Rara vez pensamos en cómo nos comunicamos con las personas, ya que es una parte tan natural de lo que somos. Esto también se aplica a la comunicación corporativa. Después de todo, las organizaciones no son entidades sin rostro, sino grupos de individuos genuinos. La comunicación efectiva tiene un impacto en los procedimientos, la eficiencia y todos los niveles de un negocio. Aquí, repasaremos las habilidades básicas que necesita para una comunicación efectiva en su negocio, así como todo lo demás que necesita saber.
¿Qué es la Comunicación Empresarial?
La comunicación empresarial es el intercambio de información entre los empleados y los que están fuera de la empresa. Los empleados y la gerencia se comunican para lograr los objetivos organizacionales a través de una comunicación comercial efectiva. Su objetivo es mejorar los métodos organizativos y reducir los errores. Para lograr una comunicación comercial efectiva, debe mejorar tanto sus habilidades de comunicación como sus procesos de comunicación.
El proceso de comunicación empresarial y su estrategia de comunicación sustentan toda acción estructurada en una empresa. Esto podría variar desde la comunicación administrativa hasta la comunicación técnica del proveedor.
Cuando se interrumpe la comunicación, los sistemas esenciales de la empresa corren el riesgo de fallar. Las comunicaciones internas no son medidas por el 60% de los especialistas en comunicación interna, según los datos. Las posibles causas incluyen no entender por dónde empezar, qué pasos tomar a continuación o cómo evaluar el ROI.
Tipos de comunicación empresarial
Cuando se trata de comunicación empresarial, es verbal o escrita.
La comunicación puede tomar varias formas, incluida la comunicación verbal o escrita, en persona o a distancia, pero es vital para el placer de su personal en el trabajo.
Ninguno de estos es mejor o peor para su organización por sí solo; todo depende de las circunstancias.
La comunicación escrita es excelente para conservar un registro en papel de las opciones y actividades realizadas, así como para desarrollar estrategias y planes. La comunicación verbal permite la producción instantánea de ideas y un flujo de pensamientos más abierto.
Estos son los tipos de comunicación comercial que se aplican a cualquiera o todos los escenarios enumerados anteriormente:
#1. comunicación basada en Internet
Los correos electrónicos y las aplicaciones de mensajería instantánea (como Slack, Hangouts o incluso Nextiva Chat) son ejemplos de canales de comunicación cotidianos.
Las ventajas de los correos electrónicos y los mensajes incluyen la capacidad de entablar conversaciones privadas en un entorno de trabajo agitado, así como compartir un mensaje con un gran grupo de personas, desde unas pocas hasta cientos, al mismo tiempo.
#2. Llamadas de conferencia
Los teléfonos redujeron la barrera geográfica para realizar reuniones rápidas y efectivas. Permite un intercambio de ideas más efectivo debido a la comunicación no verbal (tono de voz) en lugar de la comunicación textual. Los sistemas de telefonía en la nube pueden mejorar la cooperación y la incorporación del equipo.
#3. Uso de videoconferencia
Las excelentes soluciones de videoconferencia permiten que las personas en lugares lejanos celebren reuniones lo más cercanas posible a las reuniones en persona. Llevan las reuniones telefónicas al siguiente nivel.
#4. Reuniones en persona
Las discusiones en persona pueden ayudar a una empresa a hacer avanzar las ideas rápidamente. Según investigaciones, las reuniones presenciales producen más ideas que las virtuales.
Sin embargo, para reuniones efectivas, se requiere una agenda de reunión sólida. El 46% de los empleados rara vez o nunca saben qué deben hacer después de una reunión.
#5. Actas e informes oficiales
Un sistema de comunicación empresarial bien engrasado incluye la documentación de actividades que afectan a otras personas y departamentos.
La capacidad de referirse a un documento escrito en cualquier momento disminuye la posibilidad de confusión o disputa y agrega claridad a la comunicación.
#6. Publicaciones
Las reuniones con grupos más grandes se llevan a cabo con frecuencia a través de presentaciones complementadas con informes y diapositivas de PowerPoint.
Estos son excelentes para transmitir nuevas ideas de una manera que permite preguntas y explicaciones.
#7. Foros de discusión y preguntas frecuentes
Una ubicación interna donde los empleados pueden consultar las preguntas más frecuentes sobre varios temas departamentales y hacer otras nuevas para que sean más productivos y estén al día sobre un tema.
#8. Cuestionarios
Las encuestas internas y de clientes son enfoques excelentes para obtener comentarios y calificaciones sobre temas cruciales. Las encuestas brindan un ciclo saludable de cambios respaldados por comentarios y abren un canal de contacto en todos los niveles de una empresa.
