Las organizaciones quieren que sus proyectos tengan éxito y cumplan tanto con las expectativas del cliente como con los objetivos internos. Pero, ¿cuál es la situación real? Según un análisis de PMI, el 14 por ciento de los proyectos de TI examinados fueron calificados como un fracaso. Solo el 57% de los proyectos se completaron dentro de sus presupuestos iniciales, y el resto superó el objetivo que se habían fijado.
Sin duda, esta es una mala noticia para las empresas, ya que los sobrecostos no solo reducen sus márgenes, sino que también limitan su capacidad para ejecutar proyectos futuros. Comprender la gestión de costos del proyecto y cómo ser eficaz en ella puede ayudar a las empresas a mantenerse encaminadas.
En esta publicación, definiremos la gestión de costos del proyecto, analizaremos sus méritos y repasaremos las etapas necesarias para crear un plan de gestión de costos. Además, también veremos un ejemplo de gestión de costos de proyectos y repasaremos la necesidad de software en la gestión.
Project Cost Management
La práctica de estimar, planificar y controlar los costos a lo largo del ciclo de vida del proyecto con el objetivo de mantener los gastos dentro del presupuesto acordado se conoce como gestión de costos del proyecto.
Para que un proyecto sea considerado exitoso es necesario que:
- Cumple con los requisitos y alcance.
- Su calidad de ejecución es excelente.
- Se completó a tiempo y
- Fue construido a tiempo y dentro del presupuesto.
Como resultado, la gestión de costos del proyecto es uno de los pilares más importantes de la gestión de proyectos y es aplicable independientemente del área, como manufactura, comercio minorista, tecnología o construcción. Ayuda en el desarrollo de una línea de base financiera contra la cual los gerentes de proyecto pueden evaluar el estado actual de los costos de su proyecto y, si es necesario, reajustar la dirección.
¿Cuál es la importancia de la gestión de costos del proyecto?
La importancia de la gestión de costos es obvia. Para dar un ejemplo de gestión de costos de proyectos de la vida real, si decide construir una casa, el primer paso es determinar su presupuesto. Cuando sepa cuánto desea gastar en el proyecto, el siguiente paso es desglosar el presupuesto general en gastos para subtareas y elementos de línea más pequeños.
El presupuesto determinará puntos de decisión críticos como: ¿qué diseñador contratar, uno de alto nivel que construirá y entregará el proyecto de principio a fin, o alguien que pueda ayudar con algunos elementos y trabajar con un presupuesto más pequeño? ¿Cuántos pisos debe tener la casa? ¿Qué calidad de material se debe utilizar?
Sin un presupuesto, no solo es difícil responder a estas inquietudes, sino que también es imposible determinar si se está en el camino correcto una vez que se inicia el proyecto. El alcance de este problema se amplía en organizaciones grandes debido a la operación simultánea de varios proyectos, cambios en los supuestos iniciales y la adición de gastos imprevistos. Aquí es donde la gestión de costes puede resultar útil.
- Los gerentes de proyecto pueden ahorrar en la gestión mediante el uso de medidas efectivas de reducción de costos.
- Establezca expectativas claras con las partes interesadas.
- El alcance del control se arrastra como resultado de la transparencia del cliente.
- Realice un seguimiento del progreso y tome medidas correctivas lo antes posible.
- Mantenga los márgenes planificados, aumente el ROI y evite pérdidas de proyectos.
- Cree datos para usarlos como estándar para proyectos futuros y para realizar un seguimiento de las tendencias de costos a largo plazo.
¿Cuál es el costo de un proyecto?
La cantidad total de dinero requerida para ejecutar un proyecto o trabajo se conoce como el Costo del proyecto, que incluye costos directos e indirectos.
Plan de gestión de costos del proyecto
Un plan de gestión de costos del proyecto es una estrategia para planificar y ejecutar el presupuesto de un proyecto. Por supuesto, esto se hace para garantizar que su proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto. Sin embargo, si no cuenta con un plan integral de administración de costos del proyecto, ambas cosas fallarán, lo que le costará mucho dinero a usted y a su organización.
