Como gerente de proyecto, debe estar familiarizado con las instancias en las que sus proyectos se encuentran inesperadamente en la zona gris entre el éxito y el fracaso. A veces, su proyecto se mantiene dentro del presupuesto pero se pasa del cronograma. Puede ceñirse a la fecha límite, pero a expensas de una alta tasa de agotamiento en otras situaciones. A pesar de una planificación rigurosa, la falta de seguimiento del rendimiento frente a variables como el costo y el tiempo contribuye al fracaso del proyecto. Entonces, si está buscando objetivos más específicos para el éxito, hay excelentes noticias para usted.
La gestión del valor ganado, o EVM, le permite ver claramente 'dónde está un proyecto' y 'qué tan lejos está el viaje por delante'. Esta publicación repasará los fundamentos de EVM. Entonces, antes de profundizar demasiado en esto, definamos la gestión del valor ganado.
¿Qué es la Gestión del Valor Ganado (EVM)?
El enfoque EVM de Gestión del Valor Ganado permite a los gerentes medir el desempeño del proyecto contra la línea de base del proyecto de manera sistemática. Combina la línea de tiempo, los costos y el alcance para evaluar lo planificado frente a lo real y descubre cualquier discrepancia.
EVM ayuda a los gerentes de proyectos a identificar y corregir las diferencias para que los proyectos puedan completarse a tiempo y bajo presupuesto. Por lo tanto, también ayuda a la previsión, lo que permite a los directores de proyectos realizar los ajustes necesarios.
Conceptos de Gestión del Valor Ganado EVM y Indicadores clave de rendimiento
El valor del trabajo es igual a los gastos previstos para completarlo, según la premisa central de EVM. Entonces, los sistemas de Gestión del Valor Ganado tienen tres fuentes de datos, que son las siguientes:
- Valor planificado (VP): El valor proyectado del trabajo que se anticipa que se completará dentro de un marco de tiempo específico.
- Valor ganado (EV): El presupuesto aprobado para el trabajo realizado antes de la fecha límite.
- Costo Real (CA): Los costos reales incurridos por el trabajo realizado antes de la fecha límite.
EVM se puede utilizar para analizar el cronograma y el rendimiento de costos de su proyecto en función de los siguientes indicadores críticos:
#1. Variación de horario (SV):
Esta es la diferencia entre el trabajo real realizado y las estimaciones. Indica si el proyecto va por buen camino o no utilizando la fórmula SV = EV – PV. Una variación de 0 indica que el proyecto va por buen camino. Por lo tanto, una variación negativa o positiva indica que está retrasado o adelantado con respecto al cronograma.
#2. Variación de costo (CV)
Esto se define como la diferencia entre el valor ganado EV y el costo real AC. Determina si el proyecto está o no dentro del presupuesto aplicando la fórmula CV = EV – AC. Entonces, una desviación de 0 indica que el proyecto se mantiene dentro de su presupuesto. Una variación negativa o positiva implica que el proyecto está por encima o por debajo del presupuesto.
#3. Índice de rendimiento del cronograma (SPI)
El índice de rendimiento del cronograma (SPI) es la relación entre el valor ganado EV y el valor planeado PV. Es una medida relativa de la eficiencia de tiempo del proyecto calculada usando la fórmula SPI = EV/PV. Si el valor SPI es mayor o igual a uno, el proyecto va por buen camino. Un valor inferior a uno indica divergencia con respecto a la cantidad presupuestada.
#4. Índice de rendimiento de costos (IPC)
Se calcula como la relación entre el valor ganado (EV) y los costos reales (AC). El CPI se calcula dividiendo el valor ganado por los gastos reales, CPI = EV / AC”. Esta es una medida relativa de la rentabilidad del proyecto y se puede utilizar para estimar el costo de las tareas restantes. De acuerdo con la Guía PMBOK® de PMI, el CPI es una "medida de eficiencia de costos en un proyecto".
Importancia de la Gestión del Valor Ganado EVM en la Gestión de Proyectos
El análisis del valor ganado es una técnica de gestión de proyectos que evalúa qué tan bien se desempeña un proyecto en relación con su presupuesto y programa. Ayuda a estimar los recursos necesarios para terminar el trabajo. El gerente del proyecto puede predecir cuántos recursos se requieren para completarlo comparando el trabajo completado con la proyección establecida al inicio del proyecto.
En contraste con Tiempo transcurrido, que no proporciona una evaluación exacta de la finalización del proyecto, el valor ganado proporciona una medición objetiva del trabajo completado. Usemos un ejemplo para demostrarlo.
Por ejemplo, si un proyecto de construcción de 12 meses comprende trabajos como ingeniería, plomería y electricidad, valores como:
- La ingeniería representa el 55% del total.
- 20 por ciento para plomería
- 25 por ciento para electricidad
Cuando se completa una tarea, su valor se agrega a su EV. En este caso, si completó la ingeniería y la plomería antes de los seis meses, puede decir que usó el 50 % del tiempo y tuvo un 75 % de EV. Por lo tanto, la presupuestación y la programación se realizan en incrementos de valor planificados con fases temporales, que finalmente crean una línea de base de medición del rendimiento con EVM.
Las ventajas de la gestión del valor ganado
Echemos un vistazo a algunos de los beneficios más importantes de adoptar la gestión del valor ganado en un proyecto.
#1. Ayuda en la planificación realista de proyectos:
Para obtener los beneficios de EVM, los gerentes de proyecto deben dedicar mucho tiempo a establecer un presupuesto aceptable y un período de tiempo realista. Por lo tanto, los gerentes deben tener en cuenta los posibles problemas al desarrollar el plan del proyecto de principio a fin y asignar tareas a sus equipos. Incluir EVM en el proceso de planificación requiere definir la línea de base del proyecto, que incluye el tiempo, el costo y el alcance del proyecto.
