Necesita un producto o servicio específico para administrar su pequeña empresa. Así que te pones en contacto con tus proveedores y les explicas tus requisitos. Ellos lo suministran. Tienes que pagarles por ello. Ese es el final de la historia. ¿No suena demasiado simple? Sí lo es. Sí, el proceso de obtención de bienes puede ser más complicado que lo descrito anteriormente. Sin embargo, obtener servicios de proveedores confiables de manera oportuna y sin problemas no tiene que ser demasiado bueno para ser verdad. Es posible, y el uso de órdenes de compra puede ayudar. En este artículo, veremos los diferentes tipos y ejemplos de órdenes de compra, el flujo del proceso y el formato correcto para una orden de compra.
¿Qué es una Orden de Compra?
Una orden de compra, también conocida como PO, es un documento legal que un comprador envía a un proveedor o vendedor para autorizar una compra. Las órdenes de compra especifican lo que el comprador quiere comprar y cuánto quiere recibir. Estos acuerdos ayudan en la documentación de las transacciones tanto del comprador como del vendedor.
Las órdenes de compra benefician tanto al comprador como al vendedor. Las pequeñas empresas pueden decidir qué productos y servicios necesitan de sus proveedores y cuándo los necesitan emitiendo órdenes de compra.
Esto mantiene las actividades de la pequeña empresa exitosas y coordinadas. También ayuda al vendedor a asegurarse de que los bienes y servicios necesarios estén disponibles antes de comprometerse con el cumplimiento, lo que permite al comprador la flexibilidad de prepararse en consecuencia.
Las OP también ayudarán al comprador y al vendedor a mantener registros completos y correctos para la auditoría y los estados financieros.
¿Cómo funciona una Orden de Compra?
Ahora que hemos descrito qué es una orden de compra, repasemos cómo hacer una.
#1. El comprador se compromete a comprar bienes del vendedor.
Antes de realizar un pedido, el comprador debe ser capaz de reconocer una necesidad que satisfará el producto o servicio del vendedor. Durante este proceso, el comprador debe determinar qué producto o servicio se requiere, cuánto se requiere (si es posible) y cuándo se requiere (nuevamente, si es posible).
Por ejemplo, si necesita pedir cajas nuevas para enviar sus pedidos de productos a los clientes, calcule cuántas necesitará y cuándo las necesitará.
Si espera una fiebre navideña, puede mirar el pedido de cajas del año pasado y multiplicarlo por el crecimiento esperado para esta temporada navideña para ordenar el número apropiado.
#2. El comprador crea una orden de compra y la envía al vendedor para su aprobación.
Con los detalles anteriores, el comprador debe redactar una orden de compra y enviarla a su vendedor para su aprobación. Al enviar una orden de compra a un proveedor, especifique cuándo necesita aprobación para mantener el proceso en orden.
Idealmente, la respuesta debe llegar con tiempo suficiente para que el comprador obtenga el producto o servicio a tiempo. De lo contrario, debería permitir al comprador tiempo suficiente para obtener de otro vendedor si es necesario.
Continuando con el ejemplo anterior, una vez que haya encontrado un proveedor que pueda suministrarle sus cajas, sepa cuántas cajas necesitará y cuándo las necesitará, puede usar esta información para redactar su orden de compra. Envíelo a su representante de ventas o punto de contacto.
#3. El vendedor verifica la orden de compra y confirma si puede o no satisfacer la solicitud.
Si el vendedor recibe la orden de compra, es su responsabilidad revisar la solicitud y verificar el inventario o la disponibilidad. Esto es para confirmar si se puede cumplir antes de la fecha límite del comprador.
En el caso del envío de un paquete, el proveedor verificó su pedido y determinó que puede satisfacer su solicitud después de verificar su inventario y capacidad de envío.
#4. Aceptación de orden de compra.
Si el vendedor puede satisfacer la solicitud del comprador, aceptará la orden de compra, haciéndola legalmente vinculante para todas las partes.
Dado que la compañía de cajas puede satisfacer su solicitud, le enviaron una copia autorizada de la orden de compra para confirmar.
#5. Entrega de productos o servicios.
Una vez aprobada la orden de compra, el vendedor es responsable de entregar el producto o servicio acordado. También pueden producir y enviar una factura al comprador por el monto especificado en la orden de compra durante esta etapa. La factura debe resumir los productos entregados, la cantidad adecuada y el monto adeudado.
Por ejemplo, después de aprobar el envío de cajas, debe obtener el pedido completo, así como una factura por la suma adeudada. Este proveedor acepta 30 términos netos y esperará el pago dentro de los 30 días posteriores a la emisión de la factura.