¿Cómo se hace un plan de gestión de costos del proyecto?
La gestión de costos a veces se conoce por nombres de subtareas más precisos, como gestión de gastos, transparencia de costos y contabilidad de costos. Por lo general, consta de cuatro procesos: planificación de recursos, estimación de costos, elaboración de presupuestos y control de costos.
#1. Planificación de recursos del proyecto
El proceso de identificar los recursos necesarios para ejecutar y completar un proyecto se conoce como planificación de recursos. Las personas (como empleados y contratistas) y el equipo son ejemplos de recursos (como infraestructura, vehículos de construcción grandes y otro equipo especializado con suministro limitado).
Antes de que comience cualquier trabajo real, la planificación de recursos se completa al comienzo de un proyecto.
Para comenzar, los gerentes de proyecto primero deben preparar la estructura de desglose del trabajo (EDT). Deben examinar cada subtarea en la WBS y preguntar cuántas personas, qué tipo de habilidades y qué tipo de equipo o material se requieren para completar esta tarea.
Aquí hay algunos consejos para tener en cuenta a medida que avanza en el proceso:
- Antes de determinar las subtareas y los recursos relacionados, tenga en cuenta los datos históricos: plazos y esfuerzos anteriores.
- Considere los comentarios de las pymes y los miembros del equipo: un enfoque colaborativo funciona de manera efectiva, especialmente en proyectos que carecen de datos históricos.
- Examinar el efecto del tiempo en los requisitos de recursos. Por ejemplo, es posible que un recurso no esté disponible durante varios meses, lo que provoca que el cronograma del proyecto se retrase. Esto puede tener un efecto en las estimaciones de costos.
A pesar de que este paso ocurre durante la etapa de planificación, los gerentes de proyecto deben tener en cuenta las realidades del terreno. Por ejemplo, puede descubrir un requisito para un recurso con experiencia específica; pero, si dicho recurso no es accesible dentro de la organización, debe considerar contratar a un contratista o capacitar a su personal para que se ponga al día. Todos estos elementos del mundo real tienen un impacto en la gestión de costos.
#2. Estimación de costos
El proceso de calcular los gastos asociados con todos los recursos necesarios para completar el proyecto se conoce como estimación de costos. Requerimos la siguiente información para hacer los cálculos de costos:
- Recursos necesarios (resultado del paso anterior)
- El costo de cada recurso (por ejemplo, costo de personal por hora, costos de contratación de proveedores, costos de adquisición de servidores, tarifas de materiales por unidad, etc.)
- El marco de tiempo para el cual se requiere cada recurso.
- Lista de suposiciones
- Riesgos que pueden existir
- Gastos de proyectos anteriores y, si corresponde, puntos de referencia de la industria
- Información sobre la salud financiera y las estructuras de informes de la empresa.
Es probable que la estimación sea el paso más difícil en la gestión de costos porque la precisión es fundamental. Los gerentes de proyecto también deben considerar los gastos fijos y variables, los gastos generales, la inflación y el valor del dinero en el tiempo.
Cuanto mayor sea la diferencia entre los gastos estimados y los reales, es menos probable que un proyecto tenga éxito. Sin embargo, existen numerosos modelos de estimación para elegir. Si tiene muchos datos de costos anteriores de proyectos similares, la estimación análoga es una opción útil. Algunas empresas prefieren metodologías matemáticas como modelado paramétrico o la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT).
Luego está la cuestión de si ir de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba. Cuando se dispone de datos de costos anteriores, la fijación de precios de arriba hacia abajo funciona bien. En este caso, los gerentes de proyecto suelen tener experiencia previa con proyectos similares y, por lo tanto, pueden tomar una decisión informada. Bottom-up funciona bien para proyectos en los que las organizaciones carecen de experiencia, y tiene sentido calcular una estimación de costos en el nivel de tarea y luego acumularla en la parte superior.
Estimación de costos como herramienta de apoyo a la toma de decisiones
En muchos casos, los equipos de gestión de proyectos desarrollan múltiples soluciones para un proyecto y la estimación de costos les ayuda a decidir qué camino tomar. Hay numerosas metodologías de costeo disponibles para ayudar en este análisis comparativo, incluido el costeo basado en actividades, el costeo de trabajos y el costeo del ciclo de vida.
