A pesar de tener numerosas herramientas potentes, Excel gratuito no cumplirá con todas sus demandas de gestión de proyectos. Es probable que le haya sucedido una sorpresa en los precios una o dos veces si alguna vez buscó un software de gestión de proyectos de Excel o un curso. Estos programas o herramientas son costosos y podrían costarle varios miles de dólares al año. Es suficiente para hacer pensar en simplemente usar una plantilla de Excel y herramientas de gestión de proyectos para realizar la tarea, lo que en realidad no es una mala idea. Aunque Excel no se anuncia como un planificador de proyectos, la plataforma es más capaz de lo que la mayoría de la gente cree cuando se trata de realizar un seguimiento de los proyectos. En este artículo, hablaremos sobre la plantilla de Excel de la lista de tareas del proyecto.
Herramientas de gestión de proyectos Excel
Excel tiene muchas herramientas sólidas, pero no cumplirá con todas sus demandas de gestión de proyectos. Este artículo explica cómo utilizar el programa en todo su potencial para proyectos más pequeños.
Es probable que te hayas encontrado con una sorpresa una o dos veces si alguna vez buscaste un software de gestión de proyectos. Estos sistemas de software son costosos y posiblemente cuesten varios miles de dólares al año. Es suficiente para que uno considere simplemente emplear algunas plantillas de Excel para completar la tarea, lo que no siempre es una mala idea. Aunque Excel no se anuncia como un planificador de proyectos, la plataforma es más capaz de lo que la mayoría de la gente cree cuando se trata de realizar un seguimiento de los proyectos.
Sin embargo, ¿le bastará con un rastreador de proyectos de Excel o necesita una plataforma hecha especialmente para la gestión de proyectos? Antes de tomar esa decisión, debe tener en cuenta la siguiente información sobre la gestión de proyectos de Excel.
¿Tiene Excel una herramienta de gestión de proyectos?
Excel se puede utilizar para la gestión de proyectos, en pocas palabras. Sin embargo, para ser honesto, no es la mejor opción.
¿Por qué consulta?
Si alguna vez ha tratado de administrar una herramienta de administración de proyectos utilizando una hoja de cálculo o una plantilla de Excel con fórmulas complejas, formato condicional y macros solo para ver cómo se incendia y falla, sabe que es doloroso. En otras palabras, administrar proyectos con MS Excel es como cortar un pastel con una sierra. Puede hacer la tarea, pero hay un mejor enfoque. Aunque puede hacer diagramas de Gantt, herramientas de administración de proyectos, informes de progreso e incluso hacer un seguimiento de las plantillas de presupuesto, Excel es tan manual que perderá mucho tiempo y correrá la posibilidad de cometer un error.
En adición:
- La colaboración en tiempo real con los miembros del equipo no es posible.
- La comunicación efectiva es imposible.
- Varios procesos no se pueden automatizar para numerosos proyectos.
- No es seguro
La plantilla de Excel gratuita es, en definitiva, adecuada para las herramientas de gestión de proyectos. Pero, ¿es "bien" aceptable en su línea de trabajo? Pero vino aquí para aprender más sobre Excel, no para escucharnos despotricar sobre por qué es una mala idea. Por lo tanto, hay algunas maneras en las que puede usar herramientas y plantillas gratuitas de administración de proyectos para simplificar su vida si debe o elige usar Excel por cualquier motivo.
¿Cómo uso Excel para administrar un proyecto?
Cuando se trata de gestión, administración, análisis, planificación, cálculos y mucho más, las herramientas gratuitas de proyectos de Excel son las herramientas que más se utilizan en todos los negocios. Excel es sin duda la herramienta de referencia para la gestión de proyectos, respaldada por sus convenientes formatos de cuadrícula, la capacidad de filtrar y formular todo tipo de datos y su interfaz fácil de usar. Para varias áreas de la gestión de proyectos, Excel puede ser más difícil, especialmente para los novatos.
