Independientemente de su posición en el equipo, mejorar sus habilidades de gestión de proyectos puede tener un impacto directo en la capacidad del equipo para realizar una tarea. Entonces, ¿cuáles son las habilidades de un gerente de proyecto? ¿Cuánto peso soportan realmente? ¿Y cómo puede perfeccionar esas habilidades y posicionarse para el éxito? En este recurso integral, respondemos esas preguntas relacionadas con las habilidades de gestión de proyectos, y muchas más.
¿Qué son las Habilidades de Gestión de Proyectos?
Las habilidades de gestión de proyectos son los atributos y características que le permiten llevar proyectos ganadores desde su inicio hasta su finalización. Esto incluye la planificación de proyectos, la evaluación de riesgos y oportunidades, la creación de presupuestos, la comunicación con las partes interesadas, la resolución de problemas y más.
Por supuesto, las habilidades requeridas para completar proyectos son especialmente importantes para las personas que desean comenzar o avanzar en sus carreras como gerentes de proyectos.
Pero estas características tienen un atractivo mucho más amplio. Todo el mundo, independientemente de su título de gestión de proyectos, es responsable de coordinar y dirigir un proyecto en algún momento. Cuando lo hagan, confiarán en sus habilidades de gestión de proyectos para completar la tarea.
Habilidades blandas de gestión de proyectos
Las habilidades blandas, o "habilidades no técnicas", son aquellas que pueden ayudarlo a mejorar la calidad de su trabajo sin una herramienta específica o un requisito técnico previo. A menudo se las conoce como "habilidades sociales" o "habilidades interpersonales", ya que con frecuencia lo ayudan a trabajar y relacionarse con otras personas en su lugar de trabajo. Las siguientes diez habilidades blandas son cruciales para la gestión de proyectos:
# 1. Colaboración
La asociación es la base de todas las habilidades de gestión de proyectos. La colaboración en la gestión de proyectos le permite completar tareas de manera más rápida y eficiente. Cuando puede cooperar entre equipos, obtiene información vital sobre su proyecto que quizás no encuentre dentro de su propio equipo. Los proyectos son intrínsecamente más innovadores y mejor desarrollados cuando más mentes están involucradas en el esfuerzo.
Practica tener conversaciones para mejorar tus habilidades de cooperación. Emplee habilidades de escucha activa para mantenerse interesado y atento cuando otros le hablan. Puede sonar simple, pero comprender cómo comunicarse abiertamente, disminuir las barreras y crear conjuntamente son habilidades esenciales para un lugar de trabajo colaborativo.
#2. Trabajo en equipo
Todos en su equipo tienen algo que aportar, y trabajar juntos es más efectivo que trabajar solos. La colaboración garantiza que todos sean bienvenidos, valorados y animados a contribuir.
¿Cómo puede ser un mejor miembro del equipo si su objetivo es mejorar sus habilidades de colaboración? Profundice en las lluvias de ideas del equipo, las charlas 1:1 y solicite comentarios de su equipo. Esté atento a alguien que no ha hablado en mucho tiempo y sea alentador cuando otro miembro del equipo tenga una nueva sugerencia.
# 3. Comunicación
Cuando se trabaja con un grupo de personas, los errores de comunicación son comunes. Saber cómo comunicarse de manera efectiva y evitarlos hará que el proyecto se desarrolle de manera más fluida y placentera.
Practique ser abierto y honesto con sus compañeros de trabajo para mejorar sus habilidades de comunicación. Esto requiere un alto nivel de confianza entre usted y los miembros de su equipo. Para fomentar esta confianza, anime a los miembros de su equipo a compartir sus ideas, incluso si no está de acuerdo con ellos.
#4. Gestión del tiempo
La gestión del tiempo y las habilidades organizativas van de la mano. A medida que mejore su organización de tareas, tendrá una mejor comprensión de lo que tiene en el plato y cuánto tiempo llevará sus próximas tareas.