#9. Actividades de atención al cliente
Esto podría englobar cualquier tipo de acción de servicio al cliente. La asistencia de chat en vivo, los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), los procesos de incorporación de clientes, las revisiones de los clientes y otros servicios son ejemplos.
Habilidades esenciales de comunicación comercial
Las habilidades prácticas de comunicación comercial son vitales para ayudarlo a tener éxito en su carrera en cualquier área. Una comunicación clara puede tener un impacto en sus interacciones con las personas y ayudarlo a causar una buena impresión en el trabajo. Además, mejorar tus habilidades de comunicación corporativa te ayudará a avanzar en tu carrera.
¿Qué son las Habilidades de Comunicación Empresarial?
Las habilidades de comunicación empresarial son características que permiten a los profesionales comunicar información en el lugar de trabajo. Estas habilidades incluyen tipos básicos de comunicación, como la escucha activa, así como los métodos de comunicación necesarios para crear relaciones profesionales, como la negociación y la creación de redes. Las habilidades de comunicación son fundamentales en los negocios para fomentar la colaboración en equipo, proporcionar y recibir comentarios claros y estimular la creatividad. Los empleadores pueden ver cómo interactúa con los demás, inicia iniciativas y logra objetivos si utiliza sus habilidades de comunicación comercial con éxito.
Ejemplos de habilidades de comunicación empresarial
Las habilidades duras y blandas que ayudan a los profesionales a tener éxito en el trabajo pueden incluirse en las habilidades de comunicación empresarial. Los siguientes son algunos ejemplos de habilidades requeridas para una comunicación empresarial efectiva:
#1. Habilidades de colaboración
Trabajar con colegas y apoyar el logro de los objetivos de su organización requiere una colaboración eficaz. Esta parte de sus habilidades de comunicación corporativa implica hacer preguntas durante las reuniones de equipo, tener en cuenta los pensamientos y opiniones de otras personas y promover las contribuciones de su equipo. Los profesionales con buenas habilidades de cooperación pueden desarrollar métodos exitosos que ayuden a sus organizaciones a alcanzar sus objetivos.
#2. Habilidades de negociación
Las habilidades de negociación son necesarias para evaluar diferentes alternativas, establecer una buena relación con otros profesionales y llegar a un compromiso. Estas habilidades son utilizadas por profesionales de negocios en una variedad de actividades, incluidas transacciones de ventas, obtención de nuevos socios y búsqueda de inversores. De manera similar, tanto los empleados como los empleadores pueden confiar en las habilidades prácticas de negociación para determinar los salarios y la paga.
#3. Habilidades diplomáticas
La diplomacia es un conjunto de habilidades que puede ayudar a los profesionales a mejorar sus interacciones con compañeros de trabajo, jefes, clientes y otros profesionales. La diplomacia requiere tacto y una conciencia de cómo comunicarse de manera efectiva en medio de situaciones difíciles y adversidades. Además, sus habilidades diplomáticas pueden ayudarlo a ser más persuasivo y contundente durante las negociaciones, las iniciativas de colaboración y otras actividades.
# 4. Comunicación escrita
La comunicación escrita es un tipo básico de comunicación que se requiere independientemente de su profesión. Los deberes comerciales cotidianos que requieren grandes habilidades de escritura incluyen comunicar información por escrito, preparar informes, enviar comunicaciones y revisar documentos escritos. Las habilidades de escritura también incluyen la corrección de pruebas y la determinación de ajustes que pueden mejorar los artículos escritos.
#5. Habilidades de presentación
Crear y ofrecer presentaciones interesantes a audiencias variadas es otro conjunto de habilidades clave para una comunicación comercial efectiva. Las habilidades de presentación ayudan a los profesionales a organizar el marco de una exhibición, diseñar la forma de entrega y comunicar información a los compañeros de equipo, ejecutivos de la empresa y otros profesionales. Otro componente crucial de sus habilidades de presentación es la capacidad de comunicar información a una audiencia utilizando una variedad de tácticas, como hablar con voz, representaciones gráficas e interacciones no verbales.
#6. Habilidades para hablar en público
Hablar frente a diferentes audiencias a veces requiere muchos puestos de trabajo. Las empresas pueden dirigirse a profesionales de la red, posibles inversores y comunidades preparando un discurso e involucrando a la audiencia. Hablar en público también requiere conectarse con una audiencia al presentar una historia, ofrecer información importante y crear conciencia sobre los eventos actuales.