Plantilla de Excel de herramientas de gestión de proyectos
Las plantillas gratuitas de Excel son una de sus pocas cualidades redentoras. Básicamente, puede modificar cualquier plantilla de Excel gratuita para herramientas de gestión de proyectos en su galería según sus necesidades con solo conectarla. Hablemos de algunas de las herramientas de gestión de proyectos y plantillas de Excel más populares.
#1. Un administrador de tareas
La plantilla de seguimiento de herramientas de gestión de proyectos servirá como nuestra introducción a las plantillas de Excel. Le permite realizar un seguimiento del desarrollo general de sus proyectos, clasificarlos según el empleado asignado y ver el estado de las tareas. Además, tiene una calculadora incorporada que le permite organizar su proyecto utilizando datos condicionales.
#2. Gráfico de evolución
Los gráficos Burndown son gráficos físicos de dos ejes que muestran si su proyecto está o no dentro del cronograma o retrasado. Lo ayudan a monitorear el desempeño de su equipo más de cerca y anticipar retrasos antes de que sucedan. Un gráfico de evolución también se puede utilizar como una especie de plantilla de presupuesto para realizar un seguimiento de métricas como el gasto real frente al presupuesto de referencia. Aunque Excel no proporciona específicamente plantillas de gráficos de evolución, decidimos incluirlas en nuestra lista porque son muy sencillas.
#3. Gráfico de gantt
Los diagramas de Gantt son herramientas visuales atractivas para mostrar el cronograma de su proyecto. Son realmente la tercera característica más popular para el software de gestión de proyectos, según Capterra. Usando la plantilla de diagrama de Gantt en Excel, puede crear uno con bastante rapidez. Sus proyectos se pueden dividir en fases, tareas y miembros del equipo.
#4. Lista de quehaceres
Solo tres horas al día son realmente productivas para la mayoría de los trabajadores de oficina.
Cómo te afecta esto?
Los empleados generalmente pierden mucho tiempo productivamente porque no priorizan sus deberes para enfocarse primero en los más críticos. Por esta razón, las listas de tareas son útiles. Puede hacer una lista de tareas pendientes que sea funcional y agradable a la vista con esta plantilla.
#5. Informe de estado del proyecto
Según una investigación realizada por la empresa de gestión de carteras Wellington, con sede en el Reino Unido, los informes de estado son la tarea más común que realizan las PMO. Y con buena causa. Los gerentes y las partes interesadas importantes deben estar al tanto del progreso de un proyecto. Utilice esta plantilla para realizar un seguimiento y compartir el progreso del proyecto en el transcurso de un año.
¿Tiene Excel una plantilla de plan de proyecto?
Sí, hay varias plantillas de planes de proyectos disponibles en Excel. Los hemos clasificado todos y hemos encontrado las mejores plantillas de plan de proyecto en Excel. En este artículo, explicamos los diferentes tipos de plantillas y cuándo debes usar cada una.
¿Cómo hago un seguimiento del progreso de un proyecto en Excel?
Los usuarios de Microsoft Excel pueden hacer una lista de tareas que pueden usar para controlar su progreso o tomar un curso de Excel para gestión de proyectos. Este tipo de listas pueden ayudarlo a usted o a su equipo a concentrarse en la tarea mientras trabajan en varios proyectos. Puede aumentar su rendimiento como profesional y su productividad general al aprender a usar un rastreador de tareas de Excel.
Para crear y usar una lista de tareas rastreable en Excel, siga estos cinco pasos:
#1. Inicie Excel y haga los encabezados de columna necesarios
Tan pronto como se abra el curso de Excel para gestión de proyectos, puede comenzar a crear nuevos encabezados de columna con los nombres de los elementos que desea rastrear. Estos suelen ser los componentes principales de sus tareas, y algunos típicos incluyen:
ID de tarea: al asignar a cada tarea una ID, podrá acceder a ella rápidamente en el futuro. Compartir tareas con compañeros de trabajo puede ser útil, ya que puede evitar malentendidos al referirse a una tarea determinada.
Nombre de la tarea: aunque la identificación puede ayudarlo a reconocer una tarea rápidamente, darle un nombre adecuado puede ayudarlo a recordarla. Mantenga breves los nombres de las tareas e incluya un cuadro de descripción con más detalles si es posible.