Sin embargo, puede ser difícil concentrarse y priorizar sus tareas. Para mejorar sus habilidades de gestión del tiempo y eliminar la procrastinación, intente priorizar las tareas. Cuando sepa qué trabajos son más importantes, puede abordarlos primero para asegurarse de que nada se quede atrás o se quede sin espacios.
#5. Liderazgo
Incluso si no se considera un líder o no tiene un rol en la gestión del equipo, su equipo de proyecto busca su liderazgo, consejo y apoyo cuando está gestionando un proyecto.
Desarrolle sus habilidades de liderazgo abordando las situaciones con empatía y comprensión. Para desarrollar la cooperación y la colaboración, los buenos líderes unen a todos y los hacen sentir apoyados.
# 6. Organización
Para muchos gerentes de proyectos, la organización es la habilidad blanda más aterradora. Puede creer que la organización es algo que "tiene" o "no tiene", sin embargo, como cualquier otra habilidad de gestión de proyectos discutida en esta publicación, puede mejorar sus habilidades de organización y convertirse en su propio Marie Kondo.
El mejor método para convertirse en un mejor organizador es establecer (y mantener) una única fuente de información para su trabajo y el trabajo de su equipo. Con frecuencia estamos desorientados porque nuestros trabajos están desarticulados: el empleado promedio cambia de 10 herramientas todos los días. En lugar de dividir su tiempo entre diez herramientas, considere emplear una herramienta de organización digital para que sirva como la única fuente de verdad de su equipo.
#7. Resolución de problemas
Las habilidades de resolución de problemas son habilidades colaborativas e iterativas que le permiten abordar y, en última instancia, resolver un desafío. Desarrollar habilidades para resolver problemas no se trata de tener siempre la respuesta “correcta” para cada problema; más bien, las personas con fuertes habilidades para resolver problemas practican abordar los desafíos desde ángulos nuevos y trabajar metódicamente para encontrar una solución.
Utilice marcos de toma de decisiones basados en datos o análisis de rutina para convertirse en un mejor solucionador de problemas. Utilice ese conocimiento para abordar el problema de menos ventas. En esta situación, puede crear un nuevo plan de marketing en colaboración con el equipo de ventas.
# 8. Pensamiento crítico
El pensamiento crítico, como la resolución de problemas, no tiene "solución". No puede "ganar" en el pensamiento crítico, pero puede practicar cómo abordar las situaciones de manera lógica en lugar de emocional. Los pensadores críticos excelentes practican la evaluación del material que tienen frente a ellos y sacan sus propias conclusiones basadas en la evidencia, al igual que lo hace Sherlock Holmes cuando resuelve un misterio.
Da un paso atrás y pregúntate: "¿Cómo llegué a esta conclusión?" para ejercitar el pensamiento crítico. ¿Hay otra posibilidad? ¿Hay algo más que hechos que influyan en mi decisión? Las decisiones emocionales no siempre son malas; de hecho, algunas de las mejores decisiones son aquellas que nos apasionan. Pero el pensamiento crítico puede ayudarlo a asegurarse de que está abordando una situación desde el ángulo apropiado.
# 9. Adaptabilidad
Los aspectos de su plan de proyecto a veces se alterarán, ya sea este proyecto o el siguiente. Tal vez su fecha límite o sus prioridades cambien y deba ajustar su flujo de trabajo en consecuencia. Los gerentes de proyecto excepcionales pueden pivotar y adaptarse a situaciones cambiantes para mantener a su equipo de proyecto encaminado.
Comprender cuándo y cómo cambiar de marcha es la clave para volverse más versátil. Para hacerlo, primero debes comprenderte a ti mismo. Cultivar otras habilidades blandas, como la autoconciencia y la atención plena, puede ayudarlo a estar más en contacto y regular sus emociones, que con frecuencia están en constante cambio durante los tiempos de cambio.
