Google Workspace, a menudo conocido como G Suite o Google for Business, es un conjunto de productos y servicios comerciales de Google. Esta revisión de Google Workspace le dará una idea de lo que debe anticipar si el servicio vale la pena y cómo tener una cuenta lo ayudará a administrar su más eficientemente. Pero primero, pregúntese si está listo para llevar su trabajo independiente al siguiente nivel. O tal vez desee mejorar el trabajo en equipo al incluir un conjunto de aplicaciones de productividad. En cualquiera de los escenarios o especialmente al comenzar, tener el equipo adecuado es fundamental. Hoy en día, esto implica ubicar un poderoso conjunto de herramientas de colaboración digital que facilite el intercambio de información, la producción de contenido y las tareas administrativas. Encontrar un conjunto de programas que sea completo e intuitivo es esencial.
Aquí, analizaré en profundidad uno de los más efectivos de estos recursos: Workspace de Google. Esta evaluación del espacio de trabajo de Google (también conocido como G Suite) tiene toda la información que podría necesitar.
¿Qué es el espacio de trabajo de Google?
Google Workspace es, en esencia, G Suite con una placa de identificación más elegante. Tiene todas las herramientas de productividad estándar y puede adaptar su espacio de trabajo a las necesidades de su empresa. Las características opcionales como almacenamiento en la nube, medidas de seguridad adicionales y servicio al cliente están todas sobre la mesa. El esfuerzo de cambio de marca de Google incluye un enfoque en la mejora de la comunicación bidireccional. Los servicios integrados de chat, llamadas y administración de contenido de Gmail son las nuevas necesidades de cualquier lugar de trabajo productivo debido a la importancia de la comunicación. La mejor parte es que la mayoría de estas mejoras actualmente están disponibles para la mayoría de los usuarios de Google Workspace. Como parte de su cambio de marca, Google también actualizó su logotipo e iconografía. Todos los servicios de Google, incluidos Correo electrónico, Drive, Calendario y Fotos, ahora tienen una nueva iconografía de cuatro colores. A pesar de que puede tomar algún tiempo adaptarse a ellos, ayudan a brindar consistencia en todos los ámbitos.
Google ha dedicado mucho tiempo y esfuerzo durante muchos años a crear una amplia gama de herramientas útiles. Gmail y Google Docs son dos que has usado antes. Google Workspace es una versión comercial mejorada de Google Docs y Gmail que reúne ambos servicios en un paquete conveniente. Del mismo modo, Google Workspace es una plataforma versátil para que las empresas de todos los tamaños la utilicen para la creación, la colaboración, la comunicación y la productividad general propias o de sus empleados. Google Workspace es un conjunto de herramientas de comunicación y colaboración desarrollado por Google para su uso dentro de las empresas. El uso global de las principales herramientas de comunicación de Google Workspace, como Gmail y Google Meet, y sus aplicaciones de colaboración, como Google Docs, Sheets, Slides y Forms, es evidente. Siempre ha sido un objetivo de diseño del software colaborativo facilitar las revisiones simultáneas de documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
¿Qué es Google Workspace Business Starter?
Aunque Google se lanzó en 2006, recientemente cambió a "Área de trabajo" para reflejar mejor el entorno de trabajo actual. La licencia de Google Workspace Business Starter es la opción más popular para las pequeñas empresas, mientras que hay otras suscripciones de Workspace disponibles. El paquete Google Workspace Business Starter tiene algunas ventajas que podrían convertirlo en una opción adecuada para su empresa. Además, el plan Google Workplace Business Starter, en pocas palabras, es un paquete de aplicaciones comerciales basado en la web. Incorpora el conjunto de productos de Google como Gmail, Hangouts, Calendar, Docs y Drive. Con el paquete Starter, su empresa puede tener hasta 300 usuarios, cada uno con 30 GB de espacio de almacenamiento.
¿Qué incluye el plan Business Starter de Google?
El plan Starter incluye acceso a toda la Suite de aplicaciones, incluyendo:
gmail: Este servicio le permite enviar y recibir correos electrónicos con dominios personalizados. Por ejemplo, si el nombre de su empresa es Lion's Pride, puede registrar el dominio @Lionspride.
Conoce videollamadas y llamadas de voz: Google Meet le permite participar en chats en vivo para completar tareas y cooperar digitalmente. Cada llamada puede acomodar hasta 100 participantes.
Calendario: La aplicación Calendario le permite organizar y compartir tanto el horario de la empresa como el de cada individuo.
Colaboración de documentos con Docs: Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google permiten que los grupos colaboren en archivos, hojas de cálculo y presentaciones. Incluso cuando trabajan desde sus casas.
Almacenamiento con Drive: Drive le permite realizar copias de seguridad y almacenar archivos en la nube (hasta 30 GB de almacenamiento por usuario).
La mayoría de las empresas más pequeñas seleccionarán uno de los tres planes:
- Business Starter: $7.20 por mes o $72 por año.
- Business Standard: $14.40 por mes por usuario, o $144 por usuario si se paga anualmente.
- Business Plus cuesta $21.60 por usuario al mes o $216 por usuario al año.