Tener en cuenta cuándo vencen las tareas lo ayudará a mantenerse al día y cumplir con los plazos. Esto es útil para completar numerosas tareas rápidamente.
Propietario de la tarea: agregar una columna de propietario de la tarea a su rastreador de tareas puede ayudarlo a realizar un seguimiento de las tareas de todos si su rastreador de tareas contiene tareas para muchas personas. Además, es útil si está a cargo de supervisar un equipo porque puede controlar cómo operan y progresan en un proyecto.
Estado de la tarea: puede agregar una columna para mostrar cómo progresa cada tarea con precisión. Dependiendo de la naturaleza precisa del trabajo, puede usarlo para indicar si una tarea aún no se ha iniciado, está en progreso o se completó, así como otros estados imaginables.
Importancia de la tarea: un componente clave del control y la gestión de tareas generalmente implica asignar una prioridad a los trabajos en función de su valor general para un proyecto. Al incluir una columna de importancia de la tarea y calificar sus tareas de manera adecuada, puede lograrlo.
Para obtener información sobre sus trabajos que no está claro de inmediato en otras columnas, también puede insertar una columna.
#2. Complete los detalles de cada tarea
Las columnas ahora se pueden llenar con datos después de ser creadas. Enumere todas las tareas pendientes primero, junto con su estado de finalización, ya que estos son los dos factores clave que le permitirán organizar sus tareas más adelante. Puede agregar tareas a su rastreador de tareas a medida que aprende más sobre ellas, como su fecha límite y prioridad.
#3. Incluir un filtro
Se puede usar un filtro para eliminar datos irrelevantes. Esto es muy beneficioso para administrar numerosas entradas de tareas. Al elegir "filtro" en el menú "Ordenar y filtrar" en la barra de tareas de Excel, puede agregar un filtro a su hoja de cálculo. Puede optar por eliminar todas las tareas que haya terminado previamente seleccionando la columna "Estado de la tarea" y agregando un filtro, por ejemplo. Esto le dará una perspectiva más clara de sus tareas pendientes.
#4. Clasifica y ordena tus tareas usando el filtro
Después de instalar uno, puede usar un filtro para seguir el progreso de sus tareas pendientes. Ahora puede ordenar sus tareas según lo que desea ver en un momento dado si aplica un filtro a su columna "Estado de la tarea". Las tareas en las que aún no ha comenzado a trabajar, en las que está trabajando en este momento, los trabajos que ha terminado o cualquier otra combinación de estas categorías, son más fáciles de observar como resultado.
#5. Siga utilizando su Administrador de tareas
Puede utilizar su rastreador de tareas para ayudarlo a administrar sus tareas ahora que ha establecido una. Si desea llamar la atención sobre aspectos adicionales de sus tareas, puede agregar más columnas y puede actualizar los campos que ya están allí para describir mejor lo que representan. Para que le resulte más fácil ver cómo avanza cada trabajo hacia su finalización, también puede utilizar varios colores para cada columna o estado.
Herramientas de Gestión de Proyectos Excel Gratis
Excel proporciona muchas herramientas de gestión de proyectos, que en su mayoría son gratuitas. Muchos de ellos serán expuestos en este artículo. Asegúrese de leer el artículo para verlo todo.
Plantillas de Excel de Gestión de Proyectos Gratis
Se han desarrollado cinco plantillas gratuitas de Microsoft Excel para la gestión de proyectos que se adaptan a tipos de proyectos o etapas de proyectos específicos. ¿Necesita un lugar para realizar un seguimiento de los costos de su proyecto y garantizar el cumplimiento del presupuesto? Tal vez necesite plantillas de Excel gratuitas para la gestión de proyectos para actualizaciones de estado breves que pueda entregar a su equipo cada semana. Como depósito central para todos los datos relacionados con el proyecto, estas plantillas pueden servir como su programación, presupuesto y seguimiento. Al agilizar el procedimiento, reducirá la posibilidad de perder posibilidades importantes. Véalos enumerados a continuación.
