Escuchamos mucho el término "gestión del tiempo" en nuestra vida diaria, pero pocas personas entienden lo que significa o cómo administrar su tiempo adecuadamente.
Pasamos al menos seis a nueve horas todos los días durmiendo y otro par de horas preparando y comiendo comidas. Agregue de tres a cuatro horas de tiempo de viaje, retrasos en el tráfico y otras sorpresas menores. Solo tenemos de 10 a 12 horas por día, a menudo menos, para terminar nuestro trabajo, estudiar, administrar un pasatiempo, cuidarnos, socializar y pasar tiempo con nuestras familias. Los eventos y eventos especiales son un asunto completamente diferente.
Si deseamos manejar un horario agitado en un corto período de tiempo sin abrumarnos indebidamente, debemos establecer habilidades efectivas de administración del tiempo. En esta publicación, aprenderá qué es la gestión del tiempo y cómo usarla para aprovechar al máximo su día.
¿Qué es la gestión del tiempo?
La administración del tiempo es el proceso de planificar y administrar cuánto tiempo dedica a actividades, tareas o proyectos específicos para mejorar la productividad, la eficiencia y el éxito. Es una habilidad crucial que permite a las personas aprovechar al máximo su día y lograr sus objetivos en el tiempo limitado que tienen.
La gestión del tiempo no se trata solo de acumular tantas actividades en un día o aprovechar al máximo cada minuto de su tiempo. Tampoco se trata de ser demasiado riguroso o inflexible con su horario, o comprometer su salud y bienestar para lograr más.
No existe una respuesta única para la gestión del tiempo. Lo que funciona para una persona puede no funcionar para otra, por lo tanto, es vital establecer una técnica de gestión del tiempo que cumpla con sus requisitos y circunstancias individuales.
Además, recuerde que pueden ocurrir interrupciones y sucesos inesperados y que debe ser flexible y adaptable para hacer frente a estos cambios.
“No podemos controlar nada más a menos que podamos administrar el tiempo”. – Peter F. Drucker
Este comentario de Peter Drucker, el padre del pensamiento de gestión del tiempo, subraya la importancia de la gestión del tiempo como una habilidad central para el éxito en todas las áreas de la vida. Si no administramos nuestro tiempo de manera eficiente, nos será difícil alcanzar nuestras metas y administrar otros elementos clave de nuestra vida, como nuestro trabajo, nuestras relaciones y nuestra salud.
¿Por qué es importante la gestión del tiempo?
La buena gestión del tiempo es fundamental por una variedad de razones.
Una buena administración del tiempo puede ayudarlo a tomar mejores decisiones sobre cómo gastar su tiempo, qué tareas priorizar y cuándo terminarlas.
La capacidad de administrar el tiempo de manera eficiente también puede ayudarlo a mejorar la productividad al permitirle lograr más en menos tiempo. Puede reducir su estrés administrando bien su tiempo y evitando la procrastinación, el incumplimiento de los plazos y las prisas de último momento. Según una encuesta de TimeWatch,[2] el 91 % de los encuestados consideró que una mejor gestión del tiempo reduciría el estrés en el lugar de trabajo y aumentaría la productividad, mientras que el 86 % pensó que mejoraría la concentración en las tareas.
Además, la gestión eficiente del tiempo ayuda a lograr sus objetivos al asignar suficiente tiempo para trabajar en ellos de forma regular. Establecer prioridades claras y enfocarse en las tareas más críticas le permitirá avanzar hacia sus metas y cumplirlas a tiempo.
Otra característica importante de la gestión del tiempo es que te ayuda a establecer un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida. Establecer prioridades y administrar su tiempo adecuadamente lo ayudará a equilibrar sus obligaciones personales y profesionales y crear un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Como resultado, aprender habilidades de administración del tiempo puede ayudarlo a aumentar su efectividad, mejorar su calidad de vida y lograr más éxito en todas las áreas de su vida.
Beneficios de la gestión eficaz del tiempo
La gestión eficaz del tiempo es crucial. La gestión eficaz del tiempo conduce a una mayor eficiencia y producción, menos estrés y un mayor éxito en la vida. Estos son algunos de los beneficios de una excelente gestión del tiempo:
#1. Reducción de estrés
Crear y ceñirse a un cronograma de tareas ayuda a disminuir la ansiedad. Puede ver que está logrando un progreso visible a medida que tacha tareas de su lista de "cosas por hacer". Esto evita que te estreses por si estás haciendo las cosas o no.
#2. Más tiempo
Tiene más tiempo para concentrarse en sus actividades habituales debido a una buena gestión del tiempo. A las personas que pueden administrar su tiempo de manera eficiente les gusta tener más tiempo para dedicarlo a pasatiempos u otros pasatiempos personales.
