Un nuevo CEO o una revolución digital son ejemplos de cambio organizacional. Cuando ocurre una transición importante, ya sea con herramientas, procesos o personas, las empresas deben asegurarse de que las operaciones funcionen sin problemas y que los empleados acepten el cambio. Es posible que no se logren los objetivos de cambio organizacional si las empresas no están preparadas para posibles interrupciones en el proceso.
Cuando se utilizan técnicas de gestión de cambios organizacionales, las empresas pueden navegar más fácilmente por transiciones complejas. Por ejemplo, si los empleados se resisten al cambio, las empresas pueden proporcionar una guía clara y coherente para ayudarlos a adaptarse a los nuevos procesos y herramientas. Las empresas pueden evaluar el progreso y recopilar comentarios en el camino con un plan de transformación sólido para garantizar que se cumplan los hitos. Aquí hay una introducción a la gestión del cambio organizacional y algunos consejos para navegarla.
¿Qué es la Gestión del Cambio Organizacional?
El cambio organizacional se refiere a las acciones tomadas por una empresa o negocio para alterar un componente importante de su organización, como su cultura, tecnologías o infraestructura subyacentes, o sus procesos internos. La gestión del cambio organizacional es el proceso de guiar el cambio organizacional hacia una resolución exitosa. Por lo general, consta de tres fases principales: preparación, implementación y seguimiento.
¿Cuáles son las razones para la gestión del cambio organizacional?
El cambio organizacional es necesario por muchas razones. Los gerentes se encuentran con frecuencia con los siguientes problemas:
- Nuevo liderazgo en la parte superior de la empresa o dentro de sus departamentos.
- Cambios en la estructura del equipo dentro de una organización
- La aplicación de la tecnología moderna.
- Adopción de nuevos modelos de negocio
- Para garantizar una transición sin problemas, es fundamental contar con un proceso de gestión de cambios organizacionales que se pueda aplicar a varios tipos de cambios.
Tipos de Cambio Organizacional
Los cambios adaptativos son cambios pequeños e incrementales que las organizaciones adoptan para abordar necesidades que cambian con el tiempo. Por lo general, estos cambios son modificaciones y ajustes menores que los gerentes perfeccionan e implementan para llevar a cabo las estrategias comerciales. El liderazgo puede agregar, eliminar o modificar procesos a lo largo del proceso.
Una organización que actualiza los sistemas operativos de su computadora de Windows 8 a Windows 10 es un ejemplo de un cambio adaptativo.
El cambio transformacional es más grande en escala y alcance que el cambio adaptativo. Con frecuencia implican un cambio simultáneo en la misión y la estrategia, la estructura de la empresa o del equipo, el rendimiento de las personas y la organización, o los procesos comerciales. Debido a su tamaño, estos cambios con frecuencia requieren una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo para implementarlos. Aunque no siempre es el caso, el cambio transformacional se persigue con frecuencia en respuesta a fuerzas externas, como la aparición de un nuevo competidor disruptivo o problemas que afectan la cadena de suministro de una empresa.
La adopción del software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), que se espera que todos los departamentos aprendan y empleen, es un ejemplo de un cambio transformador.
Muchos cambios estarán en algún lugar entre adaptativo y transformacional en el espectro. Como resultado, los gerentes deben comprender que el proceso de cambio debe adaptarse a los desafíos y demandas únicos de cada situación.
¿Qué tan importante es la gestión del cambio organizacional?
Para que las empresas tengan éxito y crezcan, es necesario un cambio organizacional. La adopción y aplicación exitosas del cambio dentro de la organización están impulsadas por la gestión del cambio. Permite a los empleados comprender y comprometerse con el turno y trabajar de manera efectiva durante el mismo.
Sin una gestión eficaz del cambio organizacional, las transiciones de la empresa pueden ser impredecibles y costosas en términos de tiempo y recursos. También pueden resultar en una baja moral de los empleados y en el desarrollo de habilidades.