#1. Plantilla de informe de estado del proyecto
Querrá mantenerse organizado para que sus actualizaciones se mantengan a tiempo, ya sea que los informes de estado de su proyecto se entreguen por correo electrónico o durante una reunión. Mantenga una plantilla de informe de estado del proyecto en su bolsillo para que pueda replicarla cada semana y agregar información pertinente. Para ahorrarle tiempo a usted y a su equipo, simplemente inserte las modificaciones en una plantilla existente. ¿Qué logros logró su grupo? Llama a estas personas y alábalas. ¿Tiene algún riesgo o problema que necesita ser resuelto? Este es el lugar para enumerar posibles obstáculos y proporcionar soluciones. Proporcione a su equipo y al liderazgo de la empresa actualizaciones utilizando la plantilla de estado del proyecto.
Organice aún más esta plantilla guardándola para su uso posterior. Se puede evaluar lo que salió mal y lo que funcionó bien. Las plantillas para el estado del proyecto se pueden modificar para adaptarse a su situación laboral particular.
#2. Plantilla de tarea de proyecto de grupo
Considere la plantilla de tareas para su proyecto de grupo como una descripción general de alto nivel de todas las tareas y subtareas que están involucradas en el proyecto. Divídalo en secciones que correspondan a las etapas del proyecto. Enumere las partes interesadas, las fechas de vencimiento y las prioridades de cada tarea. Permita actualizaciones de tareas del proyecto de las partes interesadas, incluidas las fechas de inicio y finalización, el porcentaje de finalización y cuándo finaliza una tarea. Utilice esta plantilla para determinar quién está a cargo de qué recurso. Este documento puede ser utilizado por las partes interesadas para encontrar respuestas a sus consultas o para averiguar con quién trabajarán en estrecha colaboración.
Aquí es donde puede usar la plantilla de tarea de proyecto de grupo de forma creativa. Coloque esta línea de tiempo junto a su plan de proyecto para que pueda comparar el progreso y enfatizar los pequeños logros.
#3. Plantilla de elemento de acción
Cada proyecto tiene un conjunto priorizado de tareas que deben completarse para cumplir con los puntos de referencia y los objetivos finales. Puede dar a estos elementos de acción una representación visual en su flujo de trabajo agregando una plantilla de elemento de acción. Estas acciones se pueden clasificar como de prioridad alta, media o baja en su plantilla. Podría especificar los plazos y las partes a cargo. La plantilla de elementos de acción se puede configurar para una etapa del proyecto o adaptarse a las tareas de un equipo, según el tamaño de su proyecto.
La plantilla de elementos de acción es útil para describir qué tareas dependen de la realización de otras. Proporciona una descripción completa de cómo se relacionan las tareas durante el transcurso de un proyecto.
#4. Plantilla de diagrama de Gantt
Esta es una plantilla que puede ser útil si los miembros de su equipo son aprendices visuales. Un diagrama de Gantt utiliza barras codificadas por colores colocadas en una vista de calendario horizontal para describir visualmente las fases del proyecto, las partes interesadas y las actividades. Por equipo o parte interesada individual, elija un color. Puede realizar un seguimiento de su progreso a medida que se muestra cada tarea en el calendario de línea de tiempo del proyecto. Otra opción es una vista de lista, que muestra las tareas en un orden más convencional.
La combinación de estos dos diseños puede dar a cada parte interesada la impresión de que puede seguir el proyecto en el método que le resulte más conveniente. Brinde a los usuarios la opción de un estilo más atractivo para el seguimiento de su proyecto si el diseño de lista estándar no es deseable.
#5. Plantilla de presupuesto del proyecto
Casi todos los proyectos, independientemente de cuán grandes o pequeños sean, tendrán un presupuesto. El presupuesto de un proyecto no es en absoluto lugar para errores o malentendidos. Además, para evitar enormes costos no planificados al finalizar el proyecto, es fundamental realizar un seguimiento de los gastos en todo momento. Diseño de costos anticipados en la plantilla al inicio del proyecto. Divídalos según la etapa del proyecto, el equipo o cualquier otra cosa que tenga sentido para su proyecto. Luego, use la plantilla como referencia para realizar un seguimiento de los diferentes gastos y confirmar que se alinean con sus estimaciones.
