El software de recursos humanos más popular es un sistema de información de recursos humanos (HRIS). Desde entonces, la tecnología, sin duda, ha avanzado significativamente. En respuesta a los cambios en las regulaciones de la empresa o el cumplimiento normativo, los sistemas HRIS modernos pueden automatizar procedimientos, incorporar entradas y modificar formatos de informes en tiempo real. Los sistemas HRIS modernos también son tan efectivos y fáciles de usar como poderosos y ágiles porque brindan experiencias de usuario de nivel de consumidor y funcionalidad adaptable. El mejor software HRIS se ofrece a través de la nube, lo que ofrece una mayor cantidad de ventajas, como mayor almacenamiento de datos, seguridad mejorada y una interacción más fácil con programas auxiliares como nómina, seguimiento de candidatos y otros sistemas de recursos humanos.
Este artículo brinda una descripción general de los sistemas HRIS, incluidas definiciones, ejemplos e información de capacitación. Echémosles un vistazo.
¿Qué es el SISTEMA HRIS?
Un sistema de información de recursos humanos (HRIS) es un programa de software que organiza y procesa información específica de los empleados, así como reglas y procedimientos relacionados con los recursos humanos. Los estándares HRIS recursos humanos (HR) deberes y procedimientos mientras se promueve el mantenimiento de registros precisos y la presentación de informes como un sistema interactivo de gestión de la información.
En esencia, un sistema HRIS es una "calle de doble sentido" en la que la información sobre los empleados se proporciona a la organización y luego se devuelve a los empleados. Un sistema HRIS (HRIS) proporciona interacciones más fluidas, simplificadas y efectivas entre los empleados y las empresas para las que trabajan al eliminar las actividades manuales y en papel relacionadas con los recursos humanos. Esto libera a los especialistas de recursos humanos para realizar un trabajo más estratégico y de alto valor.
HRIS frente a HRMS frente a HCM
Las frases HRIS, HRMS (sistema de gestión de recursos humanos) y HCM (gestión del capital humano) a veces se usan indistintamente. Sin embargo, dependiendo de las funciones que una empresa decida permitir, puede haber ligeras diferencias entre las tres.
HRIS
Inicialmente referido como un sistema básico para mantener datos administrativos de los empleados. HRIS ahora incluye procedimientos como adquisición de talento, reclutamiento y almacenamiento y procesamiento continuo de datos de empleados a medida que las operaciones de recursos humanos se han vuelto más complicadas.
HRMS
Comenzó a usarse cuando las empresas comenzaron a realizar sus actividades de recursos humanos utilizando software más complejo y operaciones automatizadas, mientras que todavía se usa por igual con HRIS organizacional. La gestión de la nómina y el tiempo y la mano de obra pueden incluirse en el HRIS actual.
HCM
Se refiere a una solución más completa o integral que aborda todas las facetas de la gestión de la fuerza laboral y la función de recursos humanos. Las funciones avanzadas de gestión de talentos, incluida la gestión del rendimiento, la planificación de la sucesión, la planificación salarial, la planificación estratégica de la fuerza laboral y muchas otras actividades de planificación de recursos humanos, se incluyen en la capacidad adicional. Ya sean transaccionales, estratégicas o basadas en datos, las tareas de recursos humanos están todas incluidas en HCM.
¿Cuáles son los dos pilares de HRIS?
Un sistema de información de recursos humanos se construye en torno a dos pilares que proporcionan la base para la gestión de personas y políticas para mejorar el rendimiento general de la organización.
#1. Diseño de la Organización
Desde un punto de vista estructural, HRIS consta de roles, funciones y jerarquías de informes. HRIS ofrece una responsabilidad identificable y una hoja de ruta para la funcionalidad operativa y la coherencia mediante el establecimiento de la estructura organizativa.
Al ayudarlo a ubicar al personal adecuado, el sistema HRIS correcto puede ayudarlo a manejar las dificultades comerciales.