#6. Se paga la factura
Durante este punto final, el comprador es responsable de pagar la factura siguiendo las condiciones de pago del vendedor.
Ahora depende de usted, el cliente, pagar la factura de acuerdo con los términos de pago acordados.
¿Cuál es el formato de orden de compra adecuado?
¿Estás listo para hacer tu propia orden de compra? Estos son los datos que debes proporcionar.
- Encabezamiento — Proporcione información sobre su empresa, como el nombre de la empresa, la dirección comercial, la fecha de la orden de compra y el número de orden.
- Detalles del vendedor — Indique quién debe recibir la orden de compra. Aquí es donde menciona el nombre de la empresa vendedora, su propio nombre de contacto y la dirección de la empresa vendedora.
- Enviar a — Indicar dónde se debe entregar el pedido, el proceso de envío, las condiciones de envío y la fecha prevista de entrega.
- Detalles del pedido — Incluya un artículo de línea para cada producto en el pedido que incluya el código del producto o el número de SKU, el nombre o la descripción del artículo, la cantidad de unidades pedidas, el precio por unidad y la fecha de entrega.
- Resumir — Finalice la orden de compra incluyendo un subtotal, los descuentos necesarios, las tarifas, los costos de envío y el total.
Aquí hay un formato de pedido de compra de ejemplo que incluye todos los puntos enumerados anteriormente:
Tipos de orden de compra
Es fundamental comprender que no crea todas las órdenes de compra de la misma manera y que su formato también puede diferir. Es posible que esté pensando en este punto: "Si ha visto un PO, los ha visto todos", pero eso simplemente no es cierto. Hay cuatro tipos de órdenes de compra, que difieren en cuanto a su formato y la cantidad de información que incluyen
#1. Órdenes de compra estándar
Las órdenes de compra estándar son las más comunes y conocidas. En este caso, el comprador entiende los detalles de la compra y puede identificar el artículo o servicio que está comprando, la cantidad, el cronograma de entrega y las condiciones de pago.
Una empresa que se está quedando sin cartuchos de impresora, por ejemplo, puede realizar un pedido de compra estándar porque sabe exactamente cuánto necesita y cuándo lo necesita. Este es un ejemplo de una orden de compra.
Dependiendo de los requisitos, se pueden crear órdenes de compra estándar para una variedad de funciones diferentes. Por ejemplo, la plantilla anterior podría modificarse para incluir:
- Servicios a prestar
- Subcontratación
- Venta en consignación
#2. Órdenes de compra planificadas
Un cliente que realiza una orden de compra planificada está prediciendo las necesidades potenciales de su empresa para el artículo en cuestión al hacer una orden de compra por adelantado. Los detalles como el objeto, el peso y las condiciones de pago son visibles en este caso, pero la cantidad se basa en una conjetura informada y la fecha de entrega es provisional.
Si la misma empresa que se está quedando sin cartuchos de impresora realiza un pedido de compra planificado, el comprador a cargo calculará cuántos cartuchos de impresora necesitan para un cronograma de entrega más flexible. Este es un ejemplo de una orden de compra planificada.
#3. Órdenes de compra generales
Los compradores utilizan una orden de compra abierta para colocar varios pedidos a la vez con el fin de negociar precios con descuento.
Por ejemplo, si la misma empresa puede obtener un mejor precio al decidir realizar varios pedidos de cartuchos de impresora y papel de un solo proveedor, podría pensar en utilizar una orden de compra general para obtener estos productos. Aquí hay un ejemplo de una orden de compra en este caso.
#4. Órdenes de compra del contrato
La variante más formal es una orden de compra por contrato. Hasta que se emita una orden de compra que haga referencia al contrato, el comprador y el vendedor firman un contrato que especifica los términos de la compra. Esta forma de orden de compra proporciona la mayor cantidad de garantías legales para todas las partes involucradas.
En el caso de suministros para impresoras, si una empresa firma un contrato con su proveedor detallando los productos, cantidad, precio y calendario de entregas de los artículos prometidos, y luego continúa con una orden de compra regular, estas empresas están bajo un acuerdo de orden de compra por contrato. Este es un ejemplo de una orden de compra por contrato.
Tener un proceso de orden de compra hará que el proceso de adquisición se mueva más rápido y beneficiará tanto a los compradores como a los vendedores.
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Proceso de orden de compra
El proceso de orden de compra cubre todo, desde redactarlo hasta entregarlo. El Proceso de Orden de Compra se divide en los siguientes pasos.
