Las empresas de construcción tienen que tomar decisiones financieras desafiantes todos los días, como qué proyectos licitar, qué opciones de financiamiento para buscar los suministros y herramientas necesarios y qué margen de beneficio establecer para cada proyecto. La capacidad de crecer y mantener un flujo de caja positivo se basa en una contabilidad precisa de costos, ventas y otros datos financieros. Para administrar los fondos de manera efectiva frente a las restricciones financieras específicas de la industria de la construcción, los líderes de las empresas necesitan sistemas de contabilidad sofisticados. Este artículo contiene el mejor software de contabilidad de la construcción que puede utilizar para hacer crecer su empresa constructora. También agregamos algunas certificaciones de contabilidad de la construcción para ayudarlo a crecer en este campo. ¡Disfruta el viaje!
¿Qué es una contabilidad de construcción?
Los costos generalmente se atribuyen a contratos individuales en la contabilidad de construcción, que es un subconjunto de la contabilidad de proyectos. Cada proyecto de construcción se trata como un "trabajo" único en el software de contabilidad, y los gastos se le asignan en tiempo real asignándole un número de trabajo específico. Los materiales y la mano de obra constituyen la mayor parte de estos gastos, con otros costos que incluyen cosas como tarifas de arquitectura y consultoría. Los proyectos de construcción incurren en una serie de costos indirectos adicionales, como los asociados con la supervisión, el alquiler de equipos, los gastos de apoyo y los seguros. A menos que sea aprobado por el cliente, los proyectos de construcción pueden no incluir gastos administrativos.
Cómo hacer la contabilidad de la construcción
Hay algunos pasos que debe seguir cuando se trata de la contabilidad de la construcción. Estos son algunos de los pasos:
#1. Comience con el pie derecho con sus libros
Sabemos que mantener sus libros en orden no está exactamente en la parte superior de su lista de tareas pendientes en medio de la supervisión de los aprendices y la respuesta a las llamadas de emergencia para el servicio. No puede darse el lujo de ignorar la importancia de la contabilidad y la teneduría de libros. Mantener registros financieros precisos es esencial para cualquier organización, ya que ayuda con la gestión de gastos e informa decisiones futuras. Tareas como realizar un seguimiento de los flujos de dinero y procesar la nómina entran en esta categoría.
#2. Los gastos clave deben ser monitoreados
Controlar los desembolsos de una empresa puede ser difícil. Tanto los materiales como la mano de obra deben controlarse. Sin cuentas personales dedicadas o tarjetas de crédito, puede ser una molestia rastrear este tipo de actividad cuando llega el momento de los impuestos. Si no lo ha hecho anteriormente, puede resolver este problema fácilmente estableciendo una cuenta de cheques que se use solo para transacciones comerciales. Esto será útil para diferenciar entre comestibles y materiales de construcción.
#3. Mantener registros diarios
El aspecto más importante de la contabilidad de la construcción es mantener un cronograma constante. Mantener registros regulares es uno de los requisitos más básicos. Si no mantiene registros detallados, monitorear la salud financiera de su empresa será una gran molestia. Organízate y mantente así. Hay aplicaciones simples que hacen que la contabilidad sea conveniente incluso cuando no estás en tu escritorio y estás trabajando en un proyecto. No solo es conveniente, sino que también sigue las pautas de MTD. Si mantiene registros meticulosos todos los días, presentar sus impuestos será muy fácil.
#4. Tenga en cuenta las fechas de vencimiento de impuestos
Todo el mundo considera que el tiempo de presentación de impuestos es una molestia. Para terminar sus declaraciones de impuestos sin cometer errores, se recomienda que configure un recordatorio. Mantener registros precisos es crucial para cumplir con los plazos de presentación. Tampoco tendrá que preocuparse por ser multado por HMRC por un error.
#5. Lleve un registro de su flujo de efectivo
En la contabilidad de la construcción, debe proceder con prudencia. La expectativa es que los trabajos complejos con altos costos también proporcionen grandes ganancias. Asegúrese de enviar las facturas de manera constante o solicite el pago por adelantado de mano de obra y productos de alto precio.
Debe dejar de trabajar inmediatamente si un cliente decide no pagar por cualquier motivo. El fracaso de la mayoría de las pequeñas empresas de construcción puede atribuirse a la omisión de esta etapa crucial. Puede evitar unirse a ese grupo vigilando de cerca su flujo financiero.
