Las herramientas de administración de viajes pueden ayudarlo a obtener una mejor comprensión de las necesidades de sus clientes, que se pueden usar para crear y visualizar estrategias promocionales adaptadas a sus necesidades. Puede comparar un sistema de gestión de viajes con la unidad central de procesamiento (CPU) de su computadora. Debido a que es un sistema tan importante, querrá asegurarse de que está utilizando la plataforma adecuada para los viajes de su empresa. En este artículo, aprenderá sobre las mejores herramientas gratuitas que puede utilizar cuando busque un software de gestión de viajes.
¿Qué es un sistema de gestión de viajes?
Un sistema de gestión de viajes (TMS) es una plataforma de software integral que facilita la gestión de todos los aspectos de la industria de viajes, desde proveedores de servicios hasta reservas, seguimiento de precios, análisis de inventario y más.
Este software gratuito de gestión de viajes puede incluir todo tipo de viajes, como hoteles, automóviles, autobuses, trenes y aviones, así como paquetes turísticos individuales o grupales. Las empresas utilizan estas herramientas para agilizar las decisiones de compra, centralizar los registros de gastos de viaje de los empleados y gestionar los presupuestos de gestión de viajes corporativos. El sistema de gestión de viajes permite a los usuarios reservar y reportar compras de viajes sin usar agentes o enviar recibos de compra por cuenta propia.
Además, este software mejora la visibilidad entre gerentes y empleados cuando se trata de viajes corporativos y permite a los contadores y gerentes generar informes y reembolsar a los empleados. También garantiza que los viajes relacionados con el trabajo de los empleados estén de acuerdo con la política de la empresa. Aunque los productos de esta categoría se integran con frecuencia o incluyen funciones de gestión de gastos y seguimiento de kilometraje, el software gratuito de gestión de viajes se centra únicamente en informar los gastos de viaje.
¿Cuál es el papel de los servicios de gestión de viajes?
Además de las reservas de vuelos y hoteles, el TMC ofrecerá vuelos chárter, salas VIP de aeropuertos, estacionamiento y traslados, solicitudes de camas de hotel, alquiler de automóviles, chóferes, cambio de divisas, viajes en grupo, devolución de facturas de hoteles, seguros, viajes de placer, viajes marítimos, comidas solicitudes, encuentros y saludos, obtención de pasaportes y visas, boletos de tren, servicios de roadshow y abastecimiento de lugares. Cada reserva se realiza de acuerdo con la política de viajes de la empresa, que se basa en una base de datos de perfiles de viajeros y empleados.
Otros servicios de gestión que se proporcionan con frecuencia incluyen informes MIS, gestión de cuentas, gestión de riesgos, gestión de costos/gastos, seguimiento/seguridad de los viajeros y cumplimiento de las políticas de viaje. Muchos TMC ahora ofrecen herramientas de auto-reserva en línea, lo que permite a las organizaciones hacer sus propias reservas y reservas de vuelos y hoteles. Además, las TMC con frecuencia elaboran precios preferenciales y programas de recompensas para miembros con proveedores y vendedores.
¿Cuáles son las características del software gratuito de gestión de viajes?
El software gratuito de gestión de viajes tiene las siguientes características:
- Reservas de hoteles y aerolíneas
- Realización de itinerarios maestros
- Gestión de horarios individuales
- Coordinación de los horarios de los miembros del equipo.
- Informes y seguimiento de los gastos de viaje.
- Pago y declaración de impuestos
- Sincronización de calendario para planes de viaje
- Almacenamiento de documentos de viaje.
- Asistencia con cancelaciones de vuelos.
- Actualizaciones de la condición del destino
- Seguridad y protección del viajero
- Gestión de pólizas de viaje
- Aplicación para dispositivos móviles.
- Recordatorios y alertas para viajeros
- Actualizaciones del pronóstico del tiempo
Los beneficios de usar un sistema de gestión de viajes
- Puede asignar clientes potenciales automáticamente a los miembros del equipo.
- Con la ayuda de una integración telefónica de terceros, puede conectar su sistema CRM con su sistema telefónico existente.
- Tiene la capacidad de etiquetar los clientes potenciales entrantes como "Calientes", "Cálidos" o "Fríos". Esto lo ayudará a concentrarse en convertir primero a los clientes potenciales más atractivos.
- Si tienes vallas publicitarias, puedes conectarlas a tu correo electrónico para recoger llamadas y correos electrónicos.
- Cuando se genera un cliente potencial, se crea automáticamente una cuenta de cliente y, si el cliente potencial ya existe, se actualiza la cuenta anterior.
- También puede realizar un seguimiento de las menciones de su empresa en las redes sociales con una fácil integración de API.
- Desde una ubicación conveniente, puede realizar un seguimiento de la cantidad de clientes potenciales generados por cada fuente. También puede identificar los métodos de adquisición más fructíferos utilizados para el cliente potencial. Las llamadas telefónicas y los correos electrónicos que provienen de sus vallas publicitarias se pueden enviar directamente a su bandeja de entrada.
