Les décisions stratégiques et les actions entreprises par une entreprise privée nécessitent absolument des faits précis et fiables. Vous pouvez prendre certaines mesures pour améliorer votre confiance dans le fait que les informations provenant de différentes parties de votre entreprise sont à jour, précises et dignes de confiance. C'est là qu'intervient le système de contrôle interne. Dans cet article, nous vous aiderons à comprendre ce que sont les contrôles internes pour la comptabilité, les procédures ainsi que des exemples. Continuer à lire…
Que sont les contrôles internes ?
Les contrôles internes d'une entreprise sont les processus, réglementations et procédures qu'elle met en place pour lutter contre la fraude, promouvoir la responsabilité et assurer l'exactitude des informations financières et comptables.
En d'autres termes, le contrôle interne est un processus qui garantit qu'une organisation atteint ses objectifs en matière d'efficacité et d'efficience opérationnelles, ainsi que de fournir des informations financières précises et de se conformer aux lois, politiques et réglementations applicables. Le contrôle interne est un concept large qui englobe tout ce qu'une organisation fait pour maîtriser les risques auxquels elle est confrontée.
C'est une méthode par laquelle l'allocation, la gestion et l'évaluation des ressources d'une organisation peuvent être effectuées. Il joue un rôle important dans l'identification des activités frauduleuses et leur élimination. De même, cela aide à protéger les ressources de l'organisation, à la fois matérielles (comme la propriété et les machines) et immatérielles (comme la propriété intellectuelle).
Au niveau organisationnel, les objectifs des contrôles internes étaient liés à la fiabilité des informations financières, à la fourniture de retours d'informations en temps opportun sur la réalisation des objectifs opérationnels ou stratégiques et au respect des lois et réglementations. Au niveau d'une transaction individuelle, il fait référence aux mesures qui sont prises pour atteindre un objectif particulier.
Comment fonctionne le contrôle interne ?
Les procédures du système de contrôle interne limitent la quantité de variation dans le processus, ce qui se traduit par des résultats plus faciles à anticiper. Depuis les scandales comptables du début des années 2000, disposer de contrôles internes solides est devenu une fonction commerciale essentielle pour chaque entreprise aux États-Unis. En conséquence, en 2002, le Congrès a adopté la loi Sarbanes-Oxley dans le but de protéger les investisseurs contre les pratiques comptables trompeuses. Cela renforce également la précision et la fiabilité de toute information divulguée par les entreprises.
Le fait que les gestionnaires soient désormais responsables de la préparation des rapports financiers et des pistes de vérification à la suite de cette évolution a un impact important sur la gouvernance des entreprises. Par conséquent, les dirigeants qui se rendent coupables de ne pas développer et administrer correctement les contrôles internes sont passibles de sanctions pénales sévères.
L'examen des processus et de la documentation ayant servi à la préparation des états financiers constitue la base de l'opinion de l'auditeur. L'audit a pour objet l'évaluation des procédures comptables et du contrôle interne d'une entreprise et la formation d'une opinion sur l'adéquation de ces procédures et contrôles.
Les contrôles internes d'une organisation, ainsi que ses procédures de gouvernance d'entreprise et de comptabilité, sont soumis à un examen minutieux au cours d'un audit interne. Ils garantissent la conformité aux lois et réglementations, des rapports financiers précis et opportuns et la collecte de données. Ils aident également à maintenir l'efficacité opérationnelle en identifiant les problèmes et en corrigeant les écarts avant qu'ils ne soient découverts lors d'un audit externe.
Il n'existe pas de système de contrôle interne semblable à un autre. Pourtant, de nombreux principes fondamentaux entourant l'intégrité financière et les normes comptables se sont transformés en pratiques de gestion normalisées. Les contrôles internes peuvent être coûteux, mais lorsqu'ils sont mis en œuvre efficacement, ils peuvent aider à rationaliser les opérations et à accroître l'efficacité opérationnelle, en plus de réduire la fraude.
Types de contrôles internes
Les contrôles internes se divisent en deux catégories principales : les mesures de prévention et de détection. Fondamentalement, les deux types sont nécessaires pour un système de contrôle interne efficace, car chacun remplit une fonction particulière dans l'ensemble du système. Néanmoins, vous devez vous poser certaines questions pour déterminer le contrôle approprié lorsque vous effectuez des procédures de routine ou lorsque vous envisagez d'adopter une nouvelle procédure ou un nouveau processus. Le contrôle est nécessaire pour déterminer si un contrôle est nécessaire ou non. Demande toi;
- Qu'est-ce qui pourrait mal tourner ici ?