Software de contabilidad de la construcción
Para realizar un seguimiento del flujo de efectivo de la empresa, las empresas de construcción utilizan software de contabilidad de construcción. Cuando se trata de realizar un seguimiento de los gastos e ingresos específicos del trabajo, administrar la nómina y facturar y adquirir clientes, el software de contabilidad de la construcción va más allá de lo que ofrece el software de contabilidad tradicional.
Numerosos proveedores brindan a las empresas de construcción de diferentes tamaños y especializaciones soluciones de software de contabilidad adecuadas. El software de contabilidad simple, como QuickBooks, es suficiente para muchos autónomos y pequeñas empresas cuyas operaciones se encuentran en un sector limitado. Sin embargo, el seguimiento de ingresos y costos específicos del trabajo no suele ser una característica del software de contabilidad genérico, lo que requiere procesos manuales. Cuando se trata de manejar las finanzas y generar informes útiles sobre el estado de una empresa, estas soluciones alternativas se vuelven menos efectivas y eficientes a medida que aumenta la complejidad del proyecto.
Por otro lado, el software de contabilidad es a menudo una parte integral de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), que brindan una respuesta integral a diversas necesidades comerciales para organizaciones más grandes. La contabilidad, los activos, los contratos, CRM, la nómina y otros procesos comerciales pueden administrarse de forma centralizada con la ayuda de las soluciones ERP para la industria de la construcción. Un inconveniente potencial de los sistemas de planificación de recursos empresariales es que muchas de las alternativas disponibles no se desarrollaron teniendo en cuenta el sector de la construcción. Si su empresa está buscando un ERP en el mercado, una opción es encontrar uno que tenga módulos de contabilidad específicos para la construcción, como el costo del trabajo.
El mejor software de contabilidad de la construcción
Los siguientes son algunos de los mejores software de contabilidad de la construcción por los que puede optar:
#1. CMiC
Cuando se trata de administrar las finanzas y los libros de una empresa constructora, CMiC no tiene paralelo. CMiC tiene capacidades en contabilidad, gestión de proyectos, recursos humanos y campo para cumplir con la gran mayoría de los requisitos de una empresa constructora. Para comprender mejor los costos del proyecto y reducir los riesgos, CMiC compila todos los datos de la empresa en una base de datos centralizada desde la cual los usuarios pueden obtener una amplia gama de análisis en profundidad. Las funciones básicas de contabilidad para la industria de la construcción proporcionadas por CMiC incluyen presupuestos, pronósticos corporativos y de proyectos, el libro mayor, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Las herramientas de contabilidad de CMiC, como sus controles automatizados integrados y sus capacidades de gestión de riesgos, permiten a las empresas reducir la exposición a pérdidas, controlar mejor los libros y mejorar sus resultados. Ahorrando tiempo, asegurando la integridad de los datos y facilitando la documentación, el pronóstico y la generación de informes precisos sobre la salud financiera, CMiC crea un único registro consolidado de las actividades financieras pasadas y presentes.
CMiC está equipado con potentes capacidades para la gestión de proyectos, la gestión del capital humano y la gestión de activos, además de sus sólidas características de gestión contable y financiera. Como resultado, CMiC es un poderoso producto empresarial que facilita la alineación y la visibilidad de todo el proyecto. Además, la solución FIELD de CMiC ofrece una aplicación móvil para comunicar información de proyectos, documentos y actualizaciones del campo a la oficina.
Para Agencias y Operadores
- Se puede escalar para satisfacer las necesidades de empresas de diferentes tamaños.
- Disponible como una solución basada en la nube o local
- Soporte al cliente de calidad y materiales de capacitación.
Desventajas
- Los usuarios informan que el producto puede ser lento a veces
- La configuración y la formación inicial pueden llevar mucho tiempo
#2. Jonás primer ministro
Jonas Premier es un sistema integral de gestión de proyectos y contabilidad diseñado para empresas constructoras de todos los tamaños. La capacidad de automatizar las cuentas por pagar retenidas para los subcontratistas, desarrollar flujos de trabajo y aprobaciones de pagos personalizados y configurar cuentas por pagar (A/P) recurrentes son solo algunas de sus excelentes capacidades contables. También proporciona capacidades sólidas de contabilidad de proyectos, como la capacidad de crear documentos RFI al instante, realizar un seguimiento del tiempo a través de una aplicación móvil y generar informes de costos de tareas con capacidad de desglose.