#10. La resolución de conflictos
El conflicto inevitablemente se desarrollará durante las tareas que supervisa. Una parte interesada puede desear modificar el alcance del proyecto. O tal vez no cumpliste con tu presupuesto o tu cronograma. La resolución de conflictos implica abordar ambos lados de una disputa para que todos se sientan escuchados y apoyados. Si hay partes afectadas, escúchalas e intenta encontrar una solución que funcione para todos. Incluso si no es posible, abordar la conversación con paciencia y empatía puede ayudar a calmar una situación potencialmente difícil y conducir a un mejor resultado.
Habilidades duras de gestión de proyectos
Las habilidades duras son habilidades medibles, a diferencia de las habilidades blandas. Si bien las habilidades blandas enumeradas anteriormente se aplican a muchas funciones laborales, estas siete habilidades duras de gestión de proyectos son exclusivas de la gestión de proyectos. Desarrollarlos lo ayudará a convertirse en un administrador de proyectos más completo y eficiente.
#11. Planificación de proyectos
Un plan de proyecto (también conocido como acta de constitución del proyecto) es esencialmente un modelo de las piezas principales necesarias para que su proyecto tenga éxito. Un plan de proyecto típico incluirá los siguientes siete elementos:
- Objetivos y metas del proyecto
- Métricas de éxito
- Partes interesadas y sus funciones
- Presupuesto y alcance
- Hitos, entregables y dependencias del proyecto
- Horario y horario
- Estrategia de comunicación
En la hoja de ruta o resumen de su proyecto, es posible que ya se hayan especificado algunos de estos detalles, como sus objetivos o hitos. Sin embargo, su plan de proyecto es donde todos estos aspectos del proyecto se unen para formar una imagen unificada de su trabajo planificado.
#12. Definición del proyecto
El tamaño, los objetivos y las limitaciones (es decir, las fechas y los recursos) de su proyecto se conocen como el alcance del proyecto. El alcance de su proyecto especificará lo que puede hacer dentro de un cronograma y presupuesto determinados. Definir y definir el alcance de su proyecto es fundamental para evitar el avance del alcance, que ocurre cuando los entregables de su proyecto exceden el alcance previsto del proyecto.
Practique establecer el alcance del proyecto desde el principio y con frecuencia para mejorar sus habilidades de alcance del proyecto. Una vez que haya establecido el alcance de su proyecto, discútalo con las partes interesadas y revíselo con frecuencia para asegurarse de que todos estén en sintonía con respecto a las metas y limitaciones del proyecto. Puede usarlo como una guía para ayudarlo a decidir cuándo rechazar nuevas solicitudes.
#13. La creación del resumen del proyecto.
El resumen de su proyecto define los objetivos generales de su proyecto y cómo pretende alcanzarlos. Esto podría actuar como una estrella polar útil para guiar las sesiones de planificación.
Lo más importante que debe recordar sobre el resumen de su proyecto es que es un documento vivo. Puede adaptar y actualizar el resumen de su proyecto a medida que crea su estrategia de proyecto y recopila comentarios de las partes interesadas. En general, el resumen de su proyecto debe incluir un enlace a la hoja de ruta de su proyecto, si preparó una, una lista de las partes interesadas de su proyecto y sus funciones (también conocida como tabla RACI), cualquier otra documentación o archivos relevantes, y cualquier otra información importante. información de nivel que su equipo pueda necesitar.
#14. Organizar una reunión de lanzamiento del proyecto
Una reunión inicial es una oportunidad para alinearse con las partes interesadas de su proyecto. Esta es su oportunidad de aclarar los objetivos y el alcance de su proyecto, así como proporcionar cualquier documento que ya haya creado, como su plan de proyecto, resumen del proyecto o documentación complementaria, como una lista de materiales para una campaña de marketing o una creatividad. breve para un equipo de diseño.
Planee distribuir los documentos que ha compilado con las partes interesadas del proyecto para tener una reunión de inicio exitosa. Finalmente, organice una lluvia de ideas o una sesión de preguntas y respuestas para acordar cualquier variable adicional, como dinero, recursos o productos finales.