La reacción de una empresa y su adaptación al cambio también es una consideración fundamental para las partes interesadas clave, como inversores, proveedores y posibles empleados, a la hora de decidir si trabajar con o para una empresa. Como resultado, la falta de una gestión eficaz del cambio puede provocar el fracaso de una organización.
¿Cuál es el papel de un gerente en la gestión del cambio organizacional?
Cada empleado en una organización juega un papel diferente en ayudar con el cambio. Si bien muchos miembros del personal pueden completar un trabajo muy detallado, los ejecutivos de alto nivel con una permanencia más prolongada pueden tener objetivos diferentes. Incluso dentro de la gerencia, los gerentes y los líderes tienen diferentes responsabilidades.
Por ejemplo, los líderes deben ser valientes al asumir riesgos. Deben mirar el panorama general y articular un cambio de alto nivel en la empresa, explicar por qué está ocurriendo y motivar a las personas para que apoyen la transición. Para ser un líder exitoso, debe ser perspicaz y saber delegar responsabilidades para implementar procesos de cambio.
Los gerentes están más enfocados en el éxito de las transiciones comerciales. Se concentran en implementar el cambio al identificar los pasos discretos que deben ocurrir y su secuencia. Los gerentes también suelen ser responsables de asignar recursos, como el personal, y determinar cómo se mide el éxito. Idealmente, los líderes también deberían ser gerentes, pero es la responsabilidad principal de un gerente saber cómo diseñar, dirigir y dar forma a los procesos de cambio.
Para lograr esto, debe poseer un conjunto diverso de habilidades de gestión, tales como:
- La comunicación efectiva incluye escuchar activamente a su equipo y colegas.
- Un nivel de inteligencia emocional muy desarrollado.
- Fuertes habilidades organizativas.
- Prestando mucha atención
- Habilidad para resolver problemas y tomar decisiones.
- Delegar sin microgestionar
Preparación para la Gestión del Cambio Organizacional
Para prepararse para el cambio organizacional, es fundamental definir primero el cambio organizacional, comprender por qué es crítico y obtener el apoyo de sus colegas.
Luego, desarrolle una hoja de ruta que articule y mida claramente el éxito y, al mismo tiempo, explique cómo se verán afectados el negocio y sus empleados, clientes y electores.
Asegúrese de que el plan de proceso se alinee con los objetivos comerciales y describa la implementación y la sostenibilidad del cambio organizacional. Sea lo suficientemente adaptable para ajustarse en consecuencia y tome nota de cualquier desafío potencial. Asegúrese de celebrar las pequeñas victorias en el camino.
Una vez que se ha completado una transición organizacional, la gestión del cambio no termina. Tanto durante como después del proceso, debe evaluar continuamente los resultados, realizar un seguimiento del rendimiento de los objetivos, capacitar a los empleados en nuevas metodologías y prácticas comerciales, y reajustar los objetivos según sea necesario para aumentar la probabilidad de éxito.
Estrategias de Gestión del Cambio Organizacional
El cambio organizacional puede ser difícil y requiere una planificación cuidadosa y procedimientos bien establecidos para ganar la aceptación y cooperación de los empleados. Durante una transición, es posible que una organización tenga que cambiar de filosofía y metas varias veces, lo que hace que un conjunto sólido y flexible de pautas sea esencial para el éxito.
Gestión del cambio
Una organización debe pasar por varias etapas de planificación para prepararse para los cambios inminentes.
#1. Crear un equipo de cambio:
Las empresas deben identificar a los miembros de la gerencia que deben estar directamente involucrados en las etapas de planificación del plan de transición. Por lo general, se incluyen altos ejecutivos, profesionales de recursos humanos y gerentes de departamentos clave. Los ejecutivos deben determinar cómo funcionará el equipo, incluida la asignación de tareas y responsabilidades a ciertos miembros, la programación de reuniones y la descripción de los métodos de comunicación. Este equipo establecerá la visión y los objetivos que se comunicarán a toda la organización durante el cambio.