Para Agencias y Operadores
- Le permite profundizar en las líneas de pedido de costos de trabajo
- Maneja cualquier tipo de contrato de facturación
- Ofrece almacenamiento de documentos ilimitado
- Puede rastrear equipos y costos de inventario
- Le permite crear, enviar y rastrear RFI
- Gestiona acuerdos y pagos de subcontratistas.
Desventajas
- Tarifas de implementación costosas
- Carece de funciones de gestión de nómina
- Carece de un portal de clientes
- Carece de funciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM)
#3. BASE
FOUNDATION, fundada en 1985, es pionera en la industria de la construcción y un proveedor líder de software de contabilidad para la construcción. Es una alternativa completa y adaptable que puede servir a una amplia gama de actividades de construcción gracias a sus características robustas y una gran selección de módulos para empresas de todos los tamaños. Incluye los módulos estándar para el software de contabilidad de la construcción, como costos de trabajo, nómina, libro mayor, AP/AR y administración de PO/subcontratista. FOUNDATION supera a sus competidores al ofrecer módulos complementarios para una amplia gama de funciones de gestión financiera de la construcción, que incluyen, entre otras, gestión de proyectos, programación, seguimiento de inventario y equipos, imágenes de documentos y más.
Los usuarios tienen una variedad de opiniones con respecto a las capacidades de generación de informes de FOUNDATION, y algunos creen que los informes predeterminados del sistema son inadecuados. La reciente incorporación de la integración de DataGenie, por otro lado, ha mejorado en gran medida las capacidades de generación de informes de FOUNDATION. DataGenie permite a los clientes personalizar y crear sus propios informes, mientras que FOUNDATION solo ofrece una selección de opciones establecidas. En comparación con un software de administración y contabilidad de la construcción más complejo, los usuarios encuentran que FOUNDATION es fácil de aprender y usar. Los módulos están bien organizados y son sencillos. Sin embargo, varios usuarios se han quejado de que el software se congela o falla, y muchas actualizaciones parecen centrarse únicamente en corregir errores en lugar de introducir nuevas funciones.
Para Agencias y Operadores
- Más fácil de aprender y usar que muchas otras opciones líderes
- Aplicación móvil e instalación basada en la nube disponibles
- Servicio al cliente excepcionalmente útil y receptivo
Desventajas
- Las capacidades de generación de informes no son tan sólidas como las de algunos competidores
- Los usuarios a veces encuentran fallas, bloqueos, bloqueos, etc.
#4. Contratista sabio 100
Puede utilizar las numerosas fórmulas, plantillas y variables disponibles en Sage 100 Contractor para generar estimaciones de forma rápida y precisa. Con las funciones estándar de Windows, como cortar, copiar y pegar, puede generar cotizaciones rápida y fácilmente. Puede importar datos de otras estimaciones, por ejemplo, o copiar y pegar una cuadrícula de estimación en una hoja de Excel. También puede exportar notas de estimación a documentos como órdenes de compra, órdenes de cambio, órdenes de trabajo, solicitudes de propuestas (RFP) y subcontratos.
Para Agencias y Operadores
- Utiliza funciones de Windows para crear estimaciones fácilmente
- Incluye seguimiento remoto del tiempo por parte de los empleados y gestión de equipos.
- Admite la facturación específica de la construcción, como AIA y tiempo y material
- Tiene una aplicación móvil que se puede usar para enviar órdenes de cambio y despacho.
Desventajas
- No tiene portal de clientes
- Carece de funciones de contabilidad móvil
- No puede rastrear la ubicación del empleado
- No tiene precios por adelantado
#5. QuickBooks para la construcción
Aunque QuickBooks no se creó específicamente para la contabilidad de la construcción, tiene características útiles para la industria que permiten que las empresas más pequeñas lo utilicen. Con capacidades específicas de la industria que incluyen costos de trabajo e interfaces con otro software de gestión de la construcción, QuickBooks for Construction amplía la oferta estándar de QuickBooks de la empresa. QuickBooks es una alternativa fantástica para las pequeñas empresas de construcción debido a su bajo precio y su interfaz sencilla, además de sus capacidades básicas. Es una opción maravillosa para empresas de construcción más pequeñas con menos personal que trabaja en proyectos con presupuestos más estables. QuickBooks carece de varias de las características más complejas del software de contabilidad de construcción de la competencia, pero la edición QuickBooks for Construction del producto ofrece un conjunto suficiente de herramientas centradas en la construcción para ser una opción para algunas organizaciones.