¿Qué es la cuenta de Google Workspace?
Los administradores son quienes configuran y administran las cuentas de Google Workspace, a diferencia de los usuarios habituales que se registran para obtener cuentas gratuitas de Gmail o Google. Los valores predeterminados, el acceso a las aplicaciones y la configuración de seguridad en Google Workspace son altamente personalizables por el administrador. Cada departamento, equipo u otra unidad organizativa puede tener su propio conjunto exclusivo de configuraciones en Workspace. Las organizaciones que manejan información confidencial también pueden usar Google Workspace con algunos ajustes menores en la configuración. Los administradores pueden prohibir que los usuarios guarden información de Workspace localmente, incluidos correos electrónicos, eventos de calendario y archivos de Drive. Las aplicaciones de Google Workspace están disponibles en navegadores web de escritorio para sistemas operativos, incluidos Windows y macOS. Las empresas que implementan Workspace deberían considerar hacer de Chrome su navegador predeterminado. Puede usar las funciones exclusivas de Chrome además de acceder a las aplicaciones de Workspace cuando inicia sesión con su cuenta de Workspace en Chrome.
Los Chromebooks, los equipos de Google Meet, los dispositivos Jamboard y los equipos telefónicos de Google Voice son complementos populares para las empresas que usan Google Workspace. Puede hacer que un administrador de la cuenta de Workspace de su empresa instale y configure estos gadgets y sus servicios asociados. Cualquiera que tenga una cuenta de Google Workspace y una Chromebook, una tableta Chrome OS o Chrome OS 2-in-1 puede iniciar sesión y usar cualquiera de las aplicaciones de Workspace. Los Chromebooks de hoy pueden ejecutar aplicaciones de Android, aplicaciones de Linux y, con la ayuda de software adicional, aplicaciones de Windows. Un administrador puede administrar completamente Chrome y dispositivos Chrome con la ayuda de los controles de Chrome Enterprise.
Las ediciones de Workspace varían de Google según la cantidad de usuarios, el tipo de organización del cliente y las funciones a las que tienen acceso. Para empezar, solo las empresas que requieran hasta 300 cuentas de usuario pueden adquirir una de las ediciones Business. Si su empresa necesita más de 300 cuentas, Google ofrece ediciones Enterprise sobre las que puede consultar. Google Workspace Individual es una buena opción si necesita Workspace para un solo usuario, pero cualquiera de las ediciones Business o Enterprise servirá si necesita Workspace para una organización más grande.
¿Qué es el correo electrónico de Google Workspace?
El servidor de correo electrónico de Google Workplace es, en esencia, una versión comercial de Gmail. Hay dos versiones de Gmail disponibles: la gratuita y la de pago de Google Workspace. La distinción es elemental. Business Gmail agrega herramientas de colaboración y comunicación a su bandeja de entrada, mientras que Gmail normal se enfoca en ser una bandeja de entrada de correo electrónico. Además de las herramientas de colaboración de Google Workspace Gmail, el servicio de correo electrónico ahora ofrece a las empresas sus propios dominios de marca. En lugar de utilizar un servicio gratuito como “[email protected]”, su empresa puede tener su nombre de dominio como dirección de correo electrónico. El administrador de Google Workspace debe tomar estas medidas ya que las direcciones de correo electrónico de los usuarios se pueden configurar exclusivamente a través del panel de control de Workspace. La configuración adecuada de Google Workspace implica más que solo agregar direcciones de correo electrónico de usuarios adicionales; es esencial si desea fomentar una colaboración segura y productiva con su equipo.
#1. Configurar cuentas de usuario.
Cada persona de su organización que vaya a utilizar Gmail debe tener una cuenta de Google Workspace. Cuando crea una cuenta, debe proporcionar un nombre de usuario, una contraseña temporal y una dirección de correo electrónico asociada con su dominio. Recuerda que cada cuenta cuenta como una licencia, así que sé consciente de la cantidad de usuarios que permite tu plan actual. Inicie sesión como administrador, cree una cuenta de usuario y luego acceda a la consola de administración de Google y siga estos pasos. Alternativamente, si tiene una gran empresa, puede agregar usuarios de forma masiva para hasta mil cuentas.
#2. Configure los registros MX para enrutar su correo electrónico a los servidores de Google.
Si aún no ha confirmado su dominio, puede utilizar los registros MX para hacerlo antes de configurar Gmail como su correo electrónico comercial. Si ya tiene una dirección de correo electrónico con su dominio, configurarlo le permitirá recibir mensajes en Gmail en lugar de su antiguo proveedor de correo electrónico. Este proceso debe completarse después de crear cuentas de usuario para las personas que usarán Gmail con el dominio de su organización.
#3. Importar cuentas de correo electrónico actuales en Google Workspace
Es factible redirigir los datos a los servidores de Google si sus usuarios ya están utilizando servidores de correo electrónico que no sean Google Workspace. Por ejemplo, si sus datos de correo electrónico están en Microsoft Outlook, puede redirigirlos a su nueva cuenta de Google. El soporte de Google proporciona tutoriales de migración para ayudarlo a mover los datos de su organización a Google Workspace, como correo electrónico, calendario, contactos, carpetas, archivos y permisos.