#1. Imaginación
La orden de compra se emite después de enviar la solicitud de compra, normalmente por parte del equipo de compras o un administrador del proyecto.
#2. Aceptación
Si todos los interesados están de acuerdo sobre los bienes, la cantidad, el precio y las condiciones de entrega, el vendedor firma el contrato aceptando los términos.
#3. despacho
en el despacho, envía la orden de compra al proveedor a través del canal preferido. Además, puede hacerlo personalmente, en papel, por fax o correo electrónico, etc.
#4. Envío y manipulación
Los productos especificados en la orden de compra son entregados por el proveedor. Cuando el estado de los productos es satisfactorio, por ejemplo, sin defectos ni faltantes, se inspeccionan y aceptan. En el lugar de trabajo, esto generalmente lo realiza un administrador o gerente de adquisiciones.
#5. Refinamiento
Si el pedido está completo, se envía una factura de aceptación a Financiación para el procesamiento del pago. La orden de compra está cerrada hasta que se recibe el pago.
Pasos en el proceso de orden de compra
Los pasos en el proceso de orden de compra son los siguientes:
- Crear una orden de compra
- Aprobar una orden de compra
- Envía una orden de compra al proveedor.
- Se ha recibido la orden de compra
- Entrada de mercancías o servicios
- Facturación
- Coincidencia en tres direcciones
- Autorización y programación de pagos
- Cierre de orden de compra
¿Para qué sirve una orden de compra?
Su empresa emite órdenes de compra a los vendedores (el proveedor). Los compradores los utilizan para especificar necesidades y precios y documentar legalmente los bienes/servicios solicitados.
¿Quién hace las órdenes de compra?
El comprador ordena. Después de la aprobación, el comprador o solicitante de compra creará una orden de compra. Para el cumplimiento exacto, el cliente transmite la orden de compra al vendedor.
¿Cómo funciona la orden de compra?
Antes de comprar bienes o servicios, el proceso de orden de compra confirma y especifica el requisito. Procesar pagos y resultados de auditoría.
¿Quién firma las órdenes de compra?
Una orden de compra es vinculante cuando ambas partes la firman. Antes de enviar la orden de compra al proveedor, asegúrese de que su representante corporativo la haya firmado.
Conclusión
Diga adiós a la escritura a mano ilegible, las órdenes de compra extraviadas y horas y horas de ingreso de datos. una orden de compra basada en la nube convierte paquetes de papeleo en formatos digitales fáciles de rastrear que se almacenan de forma segura en la nube.
Aunque la implementación de una solución de compras puede parecer una solución rápida para todos sus problemas relacionados con las órdenes de compra, el proceso es realmente muy complejo. Como resultado, es importante contar con algunas de las mejores prácticas de órdenes de compra. Esto es para garantizar que la herramienta de adquisiciones funcione como debería.
La mejor práctica de adquisición correcta reparará su proceso de orden de compra roto, impulsará el rendimiento y aumentará el ROI. Si bien la teoría de lo que es una orden de compra puede parecer complicada, observar algunas de las mejores prácticas más populares lo aclarará de una vez por todas.
Preguntas frecuentes sobre órdenes de compra
¿Cómo hago una orden de compra?
Estos son los pasos más comunes del proceso de la orden de compra:
- Crea una orden de compra.
- Envíe múltiples solicitudes de cotización (RFQ)
- Analice y seleccione un proveedor.
- Negociar contrato y enviar PO.
- Recibir bienes / servicios.
- Recibir y verificar la factura (igualación de 3 vías)
- Autorizar factura y pagar al proveedor.
- Mantenimiento de registros.
¿Por qué necesita una orden de compra?
Las órdenes de compra son documentos emitidos por un Comprador (su organización) a un Vendedor (el proveedor). Son una herramienta importante para Compradores porque formalizan requisitos y preciosy servir como documentación legalmente vinculante de los bienes/servicios que se ordenaron
¿Qué es una orden de compra frente a una factura?
La diferencia clave es que Los compradores envían una orden de compra a los proveedores con la intención de realizar un seguimiento y controlar el proceso de compra.. Por otro lado, una factura es una solicitud de pago oficial enviada por los vendedores a los compradores una vez que se completa su pedido.
¿Es una orden de compra un pago?
Una orden de compra (PO) es un documento legalmente vinculante creado por un comprador y presentado a un vendedor. … Debido a que la orden se completa antes de que el comprador reciba su factura, una orden de compra le da al vendedor un seguro contra–pago
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