#7. Escucha activa
La escucha activa implica una variedad de características que ayudan a los profesionales a mejorar la comprensión y fomentar relaciones laborales de apoyo. Los profesionales que hacen preguntas, buscan el entendimiento mutuo y consideran los pensamientos e ideas de los demás tienen más probabilidades de desarrollar redes profesionales beneficiosas. Además, la escucha activa requiere atención a los detalles para evitar errores de comunicación y retener datos precisos durante las conversaciones, reuniones y otros encuentros en el lugar de trabajo.
#8. Comentarios y sugerencias
Se requieren comentarios y aportes regulares para una comunicación corporativa efectiva. La retroalimentación constructiva promueve el pensamiento introspectivo y el crecimiento. Los profesionales exitosos utilizan la retroalimentación de los superiores para mejorar el desempeño y alcanzar las metas. Del mismo modo, brindar opiniones y orientación en el lugar de trabajo es vital para compartir ideas e inspirar a otros.
#9. Habilidades de delegación
Las habilidades de delegación son utilizadas por gerentes y líderes en el negocio para planificar, dirigir y supervisar proyectos y actividades. La capacidad de identificar y administrar el flujo de trabajo de las tareas esenciales entre los miembros de su equipo es necesaria para una delegación efectiva. Establecer expectativas y brindar ayuda y recursos son partes cruciales de la delegación en la comunicación corporativa.
#10. Comunicación no verbal
La capacidad de captar lo que la gente dice a través de su lenguaje corporal se conoce como habilidades de comunicación no verbal. El contacto visual, la postura e incluso la postura de una persona pueden revelar cómo se siente. La comunicación no verbal también es útil para participar de manera efectiva en una variedad de contextos, como mantener el profesionalismo durante las reuniones de negocios.
#11. La resolución de conflictos
Superar los obstáculos con los demás y encontrar soluciones creativas a los problemas del lugar de trabajo es esencial para una comunicación corporativa eficaz. Los profesionales con habilidades efectivas para la resolución de conflictos pueden explorar diferentes enfoques, analizar estrategias y hacer concesiones para asegurar resultados positivos en situaciones difíciles.
#12. Habilidades para la toma de decisiones
El análisis de los elementos que influyen en los resultados y la evaluación de diferentes métodos para acciones específicas requieren habilidades sólidas para la toma de decisiones. A medida que avanza en su profesión, es posible que se le asignen tareas críticas que requieren que tome decisiones difíciles, evalúe sus estrategias para alcanzar los objetivos y tome decisiones significativas que promuevan el crecimiento y desarrollo de su negocio.
Cómo mejorar sus habilidades de comunicación empresarial
Considere las siguientes estrategias para mejorar sus habilidades de comunicación empresarial:
#1. Aprende a escuchar activamente.
Mejore sus habilidades de escucha activa y asegúrese de comprender la información que escucha de sus compañeros de trabajo. Evite errores de comunicación, por ejemplo, aclarando inmediatamente cualquier cosa que no entienda. Anime a otros a participar en reuniones o colaboraciones en equipo haciendo preguntas, escuchando otras ideas y tomando notas para realizar un seguimiento de los temas cruciales.
#2. Hacer uso de herramientas de colaboración.
Utilice recursos digitales para mantenerse en contacto con compañeros de trabajo, líderes de equipo y otros miembros del personal. Los sistemas de comunicación en línea, por ejemplo, le permiten interactuar con éxito con su equipo y evitar interrupciones. Estos materiales pueden ayudarlo a interactuar con otras personas de manera más rápida y clara, así como a agilizar las comunicaciones dentro de la empresa.
#3. Mejora tus habilidades de escritura.
Experimenta con tus habilidades de escritura y cómo transmites información por escrito. Tomar notas durante las colaboraciones en equipo, organizar materiales de proyectos y escribir recursos didácticos son buenas maneras de mejorar sus habilidades de escritura. Aprenda cuándo es vital mantener su redacción profesional y cuándo es apropiado usar un lenguaje más informal para transmitir sus mensajes.
#4. Anime a otros en el lugar de trabajo.
Motive a su personal mediante el uso de estrategias de comunicación positivas. Conéctese con otros en el trabajo compartiendo intereses comunes, colaborando y promoviendo la innovación. La comunicación abierta genera comunidad y confianza, todos los cuales son componentes esenciales para fomentar un ambiente de trabajo agradable.
#5. Solicitar comentarios
Obtenga comentarios sobre su comunicación comercial de compañeros de trabajo y jefes. A medida que avanza en el trabajo, por ejemplo, use ideas para mejorar áreas como hablar en público, delegar y habilidades de presentación. Observe a excelentes comunicadores corporativos en el trabajo para adquirir una idea de cómo mejorar ciertos elementos de sus talentos que cree que necesitan mejorar.