- Quelles mesures préventives avez-vous mises en place pour vous assurer que tout va bien ?
- De quelles manières pouvez-vous vérifier que rien ne s'est mal passé ?
Contrôles préventifs
Le principe de séparation des rôles est au cœur de nombreux contrôles préventifs. Ce type de système de contrôle interne vise à limiter la probabilité d'erreurs et d'activités frauduleuses avant qu'elles ne se produisent. En matière de qualité, les contrôles préventifs sont absolument nécessaires en raison de leur nature proactive et de leur concentration sur la qualité.
Voici quelques exemples de contrôles préventifs :
- Séparation des tâches
- L'autorisation préalable des activités et des transactions commerciales (par exemple, autorisation de voyage)
- Contrôles d'accès (tels que l'authentification par mot de passe)
- Contrôles physiques des actifs (verrous sur les portes et coffres-forts pour stocker l'argent et les chèques)
- Orientation et sélection des employés
Contrôles de détection
Les contrôles de détection sont des vérifications qu'une entreprise exécute après avoir terminé une transaction. Ceci, cependant, est dans le but d'identifier les défauts ou les problèmes qui ont pu se produire. Les contrôles de détection sont nécessaires car ils fournissent la preuve que les contrôles préventifs agissent comme ils ont été conçus et offrent également la possibilité de découvrir des anomalies après coup. Cela fait du contrôle de détection un élément essentiel de tout système de contrôle.
Voici quelques exemples de contrôles de détection :
- Réconciliation des transactions du département sur une base mensuelle
- Examens des transactions et des activités (examen de la performance de l'organisation)
- La prise d'inventaires réels, tels qu'un dénombrement monétaire ou un décompte des stocks,
Contrôles internes pour la comptabilité
Généralement, lorsque nous parlons de contrôles internes, nous faisons référence aux politiques comptables et aux processus d'audit. Ce sont les mesures qui garantissent que les informations financières d'une société sont exactes et dignes de confiance. Les entreprises établissent généralement des systèmes de contrôles internes afin d'atteindre une variété d'objectifs. Le niveau de résistance d'une entreprise à la fraude et aux fautes comptables peut être déduit du type de contrôles internes qu'elle emploie. Cela détermine dans quelle mesure l'entreprise sera conforme aux normes crédibles de comptabilité et de rapport d'audit.
En d'autres termes, les contrôles internes pour la comptabilité sont des méthodes, des procédures et des politiques qui, en plus de renforcer la responsabilité et d'assurer l'intégrité financière, contribuent également à prévenir la fraude. Ces contrôles permettent à une société de se conformer aux règles de l'État tout en fournissant des informations financières précises et opportunes à ses clients.
Comment devriez-vous utiliser vos contrôles internes ?
Non seulement les contrôles internes peuvent aider une entreprise à devenir plus fiable et efficace. Ils contribuent également à accroître l'exactitude des rapports financiers de cette entreprise. Généralement, lorsqu'une société suit des procédures et des règlements de contrôle interne, elle démontre qu'elle se conforme aux principes comptables généralement reconnus. Ceci, néanmoins, aidera l'entreprise à détecter et à corriger les problèmes d'information financière s'ils surviennent.
Pendant ce temps, en l'absence de contrôles internes adéquats, les états financiers d'une entreprise seront probablement préparés avec des inexactitudes importantes. De plus, avant de prendre une décision d'investissement, les investisseurs enquêtent sur la qualité des contrôles internes de l'entreprise. Par conséquent, les entreprises doivent mettre en œuvre des contrôles internes dans le cadre de leur gouvernance d'entreprise. Ceci est conforme à la loi Sarbanes-Oxley de 2002. Ainsi, ces contrôles protègent les investisseurs contre les actions frauduleuses.
Principes de Contrôle Interne
- Établir les responsabilités
- Tenir des registres adéquats.
- Assurez les actifs et cautionnez les employés clés.
- Séparer la tenue des registres de la garde des actifs
- Répartissez équitablement les responsabilités pour les transactions connexes.
Importance pour les contrôles internes comptables des auditeurs
La fiabilité et l'exactitude de la comptabilité financière d'une entreprise sont directement corrélées aux contrôles internes, aux processus comptables et aux procédures en place au sein de cette entreprise. De même, les auditeurs vérifient si une entreprise dispose ou non de systèmes de contrôle interne suffisants. En outre, si oui ou non les états financiers de l'entreprise sont conformes aux normes généralement acceptées En outre, les auditeurs sont chargés d'évaluer l'efficacité des contrôles internes comptables d'une entreprise et de tirer des conclusions sur la base de leurs constatations dans le cadre du processus d'audit.