- Las herramientas de administración de viajes le permiten clasificar los clientes potenciales de formularios de sitios web, ventanas emergentes, redes sociales y chats en vivo sin usar varias hojas de cálculo. Observe cómo llegan sus clientes potenciales a su bandeja de entrada central.
¿Por qué es importante un sistema de gestión de viajes?
Un buen sistema de gestión de viajes centraliza los datos de viaje y la toma de decisiones y se integra con otros componentes comerciales, mejorando las operaciones.
¿Cómo funcionan las empresas de gestión de viajes?
Por lo general, implica definir una política de viaje, comunicarse con los proveedores, hacer reservas y ayudar con el control y la gestión de los costos y gastos de viaje. Son responsables de manejar los arreglos de viaje de un cliente.
¿Cuáles son los pilares de la gestión de viajes?
Debido a las muchas partes móviles y consideraciones que hacen que un viaje sea seguro, las herramientas de administración de viajes pueden ser complejas. Estos cuatro pilares son fundamentales para que un viaje de negocios sea gratificante y exitoso, a pesar de las dificultades que puedan presentarse.
#1. Seguridad de los empleados
La seguridad de los empleados durante los viajes corporativos es una prioridad principal para la mayoría de las empresas, independientemente de la industria. El crecimiento en los volúmenes de viajes de negocios y los cambios debido a los cambios climáticos, los desastres naturales, las actividades terroristas, los accidentes y los disturbios políticos han creado la necesidad de que las empresas tengan un programa de seguridad de viajes de negocios integral y estructurado.
Los administradores de viajes de negocios pueden llenar los vacíos de las políticas y preparar a sus empresas para futuros desafíos de seguridad a medida que crece la seguridad en los viajes. Las iniciativas preventivas para ayudar a los empleados, como sesiones informativas sobre seguridad, capacitación y documentos previos al viaje, pueden infundir una sensación de seguridad en los empleados. Esto, a su vez, puede conducir a una mayor productividad y lealtad de los empleados, impulsando el negocio.
#2. Eficiencia de costo
El costo de los viajes de negocios es el segundo costo operativo más alto para la mayoría de las organizaciones. Los viajes de negocios son fundamentales tanto para mantener como para expandir un negocio, y con el aumento de los costos de viaje, se vuelve cada vez más importante para las corporaciones impulsar niveles más altos de eficiencia en sus programas de viajes administrados.
Los costos de viaje de una organización incluyen mucho más que el costo de los boletos de avión. Las organizaciones deben considerar todos los costos de adquisición, administración y uso de viajes para determinar el impacto financiero total. Estos son algunos ejemplos:
- Costos iniciales: Estos incluyen el dinero que una empresa gasta en "Deber de atención", "gestión de viajes", "adquisiciones", "proveedor" y administración de "contratos".
- Gastos de viaje y costos: El costo del viaje incluye la compra de boletos, tarifas de estacionamiento, costos de arrendamiento o alquiler de vehículos, así como costos de mantenimiento y combustible. Las tarifas de alojamiento, los gastos de viaje y las reclamaciones de seguros pueden generar costos adicionales.
- Costos de back-end: Los costos de facturación y procesamiento de gastos, los costos de gestión e informes, y posiblemente los costos de litigios son otros gastos significativos cuando se viaja internacionalmente, especialmente dada la volatilidad de los tipos de cambio.
#3. Productividad
En el entorno laboral de alta presión actual, el 46% de la fuerza laboral sufre estrés debido a plazos ajustados, conflictos entre compañeros de trabajo, largas horas de trabajo, etc. Los empleados que están bajo mucho estrés se desempeñan mal. Esto se refleja en un menor compromiso laboral, menor productividad y mayor ausentismo. Los viajes de negocios pueden exponer a los empleados a variables que escapan a su control, como retrasos en los vuelos. Esto puede aumentar la probabilidad de estrés.
Se descubrió que el 87% de los viajeros de negocios creen que la calidad de sus viajes de negocios tiene un impacto en los resultados de sus negocios. El acceso a ciertas instalaciones y la conectividad Wi-Fi es fundamental para un viaje de negocios exitoso para el viajero de negocios moderno. Los largos tiempos de tránsito, los entornos de trabajo hostiles durante los viajes, las ubicaciones de los hoteles y las comidas inconvenientes, entre otras cosas, pueden causar estrés a un viajero de negocios.
Sin embargo, la disponibilidad de divisas es una gran preocupación para los viajeros internacionales debido a las restricciones sobre el transporte de divisas. Esto es especialmente cierto para los viajes de larga distancia que incluyen múltiples destinos. Los viajeros de negocios a veces deben llevar varias monedas para esos viajes, lo que puede ser estresante. Tener una tarjeta de viaje forex puede aliviar en gran medida estas preocupaciones.