¿Qué puedo hacer con un título en Comunicación Empresarial?
Varias universidades ofrecen programas de grado en negocios con especializaciones en comunicaciones. Los estudiantes interesados en emplear habilidades y tácticas de comunicación para ayudar a las empresas y organizaciones a promover sus objetivos y productos pueden estar interesados en estos programas. Continúa leyendo para conocer más trabajos especializados del sector.
Programas de Grado en Comunicación Empresarial
Un programa de grado en comunicación empresarial debe equipar a los estudiantes con buenas habilidades de escritura, habla y tecnología de la información. Los graduados pueden emplear sus habilidades en una variedad de carreras. Deben poder transferir información entre empleados y empleadores dentro de una empresa, anunciar los objetivos de una empresa al público, comunicar información entre una empresa y sus clientes, y mucho más.
Los graduados de estas escuelas de comunicación empresarial pueden continuar trabajando en campos distintos de las relaciones públicas, la publicidad y el marketing. Según la Asociación Internacional de Comunicadores Empresariales (IABC), los titulares de un título en comunicación empresarial tienen la habilidad de organizarse para cumplir con los plazos de los proyectos, comunicar los beneficios de la mercancía de una empresa al público y comprender cómo funciona el mercado. Todas estas habilidades le permiten a uno convertirse en consultor si no sigue una carrera especializada, como redactor de discursos o comprador.
Soluciones de comunicación para pequeñas empresas
Alrededor del 95% de los clientes creen que la comunicación de sus empresas podría mejorarse. Solo el 26% de las empresas considera que su comunicación es sobresaliente. Comprensiblemente, este es un problema importante. En pocas palabras, si usted o su personal no se comunican de manera efectiva, perderá clientes. Esto, a su vez, tiene una influencia inmediata en su resultado final.
Afortunadamente, existen numerosas herramientas disponibles para ayudarlo a mejorar la eficiencia y la eficacia de su comunicación. Estas son algunas de las mejores soluciones de comunicación empresarial disponibles para usted:
#1. Ultatel
Un sistema telefónico VoIP confiable es la columna vertebral de cualquier organización exitosa y en expansión. Aquí es donde entra en juego ULTATEL. Su sistema telefónico basado en la nube integra la forma en que te comunicas con tu equipo y con tus clientes.
El sistema es económico, tiene una garantía de tiempo de actividad del 99.999 % y se puede escalar de forma rápida y económica. Como resultado, puede apoyar eficazmente a su empresa en crecimiento. También están disponibles videoconferencias, asistente automático, correo de voz a correo electrónico, integraciones y otras capacidades.
# 2. RingCentral
RingCentral ofrece una serie de soluciones que integran chat, videollamadas y un sistema telefónico en una sola herramienta. Las integraciones de aplicaciones, las videoconferencias, las llamadas de voz y otras funciones están disponibles para las empresas. También ofrece una garantía de tiempo de actividad para garantizar la confiabilidad.
RingCentral ofrece numerosas opciones con diferentes características que puede elegir según las demandas y el presupuesto de su empresa.
# 3. Zoom
Zoom es una de las plataformas de videoconferencia más populares, con alrededor de 13 millones de usuarios mensuales activos en todo el mundo. Cuando considera algunas de sus ventajas, es fácil ver por qué. Por ejemplo, puede compartir archivos y documentos de forma rápida y sencilla durante las conversaciones de vídeo.
El sitio también tiene una función de grabación de pantalla y algunas de sus opciones de precio incluyen transcripción gratuita. Zoom ofrece cuatro planes diferentes, incluida una versión gratuita. Tenga en cuenta que el plan gratuito tiene algunos límites, como un límite de tiempo de reunión de 40 minutos.
#4. WebEx
Con más de 300 millones de usuarios, WebEx de Cisco es una posible alternativa de conferencias de voz, especialmente dados los problemas de seguridad de Zoom en el pasado. El uso compartido de pantalla, las llamadas telefónicas y de video, el cifrado, la integración y otras funciones multiplataforma están disponibles.
WebEx ofrece tres niveles de precios para adaptarse a una variedad de presupuestos y necesidades. También tiene un plan de precio gratuito, sin embargo, estará limitado a un usuario y una duración de la reunión de 50 minutos.
#5. Reunión de Google
Para reemplazar Hangouts y Chat, Google creó Google Meet, una herramienta de videoconferencia. Está estrechamente conectado con el conjunto de productos de Google y, por lo tanto, ofrece importantes capacidades de comunicación. Las videoconferencias, las videollamadas, la mensajería, la programación y otras funciones están disponibles.