#2. Evaluar el impacto:
¿Qué tan significativo es el cambio? ¿Cuántos departamentos se verán afectados y cuánto? ¿Qué puestos de trabajo deberán actualizarse? ¿Qué costos habrá? Las empresas deben examinar su estructura organizativa actual para ver cómo le irá con el cambio. Es posible que sea necesario reasignar a los empleados con rasgos útiles a roles más relevantes, y es posible que sea necesario contratar a trabajadores y gerentes con nuevos conjuntos de habilidades.
#3. Haz un horario:
El equipo de cambio debe desarrollar un cronograma sobre cómo se implementará la transformación con los gerentes y los empleados. Es posible que algunas transiciones más grandes deban implementarse en etapas. El equipo también debe establecer métricas de éxito e identificar posibles obstáculos.
#4. Identifique problemas potenciales con las personas:
Los líderes deben anticipar cómo reaccionarán los empleados a los cambios culturales o laborales, especialmente si aumenta la carga de trabajo. La adopción de nuevas herramientas y procesos puede ser extremadamente frustrante y requiere un amplio apoyo administrativo. Los despidos entre compañeros también pueden tener un efecto negativo en los empleados restantes. Para determinar la preparación de la fuerza laboral, es posible que una empresa necesite utilizar herramientas de evaluación como las autoevaluaciones. Es posible que también necesiten establecer recursos de orientación o asesoramiento para garantizar que los empleados tengan el apoyo psicológico que necesitan para navegar el cambio.
#5. Notifique a los empleados importantes:
Después de establecer sus estrategias, el equipo de cambio debe asegurarse de que todos los líderes y gerentes de la organización estén a bordo antes de implementar el cambio. Estos gerentes serán responsables de educar a los miembros del equipo sobre la visión y las expectativas involucradas en el plan de transición y deben estar preparados para brindar capacitación adicional y apoyo moral.
Estrategias para el Cambio
Las estrategias de gestión del cambio organizacional bien desarrolladas pueden resultar en una mayor eficiencia, un trabajo en equipo más sólido y mejores resultados financieros. Las empresas deben tomarse el tiempo para desarrollar las estrategias adecuadas para evitar resultados negativos.
#1. Comuníquese honestamente.
Los líderes deben asegurarse de que las razones del cambio sean fáciles de entender. Se debe crear un sentido de urgencia en torno a por qué el negocio necesita transformarse, ya sea para combatir los desafíos competitivos, satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes o actualizarse a tecnologías modernas que mejorarán el negocio. Las líneas de comunicación deben mantenerse abiertas para que los empleados puedan contribuir. Endulzar las razones de un cambio y los desafíos que vendrán con él solo aliena a los trabajadores y fomenta la desconfianza.
#2. Involucrar al personal.
Los empleados deben creer que el cambio mejorará la empresa y que se beneficiarán de la transición. Las empresas pueden ofrecer programas de entrenamiento, herramientas de desarrollo personal y sistemas de recompensas para ayudar a mantener una moral positiva. Se debe solicitar la retroalimentación de los empleados a lo largo del proceso para determinar si es necesario ajustar las estrategias o los plazos.
#3. Sea optimista.
Los líderes de las iniciativas de cambio pueden apelar a las emociones de los empleados al generar entusiasmo en torno al logro de la nueva visión corporativa. Los gerentes pueden demostrar empatía al reconocer cómo la ansiedad y la fatiga pueden afectar el desempeño, según el artículo "10 Principios de Transformación de la Fuerza Laboral" de Strategy+Business. Cuando los empleados luchan con el cambio, necesitan aliento e inspiración positivos de parte de sus gerentes. Los líderes deben evitar imponer negatividad a los empleados expresando su propia ira o dudas.
#4. Implementar un cambio revolucionario.
Aunque el cambio organizacional con frecuencia equivale a progreso, los empleados se benefician de una sensación de estabilidad y propósito. Los líderes deben conectar la nueva visión transformadora con la estrategia a largo plazo de la empresa mientras honran la historia de la organización y los éxitos pasados. Cuando los empleados tienen una idea clara de dónde ha estado la empresa y hacia dónde se dirige, están más interesados en la transformación.
#5. Síguelo.