Los gerentes pueden usar esta línea base como punto de partida para evaluar el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo. EVM proporciona una imagen clara de dónde se encuentra su proyecto en comparación con dónde debería haber estado si todo saliera bien. También muestra el trabajo real realizado en comparación con el cronograma esperado. Como resultado, EVM brinda información procesable que ayuda a los gerentes de proyecto a determinar si el plan inicial era realista y si actuaba de manera proactiva.
#2. Obtenga visibilidad en tiempo real de los datos centralizados.
El director del proyecto debe tener una visibilidad completa de toda la empresa para realizar un seguimiento del rendimiento del proyecto en tiempo real. EVM es útil para ayudar a los gerentes a realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento en soluciones de gestión potentes. Combina cronogramas y presupuestos en el sistema y brinda información procesable sobre informes y análisis utilizando diagramas de Gantt. Como resultado, la gestión del valor ganado ayuda a medir el éxito en cada etapa e hito.
Utilizando la objetividad del tiempo y los costos, puede dar porciones de trabajo pequeñas pero medibles a sus equipos y acelerar el ritmo. En caso de desviación, se notifica a los gerentes de proyecto para que puedan tomar las medidas proactivas requeridas para volver a encarrilar el proyecto. Una vez que el proyecto está en marcha, EVM puede ayudarnos a identificar inconsistencias en función de las prioridades de dependencia de tareas.
#3. Medir la puntualidad y precisión del presupuesto.
Los eventos sorprendentes pueden ocurrir en cualquier momento durante el ciclo de vida del proyecto. Pueden ocurrir cambios en el alcance del proyecto, las prioridades de los clientes y obstáculos imprevistos, como la epidemia de COVID 19. Como resultado, el cronograma y el presupuesto del proyecto pueden diferir del diseño original. ¿Qué sucede cuando te das cuenta, después de completar el 80 % del proyecto, que has gastado todo tu dinero pero aún así has cumplido con todos tus plazos?
Para evitar dichas fallas parciales, puede calcular y ejecutar las desviaciones de programación SC y las desviaciones de costos CV mencionadas anteriormente. La medición de estas desviaciones en cada hito ayuda a mitigar los daños. También es beneficioso tomar medidas preventivas para reducir el nivel de CV a cero.
#4. Prepárese para los peligros e intervenga pronto.
Las partes interesadas del proyecto conocen las áreas problemáticas que pueden poner en peligro el éxito del proyecto a lo largo de su ciclo de vida como parte del proceso de EVM. Les permite hacer cambios antes de tiempo para evitar que el proyecto se desvíe del plan original. Las modificaciones incluyen ajustar el alcance y las finanzas del proyecto, adquirir nuevos recursos, invertir en tecnologías mejoradas y otras medidas.
También le ayuda a evitar la recurrencia de dificultades que limitan el progreso. La gestión del valor ganado ayuda en la detección de problemas a medida que surgen. También permite la predicción de riesgos relacionados con el presupuesto y el cronograma del proyecto. Como resultado, los gerentes pueden intervenir y tomar medidas tempranas antes de que ocurran contratiempos.
#5. Mejora la rendición de cuentas y los incentivos.
El análisis del valor ganado permite a los gerentes de proyecto responder antes a las dificultades porque brinda mayor claridad y control sobre las actividades involucradas. Los empleados deben realizar un seguimiento de su tiempo e informar su mejora en comparación con la línea de base como parte de EVM. Presiona a los mejores a mantener el esfuerzo adicional e insta a los que están rezagados a acelerar el ritmo e igualar la producción de sus pares.
Como se señaló anteriormente, los índices de rendimiento como SPI y CPI revelan si su proyecto está dentro del presupuesto y a tiempo. Por ejemplo, saber que la mitad del proyecto está terminado los mantendrá motivados y entusiasmados con el lanzamiento del producto. Esta claridad ayuda a las partes interesadas a determinar qué proyectos tienen las mejores posibilidades de éxito durante el análisis de la cartera.
Resumen
Basándose en los conceptos anteriores, EVM le permite medir objetivamente el trabajo realizado en un proyecto en un punto determinado y tomar las medidas adecuadas en caso de divergencia. Sin embargo, vale la pena señalar que las empresas no pueden obtener los beneficios de EVM sin el enfoque adecuado de gestión de proyectos, las herramientas y la voluntad de adaptación. Para comenzar, puede probar el régimen EVM en uno o dos trabajos antes de incorporarlo a su procedimiento habitual de gestión de proyectos.
Preguntas frecuentes sobre la gestión del valor ganado
¿Cómo se calcula la Gestión del Valor Ganado?
El EV de un proyecto se puede calcular multiplicando el % completado por el presupuesto total del proyecto.
¿Qué es la fórmula del valor ganado?
Valor ganado (EV) = presupuesto total del proyecto multiplicado por el % de finalización del proyecto.
¿Cuáles son las tres métricas clave de EVM?
El valor planificado, el valor ganado y el costo real son las tres métricas en las que se basa EVM. Considere estos parámetros en términos del presupuesto y cronograma de su proyecto.
- Informes de gestión: Directrices para la elaboración de informes de gestión
- ¿Qué es la gestión de riesgos del proyecto? Pasos para crear un plan de evaluación de riesgos
- Rendimiento financiero: una guía completa para cualquier negocio (+ herramientas rápidas)
- Inversión activa frente a inversión pasiva: comprender por qué necesita ambas (+guía detallada)
- Ingeniería de valor: definición y descripción general
- Gestión de hitos del proyecto: guía detallada con ejemplos
1 comentario
Cada proyecto individual viene con su parte justa de riesgos. La ventaja de la gestión de proyectos es que ayuda en la identificación temprana.