La versión básica de Meet es gratuita y, cuando se suscribe a Google Workspace, puede obtener versiones con más funciones. Esta membresía luego incluye actualizaciones a otras aplicaciones de Google.
# 6. Flojo
Slack es una de las aplicaciones de colaboración y comunicación más conocidas del mercado. Su función de mensajería de chat instantáneo facilita la comunicación. Por ejemplo, le permite a su equipo desarrollar sus propios canales temáticos, lo que da como resultado una comunicación más eficiente. Slack también proporciona un historial de búsqueda de chat, llamadas de video y audio, uso compartido y almacenamiento de archivos, y otras funciones.
La plataforma tiene muchos niveles de precios, incluido uno que es gratuito. Solo tenga en cuenta que el plan gratuito no ofrece todas las capacidades, pero es un punto de partida fantástico si su presupuesto es limitado.
#7. Equipos de Microsoft
Microsoft Teams, un participante más nuevo en la industria, ha reemplazado su oferta de Skype for Business. Los equipos, como muchas de las otras plataformas en esta lista, incluyen una variedad de funciones destinadas a facilitar la colaboración. Las videollamadas, el chat, la mensajería, el uso compartido de archivos, el almacenamiento y otras funciones están disponibles.
Microsoft ofrece cuatro niveles de precios diferentes, incluida una alternativa gratuita. La edición Premium Business Standard de Teams incluye versiones de escritorio de la suite Microsoft Office, lo cual es una ventaja significativa.
Teams también incluye la opción de integrar servicios telefónicos, lo que le permite realizar y recibir llamadas directamente desde su aplicación Teams. Esta interfaz, también conocida como enrutamiento directo, le permite agregar llamadas telefónicas directamente a una llamada de conferencia. Esta capacidad es posible con la integración como el controlador de borde de sesión (SBC) de ULTATEL.
#8. Ir al seminario web
GoToWebinar es una excelente opción para el software de seminarios web en línea. La plataforma fue creada exclusivamente para negocios que deseen promocionar y vender sus productos a través de webinars.
Entre sus características se encuentran formularios de registro personalizables, recordatorios por correo electrónico y programación. Una ventaja significativa de la herramienta es que le permite organizar eventos con hasta 3,000 personas. Al igual que la mayoría de las otras plataformas, tiene una variedad de niveles de precios para cumplir con cualquier presupuesto o requisito.
#9. Ir a
GoTo ofrece una variedad de soluciones para ayudar a su equipo a comunicarse de manera más exitosa. Muchos propietarios de pequeñas empresas encontrarán que GoTo Meeting es la solución de videoconferencia ideal. La grabación en la nube, las transcripciones, el chat y la mensajería, el uso compartido de pantalla y varios conectores están incluidos en esta utilidad multiplataforma.
GoTo Meeting tiene tres niveles de precios para adaptarse a diferentes presupuestos y requisitos. Aunque no hay una opción gratuita, la plataforma ofrece una prueba gratuita.
#10. lunes.com
Monday.com, como Slack, es más una aplicación de gestión de proyectos. Sin embargo, tiene una serie de propiedades que lo convierten en una herramienta de comunicación útil. Como resultado, usted y su equipo pueden comunicarse sin importar dónde se encuentren. Las herramientas de integración, almacenamiento de archivos, automatización y colaboración también están disponibles en la plataforma.
Monday.com tiene cuatro niveles de precios, uno de los cuales es gratuito para las personas. Sin embargo, como ocurre con muchos otros programas, la versión gratuita carece de algunas de las funciones que preferiría.
En conclusión
Seamos realistas: una excelente comunicación es esencial para cualquier pequeña empresa hoy en día. De hecho, el 86 % de los empleados cree que la falta de comunicación en el lugar de trabajo es una de las principales causas de los fracasos en la oficina. La comunicación eficaz hace que las empresas sean más productivas y les permite servir mejor a sus clientes. Afortunadamente, existen numerosas soluciones de comunicación para pequeñas empresas disponibles para ayudarlo con esto.
- SERVICIO DE LLAMADAS EN CONFERENCIA: Los mejores servicios de llamadas en conferencia de 2023
- Aprendizaje de habilidades digitales: los beneficios de aprender habilidades digitales en Nigeria
- Cómo realizar llamadas de conferencia en Android para empresas
- CÓMO HACER UNA LLAMADA EN CONFERENCIA: Guía fácil y pasos a seguir
Referencias