#15. Crear una línea de tiempo para su proyecto
La secuencia y la duración de las actividades dentro del ciclo de vida de su proyecto están definidas por el cronograma de su proyecto. Comprender el cronograma de su proyecto ayuda a su equipo a rastrear el éxito del proyecto y entregar los activos apropiados a tiempo.
Aclare las fechas de inicio y finalización de su proyecto, así como cualquier hito crítico, para crear una excelente línea de tiempo del proyecto. Establezca dependencias entre actividades y especifique las fechas de inicio y finalización de cada elemento de trabajo a medida que avanza en la creación de tareas y entregas individuales.
#16. Administración de tareas
Una vez que su proyecto está en marcha, la gestión de tareas se relaciona con el éxito con el que usted y su equipo gestionan su tiempo. Los mejores gerentes de proyectos tienen visibilidad en tiempo real de en qué está trabajando su equipo, lo que les permite priorizar y ejecutar proyectos de manera eficiente.
Pero, no tienes que saber todo lo que está pasando en tu proyecto; en su lugar, emplee un software de gestión de tareas. El software de gestión de tareas es más que una simple lista de tareas pendientes; es un método para ver el panorama general de todo lo que sucede en su proyecto. Puede permitir que su equipo opere de manera más productiva, eficiente y efectiva con una excelente gestión de tareas.
Habilidades técnicas de gestión de proyectos
Verifique las habilidades blandas. Lo tengo, habilidades duras. ¡Las habilidades técnicas son lo único que aún necesitas perfeccionar!
Su comprensión de las herramientas y el software particulares utilizados en la gestión de proyectos se conoce como sus habilidades técnicas. Estas herramientas no son difíciles de aprender; como se dijo anteriormente, la gestión de proyectos moderna está diseñada para ser versátil y fácil de usar. Estas ocho habilidades son parte de los trabajos de gestión de proyectos con las que debe familiarizarse para saber cuándo y cómo usarlas.
#17. Habilidades de software de gestión de proyectos.
El software de gestión de proyectos ha recorrido un largo camino desde las tecnologías heredadas que eran difíciles de usar y requerían un especialista en gestión de proyectos para implementarlas. Sin embargo, como con cualquier herramienta, incluso la más simple, el software que elija requerirá tiempo para comprenderlo y dominarlo por completo. Asegúrese de que la herramienta que elija tenga una guía escrita y videos instructivos para educarlo sobre cómo usarla.
#18. diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt son una técnica para visualizar su proyecto como un gráfico de barras horizontales, en el que cada barra representa un trabajo y la longitud de cada barra representa la cantidad de tiempo que llevará esa tarea.
- Hitos del proyecto
- Dependencias
- Progreso del proyecto en tiempo real
- Fechas de inicio y fin
La tecnología de diagrama de Gantt convencional puede ser difícil de usar y de alcance limitado, por lo que en Asana combinamos lo mejor de la tecnología de diagrama de Gantt para crear Timeline, una herramienta similar a un diagrama de Gantt que muestra cómo encajan todas las piezas.
#19. Tableros Kanban
Los tableros Kanban son otra forma común de gestión visual de proyectos. Cada columna en un tablero Kanban simboliza una etapa de trabajo, como Nuevo, En progreso o Terminado. Las tareas individuales están representadas por tarjetas que van recorriendo las columnas hasta terminarlas.
Los tableros Kanban son una herramienta de gestión de proyectos visuales común para los equipos de gestión de proyectos lean, especialmente los equipos de desarrollo de productos, ingeniería y software. Son un enfoque Agile que está diseñado para ser adaptable y flexible con el fin de responder a las necesidades de desarrollo en tiempo real.
#20. Gestión ágil
La gestión ágil de proyectos es un estilo de gestión de proyectos lean que es particularmente popular entre los equipos de desarrollo de productos, ingeniería y software. Esta es una estrategia de mejora continua y evolución incremental que incluye numerosos enfoques lean, como la gestión de cartera lean, Scrum y Kanban.