Esta es una manera simple y rápida de revisar sus finanzas. Además, recibirá una advertencia rápida si corre el riesgo de sobrepasar su presupuesto. Puede asegurarse de que el equipo conozca sus expectativas financieras utilizando una plantilla de presupuesto uniforme.
Plantilla de lista de tareas del proyecto Excel
La plantilla de lista de tareas de Excel para el proyecto de este artículo muestra solo algunas de las numerosas formas en que puede realizar un seguimiento de las tareas con una hoja de cálculo, desde listas de tareas sencillas hasta listas más complejas. diagramas de Gantt. Estas plantillas muestran cómo representar prioridades usando conjuntos de iconos, mostrar una barra de progreso usando formato condicional, crear el gráfico usando gráficos de barras apiladas y marcar tareas cuando hayan terminado usando una marca de verificación.
#1 Plantilla de lista de tareas del proyecto
Esta hoja de cálculo muestra cómo se puede usar el formato condicional para resaltar la columna Prioridad, agregar una barra de progreso a la columna % completado y utilizar la validación de datos para crear una casilla de verificación funcional. Además, se incluyen columnas de dinero y horas dedicadas a cada tarea.
#2. Plantilla de seguimiento de tareas simple
Esta plantilla de seguimiento de tareas de Excel es otra lista del proyecto que muestra cómo usar el formato condicional para mostrar una calificación de prioridad de 1 a 4 con círculos de diferentes colores usando conjuntos de iconos personalizados. Se aplica un método similar a la casilla de verificación en la columna Listo
#3. Lista de tareas del proyecto con diagrama de Gantt
Usando un gráfico de barras apiladas en Excel, se puede producir un diagrama de Gantt a partir de una lista de tareas en la plantilla de Excel del proyecto. Aunque esta es una lista útil en una plantilla de Excel que se puede aplicar a una tarea real de gestión de proyectos, su objetivo principal es mostrar cómo se organiza la tabla de datos para construir el diagrama de Gantt.
#4. Plantilla de lista de verificación de tareas
Esta lista de tareas del proyecto en una plantilla de Excel muestra cómo crear una casilla de verificación usando un menú desplegable de validación de datos y cómo mostrar valores de prioridad ALTA, MEDIA y BAJA usando condiciones de formato condicional sencillas. Cuando se selecciona la casilla de verificación, el formato condicional también se usa para modificar el tipo de letra a un tachado gris.
¿Por qué Excel es malo para la gestión de proyectos?
Estas son algunas de las razones por las que Excel es malo para la gestión de proyectos:
#1. Toma mucho tiempo
Puede ser fácil perder el tiempo buscando, actualizando y verificando dos veces la información del proyecto, según el tamaño y la complejidad de los proyectos individuales, así como la cantidad de proyectos que administra o en los que participa.
Tendrá que buscar documentos importantes en otro lugar, como la declaración del proyecto y los informes de estado, porque Excel solo es apropiado para tipos específicos de datos. Es imposible obtener una comprensión completa y completa del proyecto, incluidas las opciones importantes.
#2. Datos del proyecto inexactos
Las hojas de cálculo son propensas a errores, especialmente cuando las usan varios miembros del equipo. No puede estar seguro de que la hoja de cálculo que está utilizando sea la versión más reciente, que las fórmulas sean precisas o que no se hayan modificado o borrado datos sin darse cuenta. Para negocios altamente regulados como finanzas o atención médica, esta ambigüedad es una carga tremenda.
Las hojas de cálculo guardadas en varias ubicaciones dan como resultado que se almacenen datos inconsistentes en varios silos. El proyecto puede suspenderse durante algunas semanas si alguien guarda la única copia de un documento crucial en su computadora local y luego se olvida de compartirlo antes de irse de vacaciones. La falta de propiedad, que permite que varios usuarios pero nadie sea responsable de verificar la precisión de los datos, se suma a estos problemas.
