Las pymes suelen tener recursos limitados y una gran cantidad de trabajo que realizar. La gestión manual del proceso de órdenes de compra supone una carga adicional para los miembros del equipo y desvía su atención de sus responsabilidades principales. Con un sistema de órdenes de compra para pequeñas empresas, puede automatizar todo el proceso, mejorar la eficiencia y reducir las posibilidades de errores causados por la entrada manual. Si bien elegir el sistema de orden de compra adecuado para una pequeña empresa puede parecer una tarea abrumadora, todo se reduce a lo que requiere su empresa.
¿Qué es un sistema de órdenes de compra?
El software de orden de compra (también conocido como software PO) ayuda en la creación de documentos financieros emitidos a los proveedores al comprar suministros o servicios. Las órdenes de compra suelen incluir información sobre el tipo de producto, la cantidad y el precio, así como otra información pertinente.
Además, el software de gestión de órdenes de compra es un componente esencial de cualquier proceso de cuentas por pagar. Los sistemas de órdenes de compra pueden ayudar a automatizar la creación de órdenes de compra, ahorrando tiempo cuando los niveles de existencias se están agotando al alertar a su equipo antes de que ocurra una escasez. Como resultado, el software de órdenes de compra funciona en conjunto con el software de gestión de inventario.
Los flujos de trabajo de compras solían ser muy manuales, especialmente cuando se trataba de recopilar firmas para su aprobación. El software PO también puede ayudar a acelerar los procesos de aprobación y solicitud. Cuando alguien en su empresa quiere hacer una compra, primero debe pasar por el proceso de aprobación:
- Un empleado envía una solicitud de compra al flujo de trabajo de aprobación apropiado.
- La solicitud se enruta en la cadena hasta el personal de gestión apropiado.
- La gerencia evalúa la necesidad y las asignaciones presupuestarias actuales.
- La solicitud es aprobada o denegada por el tomador de decisiones.
Los mejores sistemas de órdenes de compra para pequeñas empresas
¿Cuál es el mejor sistema de órdenes de compra para pequeñas empresas? Realizamos una investigación para identificar algunas opciones que son consistentemente asequibles, fáciles de usar y fáciles de configurar. Incluyen;
#1. cupá
Coupa es un programa completo de gestión de gastos que incluye órdenes de compra y solicitudes de compra. El software puede ser tan simple como una herramienta para crear órdenes de compra o tan complejo como manejar todo lo relacionado con su proceso de compra.
Según sus necesidades, puede comprar Procure para compras electrónicas, Invoice para automatización de AP, Expense para realizar un seguimiento de los gastos de viaje/empleados o Pay for B2B. Coupa es una de las opciones de software de orden de compra más versátiles disponibles porque puede integrarse completamente para operar como una plataforma completa de gestión de gastos.
#2. QuickBooks profesional
Crear una orden de compra en el flujo de trabajo de cuentas por pagar de QuickBooks Pro es simple. QuickBooks ha sido reconocido durante mucho tiempo como una de las principales soluciones de contabilidad para pequeñas empresas, que ofrece un libro mayor con cuentas por pagar y por cobrar. La capacidad de crear una orden de compra es parte del proceso de cuentas por pagar.
Quickbooks puede ayudarlo a realizar un seguimiento de lo que ordena y recibe, planificar sus gastos y administrar su dinero de manera inteligente. QuickBooks será una excelente opción para las pequeñas empresas que busquen un sistema de órdenes de compra con capacidades contables completas debido a la combinación de estos factores y un registro de auditoría sólido.
#3. Sabio intacto
Las empresas en crecimiento que buscan actualizarse a una solución de contabilidad de tamaño mediano con una sólida funcionalidad de compras deberían considerar Sage Intacct. Utilizando paneles y herramientas de informes, el módulo de compras automatiza las transacciones de compra, lo que permite a su personal monitorear las adquisiciones de mercancías y servicios en tiempo real.
Sage Intacct le permite implementar las mejores prácticas de compra y crear plantillas personalizadas para solicitudes, solicitudes de cotizaciones, órdenes de compra y ajustes. También le permite realizar un seguimiento de los precios de sus proveedores en una base de datos. Cuando paga un precio en una orden de compra, los costos de su proveedor se actualizan automáticamente para PO futuras.
# 4. Xero
Xero es un software de contabilidad en línea para pequeñas empresas y nuevas empresas. Esta plataforma basada en la nube es conocida por su facilidad de uso y es accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar. ¡Su flujo de efectivo incluso se puede ver en tiempo real! Con Xero, puede pagar facturas, reclamar gastos y conexiones bancarias seguras.
#5. Mapa de gastos
El Proyecto de Adquisiciones Gratuitas de SpendMap es un verdadero sistema gratuito de órdenes de compra para pequeñas empresas. No ofrece una funcionalidad limitada o una prueba gratuita de su versión paga. La solución de proyectos de adquisición gratuita de SpendMap le permite a su empresa automatizar el proceso de órdenes de compra con un número ilimitado de órdenes de compra.