El gerente de proyecto debe coordinarse con los miembros del equipo y permanecer flexible para liderar un equipo Agile. Esto puede implicar modificar el cronograma del proyecto, colaborar con equipos que trabajan en un proyecto diferente o simplemente permanecer en contacto a través de una excelente comunicación.
#21. Gestión de la carga de trabajo
Si alguna vez ha gestionado un proyecto, sabe lo difícil que es determinar quién está trabajando en qué, pero no tiene por qué ser así. La gestión de la carga de trabajo le permite evaluar el ancho de banda de su equipo y asegurarse de que no estén sobrecargados o insuficientemente trabajados. Es un proceso interactivo sin punto de inicio ni final; en cambio, un gerente de proyecto calificado verificará continuamente la carga de trabajo de su equipo para asegurarse de que nadie se queme.
El software de gestión de carga de trabajo se puede utilizar en dos pasos. Para comenzar, determine la capacidad, las competencias y la carga de trabajo actual de su equipo. A partir de ahí, asigne recursos según las cargas de trabajo particulares o reequilibre las cargas de trabajo según sea necesario.
#22. Manejo de costos
La gestión de costos en la gestión de proyectos está considerando cómo cada actividad afecta su presupuesto en cada etapa del proyecto. Este es un aspecto crucial de la gestión de proyectos y determinará si su proyecto tiene éxito o no. Mantenerse dentro del presupuesto es tan crucial como cumplir con la fecha límite de su proyecto, y la gestión de costos puede ayudarlo a lograrlo.
Para administrar los gastos de manera efectiva, los gerentes de proyectos calificados identifican sus costos y presupuesto al comienzo del proyecto. Asegúrese de que todas las partes interesadas del proyecto y los miembros del equipo conozcan el presupuesto. Luego, durante el proyecto, tenga en cuenta el costo y el presupuesto.
#23. Gestión de proyectos de cartera
Con la gestión de cartera de proyectos (PMM), puede recibir una vista panorámica de la actividad de su equipo en numerosos proyectos. A diferencia de la gestión de proyectos típica, PMM implica trabajar en muchos proyectos o iniciativas a gran escala al mismo tiempo. Para conectar la estrategia con la ejecución, los sistemas de gestión de carteras de proyectos proporcionan una visión holística en tiempo real de toda la actividad de su equipo.
#dieciséis. Gestión del cambio
Si alguna vez implementó un cambio organizacional significativo, lo más probable es que haya utilizado la gestión de cambios, incluso si no estaba al tanto. La gestión del cambio es la práctica de implementar cambios organizacionales, como nuevos procesos o herramientas, a lo largo del tiempo para que sea más fácil adaptarse.
¿Cómo puedo mejorar mis habilidades de gestión de proyectos?
A medida que evaluó todas las habilidades de un gerente de proyecto, sin duda vio un par en las que ya sabe que se destaca. Pero, es posible que haya notado varias otras que sabe que necesita aprender o mejorar.
Afortunadamente, puede desarrollar las habilidades que necesita para ser un gerente de proyecto exitoso. Comprender qué habilidades ya posee y cuáles necesita mejorar es el primer paso para hacerlo.
Este nivel de autoconciencia puede ser un desafío, por lo tanto, puede obtener una mejor comprensión de su conjunto de habilidades existente al:
- Revisar roles y proyectos anteriores para determinar dónde sobresalió y dónde falló. Esto puede ayudarlo a identificar ciertas fortalezas y limitaciones.
- Solicitar retroalimentación de supervisores anteriores o actuales o miembros del equipo. A veces, otras personas pueden proporcionar información útil sobre lo que ofrece a la mesa.
- Realice una evaluación formal (CliftonStrengths de Gallup es popular) para encontrar sus mejores habilidades.
