¿Quiere reducir costos, aumentar la productividad, automatizar procesos y aumentar la moral del equipo? Resulta que muchas empresas han estado buscando este unicornio de solución, y muchas de ellas lo han encontrado al adoptar la gestión de la fuerza laboral (WFM). La gestión de la fuerza laboral se refiere a una colección de enfoques para asignar recursos, mejorar la eficiencia, pronosticar las cargas de trabajo y administrar los horarios. Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre los procesos de un sistema de gestión de personal.
¿Qué es la gestión de la fuerza de trabajo?
La gestión de la fuerza laboral (WFM) es un sistema que ayuda a las empresas a optimizar y automatizar los procesos que administran el tiempo, organizan una fuerza laboral eficiente, protegen la seguridad de los empleados y crean una fuerza laboral productiva y rentable.
¿Cómo funciona la gestión de la fuerza laboral?
El mejor sistema WFM logra el mejor equilibrio entre la cantidad de trabajo necesaria y la cantidad de personas necesarias para manejar ese trabajo. Crear un sistema eficaz lleva tiempo, así que no anticipe una gratificación instantánea. Al establecer un plan WFM, la mayoría de las empresas deben seguir los siguientes pasos:
- Dirección estratégica: El liderazgo establece objetivos tanto a corto como a largo plazo, luego determina cómo se debe alinear la fuerza laboral para lograr esos objetivos.
- Análisis: Las organizaciones pueden identificar superposiciones y brechas en los procesos mediante la recopilación de datos y la evaluación de su fuerza laboral actual.
- Identificar soluciones: Existen numerosas herramientas y software que se pueden utilizar para implementar los principios de WFM y, en última instancia, las mejores dependerán tanto de la fuerza laboral actual como de los objetivos futuros.
- Estandarizar Procedimientos: Después de implementar las soluciones WFM apropiadas, desarrolle procedimientos estandarizados para toda la fuerza laboral.
- Emplear automatización: La incorporación de la automatización siempre que sea posible da como resultado un proceso WFM más simplificado que maximiza la producción y reduce los gastos con el tiempo.
- Monitorear el progreso: Cuando los objetivos cambien, también lo harán los sistemas WFM, así que prepárese para monitorear el progreso, evaluar el desempeño y hacer los ajustes necesarios.
¿Quién se beneficia más de la gestión de la fuerza laboral?
La mayoría de las empresas pueden beneficiarse de las soluciones de gestión de la fuerza laboral; sin embargo, dentro de una empresa, los departamentos de recursos humanos que también manejan la nómina, los mandos intermedios que se ocupan de las tareas operativas y los líderes de la alta dirección que requieren supervisión en tiempo real pueden beneficiarse más.
Componentes de la solución de gestión de la fuerza laboral
Una solución típica de WFM contendrá herramientas para el seguimiento del tiempo y la mano de obra, la programación de empleados y la gestión de ausencias. Los sistemas de gestión de la fuerza laboral se pueden ampliar para incorporar la salud y la seguridad de la fuerza laboral además de estos procesos esenciales.
#1. Tiempo y esfuerzo
Un sistema de administración del tiempo le brinda visibilidad y control sobre su recurso más costoso y valioso: sus trabajadores. También asegura el cumplimiento de la normativa laboral y los convenios colectivos.
#2. Gestión de Ausencias
Una aplicación para administrar la ausencia de los empleados y cumplir con los requisitos de licencia global. Un programa de gestión de ausencias le permite limitar los efectos del ausentismo, como mayores costos y riesgos, así como una disminución de la producción.
#3. Salud y Seguridad de la Fuerza Laboral
Este programa permite a las empresas gestionar los problemas de seguridad y salud ambiental de una manera sencilla y eficaz. Aumenta la seguridad general de su empresa al simplificar y automatizar todo el proceso, incluidos los informes, el registro de información crucial y la determinación de las causas raíz de los eventos.
¿Cuáles son los desafíos de las soluciones de administración de la fuerza laboral?