Por ejemplo, el costeo del ciclo de vida tiene en cuenta el ciclo de vida completo de un proyecto. Los costos de mantenimiento, por ejemplo, con frecuencia se pasan por alto en los proyectos de TI, pero el costo del ciclo de vida considera el largo plazo y representa uso de recursos hasta el final del ciclo. De manera similar, el objetivo de los proyectos de fabricación es reducir los costos futuros de servicio y reemplazo.
En ocasiones, los equipos pueden utilizar el proceso de estimación para evaluar y reducir costos. La ingeniería de valor en la gestión de proyectos, por ejemplo, ayuda a obtener el máximo rendimiento de un proyecto al mismo tiempo que reduce el costo.
#3. Presupuesto de costos
La presupuestación de costos puede verse como una extensión de la estimación o como un proceso distinto por derecho propio. La elaboración de presupuestos es el proceso de asignación de costos a una parte específica de un proyecto, como tareas o módulos individuales, durante un período de tiempo determinado. Los presupuestos incluyen reservas para contingencias que se reservan para hacer frente a gastos inesperados.
Suponga que los costos totales para un proyecto de tres años son de $2 millones. Sin embargo, debido a que la asignación del presupuesto se basa en el tiempo, el director del proyecto decide centrarse en los dos primeros trimestres por el momento. Identifican los elementos de trabajo que deben completarse y presupuestan, por ejemplo, $35,000 XNUMX para este período de tiempo y estos elementos de trabajo. Para llegar a esta cifra, el director del proyecto emplea la estructura de descomposición del trabajo (EDT) y algunos de los métodos de estimación discutidos en la sección anterior.
El presupuesto establece una línea de base de costos contra la cual se puede medir y evaluar el desempeño de costos del proyecto en el futuro. Sin el presupuesto, el costo total estimado sería una cifra amorfa que sería difícil de cuantificar a medias. La evaluación del desempeño del proyecto le permite determinar cuánto presupuesto se requiere para las fases futuras del proyecto.
Otra razón para ajustar los presupuestos es que las organizaciones con frecuencia dependen de los flujos de efectivo futuros anticipados para financiarse. El gerente del proyecto tiene un grupo financiero limitado durante las fases iniciales y debe establecer objetivos en consecuencia. Es como comenzar con los cimientos y un piso de una casa y luego terminar el resto del proyecto a medida que ahorra más dinero.
#4. control de costos
El control de costos es el proceso de medir las variaciones de costos desde la línea de base y tomar las medidas adecuadas para cerrar esa brecha, como aumentar el presupuesto asignado o reducir el alcance del trabajo. Es un proceso continuo que ocurre a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. El énfasis aquí está tanto en la medición como en la presentación de informes oportunos y claros.
El plan de administración de costos, junto con la línea base de costos, es un insumo crítico para el control de costos. Este plan incluye detalles tales como cómo se medirá el desempeño del proyecto, cuál es el umbral de desviación, qué acciones se tomarán si se supera el umbral y una lista de personas y funciones con autoridad ejecutiva para la toma de decisiones.
La gestión del valor ganado (EVM) es un método popular para medir el rendimiento de los costos. Como ejemplo de gestión de costos del proyecto, considere lo siguiente:
Ejemplo
Mide el progreso de la tarea X al final de la semana y descubre que está completa en un 25 %. ¿Cómo sabe si va por buen camino para completar la tarea dentro del presupuesto?
Primero, un gerente de proyecto determina el valor estimado de la tarea (en la etapa de planificación). Suponga que la Tarea X tiene un presupuesto de $4000 y se espera que esté completada a la mitad para el final de la semana.
Valor planificado (PV) de la tarea X por semana = $ 4000 * .5 = $ 2000
Valor ganado (EV) de la tarea X dividido por el número de semanas = $4000 *.25 = $1000
Ahora debe calcular el costo real (AC) del trabajo, que incluye variables adicionales como costos de equipos y materiales (por ejemplo, $800).