Una vez que haya determinado dónde necesita mejorar, existen numerosas estrategias para mejorar sus habilidades:
# 1. Leer
Hay numerosos materiales disponibles para ayudarlo a ampliar sus horizontes y mejorar sus habilidades. Puede aprender por su cuenta comprando un libro de gestión de proyectos. Recursos adicionales, como nuestro blog, libros electrónicos e incluso esta guía de administración de proyectos, lo ayudarán a establecer una base sólida.
#2. Toma un curso
Hay muchos cursos de gestión de proyectos competentes disponibles de compañías respetadas que pueden ayudarlo a desarrollar sus habilidades. El Project Management Institute ofrece ocho credenciales distintas, y las organizaciones profesionales de todo el mundo ofrecen certificaciones adicionales para ayudarlo a fortalecer sus habilidades de gestión de proyectos.
#3. Buscando un mentor
¿Conoces a alguien que sea un experto en un campo en el que te falta? Comuníquese con ellos para descubrir si están dispuestos a brindarle consejos y recomendaciones personalizados. Tampoco tengas miedo de pensar fuera de la caja aquí. No necesariamente necesita buscar otros gerentes de proyectos para aprender porque la gestión de proyectos extrae habilidades de una amplia gama de disciplinas. Su conocido legal puede brindarle un excelente consejo de negociación, pero su vecino analista de datos puede ayudarlo a mejorar su pensamiento crítico o sus habilidades para informar.
#4. Familiarícese con una herramienta de gestión de proyectos
Un enorme 77% de los proyectos de alto rendimiento emplean software de gestión de proyectos, por lo que necesitará algo de experiencia con uno. Puede construir eso a través de la experiencia, y la mayoría del software de gestión de proyectos ofrece pruebas gratuitas para que pueda explorar y aprender.
Independientemente de la estrategia que utilice, tenga en cuenta que adquirir un nuevo talento lleva tiempo. Sea paciente y persistente, y gradualmente mejorará sus habilidades y conocimientos de gestión de proyectos.
¿Son realmente necesarias las habilidades de gestión de proyectos en el lugar de trabajo?
La respuesta corta es sí. Y las habilidades requeridas para un gerente de proyecto en el mercado laboral son vitales no solo si desea un trabajo con un título formal de gestión de proyectos.
Independientemente de su puesto, es probable que esté a cargo de un proyecto, ya sea una iniciativa de equipo o un trabajo, o una obligación en su propia lista de tareas pendientes. Para planificar, ejecutar y entregar su trabajo, debe usar varias habilidades de gestión de proyectos.
Con eso en mente, es lógico que las empresas busquen habilidades de gestión de proyectos.
Habilidades de gestión de proyectos para incluir en su currículum
Mientras prepara su currículum, demuestre sus habilidades de gestión de proyectos mencionando el alcance del proyecto, el tamaño de su equipo y los resultados positivos de su trabajo. Por ejemplo, "Dirigió un equipo de cuatro desarrolladores para rediseñar una plataforma de pago con un presupuesto de $ 2 millones para completar el proyecto a tiempo".
Puede resaltar sus habilidades de gestión de proyectos incluyéndolas en la sección "habilidades" de su currículum. Si no ha liderado un proyecto anteriormente, destaque sus experiencias previas en las que estuvo involucrado en la planificación o implementación de una nueva iniciativa.
Conclusión
Si bien hay varios caminos para convertirse en gerente de proyectos, necesitará algunas competencias de gestión de proyectos para tener éxito. Estas habilidades abarcan desde técnicas como software de gestión de proyectos, elaboración de presupuestos y enfoques de planificación hasta habilidades blandas como comunicación, trabajo en equipo, adaptación y liderazgo.
Las habilidades que necesita varían para cada gerente de proyecto, pero es fundamental tomarse el tiempo para identificar las habilidades que son más importantes para usted. Una vez que sepa qué habilidades necesita mejorar, puede comenzar a trabajar para mejorarse a sí mismo y a su trabajo como gerente de proyecto.
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Referencias