QuickBooks tiene las características básicas que necesita para manejar trabajos, facturar a clientes y realizar un seguimiento de los contratos. El software también proporciona paneles para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos de proyectos individuales. Se incluye el seguimiento del tiempo y los gastos de los empleados, al igual que la integración simple con el servicio de nómina de QuickBooks (por un precio adicional). El diseño fácil de usar de QuickBooks es otra ventaja. QuickBooks facilita la personalización de informes, el ingreso de facturas y la vinculación de cuentas bancarias para transacciones financieras más rápidas. QuickBooks simplifica la contabilidad para aquellos que no quieren informes financieros elaborados
Para Agencias y Operadores
- Precios asequibles para pequeñas empresas
- Se integra con software de gestión de la construcción como Corecon y Buildertrend
- La interfaz fácil de usar es fácil de aprender
Desventajas
- Conjunto de funciones limitado en comparación con un software de contabilidad más específico para la construcción
- Los límites de usuarios lo hacen menos apropiado para medianas y grandes empresas
#6. Sage 300 Construcción y Bienes Raíces
Sage 300 CRE es una de las soluciones más destacadas del mercado, que atiende las complicadas demandas de gestión financiera de empresas de construcción medianas y grandes, con miles de clientes y varias décadas en el campo. Cuando busque un software de contabilidad de construcción confiable, Sage 300 CRE se encuentra entre las mejores opciones disponibles. Sage 300 CRE se destaca de la competencia porque proporciona un conjunto integral de funcionalidades, que incluye herramientas de contabilidad de alta gama e informes para costos de trabajo, nómina y recursos humanos, y facturación.
El software es una opción integral sólida para las empresas que buscan un producto de software completo porque también tiene herramientas para la estimación, la gestión de documentos, la gestión de proyectos, la inteligencia empresarial y la gestión de servicios. A muchos usuarios les gustan las funciones de generación de informes y de inteligencia comercial de Sage 300 CRE. Sage 300 CRE brinda a los usuarios información crítica sobre sus negocios y proyectos específicos a través de sus más de 1,400 formatos de informes predefinidos y considerables opciones de personalización.
Para Agencias y Operadores
- Larga trayectoria en los sectores de la construcción e inmobiliario
- Amplias funciones de informes e inteligencia empresarial
- Sólidas ofertas de servicio al cliente y soporte
Desventajas
- El software puede ser difícil de aprender y la interfaz de usuario se siente anticuada en comparación con los competidores más nuevos
- Precio alto, especialmente para ciertas características y niveles más altos de atención al cliente
- Solo disponible como una solución local
#7. Tendencia del constructor
Si bien Buildertrend no está diseñado para manejar todas sus necesidades de contabilidad por sí solo, puede sincronizarse con servicios como QuickBooks Online y Xero para brindarle acceso a herramientas como facturación y control de costos. Sin embargo, sus ventajas en la industria de la construcción no tienen paralelo. Es ideal si necesita almacenar y administrar una amplia variedad de archivos todos los días, ya que todos los planes vienen con almacenamiento ilimitado de documentos, fotos y videos. Los archivos se pueden importar, organizar en carpetas específicas del trabajo, acceder directamente desde la aplicación móvil y compartir con los clientes para que se puedan mantener las conexiones profesionales.
La función Registros diarios también se ve mejorada por el módulo de gestión de documentos. Usted o su equipo, por ejemplo, pueden cargar archivos, imágenes y videos para verificar información crucial del proyecto al ingresar un registro diario.
Para Agencias y Operadores
- Ofrece almacenamiento ilimitado de archivos y fotos y videos en todos sus planes
- Incluye una función de CRM
- Tiene una función de reloj de tiempo que rastrea las ubicaciones de los empleados en un mapa
- Se integra con QuickBooks o Xero para funciones de contabilidad mejoradas
Desventajas
- Requiere una tarifa separada para su suscripción a QuickBooks o Xero
- No se puede administrar el equipo
- No puede administrar facturas y órdenes de compra en su plan Esencial
- Es más caro que la mayoría de los programas de contabilidad específicos para la construcción.
Software de contabilidad de construcción vs. ERP
Un sistema ERP es un tipo de software de gestión empresarial que controla las finanzas, los activos, los clientes, los proveedores y los empleados de una empresa, entre otras cosas. Si bien las características de contabilidad pueden estar presentes en los ERP, este no suele ser el enfoque principal, ya que los ERP se desarrollan para cumplir con una gama más amplia de requisitos operativos. Las herramientas para la gestión de proyectos, la estimación, la licitación, la administración de contratos, la programación y otras tareas comerciales típicas también pueden incluirse en los ERP específicos de la construcción.