Cada empresa es distinta y se enfrenta a su propio conjunto de obstáculos. Su solución de gestión de la fuerza laboral debería resolver estos problemas. Los siguientes son algunos de los desafíos más comunes de gestión de la fuerza laboral (WFM):
#1. Seguimiento del tiempo
Casi todos los empleados de una organización se ven afectados por el control del tiempo. El retraso, o la falta de integridad, de los datos que fluyen desde su sistema maestro de recursos humanos es uno de los problemas más importantes que tienen los consumidores con sus sistemas de tiempo y mano de obra especializados actuales. Tradicionalmente, el seguimiento del tiempo ha sido difícil, lento y propenso a errores, lo que genera costos de nómina adicionales y tensión administrativa. Peor aún, los cheques de pago erróneos tienen un impacto negativo en la moral de los empleados. Ninguna empresa quiere terminar en los tribunales o en las noticias porque pagó a sus empleados incorrectamente o no obedeció la ley.
#2. Trabajadores que estuvieron representados
En general, los trabajadores representados ganan ingresos significativamente más altos y tienen mayores beneficios que los trabajadores no representados. Debido a la complejidad de los requisitos que rigen la antigüedad, la tenencia, la elegibilidad, los beneficios, las ausencias y los derechos de pago, algunas empresas pueden tener dificultades para cumplir con estas reglamentaciones. Sin una solución completa de gestión de la fuerza laboral, la gestión de las reglas de los contratos puede volverse difícil.
#3. Sistema de Gestión de Ausencias
La falta de un sistema de gestión de ausencias confiable puede conducir a mayores costos, riesgos y una producción más pobre. Las empresas deben gestionar los diferentes y complejos requisitos que se derivan de la gestión de políticas de ausencias en todo el mundo. Las diversas leyes e interfaces de usuario necesarias para diferentes países y regiones presentan con frecuencia desafíos para los sistemas de gestión de ausencias.
A muchas empresas les resulta difícil recibir un aviso oportuno sobre incidentes de salud y seguridad. Los empleados no están seguros de si deben informar a su empleador sobre los cuasi accidentes o las condiciones de riesgo. Muchas empresas carecen de herramientas simples y fáciles de usar que fomenten la denuncia y eliminen las barreras para que los empleados informen sobre sucesos anteriores o previsibles. Las organizaciones son, en última instancia, responsables de las normas de salud y seguridad, por lo tanto, implementar procesos de gestión de salud y seguridad contemporáneos y efectivos es lo mejor para ellos.
Los diez principales beneficios de la gestión de la fuerza laboral
#1. Monitoreo de asistencia automatizado
El seguimiento de la asistencia está automatizado por el software de gestión de la fuerza laboral, lo que mejora la precisión de los datos y reduce los errores de nómina. Con una solución integral de administración de la fuerza laboral, las empresas pueden proporcionar diversos tipos de trabajadores con una manera fácil e intuitiva de informar con precisión las horas trabajadas y las ausencias en tiempo real.
#2. Mayor productividad de la fuerza laboral
Un sistema de administración de la fuerza laboral minimiza los procesos manuales y le permite administrar mejor una amplia gama de estándares de tiempo y asistencia. La productividad general de la fuerza laboral mejora con una mayor visibilidad de las horas trabajadas, la disponibilidad de los trabajadores y los eventos de seguridad, y los gerentes pueden garantizar que se satisfagan las necesidades de personal y responder rápidamente si las cosas cambian.
#3. Un lugar de trabajo más seguro
Un sistema de gestión de la fuerza laboral puede ayudarlo a promover una cultura de seguridad y cumplimiento de la fuerza laboral, al mismo tiempo que lo ayuda a administrar de manera más efectiva los eventos de seguridad y salud ambiental. Las organizaciones pueden garantizar la precisión de la información y alentar a los empleados a informar sobre problemas de salud y seguridad al simplificar y automatizar los protocolos de salud y seguridad, desde informar incidentes hasta recopilar información esencial.
#4. Ahorro de costes
A medida que aumenta la eficiencia de su fuerza laboral, los gastos de administración de la fuerza laboral pueden disminuir como resultado de procesos más eficientes, lo que significa menos tiempo dedicado a tareas administrativas. Una mayor visibilidad de la disponibilidad de los empleados y las horas presupuestadas mejora la precisión y la autenticidad del tiempo trabajado y las ausencias tomadas, lo que reduce los costos de personal debido a cosas como horas extra adicionales o excedentes de mano de obra.
#5. Compromiso de los empleados
Las herramientas de administración de la fuerza laboral pueden promover el compromiso de los empleados al ayudar a las personas a sentirse más productivas en el trabajo y lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal a través de una mayor flexibilidad de programación. Las organizaciones también pueden dar voz a sus empleados y promover el empoderamiento de los empleados reuniendo el sentimiento de los empleados en el momento y aprovechando las opiniones y preferencias de los empleados para afectar las actividades de gestión de la fuerza laboral, como la programación.