#3. Posibilidades adicionales
La gestión del tiempo da como resultado más oportunidades y menos tiempo perdido en actividades menores. Los empleadores valoran a los candidatos con sólidas habilidades de gestión del tiempo. Cualquier empresa se beneficiaría enormemente de la capacidad de priorizar y programar el trabajo.
#4. Capacidad para lograr objetivos
Las personas que practican una sólida gestión del tiempo están mejor equipadas para alcanzar metas y objetivos en menos tiempo.
Consejos para mejorar la gestión del tiempo en el lugar de trabajo
La gestión del tiempo es el uso consciente y el control del tiempo de uno para mejorar la producción. En resumen, hacer más en menos tiempo. Estos son algunos consejos sobre la gestión eficaz del tiempo en el lugar de trabajo:
#1. Comprende cómo pasas tu tiempo.
Si su productividad se mide por la producción durante un período determinado, el tiempo perdido puede equivaler a dinero perdido. Al igual que hacer un presupuesto, debe hacer un seguimiento de en qué está gastando realmente su tiempo para identificar cualquier área o hábito que le impida alcanzar sus objetivos.
Comience con una verificación de tiempo. Las herramientas de seguimiento del tiempo como RescueTime pueden decirle, en función de las categorías que configure, cuántas horas es productivo en un día frente a cuánto tiempo dedica a actividades no relacionadas con el trabajo, como las redes sociales o las compras.
#2. Mantener un horario diario
Vaya más allá de "Tengo ocho horas para completar XYZ". Establezca un horario diario con períodos de tiempo para varias tareas. La clave del éxito es la constancia.
Haz líneas de tiempo realistas. Los seres humanos sobrestiman su capacidad para completar tareas, una tendencia conocida como la "falacia de planificación", que generalmente conduce a pronósticos de entrega demasiado optimistas. Cree búferes de tiempo entre trabajos para que, incluso si una tarea excede el tiempo asignado, el cronograma general permanece intacto.
#3. Presta toda tu atención.
Evite ir a sitios web que no estén relacionados con el trabajo (o hacer lo que se supone que no debe hacer) durante las horas de trabajo. Cierre las pestañas del navegador marcadas como "para más tarde". Apague su teléfono o guárdelo en un lugar seguro hasta que sea el momento de un descanso programado. Una vez más, la autodisciplina es tu mejor amiga en esta situación.
#4. Establecer prioridades
Las listas de tareas pueden salvar su productividad. Sin embargo, si no tienes cuidado, pueden llegar a ser tan grandes y abrumadores que no sabrás por dónde empezar. La matriz de Eisenhower es una técnica que puede ayudarlo a seleccionar qué priorizar en función de la importancia y la urgencia. Con esta matriz de elección, puede dividir su lista en:
- Haga lo siguiente de inmediato: Trabajos críticos con plazos establecidos, o aquellos que ha pospuesto durante tanto tiempo que ahora están vencidos
- Planee con anticipación: Proyectos críticos sin plazos establecidos
- Delegar: Las actividades que pueden ser realizadas por otra persona deben ser delegadas.
- Borrar: Tareas que se pueden eliminar ya que no son vitales para sus objetivos o misión.
#5. Comience con la tarea más difícil.
Las distracciones les suceden a todos, ya sea una llamada telefónica, un favor de un compañero de trabajo o esa montaña de platos sucios. El día se ha ido antes de que te des cuenta. Es hora de “comerse esa rana”.
La estrategia de productividad Eat That Frog, desarrollada por el gurú del liderazgo Brian Tracy, es efectiva para las personas que demoran o tienen dificultad para ignorar las distracciones. Sugiere comenzar con la tarea más grande, más difícil y más importante, la que está más inclinado a posponer para más adelante. Una vez que hayas "comido esa rana", puedes pasar a otras cosas.
#6. Haz operaciones comparables en lotes
El procesamiento por lotes, también conocido como procesamiento por lotes, es el proceso de agrupar trabajos comparables para que puedan completarse al mismo tiempo. Ordenarlos por objetivo o propósito.
Como una ilustracion:
- Los martes y jueves están reservados para reuniones con clientes.
- Contestar emails exclusivamente entre las 10 y las 11 horas
- Cree y distribuya informes a primera hora de la mañana.
#7. Establezca restricciones de tiempo apropiadas
Según la ley de Parkinson, “el trabajo se expande hasta ocupar el tiempo dado para terminarlo”.
Si tiene un día completo para hacer dos trabajos que no deberían tomar más de tres horas, lo más probable es que pase todo el día en esas dos tareas. Si se da una ventana corta, es casi seguro que cumplirá con la fecha límite anticipada.
#8. Aprende a decir no
Solo tenemos cierta cantidad de energía en un día, y disminuye a medida que pasa la hora. Conozca sus límites y esté dispuesto a decir que no para evitar un esfuerzo mediocre. Entiende tus propias ventajas y desventajas. Concéntrese en lo que es fuerte y, si es posible, delegue lo que otros pueden lograr mejor y más rápido.