#2. Gestión de datos para empleados
El HRIS ofrece una imagen completa de cada empleado, incluido el nombre, la dirección, la fecha de contratación, el pago, las opciones de beneficios y mucho más, similar a la gestión de relaciones con el cliente pero en un escenario de empleador/empleado. Con los datos correctos, podrá interactuar mejor con sus empleados, ayudarlos a crear metas profesionales, ubicar la mejor capacitación y mejorar su desempeño.
¿Qué tipos de HRIS existen?
Hay muchas soluciones HRIS diferentes disponibles, y muchas de ellas brindan funciones comparables. Estos HRIS se pueden dividir en dos grupos: HRIS basados en la nube y locales.
- HRIS basado en la nube
El HRIS basado en la nube está alojado fuera del sitio por el proveedor y se puede acceder a él en línea. Las empresas que no quieren ocuparse del mantenimiento del sistema por sí mismas o que son demasiado pequeñas para tener un personal de TI dedicado a menudo consideran que estos sistemas son adecuados. Las soluciones HR IS basadas en la nube también obtienen actualizaciones automáticas del proveedor que no necesitan TI en el sitio para aplicarlas.
- HRIS basado en premisas
El departamento de TI de una empresa aloja sistemas HRIS basados en premisas en sus propios servidores. Esto requiere una mayor sofisticación Infraestructura de TI que muchas pequeñas empresas pueden tener, pero puede permitir a una empresa un mayor control sobre su solución y seguridad HRIS.
¿Qué ventajas puede tener un HRIS si se traslada a la nube?
Hay varias ventajas de implementar un sistema HRIS en la nube frente a un sistema HRIS local, incluidas las siguientes:
- La escalabilidad es simple. Puede escalar rápidamente hacia arriba o hacia abajo en la nube a medida que cambien las demandas de su empresa. Además, tiene más flexibilidad financiera y puede controlar mejor los gastos cuando amplía o reduce sus actividades.
- Más control sobre el gasto operativo frente al de capital. Simplemente paga por lo que usa en la nube, por lo que no tiene que realizar costosas inversiones en infraestructura. Sus costos son operativos más que de capital.
- Acceso simple y rápido a la innovación. Obtiene acceso a actualizaciones e innovaciones mucho antes en la nube, ya que el desarrollo y la implementación se llevan a cabo muy rápido.
¿Quién necesita un sistema HRIS?
Incluso las empresas más pequeñas pueden beneficiarse de un sistema HRIS. Las soluciones de HRIS pueden ahorrarle a los propietarios de RRHH y de la empresa suficiente tiempo como para que, en muchas circunstancias, paguen por sí mismos. Para que el software crezca con el negocio, es vital invertir lo antes posible en un Sistema HRIS.
Ventajas de un HRIS
El uso de un HRIS proporciona muchas ventajas definidas, a medida que avanzamos en nuestro programa de certificación de recursos humanos digitales. Debido a esto, las empresas de todos los tamaños utilizan esta aplicación para ayudar en sus operaciones de recursos humanos. La información de los empleados está centralizada en el Sistema HRIS. Luego, en un solo sistema, una variedad de datos de empleados están fácilmente disponibles.
#1. Mantenimiento de registros
Un sistema de mantenimiento de registros llamado Sistema HRIS monitorea los cambios en todo lo que involucra a los empleados. Cuando se trata de datos de personal, el HRIS podría verse como la única fuente confiable.
#2. cumplimiento
Para fines de cumplimiento, se recopilan y conservan ciertos datos. Thіѕ contains іnfоrmаtіоn fоr іdеntіfуіng еmрlоуееѕ in thе event of thеft, frаud, or оthеr wrongdoing, first соntасt іnfоrmаtіоn іn the еvеnt оf ассіdеntѕ, citizen іdеntіtу information for the tаx office, and оblіgаtоrу сеrtіfісаtіоn expiry dates. El sistema HRIS tiene la capacidad de almacenar toda esta información. De acuerdo con los requisitos de GDPR, los datos deben mantenerse de manera adecuada y segura.