Suite à l'adoption de la loi Sarbanes-Oxley par le Congrès en 2002, les managers ont été jugés légalement responsables de la mise en œuvre des contrôles internes. La mise en place de contrôles internes au sein d'une organisation ainsi que la gestion efficace de ces contrôles relèvent de la responsabilité des dirigeants de l'entreprise. Néanmoins, une entreprise peut se retrouver en désarroi ou en crise comptable si elle ne dispose pas de suffisamment de contrôles internes.
Pourquoi les contrôles internes sont nécessaires
Les contrôles internes ont pour objectif principal de s'assurer qu'une entreprise se conforme à toutes les lois et réglementations comptables applicables. Cela permet à une société de reconnaître ses problèmes comptables et d'y apporter des corrections avant même le début de ses audits internes. Cependant, il est essentiel de garder à l'esprit que les contrôles internes des différentes entreprises fonctionnent de manière très différente. En raison de l'absence d'un ensemble normalisé de contrôles internes devant être mis en œuvre par toutes les entreprises, il existe des variations considérables dans les types de systèmes de contrôle utilisés par les différentes entreprises.
Les contrôles internes, en plus d'éviter les actions frauduleuses, aident une entreprise à promouvoir un degré élevé d'efficacité, c'est pourquoi ils sont si importants. Les contrôles internes ont un lien avec l'efficacité opérationnelle d'une entreprise.
Inconvénients des contrôles internes
Malgré le fait qu'ils sont d'une importance cruciale pour maintenir des registres financiers précis et optimiser les opérations commerciales, les contrôles internes ont quelques limites. Considérant que l'efficacité ou la fonctionnalité des contrôles internes d'une entreprise est généralement l'objet de vues et de jugements humains, il est simple de contourner ces freins et contrepoids censés protéger l'entreprise.
De plus, les auditeurs fondent parfois leurs conclusions sur l'efficacité des opérations d'une entreprise, malgré le fait qu'ils n'ont pas donné aux procédures et politiques de contrôle interne du système comptable de l'entreprise leur engagement adéquat ou sérieux.
Procédures de contrôle interne
Un système comptable doit avoir un contrôle interne en place pour assurer sa fiabilité continue. Ces contrôles consistent principalement en règles et procédures. Dans le domaine de la comptabilité, l'exactitude et la fiabilité sont de la plus haute importance. Les procédures de contrôle interne en comptabilité se répartissent en sept catégories distinctes, chacune jouant un rôle important dans la détection des erreurs et la lutte contre les activités frauduleuses avant qu'elles ne dégénèrent en problèmes plus graves.
Les sept procédures qui composent les procédures de contrôle interne du système comptable d'une organisation comprennent :
#1. Séparation des tâches
La séparation des tâches implique le partage des obligations de tenue de livres, les dépôts, les rapports et les audits entre deux ou plusieurs personnes. Plus les responsabilités de chacun sont distinctes, plus la probabilité qu'un travailleur commette des actes frauduleux est faible. Répartir les responsabilités entre deux personnes ou plus dans une petite entreprise avec seulement quelques membres du personnel comptable pourrait servir le même objectif que d'exiger que les activités clés soient évaluées par des collègues. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises qui débutent.
#2. Contrôles d'accès au système comptable
À l'aide de mots de passe, de verrouillages et de journaux d'accès électroniques, il est possible de protéger un système comptable contre les intrus et d'aider à déterminer la source de toute erreur ou anomalie émergente. De plus, un suivi d'accès complet peut contrecarrer les tentatives d'accès non autorisé ou frauduleux.
#3. Contrôles d'accès au système comptable
Au cours d'un audit physique, la trésorerie et les autres actifs corporels sont enregistrés dans le système comptable. Cela comprend les inventaires, les matériaux et les outils. Le comptage physique peut révéler des incohérences dans les soldes des comptes en évitant complètement l'utilisation de documents électroniques. Un que vous ne connaissiez peut-être pas auparavant. Le comptage des espèces dans les établissements de vente au détail peut avoir lieu régulièrement ou peut-être plusieurs fois par jour. De plus, de temps en temps, peut-être une fois par an ou une fois tous les trois mois, vous devez effectuer les opérations les plus laborieuses, comme le comptage manuel de l'inventaire.