#9. Manténgase alejado de la multitarea
La evidencia sobre la multitarea es clara: reduce la productividad e incluso puede ser mortal. La Asociación Estadounidense de Psicología define el malabarismo mental como "costos de cambio" que reducen la productividad. Aunque el cambio de tareas solo toma unos segundos por cada cambio, se suma si realiza varias tareas a la vez. Tus posibilidades de cometer un error también aumentan.
#10. Mantener la organización
Si se le ha ocurrido algo de lo siguiente, es posible que necesite un cambio de imagen organizacional:
- Llegas tarde a una reunión que estás dirigiendo.
- Olvidó imprimir un informe que su jefe solicitó para una presentación.
- Tuviste que pedirle a TI tu nombre de usuario o contraseña más de una vez.
La buena noticia es que organizar es un talento que se puede dominar. Comience con los fundamentos.
Mantenga una estación de trabajo limpia. Según National Geographic, los psicólogos y neurocientíficos han relacionado las consecuencias del desorden con la cognición, la salud mental y el comportamiento. El desorden visual puede aumentar los niveles de tensión y ansiedad, produciendo una respuesta de lucha o huida. Para mejorar la toma de decisiones, deseche cualquier papel que pueda reciclarse o triturarse. Retire los elementos innecesarios y coloque las herramientas diarias al alcance de la mano.
#11. Organice los archivos de su PC y las unidades compartidas.
No se puede subestimar la importancia de la denominación de archivos en la organización de los activos digitales. Cree un sistema que le permita a usted y a sus colegas ubicar cosas rápida y fácilmente.
#12. Haz uso de un calendario.
Organice su horario de acuerdo con categorías de vida como “personal”, “profesional” y “compromiso”. La codificación por colores puede ayudarlo a distinguir fácilmente entre categorías o entre elementos urgentes y no urgentes.
#13. Hacer uso de herramientas de gestión del tiempo
Utilice esta productividad y herramientas de automatización para aumentar la productividad:
- Flojo para centralizar las comunicaciones del equipo y organizarlas por canal. Ya no tendrá que examinar innumerables hilos de correo electrónico para obtener detalles del proyecto.
- Dropbox o OneDrive para almacenamiento de archivos, uso compartido y copia de seguridad. Los miembros calificados del equipo tienen acceso las 24 horas, los 7 días de la semana a los archivos basados en la nube.
- Para realizar un seguimiento de los horarios diarios, semanales y mensuales, utilice Calendario de Google y Calendario de Microsoft. Conéctalos con Slack para recibir alertas y recordatorios automáticos en los canales relevantes.
- Para diseños y diagramas, utilice Canva o Lucidchart. Ayudan incluso a los diseñadores más inexpertos a crear plantillas de aspecto profesional.
Consecuencias de una mala gestión del tiempo
Considere también las repercusiones de la mala gestión del tiempo.
#1. Flujo de trabajo ineficaz
La mala eficiencia resulta de la falta de planificación anticipada y de cumplimiento de los objetivos. Por ejemplo, si hay múltiples actividades significativas para realizar, un plan efectivo sería completar las tareas relacionadas de manera concurrente o secuencial. Sin embargo, si no planifica con anticipación, es posible que necesite rebotar de un lado a otro, o retroceder, en su tarea. Esto equivale a una disminución de la eficiencia y la producción.
#2. Pérdida de tiempo
La gestión inadecuada del tiempo da como resultado una pérdida de tiempo. Por ejemplo, chatear con amigos en las redes sociales mientras se trabaja en una tarea es una distracción y una pérdida de tiempo.
#3. Fallo de control
Pierdes el control de tu vida cuando no sabes cuál es la próxima tarea. Esto podría conducir a un aumento del estrés y la preocupación.
#4. Baja calidad de trabajo
La mala gestión del tiempo a menudo da como resultado resultados de menor calidad. Por ejemplo, apresurarse a hacer las cosas en el último momento suele degradar la calidad.
#5. Una mala reputación
Si los clientes o su empleador no pueden confiar en usted para terminar las cosas a tiempo, sus expectativas y percepciones de usted se verán afectadas. Si un cliente no puede confiar en usted para completar una tarea a tiempo, lo más probable es que lleve su negocio a otra parte.
Conclusión
La gestión del tiempo es una habilidad crucial que se puede aprender para aumentar la productividad y alcanzar los objetivos.
Podrá emplear su tiempo de manera más efectiva, priorizar sus responsabilidades y, en última instancia, lograr más en menos tiempo si desarrolla las habilidades de administración del tiempo descritas anteriormente. Finalmente, puede minimizar el estrés, mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida y vivir una existencia más gratificante.
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Referencias