#3. Eficiencia
Se mejora la precisión y se ahorra tiempo al tener toda esta información en un solo lugar. Como documentación tangible, varias empresas aún mantienen una gran cantidad de datos sobre sus empleados. Localizar la carpeta y la hoja adecuadas puede requerir mucho trabajo del personal.
#4. plan de recursos humanos
El Sistema HRIS (HRIS) permite el seguimiento de los datos necesarios para desarrollar estrategias comerciales y de recursos humanos. Diferentes datos serán cruciales para monitorear, dependiendo de los objetivos de la organización. El Sistema HRIS sobresale en esta situación.
#5. Recursos humanos de autoservicio
La capacidad de proporcionar recursos humanos de autoservicio a empleados y gerentes es una última ventaja. Como resultado, los empleados ahora pueden manejar su propio negocio. El sistema HRIS puede proporcionar una experiencia positiva para los empleados cuando se implementa correctamente. ¡Recuerde que no todos los sistemas HRIS brindan esto de manera intuitiva!
La organización, RRHH y los empleados se benefician del uso de un HRIS. Cuando tiene entre 30 y 50 empleados, usar un IS de recursos humanos se vuelve intrigante.
¿Qué características tiene el software HRIS?
Las empresas pueden abordar las dificultades a medida que se expanden con la ayuda del software HRIS, que proporciona soluciones escalables y herramientas de recursos humanos especializadas. Las siguientes son algunas de las características más típicas de HR IS:
Tanto la contratación como la incorporación
Los reclutadores pueden escanear currículums, realizar evaluaciones preliminares de candidatos y realizar verificaciones de antecedentes con el uso de HRIS Systems.
Departamento de Nóminas
Un sistema HRIS a menudo deducirá automáticamente impuestos y beneficios de los salarios de los empleados, ahorrando tiempo y reduciendo la posibilidad de errores. Ciertos sistemas también ofrecen alternativas de pago flexibles.
Tiempo, asistencia y horario
El seguimiento del tiempo en un sistema de recursos humanos a menudo admite una variedad de tipos de trabajadores e interactúa directamente con la nómina para ayudar a aumentar la precisión.
Administración de beneficios
HRIS a menudo incluye una amplia gama de capacidades para manejar los beneficios ofrecidos por los empleadores y los voluntarios, incluidos los seguros médicos y los planes de ahorro para la jubilación.
Cumplimiento
Ciertos HRIS pueden mantenerse al día con los cambios en los requisitos de empleo e impuestos a medida que ocurren.
Analíticas e informes
Con HRIS, a veces se puede acceder a un conjunto de datos consolidados para todas las métricas de recursos humanos. Los servicios más avanzados hacen que los datos estén disponibles a pedido y envían activamente informes, alertas o acciones a las partes interesadas.
Integraciones
El seguimiento del tiempo, los beneficios y la nómina se pueden combinar en un solo sistema con HRIS. Algunos permiten a los usuarios finales crear integraciones únicas o sincronizarse con otros sistemas comerciales.
Ejemplos de sistemas HRIS
Las organizaciones pueden elegir entre una amplia variedad de ejemplos de software del Sistema HRIS. Por ejemplo, ADP ofrece las siguientes alternativas dependiendo del tamaño de la empresa:
#1. ADP Fuerza Laboral Ahora®
ADP Workforce Today ofrece una plataforma todo en uno para manejar la nómina, el talento, los beneficios, el tiempo, las personas, los análisis y más para las medianas empresas.
#2. ADP Vantage HCM®
Con la ayuda de ADP Vantage HCM®, las grandes empresas internacionales con base en los EE. UU. pueden administrar su fuerza laboral y tomar decisiones estratégicas sobre importantes impulsores del crecimiento, como los gastos laborales y la rotación.
#3. HCM de próxima generación de ADP
ADP Next Gen HCM puede ayudar a las empresas en crecimiento a adaptarse al entorno y las necesidades de la fuerza laboral que están cambiando rápidamente.
Una elección crucial que podría afectar el logro de ciertos objetivos de la empresa es seleccionar un software del sistema HRIS. Las etapas generales del proceso de compra son, aunque no totalmente lineales:
- Enumere cualquier problema o dificultad con los procedimientos actuales de recursos humanos.