#6. Inventario de Zoho
Zoho Inventory es una aplicación gratuita de la suite Zoho. El Generador de órdenes de compra, que se incluye en Zoho Inventory, puede generar órdenes de compra simples con campos editables. Puede ingresar su dirección de facturación, la dirección de su proveedor, un número de orden de compra e incluso descripciones de los artículos comprados.
Si bien Zoho Inventory es de uso gratuito, es una solución de administración de inventario y puede que no sea la mejor opción para todos sus procesos de compra. En su mayoría, servirá como una herramienta simple para crear rápidamente una orden de compra, pero no proporcionará el nivel de automatización, colaboración o personalización que ofrecería una versión paga. Con la versión gratuita, también está limitado a 20 pedidos por mes.
#7. Lugar de trabajo primordial
Los pedidos de compra se pueden crear y gestionar fácilmente con Paramount WorkPlace, una solución de gestión de compras. Brinda a los empleados y la gerencia las herramientas que necesitan para simplificar el proceso de aprobación de órdenes de compra y administrar sus gastos de manera más efectiva.
Su moderna interfaz de usuario es fácil de implementar y puede ser utilizada por empleados de todos los niveles de habilidad en toda la organización. Los usuarios pueden enrutar automáticamente las solicitudes de solicitud aprobadas para la creación de órdenes de compra y se generan registros de auditoría detallados.
Para una mejor experiencia de usuario, Paramount Workplace también admite una integración perfecta en tiempo real con aplicaciones ERP como Microsoft Dynamics, Acumatica, Blackbaud, Sage-ERP, Sage Intacct y Netsuite, entre muchas otras.
#8. flujo de besos
KissFlow es una fantástica solución de solicitud de compra. Una de las razones de esto es su potente función de procesamiento de órdenes de compra. El software ofrece a los usuarios una solución sin papel que permite la ejecución y gestión eficientes de toda la documentación de la orden de compra sin necesidad de impresiones innecesarias.
Los usuarios pueden usar flujos de trabajo personalizables basados en reglas para asegurarse de que las órdenes de compra que crean cumplan con las políticas establecidas. Esto asegura que no haya errores en su creación. También ofrece un enfoque altamente adaptable para la inscripción de proveedores no registrados.
La gerencia también obtiene acceso a información procesable en tiempo real que se puede usar para reducir gastos innecesarios y ahorrar dinero en adquisiciones.
#9. Control de compras
El control de compras de Planergy ofrece a sus clientes un sistema simple de procesamiento de órdenes de compra que es ideal para pequeñas empresas. Proporciona un sistema competente de gestión de PO basado en la nube que se adapta mejor a las pequeñas empresas.
Los usuarios pueden utilizar el software para crear y gestionar pedidos y solicitudes de compra, así como gestionar gastos, procesar facturas y agilizar todo el proceso de orden de compra. Tiene una sólida métrica de informes que tiene como objetivo brindar a los gerentes la información que necesitan para mejorar el rendimiento.
#10. o2b tecnologías inc.
O2b Technologies ofrece un software de gestión de compras que agiliza significativamente el proceso de PO. Agiliza y automatiza significativamente la creación, la gestión y el seguimiento de órdenes de compra y solicitudes de compra, lo que hace que el proceso parezca menos caótico.
Se enfoca en crear órdenes de compra ágiles que los usuarios pueden ejecutar con unos pocos clics. Además del procesamiento de órdenes de compra, el software permite una integración perfecta con otras aplicaciones útiles. Estas integraciones hacen que la gestión de relaciones con proveedores, la contabilidad, la gestión de relaciones con clientes y la gestión de inventario sean más eficientes.
Además, el software admite flujos de trabajo de autorización de órdenes de compra de un solo nivel y de varios niveles, así como un mecanismo completo de seguimiento de auditoría para realizar un seguimiento de todas las órdenes de compra aprobadas y rechazadas.
#11. Manso
Se considera ampliamente que Bellwether tiene una de las mejores soluciones de compras electrónicas en la industria. Una de las razones por las que ha recibido tantos elogios es por sus excelentes capacidades de procesamiento de órdenes de compra. La herramienta es ideal para empresas que necesitan crear entre 50 y 1000 documentos al mes.
Ofrece dos planes distintos que atienden a pequeñas y grandes o medianas empresas por separado. Se enfoca en reducir el tiempo de trámites mediante la digitalización del proceso de orden de compra de principio a fin.
Los usuarios pueden personalizar sus flujos de trabajo y realizar un seguimiento de las aprobaciones y rechazos de órdenes de compra sin dificultad. Además, el software está completamente basado en la web.
#12. VentasAdjuntar
Intuit QuickBooks es uno de los programas de software de contabilidad más populares del mundo. Sin embargo, pocas personas son conscientes de sus notables capacidades de integración con otras herramientas de procesamiento de órdenes de compra. SalesAttach es un programa de software que se integra con el sistema de contabilidad QuickBooks para reducir los errores de entrada de datos en los registros financieros.