#3. Es un desafío monitorear el progreso de un proyecto
Como probablemente haya sospechado, Excel no es la mejor herramienta de informes de proyectos. Cuando la información está dispersa en varios archivos, es fácil olvidarse de los plazos, los peligros o los recursos asignados. Esto limita la visibilidad del proyecto y dificulta la capacidad de tomar decisiones bien informadas.
#4. Información excesiva
Diferentes partes interesadas y miembros del equipo requieren varios tipos de información. Excel no admite la creación de vistas personalizadas con diferentes niveles de administración. La hoja de cálculo es visible para todos. Como resultado, se pierde más tiempo tratando de determinar qué es importante para sus trabajos.
#5. Falta de trabajo en equipo
Las funciones de colaboración clave, como listas de tareas, paneles de discusión, uso compartido de archivos y seguimiento de diálogos, no están disponibles en Excel. Es difícil para los miembros del equipo simplemente verificar el estado de una tarea o determinar qué se debe hacer a continuación. No están al tanto del estado general del proyecto o si un compañero de equipo está teniendo dificultades con una tarea en particular.
¿Por qué los gerentes de proyecto usan Excel en lugar de MS Project?
Excel se usa con frecuencia para la gestión de proyectos, ya que es un programa popular y es ampliamente utilizado por empresas, instituciones y una variedad de otras organizaciones. Por lo tanto, la gente está familiarizada con él. Los gerentes se esfuerzan por usarlo para la gestión de proyectos, ya que es adaptable, al mismo tiempo que intentan evitar gastar dinero en software adicional.
¿Cuáles son las Curso Excel para Gestión de Proyectos?
Hay muchos cursos disponibles en línea que enseñan cómo usar Excel para la gestión de proyectos. Este curso de Excel para gestión de proyectos es ideal para personas que buscan trabajar en proyectos. Algunos cursos de Excel para gestión de proyectos suelen dividirse en tres módulos principales: planificación y elaboración de presupuestos, seguimiento e informes. Además, el curso de Excel brinda la combinación ideal de habilidades para entregar el trabajo analítico y de informes en la gestión de proyectos.
El objetivo es enseñarle sistemáticamente cómo abordar los diferentes problemas involucrados en el curso de Excel de gestión de proyectos con la ayuda de estudios de casos de la vida real. Algunos de los cursos de gestión de proyectos de Excel están disponibles en Udemy, cursos de Microsoft Office, Coursera, etc. Este curso en particular proporciona las habilidades, el conocimiento y la confianza para trabajar en una función de gestión de proyectos utilizando Excel.
¿Cuáles son los usos de las herramientas de Excel?
Con las capacidades de ahorro de tiempo de Excel, puede hacer más en menos tiempo, incluso cuando se trata de grandes cantidades de datos o realiza cálculos complejos. Además, la recopilación, el ingreso, el almacenamiento, la clasificación y el análisis de datos se pueden realizar rápidamente con la ayuda de una variedad de tecnologías. Completar cálculos sofisticados que aumentan la productividad requiere un alto nivel de experiencia.
¿Cuáles son los 3 archivos o herramientas que puede crear en Excel?
- Filtrar y calcular con tablas
- Aislar datos variables en un área de datos
- Informes de excepción con formato condicional
¿Cuáles son las características principales de Excel?
Las funciones principales de Microsoft Excel incluyen la clasificación de datos tabulares, la inserción de tablas dinámicas, la adición de fórmulas y el cálculo de conjuntos de datos masivos.
Conclusión
La gestión eficaz de proyectos requiere organización y seguimiento del progreso. Muchas organizaciones usan Excel para coordinar presupuestos, cronogramas y recursos y realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Puede usar parte de la lista de plantillas para tareas de Excel para la gestión de proyectos estudiando sus beneficios y características. Esta publicación explica los beneficios de usar hojas de cálculo para la gestión de proyectos y ofrece consejos sobre cómo administrar su próximo proyecto de Excel.
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