#4. Documentation financière standardisée
La tenue de registres peut être plus cohérente au fil du temps si vous normalisez les documents que vous utilisez pour les transactions financières telles que les factures, les demandes de matériel interne, les réceptions d'inventaire et les rapports sur les frais de déplacement. Cela peut aider à maintenir l'intégrité des enregistrements. De plus, lors de la recherche de la cause d'un écart dans le système, l'utilisation de formats de document standard peut simplifier la vérification des données précédentes et réduire les causes possibles. Cependant, lorsqu'il y a un manque de cohérence, il est possible que certains aspects de l'examen soient omis ou mal interprétés.
#5. Balances de vérification quotidiennes ou hebdomadaires
Une comptabilité en partie double améliore le niveau de fiabilité car il garantit que les livres sont constamment en équilibre. Un système en partie double, cependant, peut toujours être déséquilibré à tout moment en raison d'erreurs. Néanmoins, le calcul des balances de vérification sur une base quotidienne ou hebdomadaire peut vous aider à trouver et à explorer dès que possible toute anomalie dans le système.
#6. Rapprochements périodiques dans les systèmes comptables
Lorsque vous effectuez périodiquement des rapprochements comptables, vous pouvez vous assurer que les soldes de votre Système de comptabilité synchroniser avec les soldes des comptes d'autres entités, telles que les banques, les fournisseurs et les clients prêteurs. Par exemple, lorsque vous effectuez rapprochement bancaire, vous comparerez les soldes de trésorerie et les relevés de dépôts et de revenus de votre système comptable avec ceux de vos relevés bancaires. La disparité entre ces comptes supplémentaires peut révéler des défauts ou des écarts dans votre propre comptabilité, ou peut-être mettre en évidence que les inexactitudes peuvent provenir des autres parties.
#7. Exigences relatives à l'autorité d'approbation
Il est possible d'ajouter un autre niveau de responsabilité à ce archives de comptabilité en obligeant certains gestionnaires à autoriser certains types de transactions. Cela démontrera que les autorités compétentes ont observé, évalué et donné leur approbation aux transactions en question.
En règle générale, exiger l'approbation de paiements et de dépenses importants empêchera les travailleurs malhonnêtes d'effectuer des transactions frauduleuses avec des fonds d'entreprise. Sachant qu'il est nécessaire d'obtenir une approbation, ils seront moins susceptibles de s'engager dans une telle activité.
Conclusion
Le système de contrôle interne d'une entreprise peut donner une garantie juste, mais non absolue, qu'une telle entreprise atteindra les objectifs de son organisation. La notion d'assurance raisonnable dénote un niveau d'assurance élevé voyant une limite résultant des coûts et bénéfices de la mise en place de mécanismes de contrôle progressifs.
Lorsqu'une organisation dispose d'un contrôle interne solide, elle s'assure que ses rapports financiers sont exacts. De même, il s'assure de se conformer à la majorité des règles et réglementations pertinentes pour son industrie. Cependant, le fait qu'une organisation réussisse ou non à atteindre ses objectifs opérationnels et stratégiques peut dépendre de facteurs externes à l'entreprise, tels que le niveau d'avancement technologique ou le niveau de concurrence.
Les procédures de contrôle interne ne peuvent offrir que des informations ou un retour d'information opportuns sur les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs opérationnels et stratégiques. Par conséquent, il ne peut garantir la réalisation de ces objectifs.
FAQ sur les contrôles internes
Qui est responsable des contrôles internes ?
Dans le dispositif de contrôle interne de la CSU, chacun a un rôle à jouer. En fin de compte, il appartient à la direction de la CSU de s'assurer que suffisamment de garanties sont en place. Il appartient à chacun de faire fonctionner ce système de contrôle interne.
Qu'est-ce que l'audit interne ?
Audit interne, selon l'IIA ; est une activité d'assurance objective et de conseil à valeur ajoutée qui aide une organisation à fonctionner plus efficacement.
Quels sont les quatre objectifs du contrôle interne ?
Les 4 objectifs fondamentaux du contrôle interne et des procédures sont ;
- Sauvegarde des actifs
- Fiabilité des états financiers
- efficacité opérationnelle
- Respect des directives de la direction.
Quel est l'aspect le plus important du contrôle interne ?
Le personnel est la composante la plus critique du contrôle interne. On peut négliger d'autres contrôles une fois que le personnel est compétent et digne de confiance. Et, à la fin de tout, des états financiers crédibles sortiront toujours.
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