#6. Horario flexible
Muchas empresas luchan con la programación del personal, específicamente alineando los talentos laborales con las demandas comerciales para mejorar la productividad y minimizar los gastos. Las soluciones de administración de la fuerza laboral incluyen herramientas que permiten a los gerentes establecer horarios que alinean su fuerza laboral con la demanda anticipada (pronosticada), al mismo tiempo que permiten a los empleados administrar sus calendarios utilizando herramientas de autoservicio.
#7. Seguridad
Algunas soluciones de administración de la fuerza laboral utilizan equipos de recopilación de datos biométricos (por ejemplo, escáneres de huellas dactilares) para marcar la entrada y la salida de los empleados, lo que ayuda a minimizar el "marcado de amigos", la práctica de que una persona marque la entrada por otra. Además, el acceso basado en la ubicación a un reloj web ayuda a garantizar que los empleados solo registren desde el lugar donde van a trabajar. Los sistemas seguros de administración de la fuerza laboral también tienen aprendizaje automático incorporado, que verifica si hay actividad sospechosa y anomalías en los datos de administración de la fuerza laboral, lo que ayuda a prevenir errores o transacciones de nómina fraudulentas.
#8. Información empresarial
Las empresas pueden tomar mejores decisiones comerciales en el futuro cuando los datos organizacionales y departamentales estén centralizados en un único sistema de administración de la fuerza laboral. Las organizaciones pueden evaluar el desempeño general de la empresa con información en tiempo real gracias a las herramientas de gestión de la fuerza laboral.
#9. Accede desde cualquier lugar
Las soluciones de gestión de la fuerza laboral permiten a las empresas reunirse con los empleados donde se encuentran para aumentar la productividad. El acceso en cualquier momento permite a los empleados marcar la entrada y la salida, cambiar turnos, solicitar tiempo libre y acceder a información como talones de pago y formularios W2 desde sus dispositivos móviles de forma rápida y sin esfuerzo.
#10. menos errores
Mediante capacidades automatizadas de tiempo y asistencia, los sistemas de administración de la fuerza laboral reducen los errores humanos. La automatización garantiza la precisión al eliminar los errores de entrada de datos causados por las herramientas de informes de tiempo de autoservicio. Un sistema inteligente, por ejemplo, puede escuchar cambios retroactivos que pueden afectar la forma en que se debería haber calculado el tiempo de un empleado y luego recalcular automáticamente el tiempo de un empleado y transmitir las correcciones a la nómina a través de la automatización de procesos robóticos. Las notificaciones inteligentes de cumplimiento también pueden ayudar a garantizar que el tiempo de un empleado esté debidamente documentado y que cumpla con sus planes de trabajo.
¿Qué funciones realiza una solución de gestión de la fuerza laboral?
#1. Mejora de la productividad de la fuerza laboral
Un sistema de administración de la fuerza laboral minimiza los procesos manuales y le permite administrar mejor una amplia gama de estándares de tiempo y asistencia. La productividad general de la fuerza laboral mejora con una mayor visibilidad de las horas trabajadas, la disponibilidad de los trabajadores y los eventos de seguridad, y los gerentes pueden garantizar que se satisfagan las necesidades de personal y responder rápidamente si las cosas cambian.
#2. Minimizar costes y riesgos.
A medida que aumenta la eficiencia de su fuerza laboral, los costos de gestión de recursos humanos comienzan a disminuir como resultado de procesos más eficientes, lo que significa menos tiempo dedicado a actividades administrativas. Una mayor transparencia en la disponibilidad de los empleados y las horas asignadas mejora la corrección y autenticidad del tiempo dedicado y las ausencias tomadas, lo que reduce los costos de personal.
#3. Asegurar datos precisos y oportunos.
Puede proporcionar una forma simple e intuitiva para que todo tipo de trabajadores informe con precisión las horas trabajadas y las ausencias con una solución integral de gestión de la fuerza laboral. Una amplia gama de herramientas de gestión del tiempo le permite automatizar validaciones y notificar a los empleados sobre problemas de cumplimiento.
#4. Haga de su lugar de trabajo un lugar más seguro para trabajar.
Un sistema de gestión de la fuerza laboral puede ayudarlo a promover una cultura de seguridad y cumplimiento de la fuerza laboral, al mismo tiempo que lo ayuda a administrar de manera más efectiva los eventos de seguridad y salud ambiental. Al simplificar y automatizar todo el proceso, desde informar accidentes hasta registrar información esencial, se asegura que la información sea correcta y motiva a los empleados a informar problemas de salud y seguridad.