VE – VP = $1000 – $2000 = -$1000.
EV – AC = $1000 – $800 = $200 variación de costo
La variación de programación negativa indica que la tarea se está retrasando, pero la variación de costo positiva indica que se está ejecutando por debajo del presupuesto.
Cuando se trata de cientos de tareas en grandes proyectos, el control de costos puede brindar la transparencia que los tomadores de decisiones necesitan para responder rápidamente a la situación.
Software para la gestión de costes de proyectos
La gestión de costes, como otros aspectos de la gestión de proyectos, se complica cuando hay numerosas variables en juego. El procedimiento en sí es complejo y requiere una atención meticulosa a los detalles, así como un enfoque estricto. Este proceso puede ser de gran ayuda mediante el uso de software de gestión de costos de proyectos.
Echemos un vistazo a algunos de los beneficios de usar un software de gestión de costos de proyectos:
- La automatización del análisis cuantitativo que requiere mucho tiempo durante la estimación y la medición ayuda a reducir el error humano.
- La integración de datos en la planificación, la estimación, la presupuestación y el control permite un seguimiento continuo y respuestas rápidas y proactivas en lugar de intervenciones puntuales.
- La toma de decisiones cuenta con la ayuda del software de gestión de costos del proyecto, que utiliza la previsión de escenarios y el análisis hipotético para evaluar soluciones alternativas.
- Los tableros y otras interfaces de usuario enriquecidas brindan informes simples y directos.
- El software de administración de costos de proyectos reduce la complejidad de la administración de múltiples monedas en proyectos distribuidos en múltiples ubicaciones geográficas.
- Muchas soluciones de cálculo de costos de proyectos admiten integraciones de terceros, lo que permite recopilar y analizar datos.
- Con la disponibilidad de datos de rendimiento de múltiples proyectos, la evaluación comparativa y la estandarización son factibles.
Control de Costos y Ejecución de Proyectos de Gran Escala
Según el Informe Pulse of the Profession de PMI de 2018, el 41 % de los encuestados dijo que sus proyectos son complejos. No sorprende, entonces, que el 40% de los encuestados califiquen "invertir en tecnología para permitir mejor el éxito del proyecto" como su principal prioridad.
La gestión de costos está indisolublemente ligada a la capacidad de una organización para completar proyectos actuales y futuros con éxito. Invertir en un software de administración de costos confiable puede generar ahorros significativos. Una buena solución de administración de costos no lo tratará como una función separada, sino que lo aprovechará como un componente esencial del desempeño del proyecto y la cartera, y correlacionará los datos entre proyectos.
¿Cuáles son las ventajas de la gestión de costes en un proyecto?
Los gerentes de proyecto no deben pasar por alto los beneficios comerciales de una gestión de costos eficiente. Algunos de estos beneficios son los siguientes;
#1. Fomenta planes futuros
La gestión de costos del proyecto ayuda a preparar presupuestos futuros al maximizar el informe del recurso anterior para aumentar la precisión.
#2. Ayuda a evitar riesgos
Por lo general, incluye una asignación de riesgo para garantizar que el éxito del proyecto no se vea comprometido por costos imprevistos.
#3. Protéjase contra el exceso de costos
Permite a los gerentes de proyecto distribuir los costos, lo que limita los gastos excesivos. Al asignar costos al proyecto, los gerentes pueden evitar gastos excesivos a largo plazo.
¿Cuáles son las inclusiones comunes en el plan de administración de costos?
Un plan de gestión de costes es un documento que describe los criterios y las tareas que deben completarse como parte de la gestión del proyecto. Un plan de administración de costos incluye estimaciones de costos de entrada, la cantidad de dinero que se gastará, proyecciones de producción de costos o la cantidad de dinero recibida.
¿Cuál es el primer paso en la gestión de costos del proyecto?
La primera fase de la gestión de costos implica definir los recursos necesarios para completar todas las tareas del proyecto.
¿Cuáles son los cuatro tipos de costos?
Los cuatro tipos principales de costos son:
- Directo
- indirecto
- Costo fijo y variable.
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