Estos elementos que inducen estrés pueden reducir la productividad de los empleados al alterar su tranquilidad y distraerlos de los objetivos comerciales. Los empleados deben sentirse relajados y renovados en todas las etapas del viaje para maximizar el propósito de un viaje de negocios. Esto les permite concentrarse únicamente en su trabajo, lo que resulta en un mejor desempeño. Más del 90% de estos viajeros de negocios coincidieron en que los viajes de negocios tienen un impacto en su satisfacción y desempeño laboral. Esto es especialmente cierto entre los millennials, quienes creen que para ser productivos, los negocios y el placer deben ir de la mano.
# 4. Transparencia
La industria de los viajes de negocios, como cualquier otra, tiene compradores y vendedores, así como una red de socios que ayudan a cerrar la brecha entre la oferta y la demanda. La cadena de suministro de un comprador de viajes es compleja, con aerolíneas, hoteles, proveedores de transporte, empresas de tecnología, proveedores de pago, GDS, TMC y otros involucrados. Estos proveedores y socios tienen contratos no solo con los compradores sino también entre sí, lo que aumenta la complejidad de la cadena de suministro. Aerolíneas y hoteles tienen convenios con GDSs; Los GDS tienen acuerdos con TMC, y los TMC tienen acuerdos con aerolíneas y hoteles, todos los cuales son independientes del acuerdo de cada parte con el comprador. Existe una compleja red de interdependencias entre estos participantes.
Como resultado, un flujo complejo e imperceptible de pagos, incentivos, comisiones, bonificaciones, anulaciones, descuentos, exenciones y favores fluye a lo largo de la cadena de valor. Esto presenta un problema para los gestores de viajes. Con la llegada de las reservas en línea y la creciente importancia de la seguridad de los datos personales, existe una mayor necesidad de garantizar que no se produzcan fugas de datos en términos de empleados que viajan por negocios. Si bien los acuerdos con terceros siempre incluyen cláusulas de confidencialidad y no divulgación, las corporaciones deben garantizar su efectividad.
La transparencia con respecto a la satisfacción del viajero puede ayudar a las empresas no solo a retener y atraer empleados, sino también a mejorar el ROI de los viajes. La transparencia en las áreas antes mencionadas puede ayudar a los gerentes de viajes a mejorar la efectividad de los viajes de su empresa.
¿Qué tecnología utilizan los agentes de viajes?
Con tantas tecnologías bombardeando constantemente la industria de viajes, puede ser difícil clasificar las opciones y oportunidades para encontrar lo que beneficiará incluso a los agentes de viajes más expertos en tecnología.
La tecnología móvil, las redes sociales y el toque humano se encuentran entre las tecnologías más importantes que debe utilizar un agente de viajes. Los agentes expertos en tecnología de hoy deben ser móviles, capaces de conectarse con sus clientes y acceder a datos críticos de viaje desde cualquier dispositivo (portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes) en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Además, las redes sociales no van a desaparecer, y un escritor de la industria dijo que los agentes de viajes necesitan “adquirir una personalidad”. Cree una presencia en las redes sociales e intégrela en las estrategias de marketing y comunicación. Las redes sociales son una de las herramientas de gestión de viajes más importantes que las principales corporaciones utilizan para aumentar el conocimiento de la marca y las relaciones con los clientes.
Finalmente, está el toque humano. Ninguna tecnología en el planeta podrá jamás reemplazar el valor del toque humano. Las computadoras y los análisis pueden generar una gran cantidad de datos de tendencias, pero depende del administrador o agente de viajes usar esos datos para personalizar el viaje de cada cliente. Los humanos construyen relaciones, no la tecnología.
Conclusión
Cuando se trata de viajes de negocios, un sistema de gestión de viajes promueve la visibilidad entre gerentes y empleados y permite a los contadores y gerentes generar informes y compensar a los empleados. Espero que esta guía te sea de ayuda.
Preguntas frecuentes sobre el sistema de gestión de viajes
¿Cuáles son las características de la gestión turística?
Significa administrar una plétora de actividades, como investigar destinos turísticos, planificar el recorrido, hacer arreglos de viaje y proporcionar alojamiento. También incluye esfuerzos de marketing para atraer a los turistas a visitar destinos específicos.
¿Cómo se puede mejorar la gestión de viajes?
5 pasos para el mejor flujo de proceso de gestión de viajes
- Establezca prioridades para administradores, gerentes y viajeros.
- Utilice una plataforma de reservas que permita a los viajeros hacer sus propias reservas.
- Simplifique sus políticas y procesos de aprobación.
- Ayudar a los viajeros a obtener asistencia directa.
¿Qué es un software de viaje?
El software para agencias de viajes es un tipo de software que ayuda a las empresas a gestionar una amplia gama de productos de viaje, como vuelos, hoteles y actividades. Con este software, las empresas pueden ofrecer paquetes, cotizaciones e itinerarios, iniciar campañas de marketing, procesar pagos y realizar un seguimiento de la salud financiera de la organización.
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Referencias