Las transformaciones organizacionales no se logran de la noche a la mañana. La mayoría de las transiciones exitosas se implementan gradualmente para mantener operaciones fluidas. Los líderes deben ser persistentes en el seguimiento del cambio y pivotar cuando se desvía de los objetivos. El equipo de transición debe revisar las metas y los plazos a lo largo de la transición para determinar si se requieren ajustes.
Las encuestas frecuentes pueden ayudar a los líderes a medir el compromiso de los empleados, y es posible que se necesiten intervenciones para grupos o personas que luchan por aceptar el cambio, según esta guía de transformación organizacional del colaborador del CIO Bart Perkins. Además de ser persistentes en la realización de estos pasos, los líderes deben ser pacientes al permitir que los empleados tengan el tiempo que necesitan para adaptarse al cambio.
#6. Utilizar herramientas y recursos en línea.
Se pueden utilizar varias herramientas para planificar e implementar el cambio organizacional.
- Prosci modelo ADKAR — un modelo para planificar programas de gestión del cambio
- Creately — una herramienta en línea para crear diagramas de flujo y otros diagramas de cambio
- Gráfico de gantt — un gráfico de seguimiento de línea de tiempo para programas de cambio
- La brújula del cambio — una plataforma basada en la nube para análisis y planificación de cambios
- La tienda de cambios — una plataforma de software para el seguimiento de las tareas de gestión de cambios
- Proceso de 8 pasos de John Kotter para liderar el cambio — una guía para liderar el cambio organizacional
Cambios organizacionales comunes
Quiebras y reducciones de personal para adquisiciones y transformaciones de productos son solo algunos ejemplos de cambio organizacional. Estos ajustes son necesarios tanto para las grandes corporaciones como para las pequeñas empresas, ya que todas las organizaciones deben cambiar continuamente sus estrategias para mantenerse al día con las tendencias competitivas y las expectativas de los clientes.
Según la Society for Human Resource Management, algunos de los cambios organizacionales más frecuentes incluyen cambios en los procesos, cambios de liderazgo y reestructuraciones de empresas. Incluyen;
#1. Nuevos procesos o programas, incluida la transformación digital.
Cuando las empresas adoptan nuevas tecnologías, como migrar a la nube o implementar un nuevo sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM), con frecuencia se implementan programas de administración de cambios organizacionales. Con las oficinas en transición al trabajo remoto y los minoristas cambiando a pedidos y entregas en línea, la transformación digital es cada vez más común. Las empresas también pueden cambiar un proceso importante, como la forma en que se incorporan nuevos clientes.
#2. Nuevas responsabilidades laborales.
Se les puede pedir a los empleados que cambien de rol a medida que las empresas hacen la transición a productos más nuevos o trabajan para mejorar la eficiencia. Algunas reasignaciones de trabajo son el resultado de reducciones de costos, despidos, subcontratación o esfuerzos de automatización de procesos, lo que hace que sea más difícil mantener la satisfacción de los empleados.
#3. Nuevo liderazgo.
Cuando una empresa está en apuros, la estructura de la alta dirección se ve sacudida con frecuencia. Cuando las operaciones se estancan, la incorporación de un nuevo director ejecutivo, presidente, líder de ventas o gerente de marketing puede ser una forma efectiva de promulgar nuevas visiones y romper el statu quo.
#4. Reorganización de departamentos o unidades de negocio.
Las empresas suelen reestructurar las unidades de negocio para aumentar la eficiencia. Por ejemplo, una gran corporación puede posicionar el departamento de marketing más cerca de los representantes de ventas para mejorar la comunicación con los clientes. Las empresas también pueden sufrir una reestructuración como resultado de un cambio regulatorio que altera la forma en que pueden llevarse a cabo los procesos comerciales.
#5. Eventos corporativos de fusiones y adquisiciones.
Las empresas realizan adquisiciones para expandir sus operaciones o para alcanzar ciertas metas financieras. Cuando dos culturas empresariales se fusionan, se deben realizar ajustes en las estrategias y procesos para lograr las nuevas metas corporativas.
