que vous devez à la société émettrice de la carte. Vous pouvez contacter l'émetteur de votre carte et demander qu'un chèque indiquant le solde créditeur vous soit envoyé par courrier.
Quel est également appelé solde débiteur ?
Le découvert bancaire est également appelé solde créditeur dans le livret de caisse et solde débiteur dans le livret.
Qu'est-ce que le solde actuel ?
Le solde actuel correspond à tout l’argent présent sur votre compte bancaire à l’heure actuelle. Ce montant peut inclure des transactions en attente, telles qu'un paiement par carte de crédit ou un chèque non encaissé. S'il n'y a eu aucune activité sur votre compte depuis au moins une semaine, votre solde actuel peut être le même que votre solde disponible.
Quelle est la différence entre un débit et un crédit ?
Dans la comptabilité en partie double, les débits enregistrent les fonds entrants tandis que les crédits enregistrent les fonds sortants. Pour chaque débit sur un compte, il doit y avoir un crédit égal sur un autre compte.
En conclusion,
Une balance de vérification est une feuille de calcul comportant deux colonnes, une pour les débits et une pour les crédits, qui confirme que la comptabilité d'une entreprise est mathématiquement correcte. Les débits et les crédits englobent toutes les transactions commerciales d'une société sur une période donnée, y compris la somme de comptes tels que les actifs, les dépenses, les passifs et les revenus.
Pour garantir l'absence d'erreurs arithmétiques, les débits et les crédits de la balance de vérification doivent correspondre. Cependant, il peut encore y avoir des défauts ou des failles dans les systèmes comptables. Une balance de vérification peut être utilisée pour évaluer la situation financière d'une entreprise entre les audits annuels complets.
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Bibliographie