- Investigue cómo un sistema HRIS podría ayudar a superar tales desafíos.
- Crear una lista de requisitos HRIS.
- Evalúe a los proveedores de sistemas HRIS utilizando la lista de verificación
Seis fases para la implementación de HRIS
Cuando se trata de la implementación de HR IS, podríamos publicar una serie de ensayos. Proporcionaremos un resumen de alto nivel en este artículo. Hay varias fases para la implementación del software.
#1. buscar
Averigüe qué necesitan sus diversas partes interesadas de un IS de recursos humanos antes de comenzar su implementación. Puede compilar una lista de posibles proveedores en función de estas especificaciones. A continuación, puede solicitar ofertas de estos proveedores de servicios. Debería haber seleccionado un proveedor de HR IS apropiado para cuando termine esta ronda.
#2. Planificar y alinear
Usted establece un comité directivo, un equipo de implementación y un socio de implementación en esta fase. La dirección que se comprende típicamente se comprende típicamente. Trabajar en los deberes de implementación en curso es el principal deber del equipo de implementación.
#3. Definir y diseñar
Ahora debe definir sus grupos de usuarios y diseñar sus procedimientos y flujos de trabajo. Describa las necesidades funcionales y tecnológicas de su infraestructura HRIS, sistema y seguridad. Además, tenga en cuenta que en esta fase es posible que deba establecer una integración entre su HR IS y otros sistemas actuales.
4. Configurar y probar
Para probar su nuevo sistema HRIS y proporcionar sugerencias de mejoras, debe reunir un equipo de prueba central en esta fase. Después de eso, debe diseñar una prueba de aceptación del usuario en la que puede invitar a muchas personas para que proporcionen su opinión final.
#5. Comunicar y entrenar
Debe crear un programa de capacitación para su personal técnico, una estrategia de comunicación, un sitio web de preguntas frecuentes y otros materiales de apoyo antes del momento de puesta en marcha.
#6. Implementar y mantener
Puede lanzar formalmente su HR IS después de que todos sus procedimientos de soporte estén en su lugar. Recuerde recopilar comentarios periódicamente y actualizar sus materiales de capacitación para reflejar los sistemas cambiantes. Aquí, la comunicación continua y precisa es esencial.
Lea también QUÉ ES HRIS: qué es, beneficios y usos
Conclusión
Las organizaciones que buscan mejorar su gestión de recursos humanos pueden encontrar una herramienta potente en el sistema HRIS. Los sistemas HRIS pueden ayudar a las empresas a maximizar el potencial de sus empleados y fomentar un lugar de trabajo más efectivo y productivo al registrar los datos de los empleados y ofrecer información sobre el desempeño organizacional. HRIS tiene el potencial de ser un activo invaluable para cualquier organización con la instrucción y asistencia adecuadas. Al final, los sistemas HRIS pueden ayudar a eliminar el elemento de adivinanzas de la gestión de recursos humanos y construir una organización más eficaz y fructífera.
Preguntas frecuentes sobre el sistema Hris
¿Quién hace uso de un Sistema HRIS?
Las empresas que necesitan ayuda para gestionar la complejidad de una fuerza laboral cambiante suelen utilizar un sistema HRIS. Esto es particularmente cierto para las empresas que buscan desarrollarse, expandirse regionalmente o explorar fusiones y adquisiciones.
¿Cómo puede HRIS Systems ayudar en la contratación?
Los reclutadores pueden usar HRIS para anunciar trabajos, monitorear candidatos, hacer verificaciones de antecedentes y más. Para ayudar a las empresas a competir por el talento, algunos sistemas también ofrecen evaluaciones comparativas de los paquetes de remuneración.
¿La nómina cae bajo HRIS?
El sistema HRIS a menudo incluye nóminas automatizadas, ya que están diseñadas para reducir las tareas administrativas, lo que puede ayudar a ahorrar tiempo y reducir errores.
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