#4. Asistir en la prevención de la suplantación de identidad, el phishing y el spam en su cuenta.
Además de los registros SPF, también puede implementar varias medidas de seguridad contra el spam falsificado y la suplantación de identidad. Google tiene un artículo completo que explica cómo configurar la autenticación de Gmail con SPF, DKIM y DMARC.
#5. Ingrese sus nombres de dominio
Algunas empresas poseen numerosos nombres de dominio, que puede agregar a su cuenta de Google Workspace. Esto permite que las personas tengan una cuenta de correo electrónico en solo uno o más de sus dominios.
#6. Configure Gmail integrado para su empresa.
Los usuarios de correo electrónico de Google Workspace pueden utilizar Gmail para chatear, realizar tareas y reuniones de video, además de acceder y administrar mensajes de correo electrónico. En lugar de depender de una aplicación de terceros para comunicarse con su equipo, puede utilizar Google Chat desde Gmail. En el panel de administración, debe habilitar Chat y seleccionar Chat como preferido. Luego indique a sus usuarios que habiliten Chat en Gmail en cada una de sus cuentas. Lo mismo es cierto para Google Meet: si desea que aparezca en su barra lateral de Gmail y le permita crear y acceder fácilmente a reuniones de video en Gmail, habilítelo en la interfaz de administración. No olvide pedirles a las personas que vayan a su configuración de Gmail y seleccionen la opción para mostrar Meet en la barra lateral de Gmail.
Las suscripciones de Google One Premium ahora incluyen Google Workspace Premium. Los usuarios calificados de Google One pueden usar Google Workspace premium para obtener acceso a capacidades mejoradas en los chats de video de Google Meet, como:
- Videollamadas más largas con hasta 100 personas
- Cancelación de ruido de fondo
- Grabación de una videollamada
- Transmisión en vivo de Google Meet a YouTube
Elegibilidad para las ventajas premium de Google Workspace
Los miembros de Google One y su grupo familiar pueden acceder a las funciones premium de Google Workspace con suscripciones premium de 2 TB o más. Google Workspace, en pocas palabras, brinda a su empresa más autoridad y herramientas, lo que le permite proteger mejor la información confidencial, fomentar un trabajo en equipo más cercano y utilizar herramientas de vanguardia para aumentar la productividad y la eficiencia.
¿Qué hace el espacio de trabajo de Google?
Todas las opciones de Google Workspace, similares a G Suite, incluyen Gmail, Calendar, Meet, Chat, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites y más, así como una dirección de correo electrónico específica de la empresa. Consulte nuestra página de tarifas e información de pago para obtener más información.
¿Cuál es la diferencia entre Google Workspace y Gmail?
Mientras que Gmail está diseñado para uso personal, Google Workspace se adapta a las necesidades de empresas de todos los tamaños. En comparación con Gmail, Google Workspace se diseñó pensando en el trabajo en equipo y, por lo tanto, ofrece a los clientes comerciales más en cuanto a personalización, integración, seguridad y capacidad de almacenamiento.
¿Por qué la gente usa Google Workspace?
Con Google Workspace, los grupos pueden comunicarse y colaborar fácilmente en tiempo real, desde cualquier parte del mundo.
¿Google Workspace es gratuito o no?
Hay un período de prueba gratuito de 14 días disponible cuando se une a Google Workspace. Google Workspace permite que hasta 10 usuarios prueben todas sus capacidades, como el correo electrónico empresarial y el almacenamiento en la nube. Puede transferir los días restantes de una edición a otra durante su prueba gratuita.
¿Cuáles son las desventajas de usar Google Workspace?
Algunos usuarios pueden sentirse limitados por la falta de funciones y opciones de personalización que se encuentran en las aplicaciones de Microsoft. El acceso a Internet es necesario para la mayoría de las funciones de Google Workspace porque existen únicamente en la nube.
¿Cómo uso mi espacio de trabajo de Google?
Para acceder a la biblioteca de productos, seleccione Menú > Más productos > Google Workspace en la barra de navegación de la consola de Google Cloud. Para activar una API, simplemente haga clic en su botón de alternancia. Seleccione el botón Habilitar. Repita este proceso para activar más API. Además, hay aplicaciones móviles disponibles para usar con Google Workspace. Puede obtener la aplicación Google Workspace desde Google Play Store (Android) o App Store (iOS) haciendo clic en los enlaces correspondientes.
¿Qué es lo mejor de Google Workspace?
Úselo en cualquier dispositivo, con o sin conexión a Internet, para crear, editar y compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Colabore en un documento con compañeros de trabajo o incluso con personas ajenas a su organización. Siga los cambios que hacen las personas a medida que escriben, interactúe con ellos directamente y publique consultas como comentarios.
Resumen
Google Workspace agiliza la vida empresarial y profesional de sus usuarios. Cada aplicación es robusta, pero cuando se combinan, constituyen una poderosa plataforma de software que agiliza el trabajo en equipo y la comunicación. Si desea aprovechar al máximo Google Workspace, configurar su Google Calendar es el primer paso.
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Referencias