Los registros financieros y los informes que necesita una empresa de construcción suelen ser el único enfoque del software de contabilidad de la construcción. Las características antes mencionadas no son universales en el software de contabilidad. El extenso conjunto de funciones de un sistema de planificación de recursos empresariales puede ser excesivo para algunas organizaciones de construcción más pequeñas, pero podría ser invaluable para otras.
Si bien la mayoría de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son de naturaleza genérica, hay varios que se adaptan a los requisitos únicos del sector de la construcción. Debe verificar los ERP para ver si brindan módulos de contabilidad específicos para la construcción además de otras capacidades si realmente quiere elegir el mejor software para la gestión financiera en su negocio de construcción. De lo contrario, es posible que deba invertir en un software de contabilidad de construcción independiente para trabajar en conjunto con su sistema de planificación de recursos empresariales.
Certificaciones Contables de Construcción
Las siguientes son algunas certificaciones de contabilidad de la construcción a las que puede acudir:
#1. PROFESIONALES FINANCIEROS CERTIFICADOS DE LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN (CCIFP)
La certificación CCIFP es válida por tres años, después de los cuales el titular debe volver a certificar. Su propósito es demostrar competencia en una variedad de áreas importantes, tales como:
- contabilidad e informes
- Gestión sistemática del riesgo,
- impuestos
- recursos humanos
- legal
- tecnología de la información
- reconocimiento de ingresos
#2. FUNDAMENTOS DEL FINANCIAMIENTO DE LA CONSTRUCCIÓN DEL INSTITUTO DE FINANZAS CORPORATIVAS
El objetivo del curso introductorio titulado "Fundamentos de las finanzas de la construcción" es familiarizar a los estudiantes con los conceptos básicos de la gestión de los aspectos financieros de los proyectos y negocios de construcción. Según el Instituto de Finanzas Corporativas, los estudiantes que estén interesados en una carrera en finanzas de construcción de bienes raíces deben tomar su curso de Fundamentos de Finanzas de Construcción.
Hay un total de 38 clases en el plan de estudios de Banca Comercial y Analista de Crédito, una de las cuales se llama Fundamentos de Finanzas de la Construcción. La capacitación en contabilidad de la construcción puede ser útil en sí misma, pero también puede servir como trampolín para una carrera en otras áreas de finanzas corporativas. Se espera que al final del curso, los estudiantes sean capaces de saber:
- cómo comunicar las distintas fases del desarrollo inmobiliario
- diferentes tipos de empresas constructoras
- informes de diligencia debida y su finalidad
#3. CONTABILIDAD DE LA CONSTRUCCIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD DE CALIFORNIA, DAVIS
La Universidad de California, Davis, ofrece un curso de contabilidad y gestión financiera de la construcción. En él, aprenderá de Joann Hillenbrand, CCIFP, quien también es directora financiera de Airco Mechanical, Incorporated. Habiendo trabajado en el campo de la contabilidad de la construcción durante más de 30 años, Joann enseña a los estudiantes una variedad de habilidades, tales como:
- gestión de contratos
- contabilidad
- gestión de tesorería
- gestión de estados financieros
- fundamentos de contabilidad de la construccion
- Fundamentos de la gestión de riesgos de la construcción (incluidos los seguros)
¿Qué hace un contador en la construcción?
El papel de un contador de la construcción es supervisar y administrar el presupuesto de un proyecto de construcción. La elaboración de presupuestos, el análisis de costos y el análisis de órdenes de compra, facturas y contratos de proveedores son parte de su competencia como planificadores de proyectos de construcción.
¿Qué habilidades necesita para ser un contador de la construcción?
- Cuentas por pagar.
- Estados financieros.
- Revisión de cuentas.
- Análisis financiero.
- Libros rápidos.
- Cuentas por cobrar (AR)
- Teneduría de libros.
- Informes financieros
Consideraciones Finales:
Encontrar un software de contabilidad de la construcción que incorpore características integradas específicas de la construcción, como costos de trabajo, administración de equipos y facturación de construcción especializada, es crucial porque administrar una empresa de construcción es un desafío. Puede elegir uno de los programas de contabilidad de construcción anteriores.
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Referencias