La aplicación realiza un seguimiento de todo lo relacionado con sus pedidos de compra, incluida la información del proveedor, los costos del pedido y la cantidad de pedidos realizados. El software también es extremadamente útil para la gestión de inventario.
Los datos de SalesAttach se pueden usar para comparar información de diferentes proveedores y obtener la mejor oferta por su dinero.
¿Debe una pequeña empresa usar órdenes de compra?
Las órdenes de compra son un componente esencial de cualquier negocio. Le permiten celebrar contratos legalmente vinculantes con proveedores a través de documentos legales. Esto le permite garantizar la precisión de sus sistemas de pedidos y, al mismo tiempo, mantener sus procesos comerciales a tiempo y dentro del presupuesto.
¿QuickBooks ofrece un sistema de órdenes de compra?
Las órdenes de compra para compras recurrentes se pueden programar fácilmente en QuickBooks. Una vez que se completa un pedido, QuickBooks copia automáticamente los artículos, las cantidades y las tarifas de su pedido de compra y lo convierte en una factura.
¿Cómo se crea un sistema Po?
Solicite en línea: busque, reserve y pague una casilla en una oficina de correos cerca de usted. Recoja sus llaves en persona: Lleve su solicitud completa y 2 formas de identificación a la oficina de correos (donde está su casilla) para obtener sus llaves. Reciba el correo a su conveniencia: el horario flexible le permite verificar su apartado de correos en su horario.
¿Cuánto cuesta un sistema Po?
Según estudios realizados por varias organizaciones, el costo promedio de procesamiento de órdenes de compra oscila entre $ 50 y $ 1000. Echemos un vistazo a algunas de las métricas.
¿Cómo administro las órdenes de compra en Excel?
Si prefiere trabajar con una hoja de cálculo, puede crear una orden de compra en Microsoft Excel utilizando el mismo método. Abra un nuevo documento de Excel, luego haga clic en el icono en la esquina superior izquierda de la pantalla. Seleccione "nuevo" y "Órdenes de compra" en los menús desplegables.
¿Cuánto cuesta un apartado postal al mes?
Encuentre un apartado de correos cerca de usted
Dependiendo de su ubicación, puede obtener un nuevo apartado de correos en una oficina de correos por tan solo $ 4.33 por mes. Use su cuenta actual o nueva de USPS.com para reservar una caja.
Beneficios de usar un sistema de órdenes de compra para una pequeña empresa
Reducción de la dependencia de la intervención manual
Al digitalizar y automatizar el proceso de órdenes de compra, puede eliminar la intervención manual de su equipo, ahorrando tiempo y reduciendo los errores causados por la entrada manual de datos.
Costos operativos ahorrados
Puede acelerar todo el proceso y ahorrar hasta un 45-65 por ciento en los costos operativos de su empresa mediante el uso de sistemas de órdenes de compra basados en la nube.
Transparencia
Al ver el estado de todas las órdenes de compra abiertas, puede garantizar una transparencia total durante todo el proceso de la orden de compra y asegurarse de que todo va por buen camino.
Conclusión
Una empresa no puede esperar prosperar si su sistema de adquisiciones es ineficiente y está constantemente en desorden. Esta es la razón por la que es fundamental contar con un sistema competente de órdenes de compra para pequeñas empresas que automatice todo el proceso en toda la organización.
un buen PO software de gestión ayudará en la creación sin errores de órdenes de compra, el seguimiento eficiente de las compras, la mejora de las relaciones con los proveedores y el cumplimiento oportuno de los pedidos.
En cuanto a nuestra recomendación, si está buscando un sistema de automatización de pedidos de compra fácil de usar y de bajo costo para pequeñas empresas, no busque más allá de Paramount WorkPlace.
Preguntas frecuentes
¿Son necesarias las órdenes de compra para las pequeñas empresas?
Las órdenes de compra son un componente esencial de cualquier negocio. Le permiten celebrar contratos legalmente vinculantes con proveedores a través de documentos legales. Esto le permite garantizar la precisión de sus sistemas de pedidos y, al mismo tiempo, mantener sus procesos comerciales a tiempo y dentro del presupuesto.
¿Qué es un buen sistema de órdenes de compra?
Precoro es el mejor software de órdenes de compra para la mayoría de las personas. El software de órdenes de compra garantiza que su empresa obtenga el inventario que necesita de los proveedores de forma rápida y sencilla. Simplifica el proceso de adquisición, lo que le permite estar seguro de que su empresa recibirá los productos que necesita más adelante.
¿Las empresas todavía utilizan órdenes de compra?
Las órdenes de compra son una parte esencial de cualquier negocio. Las órdenes de compra son una ocurrencia común en los negocios, ya sea que se reciban de los clientes, se envíen a los proveedores o se usen internamente entre departamentos dentro de la misma empresa.
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Referencias