#6. Ejemplos de cambios organizacionales
Las empresas tienen diversos grados de éxito en la implementación del cambio organizacional. Según una encuesta reciente de McKinsey & Company, más del 70 % de las empresas en proceso de transformación digital experimentaron un progreso lento o estancado durante la transición. Los problemas de recursos, las estrategias digitales poco claras, el compromiso insuficiente, las culturas desalineadas y la falta de competencias básicas fueron algunas de las razones del descarrilamiento. Después de abordar los desafíos, el 36 % de las organizaciones pudieron recuperar el impulso.
Historias de éxito de la gestión del cambio organizacional
Los siguientes artículos brindan ejemplos de cambios organizacionales exitosos:
#1. Desarrollo amazónico.
En solo unas pocas décadas, Amazon pasó de ser una pequeña librería en línea a una potencia minorista en línea global. Amazon siempre ha invertido mucho en tecnología, manteniéndose por delante de la competencia de las librerías más grandes al ofrecer herramientas de ventas en línea fáciles de usar. Gradualmente amplió sus ofertas en línea, se expandió internacionalmente y se ramificó en alojamiento web, electrónica, robótica y otros campos. Amazon ahora representa casi la mitad de todas las ventas minoristas en línea en los Estados Unidos.
#2. La revolución de Apple.
En 1997, Apple estaba al borde de la bancarrota cuando recibió una inyección de efectivo de Microsoft y se sometió a una importante reestructuración dirigida por el cofundador Steve Jobs. Apple revisó gradualmente su línea de productos, creando productos modernos y deseables como el iMac y el iBook. La empresa desarrolló una estrategia de diseño ágil y lista para usar que le permitió satisfacer las necesidades de los clientes, y Jobs llevó a la empresa a un éxito masivo con el lanzamiento de Apple Store, iPod, iTunes y iPhone.
#3. El proceso de fabricación de Toyota.
El desarrollo de Toyota de lo que ahora se conoce como la filosofía de manufactura esbelta es una de las historias de transformación más conocidas. La estrategia se centró en reducir el desperdicio en los procesos de fabricación, almacenar la menor cantidad de productos posible y cambiar rápidamente cuando se requerían mejoras. Toyota se convirtió en uno de los principales fabricantes de automóviles del mundo como resultado de esta filosofía, y miles de empresas de todo el mundo han adoptado procedimientos operativos esbeltos.
Casos fallidos de gestión de cambios organizacionales
También hay muchos ejemplos de cambios organizacionales que no tuvieron éxito. Estas empresas generalmente no tuvieron en cuenta los deseos de los clientes, las innovaciones de la competencia y los aportes de los empleados al desarrollar sus planes de desarrollo comercial, lo que resultó en una visión y una estrategia ineficaces.
#1. El ascenso y la caída de Blockbuster.
La desaparición de Blockbuster es un ejemplo clásico de una empresa que no logra mantenerse al día con la competencia. La compañía creó un modelo de negocios innovador para un rápido crecimiento en la industria de las tiendas de alquiler de películas, pero estaba demasiado enfocada en expandir su cadena de tiendas físicas y no logró competir con Netflix en el mercado de películas digitales y de pedidos por correo.
#2. Fracaso de Motorola.
A pesar de la historia de innovación y toma de riesgos de Motorola, el advenimiento del teléfono inteligente presentó importantes desafíos organizacionales. La empresa no reconoció un cambio cultural en la forma en que los consumidores querían usar sus teléfonos celulares, y la discordia interna entre la gerencia condujo a una fuerte disminución en los lanzamientos de productos innovadores.
#3. La desaparición de Sears.
Al igual que muchos otros minoristas físicos, Sears luchó por mantenerse al día con la competencia en línea. Después de cerrar cientos de tiendas, la empresa se declaró en quiebra. Su desaparición se atribuyó en gran medida a la falta de voluntad de la alta dirección para invertir en la actualización de las tiendas o en la incorporación de nuevas ofertas de productos, y en cambio se centró en la reducción de costos ante la desaceleración de las ventas.
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Referencias