La mejor solución de gestión de la fuerza laboral: aspectos a tener en cuenta
Las organizaciones deben poder implementar las siguientes mejores prácticas para la adopción exitosa de soluciones de administración de la fuerza laboral:
#1. Simplifique las cosas para los empleados.
Ofrezca entrada y gestión de tiempo de autoservicio en todos los dispositivos de los empleados. Minimice los errores y libere al personal de recursos humanos al permitir que los empleados envíen sus propios datos de tiempo y asistencia mediante tarjetas de tiempo u otros procesos de usuario de autoservicio. Los empleados pueden registrar rápida y fácilmente el tiempo que han trabajado con una entrada de tiempo simple que responde a dispositivos móviles o un asistente digital para la entrada de tiempo y ausencia.
Una solución sólida de gestión de licencias le brinda un control completo sobre las reglas y los procedimientos que rigen las ausencias en su empresa. Cree planes de ausencia rápidamente configurando términos de períodos, elegibilidad, acumulación, definiciones de derechos y requisitos de pago. Configure validaciones de ausencia, reglas de transferencia, actividades administrativas y apariencias de visualización para definir tipos de ausencia.
#2. Hágalo simple para los gerentes y el personal de recursos humanos.
Se pueden diseñar soluciones modernas y flexibles de gestión del tiempo y el trabajo y las ausencias para satisfacer las demandas de la empresa y la fuerza laboral, lo que permite a los gerentes disminuir el impacto de las ausencias imprevistas y administrar el tiempo por excepciones. Las alertas de cumplimiento evitan que se produzcan problemas potenciales. Para una notificación más rápida, puede enviarlos como mensajes de texto. Los gerentes pueden crear tarjetas de tiempo para cada trabajador utilizando un motor de reglas flexible y plantillas sin consultar a TI.
#3. Simplifique la conexión de los datos de los empleados comerciales.
Aunque un sistema de tiempo y mano de obra tiene muchas ventajas por sí mismo, las ventajas se disparan cuando se conecta con la programación, la nómina, el libro mayor, la gestión de proyectos y los sistemas básicos de recursos humanos. Además, las empresas que integran el tiempo y la asistencia con la nómina encuentran una reducción en los errores de procesamiento de la nómina, así como una reducción en los errores de seguimiento del tiempo. Ofrezca una fuerte conectividad con los sistemas de gestión de nómina y tiempo.
Una solución sólida de administración de licencias une los puntos entre los cambios en los cálculos de licencias y salarios al basarse en datos de nómina, tiempo y mano de obra, y sistemas centrales de HCM. Los trabajadores pueden planificar las ausencias utilizando el autoservicio o directamente desde sus tarjetas de tiempo. El efecto final es el mismo en cualquier caso: una visión completa de la gestión del tiempo y las vacaciones.
¿Cómo será el futuro de la gestión de la fuerza laboral?
Los mercados cambiantes, un entorno regulatorio más estricto y una fuerza laboral más diversificada y distribuida han hecho que la gestión de la fuerza laboral sea más compleja y más importante. Sin sistemas integrados de administración de la fuerza laboral, los resultados finales de las empresas se verían afectados porque no tendrán acceso a los conocimientos estratégicos necesarios para determinar dónde se requiere el cambio y hacer coincidir los esfuerzos de recursos humanos con los objetivos comerciales.
La gestión eficaz de la fuerza laboral incluye la gestión del tiempo y la mano de obra, la gestión de ausencias y la gestión de la salud y la seguridad, todo lo cual está totalmente conectado con la nómina y otros procesos clave de recursos humanos y datos financieros para ofrecer precisión, simplicidad y conocimiento para una tarea que alguna vez fue difícil. El resultado es una fuerza laboral comprometida, productiva y conectada, deseosa de contribuir al éxito de la organización.
Conclusión
WFM es vital porque ayuda a desarrollar un marco para programar, pronosticar y presupuestar con éxito a fin de que las empresas realicen sus operaciones correctamente. Las organizaciones pueden planificar y lograr objetivos estratégicos al mismo tiempo que aumentan la eficiencia utilizando la automatización y otras herramientas. Encontrar e implementar el mejor sistema WFM para su sector dará como resultado una fuerza laboral feliz y receptiva que se desempeña al máximo.
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Referencias
